32 678 Defensie Materieel Organisatie (DMO)

Nr. 15 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 22 november 2011

Op 27 oktober jl. heb ik u het rapport van de commissie Integriteitszorg Defensie onder voorzitterschap van luitenant-generaal b.d. De Veer toegezonden (Kamerstuk 32 678, nr. 13). Hierbij heb ik toegezegd te zullen ingaan op de aanbevelingen en de wijze waarop ik daaraan gevolg zal geven. Met deze brief voldoe ik aan deze toezegging.

Algemeen

De commissie schrijft onder meer dat haar is gebleken «dat de commandanten van de defensieonderdelen zich ervan bewust zijn dat voor het welslagen van militaire missies groepscohesie, esprit de corps en loyaliteit belangrijke elementen zijn. De potentieel negatieve kanten daarvan – terughoudendheid om collega's op niet integer gedrag aan te spreken – worden onderkend, maar als zodanig hoeven deze elementen integriteit niet in de weg te staan. Sterker nog, een operatie kan alleen slagen indien de onderlinge samenhang in een groep niet wordt verstoord door ongewenst gedrag. Daarmee is integer handelen een onderdeel van de professionaliteit van de militair». Ik ben het roerend met de commissie eens. Ik ben bovendien van mening dat deze rake typering van de cultuur op alle defensiemedewerkers van toepassing is. Of het nu burgers of militairen betreft, allen maken deel uit van één organisatie met één gezamenlijke missie.

Ik hecht groot belang aan een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. Een organisatie waarin men elkaar aanspreekt en zo nodig corrigeert. Dit begint bij de leiding; leidinggevenden en commandanten hebben een voorbeeldfunctie voor de hele organisatie. Het is hun opdracht ondergeschikten van het belang van integriteit te doordringen en de regels op dat gebied te handhaven. Integriteitszorg moet in de praktijk van het dagelijkse handelen zijn ingebed en de leidinggevenden moeten beschikken over praktische en uitvoerbare instrumenten. Juist omdat de krijgsmacht bestaat uit mensen die trots op hun beroep en bestaan zijn, mag nooit de indruk ontstaan dat integriteitschendingen «er nu eenmaal bij» horen of niet uit te bannen zijn. Een organisatie die jaarlijks veel nieuwe en vaak jonge mensen inneemt, moet het integriteitsbeleid een vaste, herkenbare plaats te geven. Al is het in geen enkele organisatie te voorkomen dat individuen fouten begaan, het mag nooit worden getolereerd. Defensie moet er bovendien rekening mee houden dat verkeerde handelingen van individuele medewerkers op de hele organisatie afstralen. We zullen dus voortdurend aandacht moeten besteden aan integriteit en alert moeten blijven op schendingen. Een goed functionerend systeem van integriteitszorg is daarvoor onmisbaar.

Defensie bereidt een beleidsnota Integriteit voor waarin alle bestaande regelingen worden geactualiseerd en samengevoegd. Voorts worden in deze nota taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren vastgelegd. De regelgeving van Defensie wordt in overeenstemming gebracht met de rijksbrede regelgeving over integriteit en wordt bovendien toegankelijker gemaakt. Dit werk zal het eerste kwartaal van 2012 zijn voltooid.

Kwaliteit leidinggeven

Ik deel de mening van de commissie dat de kwaliteit van de leidinggevenden van belang is voor de integriteit van de organisatie. In een eerder stadium zijn twee rapporten verschenen met aanbevelingen over de kwaliteit van het leidinggeven. Het betreft het rapport van de commissie-Staal (Kamerstuk 30 800 X, nr. 6 van 29 september 2006) en het rapport «Omgangsvormen op de opleidingsinstituten bij Defensie» (Kamerstuk 32 123 X, nr. 152 van 27 augustus 2010). De commissie Integriteitszorg Defensie constateert dat de aanbevelingen uit beide rapporten worden uitgevoerd. Dit vergt, zo realiseer ik mij terdege, de niet aflatende aandacht op alle niveaus in de organisatie. Bij de aanpassing van de visie op leiderschap die ik heb aangekondigd in mijn brief van 7 oktober jl. (Kamerstuk 33 000 X, nr. 7) zal aandacht worden besteed aan de leiderschapscompetenties die van belang zijn voor de handhaving van integriteit. Deze zullen een plek krijgen in de competentieprofielen van leidinggevenden.

