31 924 IIA
Jaarverslag en slotwet Staten-Generaal 2008

nr. 2
RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2008 VAN DE STATEN-GENERAAL (IIA)

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 20 mei 2009

Hierbij bieden wij u het op 6 mei 2009 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal (IIA)» aan.

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling,

president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA,

secretaris

Inhoud

1Inleiding5
1.1Over de Staten-Generaal5
1.2Over dit onderzoek5
   
2Jaarverslag6
2.1Oordeel over de financiële informatie6
2.2Oordeel over de saldibalans en toelichting7
2.3Oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering7
   
3Bedrijfsvoering8
3.1Oordeel financieel beheer en materieelbeheer8
3.2Ontwikkeling in de bedrijfsvoering8
   
4Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer11
   
Bijlage 1Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal12
   
Bijlage 2Gebruikte afkortingen18
   
 Literatuur19

1 INLEIDING

In dit rapport presenteren wij de oordelen en de belangrijkste bevindingen van ons rechtmatigheidsonderzoek bij de Staten-Generaal.

Hieronder geven we eerst een beschrijving van de Staten-Generaal. Ook gaan we in op onze onderzoeksaanpak en wijze van rapporteren. In hoofdstuk 2 presenteren wij vervolgens onze oordelen over het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal. In hoofdstuk 3 gaan wij in op de bedrijfsvoering van de Staten-Generaal. In hoofdstuk 4 staat de reactie van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) op dit onderzoek.

1.1 Over de Staten-Generaal

Wij rapporteren per jaarverslag over de resultaten van ons onderzoek. In totaal zijn er 27 jaarverslagen. Dit rapport gaat over het jaarverslag van de Staten-Generaal (IIA).

De Eerste Kamer der Staten-Generaal toetst voorstellen voor nieuwe wetten, die de regering en de Tweede Kamer indienen. De belangrijkste taken van de Tweede Kamer der Staten-Generaal zijn medewetgeving en controleren of de regering haar werk goed doet.

De uitgaven van de Staten-Generaal in 2008 bedroegen € 130 miljoen. De verplichtingen bedroegen € 130,8 miljoen en de ontvangsten € 4,2 miljoen.

1.2 Over dit onderzoek

De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het Rijk. Dit doen wij door na te gaan of de jaarverslagen voldoen aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt: is de financiële informatie en de informatie over de bedrijfsvoering tot stand gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed weergegeven?

Daarnaast onderzoeken we ook de bedrijfsvoering zelf. Hiervoor gaan we onder andere na of het financieel beheer en het materieelbeheer voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.

In ons rapport bij het jaarverslag melden we zowel de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die onze kwalitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan we financiële informatie die niet rechtmatig tot stand gekomen is (het begrotingsgeld is niet volgens de regels uitgegeven) of die niet deugdelijk is weergegeven (er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). We spreken van «onzekerheden» wanneer we, bijvoorbeeld door onvolkomenheden in het financieel beheer, niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten.

Op www.rekenkamer.nl kunt u meer lezen over hoe onze rapporten bij de jaarverslagen tot stand komen. Daar vindt u ook een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen. Gebruikte afkortingen in dit rapport zijn opgenomen in bijlage 2.

2 JAARVERSLAG

De Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal beoordeeld. Wij hebben onderzocht of de Staten-Generaal het begrotingsgeld volgens de regels heeft uitgegeven en ontvangen en of de Staten-Generaal daarover in het jaarverslag goed verantwoording heeft afgelegd.

Verder hebben we onderzocht of de informatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen.

In dit hoofdstuk lichten wij ons oordeel over het jaarverslag toe. Dit oordeel bestaat uit deeloordelen over:

• de financiële informatie (§ 2.1);

• de saldibalans (§ 2.2);

• de informatie over de bedrijfsvoering (§ 2.3).

2.1 Oordeel over de financiële informatie

De financiële informatie in het jaarverslag bestaat uit de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten in de verantwoordingsstaat en de toelichting daarbij.

De financiële informatie dient op grond van de CW 2001:

• rechtmatig tot stand te zijn gekomen;

• deugdelijk te zijn weergegeven;

• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

Oordeel
De financiële informatie in het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij bij de Eerste en Tweede Kamer geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden.

Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven omvat in totaal € 1,2 miljoen, respectievelijk € 0,2 miljoen aan overschrijdingen op begrotingsartikel 3. Gaan de Staten-Generaal niet akkoord met de hiermee samenhangende slotwetmutaties, dan moeten wij ons oordeel over de financiële informatie mogelijk herzien.

Naleving Europese aanbestedingsregels

Wij constateren dat bij de Eerste Kamer in een geval sprake was van een onrechtmatige betaling van een bedrag van 0,2 miljoen en in een geval een onrechtmatigheid in de verplichtingen van € 0,1 miljoen.

