31 490 Vernieuwing van de rijksdienst

Nr. 279 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 20 mei 2020

Hierbij bied ik u de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2019 aan¹. Dat doe ik vanuit mijn verantwoordelijkheid om in de bedrijfsvoering van het Rijk de eenheid, kwaliteit en efficiëntie te bevorderen. Via deze jaarrapportage geef ik u een samenhangend beeld van de ontwikkeling van de organisatie en bedrijfsvoering van de ministeries in het afgelopen jaar.

De resultaten die in 2019 in de rijksbedrijfsvoering zijn bereikt, worden in de jaarrapportage waar mogelijk geplaatst in een ontwikkeling in de tijd of gerelateerd aan de gestelde doelen. In deze aanbiedingsbrief ga ik in op de belangrijkste resultaten en mijn aandachtspunten voor de komende periode.

De doelstellingen voor de rijksbedrijfsvoering kunnen niet losgezien worden van het corona-virus, dat grote invloed heeft op burgers en bedrijven in de maatschappij, maar ook op de overheid zelf. We hebben moeten laten zien dat we in crisistijd in staat zijn om snel te handelen en in hoog tempo maatregelen te nemen. Dagelijks zien we dat onder andere terug in het thuiswerken dat voor een heel nieuwe manier van werken heeft gezorgd, waarbij de medewerkers hun flexibiliteit tonen en waarbij in een heel kort tijdsbestek zaken op bijvoorbeeld ICT-, en huisvestingsgebied geregeld zijn. Daardoor kunnen rijksambtenaren productief blijven. Daarnaast verdienen de medewerkers voor wie het in deze periode juist noodzakelijk is om juist wel naar hun werk te gaan respect voor hun inzet en flexibiliteit.

De rijksbedrijfsvoering heeft laten zien dat zij in crisistijd in staat is de bakens te verzetten en in te spelen op wat nu het hardste nodig is. Het gaat hierbij niet alleen om de hardware – gebouwen, materieel – maar ook om de gedreven inzet van medewerkers. Het corona-virus laat zien dat een goede rijksbrede bedrijfsvoering essentieel is als ondersteuning voor het primaire proces, en daarmee voor Nederland. Het werk moet door, linksom of rechtsom.

Het is nu nog te vroeg om een compleet beeld te hebben van alle maatregelen die we in hoog tempo treffen, maar het is belangrijk om straks het goede vast te houden. We houden het vizier op wat werkt en optimaliseren het werk als we zien dat het verbetering behoeft. Niet denkbeeldig is dat doelstellingen en speerpunten van de rijksbedrijfsvoering door het corona-virus in een ander daglicht komen te staan. Vanzelfsprekend zullen we daar de komende periode alert op zijn.

De belangrijkste highlights van 2019

In de Jaarrapportage blik ik terug op 2019. Een aantal belangrijke onderwerpen uit de rijksbedrijfsvoering vraagt bijzondere aandacht:

• In 2019 heeft het kabinet de inkoopstrategie «Inkopen met Impact» vastgesteld. Deze strategie beschrijft dat duurzame, sociale en innovatieve impact voortaan de standaard moet zijn bij alle inkoop. Inkoop is een krachtig instrument om bij te dragen aan de maatschappelijke opgave, bijvoorbeeld het stimuleren van bedrijvigheid, werkgelegenheid en het tegelijk behalen van de Klimaatdoelen. En dat is hard nodig, want voor een aantal Klimaatdoelen weet het Rijk nog niet het goede voorbeeld te geven. Denk aan de aanschaf van emissievrije voertuigen, het nog meer verminderen van restafval en het terugdringen van vervoersbewegingen.

• De gespannen arbeidsmarkt komt ook tot uiting in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2019 in de vorm van een stijgend aantal vacatures. Grote aandacht voor arbeidsmarktcommunicatie is daarom nodig. De grote toename van gepubliceerde vacatures op gebieden waar schaarste is (zoals ICT) maakt zichtbaar dat het Rijk zich in toenemende mate profileert op de arbeidsmarkt, zodat aan de noodzaak aan personeel kan worden voldaan. De toename van het aantal stagiairs/trainees/traineeprogramma’s geeft daarnaast aan dat het Rijk diverse methoden gebruikt om schaars talent aan zich te binden.

