33 240 X Jaarverslag en slotwet Ministerie van Defensie 2011

Nr. 6 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 11 juni 2012

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de minister van Defensie over het Rapport van de Algemene rekenkamer bij het Jaarverslag van het Ministerie van Defensie 2011 (Kamerstuk 33 240 X, nr. 2).

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 8 juni 2012. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Van Beek

De griffier van de commissie, Roovers

1

Gaat u ook inzichtelijk maken in jaarverslagen wat de effectiviteit is van missies?

Jaarlijks stuurt het kabinet op de derde woensdag van mei, tegelijk met de departementale jaarverslagen, een tussentijdse evaluatie van de lopende missies aan de Kamer. Bovendien ontvangt de Kamer na afloop van een missie een eindevaluatie. Hierin wordt onder meer gekeken naar de resultaten van de Nederlandse inzet in het licht van doelstellingen en de uitgangspunten die ten grondslag lagen aan de missie. Voortaan zal het kabinet ter uitvoering van de motie-Peters/Hachchi (Kamerstuk 27 925, nr. 457) reeds in de artikel 100-brieven vermelden op welke wijze het monitoren en het evalueren zal worden uitgevoerd. Tot slot heeft het kabinet toegezegd vijf jaar na beëindiging van een daarvoor in aanmerking komende missie een «post-missie beoordeling» aan de Kamer te sturen.

2

Hoe kan het dat er voor een bedrag van € 211,1 miljoen aan verplichtingen verkeerd is ingeboekt? Hoe is dit opgelost en hoe wordt dit in de toekomst voorkomen? Wat zijn de gevolgen geweest?

De auditdienst van Defensie heeft op de aangegane en openstaande verplichtingenadministratie een statistische steekproef uitgevoerd. Op basis van de bevindingen is een geëxtrapoleerde fout berekend met een absoluut bedrag van € 211,1 (€ 110,5 miljoen te laag aangegaan versus € 100,6 miljoen te hoog openstaand) aan verplichtingen. Deze bedragen zijn extracomptabel (per saldo € 9,9 miljoen) gecorrigeerd in de saldibalans en de verantwoording. Voor de bedrijfsvoering heeft dit geen gevolgen gehad.

Met de oprichting van het Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK) per 1 januari 2013 zal door centralisatie van het administratie- en beheerproces op een geüniformeerde en gestandaardiseerde wijze de verplichtingenadministratie worden bijgehouden. De nauwkeurigheid van de verplichtingenadministratie zal daardoor verder toenemen (zie ook de beantwoording bij vraag 3).

3

Hoe zal het aantal fouten bij de verplichtingendossiers verder worden verbeterd? Wanneer zal dit een acceptabel niveau bereikt hebben?

Defensie bereidt de vorming voor van een defensiebreed Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK). Dit kantoor zal vanaf 1 januari 2013 door centralisatie van het administratie- en beheerproces op een gestandaardiseerde wijze de verplichtingenadministratie bijhouden. Hierdoor zal de nauwkeurigheid van de verplichtingenadministratie verder toenemen.

4

Waarom is het aantal onvolkomenheden bij het materieelbeheer wel, en bij het financieel beheer niet verminderd?

De verbeteringen van het financieel beheer, zoals het behalen van de rijksbrede norm van 90 procent voor betaalgedrag, resulteren niet rechtstreeks in een afname van het aantal onvolkomenheden. Dit heeft twee oorzaken. Ten eerste heeft Defensie bewust gekozen zich bij de verbeteractiviteiten te richten op de grootste risico’s. De resterende risico’s vormden geen bedreiging voor de comptabele rechtmatigheid. Ten tweede geldt dat een tekortkoming die voor heel Defensie geldt, in het meest ongunstige geval als zeven onvolkomenheden wordt meegeteld omdat Defensie zeven defensieonderdelen heeft. Dit is het geval bij het financieel beheer waar tekortkomingen in het verplichtingenbeheer leiden tot zeven van de geconstateerde onvolkomenheden in het financieel beheer.

5

Hoe is de verbetering bij het materieelbeheer tot stand gekomen? Hoe zal dit verder worden verbeterd?

Naar aanleiding van het bezwaaronderzoek van de Algemene Rekenkamer (AR) in 2008 is in 2009 het project Professionaliseren Materieelbeheer Defensie (PMD) begonnen. Op grond van een oorzaak- en risicoanalyse is een meerjarig verbeteringsplan opgesteld met generieke maatregelen om het materieelbeheer structureel te verbeteren en te waarborgen. Daarnaast zijn vanaf 2010 aanvullende maatregelen genomen die zijn gericht op het wegnemen van concrete door de AR geconstateerde onvolkomenheden. Door deze combinatie van maatregelen bleek de kwaliteit van het beheer zodanig te zijn verbeterd dat een groot aantal in 2010 geconstateerde onvolkomenheden in 2011 niet meer aan de orde was. Door de verdere uitvoering van de maatregelen zal het beheer verder worden verbeterd. Uiteindelijk zullen de verbeteringen eind 2014 ook moeten zijn verankerd.