Bij de Tweede Kamer was in drie gevallen met een totaalbedrag van € 0,3 miljoen sprake van een onrechtmatige betaling en in acht gevallen met een totaalbedrag van € 1,1 miljoen aan onrechtmatigheden in de verplichtingen.

In bijlage 1 van het rapport staat een overzicht van alle fouten en onzekerheden.

2.2 Oordeel over de saldibalans en toelichting

De saldibalans is een overzicht van de posten die aan het eind van het jaar nog openstaan en die naar het volgende jaar moeten worden meegenomen. Bij de saldibalans hoort een toelichting waarin nadere informatie wordt verstrekt over de afzonderlijke posten op deze balans.

De informatie in de saldibalans dient op grond van de CW 2001:

• rechtmatig tot stand te zijn gekomen;

• deugdelijk te zijn weergegeven;

• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

Oordeel
De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij bij de Eerste en de Tweede Kamer geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden.

In 2008 is bij de Staten-Generaal voor een totaalbedrag van circa € 20,2 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij zijn van oordeel dat deze afrekeningen voldoen aan de daaraan te stellen eisen.

2.3 Oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag verantwoorden de Staten-Generaal zich over de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering (of het begrotingsgeld volgens de regels is uitgegeven), over het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en over de overige aspecten van bedrijfsvoering.

De informatie over de bedrijfsvoering dient op grond van de CW 2001:

• op deugdelijke wijze tot stand te zijn gekomen;

• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

Deze twee aspecten betrekken wij in ons oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering. We zeggen daarmee niets over de kwaliteit van de informatie zelf.

Om tot een oordeel te komen over de totstandkoming van de informatie hebben wij de volgende aspecten ervan onderzocht:

• Is er een procedure voor de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsparagraaf waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle actoren zijn vastgelegd?

• Zijn er vooraf criteria geformuleerd voor wat moet worden aangemerkt als opmerkelijke zaken en tekortkomingen in de bedrijfsvoering?

• Is het verloop van het totstandkomingsproces controleerbaar en is het afwegingsproces daarbij transparant vastgelegd?

Oordeel
De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschrif- ten.

3 BEDRIJFSVOERING

De Algemene Rekenkamer heeft de bedrijfsvoering van de Staten-Generaal onderzocht. Onder de bedrijfsvoering vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat de Staten-Generaal functioneren: het financieel beheer en het materieelbeheer en de processen op het gebied van personeel, informatievoorziening, administratie, communicatie en huisvesting.

Wij geven in dit hoofdstuk een oordeel over het financieel beheer en het materieelbeheer (§ 3.1) en beschrijven de ontwikkeling in de bedrijfsvoering (§ 3.2).

3.1 Oordeel financieel beheer en materieelbeheer

Het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties moeten op grond van de CW 2001 voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid.

Oordeel
De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van de Staten-Generaal voldeden in 2008 aan de in de CW 2001 gestelde eisen.

3.2 Ontwikkeling in de bedrijfsvoering

Inkoopbeheer Eerste Kamer

In het Rapport bij het Jaarverslag 2006 van de Staten-Generaal stelden wij vast dat de Eerste Kamer de voorschriften voor het contractbeheer en de Europese aanbestedingregels zorgvuldiger moest naleven. In het Rapport bij het Jaarverslag 2007 van de Staten-Generaal stelden wij vast dat het inkoopbeheer en de naleving van de Europese aanbestedingsregels nog tekortkomingen bevatten.

Over 2008 constateren wij dat bij de Eerste Kamer het contractbeheer voor een groot deel voldoet aan de daaraan te stellen eisen, zoals deze zijn geformuleerd in de Regeling contractbeheer 1996. De Eerste Kamer beschikt nu over een inkoopbeleid met richtlijnen voor het inkoopbeheer en andere belangrijke onderdelen van het inkoopbeleid zoals de offerteprocedure en het contractbeheer. Ook tekende de Eerste Kamer dienstverleningsovereenkomsten met de Tweede Kamer.

Wel zijn in 2008 in enkele gevallen contracten afgesloten zonder de vereiste concurrentiestelling en werden de verplichtingen niet altijd tijdig vastgelegd. In 2008 zijn nog betalingen verricht op basis van reeds verlopen contracten. Ook stellen wij vast dat één contract onterecht stilzwijgend is verlengd. Dit contract is bovendien, gelet op de omvang, onterecht niet Europees aanbesteed. Wij bevelen dan ook aan om in alle gevallen concurrentiestelling te laten plaatsvinden en de aangegane verplichting tijdig vast te leggen.

Inkoopbeheer Tweede Kamer

In het Rapport bij het Jaarverslag 2006 van de Staten-Generaal constateerden wij dat ook de Tweede Kamer de voorschriften voor het contractbeheer en de Europese aanbestedingregels zorgvuldiger moest naleven. Over 2007 stelden wij vast dat de Tweede Kamer maatregelen heeft getroffen waardoor het inkoopbeheer is verbeterd.

