31 460 Project SPEER

Nr. 36 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 5 november 2013

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de minister van Defensie over de brief van 27 augustus 2013 over de voortgangsrapportage van het programma SPEER over de periode 1 januari 2013 tot 1 juli 2013 (Kamerstuk 31 460, nr. 34).

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 1 november 2013. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Ten Broeke

De adjunct-griffier van de commissie, Dekker

1

Kunt u in de volgende rapportage ingaan op de koppeling PeopleSoft-SAP en de ondersteuning van het operationeel optreden, en toelichten of dit risico’s meebrengt voor operaties en missies?

Er wordt nu een Proof of Concept uitgevoerd waarin wordt onderzocht hoe en welke gegevens in het ERP M&F-systeem moeten worden vastgelegd om operationele processen te kunnen ondersteunen. De eerste bevindingen van dit onderzoek worden begin volgend jaar verwacht. In de volgende rapportage zal ik u daarover informeren.

2

Wanneer informeert u de Kamer over de vraag of de vertrouwelijke informatie van een jaar geleden over de functionaliteiten nog doorwerking heeft in de huidige openbare rapportages?

De besluitvorming over toekomstige functionaliteiten is nog niet voltooid. Er is op dit moment daarom geen aanleiding de Kamer in de rapportages te informeren over de doorwerking van de vertrouwelijke informatie over de functionaliteiten.

3

Welke gevolgen hebben de maatregelen genoemd in de nota «In het belang van Nederland» voor de voortgang van het project SPEER?

4

Welke aanvullende risico’s ziet u voor de voortgang van SPEER naar aanleiding van de nota «In het belang van Nederland»?

5

Welke aanvullende maatregelen neemt u om de nieuwe risico’s voor de voortgang van SPEER naar aanleiding van de nota «In het belang van Nederland» te beheersen?

In de nota «In het belang van Nederland» staan maatregelen die aanpassing en uitbreiding van het ERP M&F-systeem vergen. Vooral de toepassing van de systematiek van levensduurkosten betekent wijziging van de begroting en de administratie in het ERP M&F-systeem. Deze wijzigingen vallen buiten de reikwijdte van het huidige programma en zullen deel uitmaken van de doorontwikkeling van het systeem. De gevolgen van de nota voor de informatievoorziening binnen Defensie worden momenteel geïnventariseerd. Vooralsnog zijn geen aanvullende risico’s geïdentificeerd voor de voltooiing van de invoering van ERP M&F.

6

Levert het besluit geen nieuwe functionaliteiten in te bouwen de rest van dit jaar nieuwe vertraging op? Zo ja, hoe wordt dit opgevangen?

Het besluit om in de tweede helft van 2013 de aandacht volledig te richten op de ondersteuning van de reorganisaties, de aansluitende migraties en de stabilisatie van de kernel, heeft tot gevolg dat nieuwbouwversie 2.2 in het tweede kwartaal van 2014 gereed is en dat de nieuwbouwversies 2.3 en 2.4 in het vierde kwartaal van 2014 gereed zijn. Het mijlpalenoverzicht in de voortgangsrapportage toont de vertraging. Voor het programma als geheel leveren deze wijzigingen echter geen nieuwe vertraging op. Deze nieuwbouwversies worden door de staande organisatie gemaakt.

7

Kunt u toelichten op welke termijn het afronden van het werk aan SPEER door de staande organisatie zal worden voltooid?

Volgens de huidige mijlpalenplanning worden de laatste migraties in het tweede kwartaal van 2015 voltooid. Ondanks de getroffen maatregelen kunnen de voortgang van de dataschoning, het verlies van kennis en deskundigheid door verloop van personeel en het absorptievermogen van de defensieonderdelen voor de (nieuwe) veranderingen in de bedrijfsvoering deze planning nog steeds beïnvloeden.

8

Is de staande organisatie inmiddels voldoende ingesteld op het overnemen van alle taken van de programmaorganisatie SPEER?

De staande organisatie heeft halverwege juli dit jaar alle taken van de programmaorganisatie overgenomen. In de protocollen van overdracht is, mede op advies van de ADD, de verdeling van rollen, taken en overlegstructuren helder beschreven. Bij de overdracht hadden de dagelijkse werkzaamheden prioriteit.

