32 248 Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid Defensie

Nr. 5 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 mei 2010

Op 14 december 2009 heb ik de Kamer mijn reactie gestuurd op het rapport «Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid Defensie» van de Algemene Rekenkamer (Kamerstukken 32 248 nrs. 2 en 3). Ik heb daarbij toegezegd u bij het Jaarverslag 2009 te informeren over de voortgang van de in gang gezette verbetermaatregelen. Met deze brief voldoe ik aan deze toezegging.

In de reactie op het rapport van de Algemene Rekenkamer heeft Defensie toegezegd prioriteit te geven aan de verbetering van de verantwoordingsinformatie, te beginnen met maatregelen voor de korte termijn. Deze maatregelen voor de korte termijn waren gericht op transparante informatie over de operationele gereedheid in het Jaarverslag 2009. Er is een meerjarig verbeterprogramma begonnen met als hoofddoelstelling: Defensie beschikt in 2014 over optimale stuur- en verantwoordingsinformatie. De basis voor deze adequate informatie vormen volledig gevulde en betrouwbare systemen. Onder optimale stuur- en verantwoordingsinformatie wordt verstaan «een maximale verbetering binnen de dan geldende beschikbare personele, financiële en ICT-randvoorwaarden». De voortgang van het project SPEER is een belangrijke randvoorwaarde voor het succes van het meerjarig verbeterprogramma.

Om de genoemde hoofddoelstelling te bereiken zijn de te nemen maatregelen geclusterd naar korte-, middellange- en langetermijndoelstellingen.

Kortetermijndoelstellingen en bereikte resultaten

Na de publicatie van het rapport van de Algemene Rekenkamer zijn vier kortetermijndoelstellingen geformuleerd. De eerste doelstelling was de verbetering van de niet-financiële informatie over de operationele gereedheid in het jaarverslag 2009. De tweede en de derde doelstellingen voor de korte termijn waren het verbeteren van de kwaliteit van de appreciatie bij de maandrapportage en het vergroten van de transparantie in de procesgang van de appreciatie van commandanten als korte termijn doelstelling opgenomen. De vierde doelstelling was dat gelijktijdig met het Jaarverslag 2009 een Plan van Aanpak gereed is.

In het Plan van Aanpak wordt het gehele verbeterprogramma op hoofdlijnen toegelicht. Van de vier genoemde doelstellingen zijn er drie bereikt en is er nog een in uitvoering. Hieronder licht ik de stand van zaken van de realisatie van deze doelstellingen toe.

Verbeteren niet-financiële informatie in het jaarverslag

Ik heb toegezegd dat in het jaarverslag 2009 de samenhang tussen begroting, maandrapportage en jaarverslag transparant wordt. Deze toezegging is uitgevoerd. In het verleden werd alleen gerapporteerd over de operationele gereedheid en het voortzettingsvermogen. In het jaarverslag 2009 is onderscheid gemaakt tussen «operationeel gereed», «specifiek operationeel gereed´ en beschikbaar als «voortzettingsvermogen». De Algemene Rekenkamer constateert in haar Rapport bij het Jaarverslag 2009 dat dit onderscheid heeft bijgedragen aan een transparantere verantwoording en hogere informatiewaarde van het jaarverslag.

Verbeteren van de appreciatie bij de maandrapportage

De Algemene Rekenkamer heeft aanbevolen de kwaliteit van de appreciatie bij de maandrapportage te verbeteren door meer aandacht te besteden aan risico´s en toekomstgerichtheid. De kwaliteit van de appreciatie in inmiddels verbeterd. De inhoud is aangescherpt en is meer toekomstgericht, en de onderkende risico’s zijn benoemd. Daarnaast worden voorstellen opgenomen voor de oplossing van gesignaleerde knelpunten en zijn de functionarissen benoemd die daarvoor verantwoordelijk zijn.

Vergroten transparantie procesgang appreciatie commandant

Om de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de appreciatie van de commandant van een eenheid te waarborgen moet de totstandkoming van deze appreciatie transparant zijn. Deze kwalitatieve beschouwing door de commandant is complementair aan de informatie uit de bronsystemen. In de appreciatie van de commandant worden de berekende kengetallen geïnterpreteerd en genuanceerd, waardoor een juister en vollediger beeld van de situatie van de eenheid wordt gegeven. Voor een grotere transparantie moet de totstandkoming van de appreciatie ordelijk, overzichtelijk en controleerbaar verlopen. Deze toezegging wordt op dit moment uitgewerkt door de wijze van appreciëren door de commandant eenduidig te beschrijven en vast te leggen.

Plan van Aanpak

Ik heb toegezegd gelijktijdig met het jaarverslag 2009 een Plan van Aanpak gereed te hebben. Deze doelstelling is gehaald. Het Plan van Aanpak is een koepeldocument voor het gehele meerjarige verbeterprogramma. Het bestaat uit deelprojecten die samen alle aspecten van de bedrijfsvoering omvatten. Het programma betreft dus niet alleen de verbetering van de stuur- en verantwoordingsinformatie van de operationele gereedheid, maar ook de aspecten personeel, ondersteuning, financiën en lopende verbeterprogramma’s zoals de meerjarige verbeterprogramma´s financieel beheer en materieelbeheer. Alle deelprojecten worden uitgewerkt in SMART-doelstellingen voor de middellange en lange termijn.