Het managementteam van de Tweede Kamer heeft in 2008 een Inkoopbeleidsplan 2009–2013 vastgesteld. De Tweede Kamer beoogt hiermee het inkoopproces beter in de organisatie te verankeren en daarmee het aantal fouten bij Europese aanbestedingen terug te dringen.

De Tweede Kamer stelt echter dat zij over onvoldoende capaciteit beschikt om alle noodzakelijke Europese aanbestedingen tijdig te kunnen uitvoeren. Het management heeft daarom besloten om in 2008 een aantal contracten te verlengen, waarvoor in het verleden geen Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden. Ook zijn door dit gebrek aan capaciteit in 2008 nieuwe contracten onterecht niet Europees aanbesteed.

Wij bevelen dan ook aan om meer capaciteit vrij te maken of in te huren om het inkoopbeheer op orde te krijgen. Daaronder vallen ook de Europese aanbestedingen.

Administratieve organisatie Eerste Kamer

Wij stellen vast dat de administratieve organisatie bij de Eerste Kamer op hoofdlijnen is ingericht, maar nog niet op alle onderdelen actueel is vastgelegd. Wij bevelen dan ook aan om de beschreven administratieve organisatie te actualiseren waar deze niet meer overeenstemt met de huidige werkwijze.

Hoewel de Eerste Kamer niet beschikt over uitgewerkte procedures voor de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsparagraaf, is deze paragraaf op deugdelijke wijze tot stand gekomen. Wel bevelen we de Eerste Kamer aan om hiervoor alsnog een procedure te ontwikkelen, zodat de deugdelijke totstandkoming van deze paragraaf in de toekomst gegarandeerd is.

Administratieve organisatie Tweede Kamer

Bij de Tweede Kamer stellen wij vast dat de meeste processen van de administratieve organisatie zijn beschreven en geïmplementeerd. Deze beschrijving is echter nog niet volledig en actueel. Zo moet de Tweede Kamer de administratieve organisatie voor het materieelbeheer nog beschrijven.

In 2008 is wel een risicoanalyse voor het materieelbeheer opgesteld. Dit heeft geresulteerd in een Rapport Materieelbeheer, waarin de risico’s zijn geanalyseerd. In aansluiting hierop zal de Tweede Kamer in 2009 de processen voor het materieelbeheer beschrijven. Voor de risicovolle bedrijfsmiddelen bestaan overigens wel instructies en wordt al wel een administratie gevoerd.

Het managementteam van de Tweede Kamer heeft in 2007 toegezegd dat zij aanvullende interne controlemaatregelen zal nemen voor het uitvoeren van een periodieke toets op de betrouwbaarheid van het systeem Centric. Dit systeem gebruikt zij voor de betaling van salarissen aan medewerkers van de Eerste en Tweede Kamer. Wij constateren dat de Tweede Kamer hieraan in 2008 nog geen invulling heeft gegeven. Het niet nemen van aanvullende maatregelen voor de interne controle kan leiden tot onzekerheid over de betrouwbaarheid van de verwerking van de gegevens rondom de salarisbetalingen.

Wij bevelen aan zo spoedig mogelijk een controleplan op te stellen ter versterking van de maatregelen voor het systeem Centric.

Personeelsuitgaven

Wij hebben onderzoek verricht naar de digitalisering van personeelsdossiers. Daaruit is gebleken dat de Eerste Kamer haar personeelsdossiers niet gaat digitaliseren. De Tweede Kamer is in 2008 begonnen haar papieren personeelsdossiers te schonen en te rubriceren. Naar verwachting zal ze deze in 2009 gaan digitaliseren.

4 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER

De minister van BZK is eindverantwoordelijk bewindspersoon voor de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten. Zij heeft op 24 april 2009 in één brief zowel gereageerd op ons Rapport bij het Jaarverslag 2008 Staten-Generaal (IIA) als op ons Rapport bij het Jaarverslag 2008 Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB).

Hieronder volgt de integrale tekst van haar reactie. De brief staat ook op onze website: www.rekenkamer.nl.

Reactie minister

 «Met belangstelling heb ik kennis genomen van uw conceptrapport bij het Jaarverslag 2008 van de Staten-Generaal (hoofdstuk IIA) en de Overige Hoge Colleges van Staat (hoofdstuk IIB). Uw positieve oordeel over de financiële informatie, de saldibalans met toelichting en de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag 2008 van zowel hoofdstuk IIA als hoofdstuk IIB geeft geen aanleiding tot een nadere inhoudelijke reactie. Ten aanzien van de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering beveelt u vrijwel alle Colleges aan blijvend aandacht te besteden aan de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Daarnaast constateert u dat bij de Staten-Generaal de administratieve organisatie en de implementatie daarvan aandacht verdient. Zoals u bekend zijn de Hoge Colleges van Staat op grond van artikel 19, lid 5 van de Comptabiliteitswet (2001) en op basis van de gemaakte beheersafspraken zelf verantwoordelijk voor het (financieel) beheer. Gelet op deze eigen verantwoordelijkheid van de Colleges zal ik uw rapporten bij het jaarverslag 2008, en in het bijzonder de aanbevelingen en aandachtspunten, onder de aandacht brengen van de Colleges in het zogenoemde HoCoSta-overleg.»