• Als gevolg van intensiveringen uit het huidige Regeerakkoord (Bijlage bij Kamerstuk 34 700, nr. 34), maatschappelijke ontwikkelingen en beleidsprioriteiten die tijdens de kabinetsperiode aandacht nodig hadden, is er een stijging van het aantal fte’s binnen de Rijksdienst. Ik noem hier enkele voorbeelden van onderwerpen waarvoor meer inzet van personeel nodig was: de Brexit, het Klimaatakkoord, het stikstofdossier, de gaswinning Groningen, het kinderpardon, de versterking inspecties (SZW, NVWA), de vervanging en renovatie van onder meer de bruggen, tunnels, viaducten en wegen bij Rijkswaterstaat. Vanuit mijn rol als werkgever wil ik de komende periode de effecten van de groei van het aantal fte’s verder onderzoeken. Bijvoorbeeld de effecten op de huisvesting en ICT-middelen van rijksambtenaren en de spreiding van de werkgelegenheid van het Rijk over ons land. Hierbij zal de impact van het coronavirus op nieuwe manieren van samenwerken en op de capaciteitsverdeling meegenomen worden.

Voor de doelstellingen in de rijksbedrijfsvoering die nog niet zijn bereikt, zijn verbeteracties nodig. Deze ga ik als verantwoordelijke voor de onderlinge samenhang en doelmatigheid, samen met de departementen, die hun eigen verantwoordelijkheid hebben, aansturen en aanjagen.

Onderstaand licht ik per bedrijfsvoeringsdomein de overige highlights van de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2019 toe, inclusief mijn speerpunten voor de komende tijd.

1. Rijk als werkgever

Zoals eerder aan uw Kamer gemeld, streef ik naar een individueel en modern personeelsbeleid, met daarbij passende flexibele arbeidsvoorwaarden (Kamerstuk 31 490, nr. 243). Ook streef ik naar een interne organisatie die integriteit ondersteunt en zorgt voor een veilige werkomgeving.

Integriteit

Burgers en bedrijven moeten kunnen vertrouwen op een integere overheid. Afgelopen jaar is daarom ingezet op het bevorderen van een veilige bespreek- en meldcultuur. Zo staat er in de gewijzigde Gedragscode Integriteit Rijk een nieuwe paragraaf over het voeren van een goed gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Andere voorbeelden zijn de diverse lezingen en workshops die ministeries hebben gehouden tijdens de Week van de Integriteit.

Komend jaar ga ik verbeteringen doorvoeren in het meldproces en in de positie van vertrouwenspersonen. In 2019 zijn de voorbereidingen daarvoor gestart.

Gezond werken

Fysieke en mentale gezondheid van rijksambtenaren zijn cruciaal voor de maatschappelijke dienstverlening en productiviteit. Het verzuim binnen de sector Rijk is licht gedaald. Rijksbreed lag de focus in 2019 op preventie. Elk departement heeft een strategisch preventiemedewerker aangesteld en Bedrijfszorg is begonnen met het inzetten van meer preventieactiviteiten. Daarnaast was er aandacht voor psychosociale arbeidsbelasting. De sector Rijk gaat in 2020 gezamenlijk het thema Vitaliteit naar voren halen en lijnmanagers beter ondersteunen om verzuim te voorkomen.

Diversiteit

Ik streef naar een inclusieve en diverse organisatiecultuur. Het samenkomen van verschillende perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis is nog altijd een belangrijke voorwaarde voor een zo goed mogelijk functioneren van het Rijk. Bij het samenkomen van verschillende perspectieven gaat het om verschillen tussen alle medewerkers, zichtbaar en onzichtbaar.