9

Zijn de verplichtingen uit het investeringsbudget ERP/M&F voor activiteiten in het kader van de besturing van het programma inmiddels aangegaan? Zo nee, wat is de oorzaak hiervan?

Ja, de verplichtingen voor activiteiten in het kader van de besturing van het programma (regievoering) in 2013 zijn eind vorig jaar aangegaan.

10

Hoe wordt er zorg voor gedragen dat de kosten gemaakt door de dubbele beheerslasten zoveel mogelijk beperkt blijven?

Defensie probeert de beheerkosten van legacy-systemen te beperken door zo weinig mogelijk te investeren in deze systemen in afwachting van hun vervanging door het ERP M&F-systeem. Daarnaast worden zoveel mogelijk de autorisaties voor die legacy-systemen ingetrokken zodra men van het ERP M&F-systeem gebruik kan en moet maken.

11

Op welke wijze wordt een vervolg gegeven aan de door de Audit Dienst Defensie (ADD) geconstateerde zorgen rond het verloop van personeel en het verlies van kennis en kunde bij de transitie van SPEER naar de staande organisatie?

21

Zijn de maatregelen uit de risicoparagraaf van de vorige rapportages doeltreffend en hoe beoordeelt u het effect in het licht van de onderzoeken van de ADD?

De door de ADD geconstateerde zorgen lopen al langere tijd als een rode draad door het programma en zijn altijd aangemerkt als een van de belangrijkste risico’s voor het programma. Er zijn besluiten genomen om het risico van verloop tijdens de transitie te beperken, zoals het overhevelen van de ontwerp- en bouwteams naar IVENT en het langer in stand houden van de migratieorganisaties.

12

Kunt u inzicht geven in het verloop van personeel bij het programma SPEER? Hoeveel personeelsmutaties zijn er in 2011 en 2012?

Eerder dit jaar is in antwoord op vragen van de vaste commissie voor Defensie (Kamerstuk 31 460, nr. 31 van 1 februari 2013, vraag 17) aan de hand van de voortgangsrapportages in 2011 en 2012 een overzicht gemaakt van de personeelsaantallen in die jaren. Dit overzicht gaf een indruk van het verloop van het personeel bij het programma SPEER, maar geen gedetailleerd inzicht in afzonderlijke mutaties. Er is geen administratie van afzonderlijke mutaties in de (voormalige) formaties van de verschillende SPEER-organisaties.

13

Waarom wordt pas nu in deze elfde rapportage gemeld dat dataschoning tot vertraging en meer werkzaamheden leidt, terwijl dit eerder alleen als risico in beeld was?

22

Kunt u toelichten waarom het Team Datakwaliteit te kampen heeft met kwantitatieve en kwalitatieve capaciteitsproblemen?

23

Neemt het risico op onbetrouwbare informatievoorziening af nu er een Team Datakwaliteit is gevormd?

Zoals in antwoord op eerdere vragen (Kamerstukken 31 460, nr. 29 van 10 juli 2012 en nr. 31 van 1 februari 2013) is gemeld, is betrouwbare informatievoorziening afhankelijk van betrouwbare data en is het Team Datakwaliteit opgericht om het risico van onbruikbare data te beheersen. Bij de uitvoering van de dataschoning eerder dit jaar is gebleken dat de complexiteit daarvan de reikwijdte van eerder genomen maatregelen overtrof. Daarom was aanvullende externe deskundigheid nodig en een versterking van de kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit van het Team Datakwaliteit. Alle maatregelen die zijn genomen met het oog op schone data staan in het teken van betrouwbare informatievoorziening. De vorming en de versterking van het Team Datakwaliteit dragen daartoe bij.

14

Zijn er op grond van de laatste ontwikkelingen mijlpalen waarvan de verwachte einddatum vertraagd wordt? Zo ja, welke mijlpalen zullen vertragen en waarom?