Nawoord Algemene Rekenkamer

De reactie van de minister van BZK vormt voor ons geen aanleiding voor een nawoord.

BIJLAGE 1

OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2008 VAN DE STATEN GENERAAL (IIA)

A. Verplichtingen (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen        
1Wetgeving en controle Eerste Kamer9 371100100nee
2Uitgaven ten behoeve van leden en oud-leden Tweede Kamer alsmede leden van het Europees Parlement31 677 
3Wetgeving en controle Tweede Kamer87 9631 1441 144nee
4Wetgeving en controle Eerste en Tweede Kamer1 828 
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 130 8391 244  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.PostFout 
 Totaal individuele fouten0 
    
    
 Totaal verplichtingen130 839 
 Procentuele fout0,95% 
 Procentuele onzekerheid0,00% 

B/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen        
1Wetgeving en controle Eerste Kamer9 575202202nee
2Uitgaven ten behoeve van leden en oud-leden Tweede Kamer alsmede leden van het Europees Parlement32 029 
3Wetgeving en controle Tweede Kamer90 731422422nee
4Wetgeving en controle Eerste en Tweede Kamer1 874 
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 134 209624  
          
(1)Totaal Uitgaven en Ontvangsten134 209Omvangs basis uitgaven + ontvangsten  
 Procentuele fout0,47%Tolerantiegrens niet overschreden 
 Procentuele onzekerheid0,00%       
          
(2)Totaal134 209Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten + bijdrage(n) van derden baten-lastendiensten 
 Procentuele fout0,47%Tolerantiegrens niet overschreden  
 Procentuele onzekerheid0,00%       

B. Uitgaven (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen        
1Wetgeving en controle Eerste Kamer9 452202202nee
2Uitgaven ten behoeve van leden en oud-leden Tweede Kamer alsmede leden van het Europees Parlement31 678 
3Wetgeving en controle Tweede Kamer87 058422422nee 
4Wetgeving en controle Eerste en Tweede Kamer1 828 
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 130 016624  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.PostFout 
 Totaal individuele fouten0 
    
    
 Totaal uitgaven130 016 
 Procentuele fout0,48% 
 Procentuele onzekerheid0,00% 

C. Ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
Beleidsartikelen
1Wetgeving en controle Eerste Kamer123 
2Uitgaven ten behoeve van leden en oud-leden Tweede Kamer alsmede leden van het Europees Parlement351 
3Wetgeving en controle Tweede Kamer3 673 
4Wetgeving en controle Eerste en Tweede Kamer46 
10Nominaal en onvoorzien 
Totaal 4 193  

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.PostFout 
 Totaal individuele fouten0 
    
    
 Totaal ontvangsten4 193 
 Procentuele fout0,00% 
 Procentuele onzekerheid0,00% 

E. Saldibalans (€ x 1000)

Art. nr.OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F +OOnzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave  
3Liquide middelen30
5Uitgaven buiten begrotingsverband253
6Ontvangsten buiten begrotingsverband2 317
7Openstaande rechten
8Extra-comptabele vorderingen515
9Extra-comptabele schulden
10Voorschotten70 830
11Garantieverplichtingen6 829
12Openstaande verplichtingen8 069
13Deelnemingen
 Totaal beoordeeld88 842 
 (De tolerantiegrens wordt afgeleid van totaal beoordeeld) 
         
 Totaal saldibalans88 842      
 Procentuele fout0,00%      
 Procentuele onzekerheid0,00%      

F. Afgerekende voorschotten (€ x 1000)

 OmschrijvingVerantwoord bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid
   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   
 Afgerekende voorschotten20 161 
 Totaal afgerekende voorschotten20 161  

BIJLAGE 2

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen.

BZK(Ministerie van) Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
CW 2001Comptabiliteitswet 2001

LITERATUUR

Algemene Rekenkamer (2006). Rapport bij het Jaarverslag 2006 van de Staten-Generaal. Tweede Kamer, vergaderjaar 2006–2007, 31 031 IIA, nr. 2. Den Haag: Sdu.

Algemene Rekenkamer (2007). Rapport bij het Jaarverslag 2007 van de Staten-Generaal. Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008, 31 444 IIA, nr. 2. Den Haag: Sdu.

Naar boven