Ieder ministerie heeft afgelopen jaar beleid gevormd en initiatieven ondernomen die passen binnen de context van het eigen departement. Daarnaast is ingezet op gezamenlijke initiatieven. Zo wordt er samen opgetrokken om banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking, bijvoorbeeld via collectieve instroom en inzet van social return in inkoopcontracten.

Opvallend en positief is dat het aandeel vrouwen binnen het Rijk nog steeds groeit. In managementfuncties van schaal 15 en hoger is het aantal vrouwen gestegen tot 40 procent. De diversiteit in etnische achtergronden laat over het geheel van de Rijksdienst een lichte maar gestage groei zien, maar blijft in de hogere schalen nog achter. Dit vraagt om extra aandacht.

Omdat nog niet alle ambities zijn gerealiseerd, blijf ik de komende periode stevig inzetten om het Rijk naar een inclusieve organisatie te ontwikkelen.

2. Rijk en informatievoorziening

Veel van de maatschappelijke diensten stoelen op informatie en ICT. Burgers en bedrijven, maar ook de rijksambtenaren zelf, moeten kunnen vertrouwen op goede omgang met data en goed werkende online voorzieningen. Zoals ook de Europese Commissie recent heeft benoemd, biedt digitalisering zowel kansen als bedreigingen. De Rijksdienst heeft daarom de uitdaging om samen rijksbreed de informatievoorziening te versterken en om bij te dragen aan maatschappelijke vraagstukken en ambities, zoals verwoord in de Agenda Digitale Overheid (NL DIGIbeter). Ook wordt aansluiting gezocht met de werkagenda voor de uitvoering van de Ministeriële Commissie Uitvoering (MCU), die door het kabinet is ingesteld. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft in 2019 de visie op informatiebeveiliging, ICT en de organisatie daarvan binnen de Rijksdienst beschreven in twee Kamerbrieven (Kamerstuk 26 643, nrs. 549 en 621), die in de Strategische I-agenda Rijksdienst verder worden uitgewerkt.

Informatiebeveiliging

De samenleving en de overheid worden steeds digitaler. Dit brengt nieuwe bedreigingen met zich mee die om nieuwe oplossingen vragen. De Rijksdienst moet daarom voortdurend en intensief aandacht geven aan informatiebeveiliging. Voorbeelden hiervan zijn de recente incidenten met risicovolle software (voor telewerken en antivirus) en de daarbij benodigde maatregelen binnen de Rijksdienst.

Er wordt ook bekeken of er aanpassingen nodig zijn op het bestaande rubriceringssysteem. Hiermee wordt bepaald hoe zwaar een gegeven beveiligd moet worden, waardoor ambtenaren intuïtiever zorgvuldig met gevoelige informatie kunnen omgaan. In 2019 bleek dat over het hoogste basisbeveiligingsniveau (basisbeveiligingsniveau 3, BBN3) meer afstemming nodig is. In 2020 wordt een besluit genomen over maatregelen die passende bescherming moeten bieden. Elk ministerie heeft een Chief Information Security Officer (CISO), maar de CISO-taken zijn nu niet rijksbreed geformaliseerd en wisselen per ministerie. In 2020 wordt de minimaal in te vullen set taken rijksbreed geformaliseerd.

Informatiehuishouding

De Rijksdienst heeft een goede informatiehuishouding nodig om haar taken uit te voeren. Zo is toegezegd dat de rijksonderdelen eind 2021 hun e-mails veiligstellen, websites archiveren en informatie actief en beter vindbaar openbaar gaan maken. Hier wordt nu aan gewerkt. Daarnaast wordt gewerkt aan snellere afhandeling van Wob-verzoeken, het archiveren van berichten in berichtenapps, kortere overbrengstermijnen en een campagne om medewerkers te informeren over het belang van goed informatiebeheer.

Gemeenschappelijke ICT-voorzieningen

Om efficiënt gebruik van voorzieningen en samenwerking binnen de Rijksdienst te bevorderen, is er een aantal gemeenschappelijke ICT-voorzieningen. Er wordt in 2020 gewerkt aan de (door)ontwikkeling van voorzieningen zoals rijksbreed videovergaderen en aan voorzieningen op het gebied van informatiebeveiliging.