6

Wat is de huidige achterstand bij de (controle van) personeelsdossiers, loopt het wegwerken hiervan op schema en wanneer is deze verholpen? Wat is de oorzaak van de achterstand?

De vertraging is veroorzaakt door een onvoorzien langere verwerkingsduur per dossierAlle digitale personeelsdossiers zullen eind 2012 zijn gecontroleerd.

7

Wanneer is de achterstand bij de screening door de MIVD verholpen?

De Wet Veiligheidsonderzoeken schrijft een maximale termijn voor van acht weken voor de uitvoering van veiligheidsonderzoeken. Jaarlijks voert de MIVD duizenden veiligheidsonderzoeken uit. Sinds vorig jaar wordt er ook periodiek een controle op justitiële antecedenten van al het defensiepersoneel op vertrouwensfuncties uitgevoerd. Medio 2010 bestond nog een achterstand van ruim 6 000 veiligheidsonderzoeken en deze is teruggebracht tot momenteel minder dan 2000 onderzoeken waarmee 74 procent van het aantal onderzoeken binnen de wettelijke termijn kon worden afgedaan. De MIVD heeft als doelstelling 90 procent van de veiligheidsonderzoeken binnen de termijn van acht weken af te ronden. Daar is geen exacte datum aan te koppelen.

8

Zijn er in 2011 medewerkers zonder een verklaring van geen bezwaar bij Defensie in een vertrouwensfunctie aan het werk gegaan? Zo ja, hoeveel?

In beginsel komt het niet voor dat personeel zonder VGB op een vertrouwensfunctie tewerk wordt gesteld. In het aanstellingsproces zijn hiervoor ook toetsingsmomenten ingebouwd. In het in 2011 door de Algemene Rekenkamer uitgevoerde rijksbrede onderzoek hiernaar (Kamerstuk 33 240 nr. 2) scoort Defensie dan ook goed. Bij burgerpersoneel op vertrouwensfuncties voor wie nog geen VGB is afgegeven, is het toegestaan om gedurende maximaal drie maanden dit personeel op een «uitgeklede» vertrouwensfunctie te plaatsen, vooruitlopend op de VGB. Aan deze plaatsing is als voorwaarde verbonden dat de specifieke werkzaamheden die ervoor zorgen dat de functie een vertrouwensfunctie is, gedurende deze drie maanden uit het takenpakket van de desbetreffende functionaris zijn verwijderd. Bij militaire functies is dit in het geheel niet toegestaan. In het verleden is deze regel slechts sporadisch overtreden.

9, 11 en 12

Het rapport concludeert dat er onvoldoende centrale regie is voor de verbeteringen van het beheer en dat de centrale regiefunctie niet over voldoende mandaat en capaciteit beschikt om de regie uit te voeren. Kunt u uiteenzetten of u het mandaat voor een regiefunctie binnenkort gaat realiseren en waar deze functie wordt belegd? Zo nee, waarom niet?

Waarom was er in 2011 nog onvoldoende centrale regie?

Deelt u de mening van de Algemene Rekenkamer (AR) dat de centrale regiefunctie over voldoende mandaat en capaciteit moet beschikken om de regie daadwerkelijk te kunnen voeren? Waarom wel/niet? Waarom is het mandaat op dit moment nog niet geregeld?

In 2011 was de regie op financieel, materieel- en personeelsbeheer, conform het Besturingsmodel Defensie, belegd bij de drie betrokken beleidsverantwoordelijken. Vanaf 1 januari 2013 wordt de centrale regiefunctie belegd bij de op te richten Hoofddirectie Bedrijfsvoering om voldoende samenhang in doelstellingen en maatregelen voor het defensiebrede beheer te kunnen waarborgen. Vooruitlopend op deze formele oprichting heb ik de Hoofddirectie Informatievoorziening en Organisatie gevraagd al te beginnen met het invullen van de centrale regiefunctie. Eén van de activiteiten daarbij is het beschrijven van de regierol en de bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze worden vastgelegd in het nieuwe Algemeen Organisatiebesluit Defensie en het bijbehorende Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Defensie. Beide besluiten worden van kracht met de oprichting van de nieuwe Bestuursstaf per 1 januari 2013.

10 en 13

Er is in toenemende mate spanning tussen de aanpassingen in het programma SPEER, de reorganisatie en de verschillende verbetertrajecten voor het beheer. Kunt u uiteenzetten hoe u ervoor gaat zorgen dat deze spanning niet zal leiden tot verdere kostenoverschrijdingen en vertragingen? Hoe worden deze zaken met elkaar in harmonie gebracht?

De AR roept op om heldere keuzes te maken over de samenhang van de reorganisatie, de ontwikkeling van het programma SPEER en het op orde brengen van het beheer. Kunt u uiteenzetten in hoeverre deze trajecten in samenhang worden geïmplementeerd en hoe wordt voorkomen dat deze samenhang uit het oog verloren wordt?

Verscheidene maatregelen zijn genomen om de regie op de samenhang tussen SPEER, de reorganisaties en de bestaande verbeterprojecten te behouden:

• Om de samenhang tussen de reorganisaties en SPEER te waarborgen worden de effecten van de reorganisaties op de bestaande bedrijfsvoering en informatievoorziening geïnventariseerd. Dat zal resulteren in een draaiboek voor de aanpassing van het SAP-systeem. In de zomer van 2012 worden de gevolgen van de reorganisaties voor de informatievoorziening in kaart gebracht, niet alleen voor SAP maar ook voor de oudere legacy systemen en de overige ICT-middelen. Dit geeft inzicht in de gevolgen die de reorganisaties hebben voor SPEER. Deze gevolgen zullen leiden tot een aanpassing van het SPEER-programmaplan waarover ik de Kamer bij de ontwerpbegroting voor 2013 nader zal informeren.

• Daarnaast is besloten de aansturing van de migraties naar SAP over te dragen aan de defensieonderdelen zelf. De duidelijke leiding over de complexe reorganisaties en de migraties naar SAP stelt hen beter in staat binnen het eigen defensieonderdeel de regie over de veranderingen te voeren. Dit besluit zal de voortgang van ingrijpende keuzes in de bedrijfsvoering moeten bevorderen, waaronder de nieuwe ophanging van de logistieke bedrijven en het besluit deze toe te voegen aan het migratieplan van SPEER.

• De samenhang tussen de ontwikkeling van het Programma SPEER en het op orde brengen van het beheer wordt gewaarborgd door overleg tussen het Programma SPEER en het project Professionaliseren Materieelbeheer Defensie. SPEER zal een SAP-versie installeren die grotendeels voldoet aan de eisen die op uitvoerend niveau aan het materieelbeheer worden gesteld, maar de aansturing van het feitelijke beheer maakt er nog geen deel van uit. SAP vergt op dat punt nog verdere ontwikkeling.

• Tot slot zijn in het plan van aanpak voor de oplossing van de onvolkomenheden in het financieel en materieelbeheer maatregelen opgenomen die de relatie met SAP en de reorganisaties waarborgen. De voortgang van deze maatregelen wordt onder andere bewaakt door het Audit Comité.

11

Waarom was er in 2011 nog onvoldoende centrale regie?

Zie het antwoord op vraag 9.

12

Deelt u de mening van de Algemene Rekenkamer (AR) dat de centrale regiefunctie over voldoende mandaat en capaciteit moet beschikken om de regie daadwerkelijk te kunnen voeren? Waarom wel/niet? Waarom is het mandaat op dit moment nog niet geregeld?

Zie het antwoord op vraag 9.

13

De AR roept op om heldere keuzes te maken over de samenhang van de reorganisatie, de ontwikkeling van het programma SPEER en het op orde brengen van het beheer. Kunt u uiteenzetten in hoeverre deze trajecten in samenhang worden geïmplementeerd en hoe wordt voorkomen dat deze samenhang uit het oog verloren wordt?

Zie het antwoord op vraag 10.

14

Deelt u de mening van de AR dat de geplande reductie van de auditdienst pas verantwoord is als het ministerie zelf voldoende in staat is betrouwbare informatie over de kwaliteit van het beheer te leveren?

De geplande personeelsreducties bij de Audit Dienst Defensie zijn het gevolg van de bezuinigingen. Door een vèrgaande centralisatie van de auditcapaciteit worden de negatieve gevolgen van de personeelsreductie opgevangen en wordt de kwaliteit van de auditfunctie gewaarborgd. Daarnaast leidt een vereenvoudiging van interne regelgeving tot een vereenvoudiging van de controleactiviteiten en daarmee tot een vermindering van de benodigde controlecapaciteit.

15

Bent u bereid te toetsen of de controlfunctie en de administratieve capaciteit voldoende zijn om zelf betrouwbare informatie over het beheer te kunnen produceren, voordat u de reorganisatieplannen vaststelt, mede in relatie tot de ontwikkelingen rond SPEER?

In de voorbereiding van de reorganisatie is de vereiste capaciteit geanalyseerd. De uitkomsten ervan zijn verwerkt in de desbetreffende reorganisatiedocumenten. Daarmee is de kwaliteit van de vereiste management- en verantwoordingsinformatie gewaarborgd.