Sinds het aanbieden van de voortgangsrapportage op 27 augustus jl. is duidelijk geworden dat er enige vertraging is bij de ingebruikname van ERP M&F bij het Marinebedrijf. In het mijlpalenoverzicht in de voortgangsrapportage staat dit vermeld voor het eerste kwartaal 2014, maar dat wordt nu het tweede kwartaal 2014. Deze vertraging wordt veroorzaakt door het later opleveren van de voor het Marinebedrijf benodigde functionaliteit. De ontwikkelingscapaciteit wordt ingezet om bij de dataschoning te ondersteunen.

15

Hoe wordt het tekort aan mensen met specifieke SAP kennis opgelost?

De groep defensiemedewerkers met specifieke kennis van het ERP-systeem is nog niet groot, maar groeit gestaag door opleiding, training on the job en kennisoverdracht.

16

Hoe voorkomt u dat het risico op overbelasting als gevolg van de stapeling van maatregelen zich gaat voordoen? Hoe worden de gevolgen daarvan beheersbaar gemaakt?

Zoals ik de Kamer eerder heb gemeld in de voortgangsrapportage van 20 november 2012 (Kamerstuk 31 460 nr. 31), zijn maatregelen getroffen om het risico van overbelasting te beperken:

• Er geldt een prioriteitstelling: de reorganisaties, de invoering van ERP M&F en de activiteiten om de krijgsmacht en het beheer op orde te krijgen worden in die volgorde van prioriteit afgemaakt;

• De regie is in handen van de reorganiserende defensieonderdelen, met escalatiemogelijkheden op centraal niveau;

• Reorganisaties en migraties zijn integraal gepland en op elkaar afgestemd;

• Indien nodig worden prioriteiten gesteld binnen de beschikbare capaciteit. Dit kan leiden tot uitstel van de ontwikkeling van nieuwe functionaliteit;

• Reorganisaties zijn gespreid in de tijd en migraties worden pas uitgevoerd nadat de reorganisaties klaar zijn;

• Er worden minder veelomvattende nieuwe versies van het ERP M&F-systeem gebouwd;

• De risico’s van overbelasting worden periodiek bezien.

17

Kunt u toelichten waar SPEER op dit moment op een «kritisch pad» zit?

18

Welke maatregelen worden genomen om van het «kritisch pad» af te komen?

De voortgang van de dataschoning ligt op dit moment op het kritieke pad, omdat die een belangrijke voorwaarde is voor de komende migraties en daarmee voor het behalen van de resterende mijlpalen. Om van het kritieke pad af te komen wordt gewerkt aan een intensieve aanpak van de dataschoning.

19

Zijn, met de in de laatste rapportage genoemde personele maatregelen, de personele ontwikkelingen rond SPEER volledig in beeld? Zo nee, welke personele ontwikkelingen niet?

20

Zijn er nog aanvullende maatregelen noodzakelijk om te voorkomen dat als gevolg van de personele ontwikkelingen rond de beleidsbrief de aan het project SPEER verbonden medewerkers vroegtijdig vertrekken en elders emplooi zullen zoeken op grond van hun bijzondere expertise? Zo ja, welke aanvullende maatregelen?

De personele ontwikkelingen rondom SPEER zijn volledig in beeld. Op dit moment is er geen sprake van aanvullende maatregelen.

24

Wordt het mijlpalenoverzicht in de nieuwe rapportages opgenomen? Wordt conform dezelfde systematiek melding gemaakt van vertragingen en versnellingen?

25

Welke financiële informatie bent u voornemens in de nieuwe rapportage aan de Kamer te verstrekken over het vervolg op het programma SPEER?

26

Op welke wijze wordt in de nieuwe rapportages inzicht gegeven in de aantallen interne en externe medewerkers die betrokken zijn bij het vervolg van SPEER?

27

Kunt u de Kamer informeren welke structuur en inhoud de nieuwe rapportages bevatten?

28

Welke onderdelen uit de huidige rapportages komen in de nieuwe rapportage terug en over welke onderdelen zal niet worden gerapporteerd?

De opzet van de nieuwe voortgangsrapportages nu het programma is overgegaan naar de lijnorganisatie, is nog niet vastgesteld. Zodra dat wel het geval is, zal ik de Kamer hierover informeren. Ik zal vasthouden aan de bestaande rapportagemomenten, te weten halfjaarlijks bij het jaarverslag en bij de begroting.