In 2019 is een benchmark van interne ICT-leveranciers binnen de Rijksdienst uitgevoerd op onderdelen van hun dienstverlening. De resultaten worden nu bestudeerd en zullen in 2020 tot vervolgacties leiden.

De duurzaamheid van ICT heeft een hoge prioriteit. De ICT-dienstverleners van het Rijk voeren dit uit via een ambitieuze verduurzamingsagenda ICT. Duurzaamheid wordt daarbij actief verbonden aan de andere thema’s van de Strategische I-agenda.

Kennis en kunde vergroten binnen de Rijksdienst

Om de digitaliseringsambities uit te voeren, is voldoende goede capaciteit nodig op het gebied van informatievoorziening («I-capaciteit»). Dit geldt zowel voor de ministeries als voor de uitvoering. Het interdepartementale programma Versterking HR ICT Rijksdienst 2018–2021 ontwikkelt initiatieven die het aantrekken en ontwikkelen van I-capaciteit, waaronder ICT’ers, bij de Rijksdienst bevorderen. Het Ministerie van BZK vervult de rol van aanjager, verbinder en platform voor kennisdeling.

Naast het aantrekken van voldoende ICT’ers is het belangrijk dat ambtenaren in beleid, uitvoering en toezicht voldoende inzicht hebben in de mogelijkheden en effecten van digitalisering op hun werk. RADIO (Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid) breidt hiervoor het leerplatform, waarop ambtenaren de kennis over informatievoorziening kunnen vinden die ze nodig hebben, uit. RADIO werkt de komende periode met de Algemene Bestuursdienst (ABD) ook nadrukkelijk aan het vergroten van de I-kennis en -vaardigheden van het (top)management van de Rijksdienst.

Versterken van het CIO-stelsel

Informatievoorziening is tegenwoordig onlosmakelijk verbonden met beleidsdoelstellingen en beleidsuitvoering, ook in het primair proces. We noemen dit «I in het hart van beleid». Om de samenhang te bewaken, is medio 2019 het programma Versterking IV-Sturing Rijksdienst opgericht. Departementen beschrijven de kansen en consequenties van beleid op informatievoorziening in een zogenoemd IV-plan. In 2020 wordt gezamenlijk met alle CIO’s aan een IV-kwaliteitskader voor deze plannen gewerkt. Dit ondersteunt goed opdrachtgeverschap, een goede beheersing van ICT-ontwikkeling en -onderhoud en een betere aansluiting van de departementale informatieplanning op de begrotings- en beleidscyclus.

Dit raakt ook het Bureau ICT-Toetsing (BIT). Het Kabinet heeft besloten dat het BIT een permanente status krijgt als onafhankelijk adviescollege, met een wettelijke grondslag. Het takenpakket van het BIT wordt verbreed. Dit wordt in 2020 in gang gezet.

Om te kunnen sturen en optimaliseren, is inzicht nodig. Bij de doorontwikkeling van het Rijks ICT-dashboard is een eerste stap gezet voor een meer inzichtelijke en transparante visualisatie van de bestaande gegevens. Vanaf 2020 wordt het dashboard stapsgewijs doorontwikkeld, waarbij wensen van de Tweede Kamer en aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer en Auditdienst Rijk meegenomen worden. Daarmee komen ook ICT-beheeraspecten in beeld, waardoor gewerkt kan worden aan de blijvende onderhoudbaarheid van het bestaande ICT-landschap.

3. Duurzaamheid in de rijksbedrijfsvoering

Inkopen met impact

In 2019 zijn belangrijke besluiten genomen waar het gaat om het opdrachtgeverschap van de rijksoverheid aan bedrijven. De inkoopstrategie «Inkopen met Impact» zag het levenslicht en de herindeling van de rijksbrede inkoopcategorieën optimaliseert het rijksbrede inkoopstelsel. In de komende periode gaat veel aandacht en energie naar de invoering van deze strategie en herinrichting, met als doel dat ons opdrachtgeverschap als krachtig strategisch instrument wordt ingezet voor maatschappelijke impact op gebied van duurzaamheid, innovatie en arbeidsomstandigheden.