Het gehele verbeterprogramma wordt uitgevoerd door een taakgroep.

De aanpak en de organisatorische inrichting van het eerdere programma voor de verbetering van het beheer, dat is uitgevoerd naar aanleiding van het Bezwaaronderzoek van de Algemene Rekenkamer, is succesvol gebleken. Er is daarom voor gekozen de verbetering van de verantwoordingsinformatie op dezelfde wijze aan te pakken. Het Audit Comité zal, evenals bij het bezwaaronderzoek, als stuurgroep optreden. De taakgroep bestaat uit een programmaleider, enkele projectleiders en een programmabureau.

De voorzitter van de taakgroep rapporteert over het totale programma en de individuele projecten aan de stuurgroep. Voorts wordt de voortgangrapportage van het programma periodiek in de maandrapportage opgenomen.

Middellangetermijndoelstellingen

De doelstellingen voor de middellange termijn betreffen voornamelijk de verbetering van de maandrapportage en de informatie in de begroting en het jaarverslag. De begroting, de maandrapportage en het jaarverslag moeten op elkaar aansluiten. De doelstellingen voor de middellange termijn moeten midden 2011 zijn behaald. De volgende doelstellingen zijn benoemd.

Periodiciteit en aggregatieniveau maandrapportage

De periodiciteit en het aggregatieniveau van de verschillende aspecten in de maandrapportage moeten opnieuw worden bezien. Defensie onderzoekt over welke onderwerpen, op welk aggregatieniveau, met welke frequentie en met welke omvang moet worden gerapporteerd.

Betere samenhang begroting, maandrapportage, jaarverslag

De begroting, de maandrapportage en het jaarverslag moeten een betere samenhang krijgen. Daarbij dient de relatie tussen ambities, normen, organieke taken en gereedstelling inzichtelijk te worden gemaakt. De samenhang beperkt zich niet alleen tot de operationele gereedheid. Ook de aspecten ondersteuning, personeel, financiën en bedrijfsvoering worden hierbij betrokken.

Verbeteren kwaliteit van de niet-financiële informatie

De betrouwbaarheid van de niet-financiële informatie moet via de controlfunctie worden verankerd. Momenteel wordt de controlfunctie opnieuw bezien ter verbetering van de kwaliteit. In 2010 wordt de bestaande «Blauwdruk Controlveld» geactualiseerd.

ICT-ondersteuning

Het bestaande instrument Management Informatie Systeem Defensie wordt verder ontwikkeld. Dit informatiesysteem kan worden gebruikt bij het opstellen van periodieke managementrapportages. In rapportages worden kritische prestatie-indicatoren getoetst aan vastgestelde normen. Daarbij is het van groot belang een koppeling te maken naar de in de begroting opgenomen operationele doelstellingen.

Samenhang andere rapportages

Het totaal aan rapportages wordt geïnventariseerd en de samenhang tussen de rapportages wordt bezien. Hiermee wordt beoogd de rapportagedruk te verlichten.

Langetermijndoelstellingen

De doelstellingen voor de lange termijn betreffen de ontwikkeling en de verdere uitbouw van basisadministraties. Deze doelstellingen hebben een directe relatie met het project SPEER en zullen nog enkele jaren in beslag nemen. Defensie onderzoekt of een andere begrotingsopzet bijdraagt aan betere stuur- en verantwoordingsinformatie. De realisatie van de langetermijndoelstellingen wordt midden 2014 verwacht.

Verantwoorden vanuit de bronsystemen/basisadministraties

Om deze doelstelling te kunnen behalen is het verbeteren van de kwaliteit van de systemen noodzakelijk. De verbetering van de diverse bronsystemen en basisadministraties kent een lange doorlooptijd en kan niet op de korte termijn worden uitgevoerd. De basisadministraties worden de komende jaren doorontwikkeld en per administratie zijn beleidsverantwoordelijken benoemd die erop toezien dat de administraties aan de kwaliteitseisen voldoen.

ICT-ondersteuning

ICT-ondersteuning is benodigd om gebruik te kunnen maken van betrouwbare informatie uit bronsystemen en (basis)administraties ter ondersteuning van het genereren van managementinformatie als instrument om te verantwoorden en indien nodig bij te sturen.

Inrichting begroting

In overleg met het ministerie van Financiën wordt onderzocht of een andere begrotingsopzet kan leiden tot een verbeterde opzet van de stuur- en verantwoordingsinformatie voor zowel intern als extern gebruik.

Tot slot

Defensie staat voor de uitdaging om dit ambitieuze verbeterprogramma binnen de gestelde termijn tot een goed einde te brengen. Het is essentieel dat daarvoor voldoende capaciteit beschikbaar is. De capaciteit staat echter onder druk door een taakstellende reductie bij de staven en de beperking op de externe inhuur. Ik heb hier rekening mee gehouden bij het opstellen van het Plan van Aanpak.

Ik informeer u bij de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting 2011 en in het jaarverslag 2010 opnieuw over de stand van zaken van het programma.

De Minister van Defensie,

E. van Middelkoop