Functioneringsgesprek

Aandacht voor integriteit vormt een belangrijk element van het jaarlijkse functioneringsgesprek. Begin juli jl. is het formulier voor functioneringsgesprekken vervangen door een nieuwe versie waarin specifiek aandacht wordt gevraagd voor de bespreking van gedrag en nevenwerkzaamheden. Het aantal gesprekken dat wordt gehouden is nog te laag. Daarom is voor 2012 het streefpercentage vastgesteld op 85. De commandanten van de defensieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het behalen van deze doelstelling en zij rapporteren in de viermaandelijkse managementrapportage over het percentage gehouden functioneringsgesprekken.

Behandeling van integriteitsmeldingen

De commissie beschrijft dat een medewerker verschillende mogelijkheden heeft om een melding te doen. De meldingen kunnen in de lijn bij de commandant worden gedaan, maar ook bij een vertrouwenspersoon of andere instanties. Het rapport beveelt aan meldingen altijd te laten doorverwijzen naar een leidinggevende, de Functionaris Integriteitszaken (FIZ) of de Centrale Adviseur Integriteit Defensie (CAID). Ook moet de melder worden geïnformeerd over de verdere afhandeling van zijn melding. Ik neem deze aanbevelingen over en zij zullen deel gaan uitmaken van het integrale integriteitsbeleid van Defensie.

Als een commandant een integriteitsmelding krijgt, kan hij een onderzoek gelasten. De commissie constateert dat de kwaliteit van deze onderzoeken uiteenloopt. Om dit te ondervangen moet een leidinggevende zijn voornemen een onderzoek uit te voeren voortaan kenbaar maken aan de commandant van het desbetreffende defensieonderdeel. De uitvoering van onderzoeken vraagt om deskundigheid en vakmanschap en daarvoor kan een beroep worden gedaan op capaciteit van de defensieonderdelen, het Dienstencentrum Juridische Dienstverlening en de COID. Het integriteitsbeleid, ten slotte, zal worden uitgebreid met een protocol voor de uitvoering van onderzoeken, waardoor de kwaliteit ook op deze wijze wordt gewaarborgd.

Overzicht van meldingen en registratie

De commissie onderstreept terecht dat een goede informatievoorziening een voorwaarde is voor de doeltreffende uitvoering van het integriteitsbeleid. De commissie concludeert dat Defensie weliswaar beschikt over een systeem voor de melding van integriteitsincidenten, maar dat een volledig overzicht van de afdoening van meldingen, trends en risicogebieden ontbreekt. De commissie beveelt aan het reeds bestaande defensiebrede systeem van meldingen ook daarvoor te gebruiken.

Ik deel de opvatting van de commissie dat een volledig informatieoverzicht deel moet uitmaken van de uitvoering van het integriteitsbeleid. De informatie moet volgens de commissie bestaan uit een overzicht van het aantal meldingen van integriteitsschendingen en de maatregelen die zijn genomen. Een beter registratiesysteem biedt inzicht in de omvang en de ernst van integriteitsschendingen. Meten is immers weten. Het informatiesysteem dat Defensie gebruikt voor de meldingen van voorvallen zal in overeenstemming met de aanbevelingen van de commissie geschikt worden gemaakt voor de registratie van de afhandeling van meldingen. Bij de rapportages over integriteit zal dezelfde categorie-indeling worden aangehouden als bij de rijksoverheid. De commandanten van de defensieonderdelen zullen deze informatie periodiek rapporteren ter bespreking in het Integriteitsplatform dat onder leiding van de Secretaris-generaal sinds 2010 bestaat. In dit overleg bespreekt de ambtelijke top onder meer de integriteitsrapportages en een selectie van de incidenten. Een soortgelijke informatie-uitwisseling moet ook op lagere niveaus een vaste gewoonte worden. De opstelling van een integriteitsjaarverslag past bij de transparantie die Defensie op dit gebied betracht. Dit verslag zal de Kamer op de derde woensdag van mei worden aangeboden, als onderdeel van het Defensie Jaarverslag.

De commissie wijst op het dilemma dat een overmaat aan (uiteenlopende systemen en manieren van) registratie de helderheid en uitvoerbaarheid van het integriteitsbeleid niet ten goed zou komen. Niemand zit te wachten op de bureaucratisering van het integriteitsbeleid. Beter registreren kan behulpzaam zijn bij de uitvoering van het integriteitsbeleid en bij de verantwoording ervan, maar het kan nooit in de plaats komen van correct en tijdig handelen van leidinggevenden.

COID

Een van de aanbevelingen van de commissie-Staal betrof de oprichting van een organisatie voor de ondersteuning van leidinggevenden en medewerkers op het gebied van integriteit. De commissie constateert dat de oprichting van deze organisatie, de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID), pas onlangs is voltooid. Ik onderken dat dit betekent dat deze aanbeveling niet tijdig is uitgevoerd. De commissie is van mening dat de COID teveel is gericht op de uitvoering van onderzoeken, waardoor onbedoeld het beeld ontstaat dat niet de commandant, maar de COID verantwoordelijk is voor het integriteitsbeleid. De COID moet zich volgens de commissie meer richten op advisering en risicoanalyses en op de verzameling en analyse van data over meldingen en schendingen.

Commandanten en leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de handhaving van de integriteit en de COID ondersteunt hen onder meer met analyses en advies. Bij analyses zal de COID gebruikmaken van gegevens van onder meer het Dienstencentrum Juridische Dienstverlening en het Dienstencentrum Gedragswetenschappen. De uitvoering van de aanbevelingen van de commissie hierover wordt ter hand genomen.

Vertrouwenspersonen

Defensie beschikt over een netwerk van meer dan 500 lokale vertrouwenspersonen die een belangrijke rol vervullen bij de signalering en melding van integriteitsschendingen. De commissie heeft respect voor de toewijding waarmee zij hun taak vervullen en ik sluit mij daar graag bij aan. Door de zakelijke en sociale integriteit steeds in samenhang te beschouwen, kunnen vertrouwenspersonen naar het oordeel van de commissie ook een belangrijke rol spelen bij de handhaving van de zakelijke integriteit. De commissie acht het voorts van belang dat aandacht wordt besteed aan de bevordering van de kwaliteit en professionaliteit van de vertrouwenspersonen.

Defensie betrekt vertrouwenspersonen bij de handhaving van zowel de sociale als de zakelijke integriteit. Zij kunnen commandanten en leidinggevenden inzicht geven in de «staat van integriteit» van hun onderdeel. De lokale vertrouwenspersonen kunnen sinds kort meldingen over zakelijke integriteit registreren op het meldingsformulier. Desgewenst kunnen zij hierbij worden begeleid. De aanbeveling van de commissie over de waarborging van de kwaliteit en professionaliteit van de vertrouwenspersonen neem ik over. Er is onder meer een functieprofiel voor alle vertrouwenspersonen bij Defensie ontwikkeld dat kan worden gebruikt bij aanstellingen. Ook kan gerichte scholing de kwaliteit van de vertrouwenspersonen verder verhogen. Verder neem ik de aanbeveling over om per defensieonderdeel een functionaris aan te wijzen als vertrouwenspersoon zoals bedoeld in de klokkenluidersregeling. Deze functionaris zal voor de melding van misstanden ook rechtstreeks toegang krijgen tot de Secretaris-generaal.

CAMS

De commissie heeft ook de behandeling van de mogelijke integriteitsschendingen bij het Centrum voor Missioncritical Systems – Force Vision (CAMS) van de Defensie Materieel Organisatie (DMO) nader bekeken. De commissie concludeert dat de reactie van Defensie op meldingen van mogelijke integriteitsschendingen bij CAMS aanvankelijk toereikend was, maar ook dat de problemen bij de ondersteunende afdeling bij CAMS door de leidinggevenden zijn onderschat. De afwikkeling van dit dossier is daardoor in het geheel genomen niet bevredigend verlopen. Voorts constateert de commissie dat de werkverhoudingen in organisaties voortdurend aandacht behoeven en dat slechte werkverhoudingen en integriteitsschendingen gemakkelijk hand in hand gaan.

In mijn brief van 7 maart jl. (Kamerstuk 32 678, nr. 1) heb ik uiteengezet dat de reorganisatie van CAMS zorgvuldig moet gebeuren. De directeur van de DMO heeft nadien op grond van een eigen onderzoek geconstateerd dat dit het geval is geweest. Tijdens het algemeen overleg over het dossier-Spijkers op 26 oktober jl. (Kamerstuk 28 686, nr. 13) heb ik uiteengezet dat de desbetreffende werknemers opnieuw mijn aandacht voor deze zaak hebben gevraagd en dat ik een onderzoek laat uitvoeren naar de procesgang. Met mijn brief van 22 november jl. (Kamerstuk 32 678, nr. 14) heb ik de Kamer hierover geïnformeerd.

Ten slotte

Ik wil mijn waardering tot uitdrukking brengen voor het werk dat de commissie heeft verricht. Integriteit is van wezenlijk belang voor een goed functionerende defensieorganisatie. Ik zal dankbaar gebruikmaken van de inzichten en aanbevelingen van de commissie om concrete verbeteringen te bewerkstelligen. Ik zal in de personeelsrapportages van Defensie de voortgang van de uitvoering van de maatregelen melden. In bijlage treft u een overzicht van de aanbevelingen en de daaraan gekoppelde acties aan.¹

De minister van Defensie,

J. S. J. Hillen

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.