Verduurzaming Rijksvastgoed

De rijksoverheid vraagt bedrijven en burgers hun gebouwen en huizen te verduurzamen, en doet dit dus zelf ook. Voor de verduurzaming van het Rijksvastgoed zijn routekaarten in ontwikkeling. De routekaart voor rijkskantoren is in 2019 gepresenteerd. Daarmee is de basis gelegd voor de verdere verduurzaming van de rijkskantoren. De routekaart geeft aan hoe de kantoren worden verduurzaamd en sluit aan op onze nationale ambities die in het Regeerakkoord en Klimaatakkoord (Kamerstuk 32 813, nr. 342) zijn vastgelegd.

Mobiliteit

De rijksoverheid loopt fors achter op het realiseren van een van de eigen doelstellingen in het Klimaatakkoord: dat «het wagenpark in 2020 voor 20 procent uit zero-emissie voertuigen bestaat en in 2028 volledig zero-emissie is». De situatie was per 1 januari 2019 2 procent en is per 1 januari 2020 3,1 procent zero-emissie. Op basis van de huidige plannen, ambities en bestellingen van de departementen is het behalen van het doel 20 procent emissie-vrij voor 2020 inmiddels onhaalbaar. Hiermee toont het Rijk geen voorbeeldgedrag en dat is ongewenst. Daarom wordt een inhaalslag in gang gezet.

4. Huisvesting

Ik heb in 2019 het beleid voortgezet om voor de Rijksdienst flexibele huisvesting te realiseren. Deze flexibele huisvesting geeft invulling aan duurzaamheid, ruimte aan innovatie, en zorgt ervoor dat rijksambtenaren op een veilige, comfortabele en doelmatige manier kunnen werken. Eind 2019 heb ik nieuwe masterplannen voor de rijkskantoorhuisvesting (voor de periode tot en met 2023) vastgesteld. Een van de redenen om juist nu met nieuwe masterplannen te komen, is de ontwikkeling van het aantal te huisvesten fte’s. Daarnaast zetten de nieuwe masterplannen in op verhoging van de kwaliteit van de rijkskantorenvoorraad, met onder meer forse investeringen in de verduurzaming van Rijkskantoren en aandacht voor integrale toegankelijkheid voor mensen met een beperking. Ik zal u later dit jaar bij de begrotingsbehandeling informeren over wat de fte-ontwikkeling bij het Rijk betekent voor de rijkskantoorhuisvesting en voor de spreiding van de rijkswerkgelegenheid over het land. Een onzekere factor op dit moment is de manier waarin de voorziene kosten samenhangen met gewijzigde marktomstandigheden. Ook het corona-virus zal naar verwachting impact hebben op de wijze waarop we omgaan met onze werkplek.

Toegankelijkheid Rijksgebouwen

Rijksgebouwen dienen goed toegankelijk te zijn. Ze voldoen al aan het nationale wettelijk kader. Het VN-Verdrag, dat door Nederland is geratificeerd, vereist een hoger niveau van toegankelijkheid. Ik streef ernaar ook dit hogere kader te bereiken. In 2019 is door het Rijksvastgoedbedrijf in kaart gebracht welke maatregelen op korte en lange termijn kunnen worden uitgevoerd.

Tot slot

Het is een bijzonder jaar, waarin aan de rijksambtenaren en de bedrijfsvoering ook bijzondere eisen worden gesteld. Meer dan ooit gaat op dat we wendbaar moeten zijn en de maatschappelijke opgave voorop moeten stellen. De koers van grenzeloos samenwerken wordt onverminderd voortgezet, zodat we maximaal kunnen blijven bijdragen aan herstel van het land en de economie.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl