31 460 Project SPEER

Nr. 27 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 4 mei 2012

Hierbij zend ik u de voortgangsrapportage van het programma SPEER over de periode 15 september 2011 tot 15 maart 2012. De rapportage is in de gebruikelijke vorm opgesteld.

Opzet

In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:

I

samenvattend oordeel;

II

de doelen en de reikwijdte van het programma;

III

de financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie;

IV

de voortgang van het programma, de planning en de mijlpalen;

V

de risico’s;

VI

de sturing en de beheersing van het programma SPEER;

VII

overige bijzonderheden.

I Samenvattend oordeel

Het programma SPEER vordert gestaag. De voortgang ondervindt echter in toenemende mate de gevolgen van de reorganisatie van Defensie die gaandeweg op steeds meer plaatsen beslag legt op mensen en middelen. De Kamer zal over de effecten daarvan op SPEER worden geïnformeerd bij de conceptbegroting voor 2013, maar twee onderwerpen breng ik nu alvast onder uw aandacht. Ten eerste zijn de grote onderhoudsbedrijven, die sinds kort onder de operationele commando’s vallen, aan het migratieplan toegevoegd. De voorbereidingen op deze omvangrijke migraties zijn begonnen. Ten tweede is besloten de aansturing van de migraties naar SAP over te dragen aan de defensieonderdelen zelf. De duidelijke leiding over de complexe reorganisaties en de migraties naar SAP stelt hen beter in staat de regie over de samenhang te voeren.

In de verslagperiode is besloten tot een aanpassing van het programma in de vorm van een herfasering van vier maanden. Hieraan liggen twee oorzaken ten grondslag. Bij het ontwerp en de bouw van de 1.9.1-versie van SAP stond de integratie van de materieellogistieke en financiële processen centraal. De technische uitwerking en de beproeving ervan bleken niet eenvoudig. De oplevering is geslaagd maar kostte meer tijd. Daarnaast is besloten het productie- en migratieproces van SPEER verder te verbeteren. Hierdoor zal de stabiliteit van de kernel bij komende versies toenemen en kunnen aanloopproblemen bij migraties naar SAP eerder worden opgelost. Nieuwe versies zullen een langere doorlooptijd hebben, maar de geschetste voordelen zijn van groot belang met het oog op de reorganisatietrajecten en rechtvaardigen de herfasering van vier maanden.

De herfasering betekent dat de laatste versie van kernel 2 niet eind 2013 maar in 2014 wordt opgeleverd. De eenheden die migreren met kernel 2 zullen hun omschakeling later dan voorzien voltooien. Het taakstellend budget verandert niet maar wordt anders verdeeld over 2013 en 2014. Ik zal de aanpassing betrekken bij de genoemde rapportage over de effecten van de reorganisatie.

In de afgelopen periode is de beproeving van de Mobile Defense Security Solution (MDS) voltooid en de eerste bevindingen zijn positief. Met MDS is Defensie in staat het mobiele optreden van kleinere eenheden voor een deel van de materieellogistieke processen in SAP te ondersteunen. Zoals bekend is MDS geen alternatief voor de Deployed Server (DS) die voor grotere eenheden nodig blijft voor de ondersteuning van alle materieellogistieke processen. De inpassing van de MDS in de planning van SPEER wordt nu bezien.

Hoewel de meeste gebruikers intussen naar behoren overweg kunnen met het systeem, moet vooral bij de recent gemigreerde eenheden de gebruiksvaardigheid nog toenemen. De beginfase van het gebruik van SAP is niet eenvoudig, mede omdat de ermee verbonden bedrijfsvoering nog onwennig is. Bovendien is de kwaliteit van de gegevens nog niet bij alle eenheden voldoende, waardoor fouten ontstaan tijdens het gebruik. Ik verwacht dat deze effecten met het voortschrijden van de migraties zullen afnemen. Naar gelang de kring van SAP-gebruikers en het aantal gebruikershandelingen toenemen, zal de ervaring van het personeel meegroeien.

II De doelen en de reikwijdte van het programma

De doelstellingen van het programma SPEER zijn vermeld in tabel 1.

Tabel 1: Doelstellingen, normen, streefwaarden/indicatoren en de stand van zaken

Doelstelling

Norm

Streefwaarde / Indicator

Stand van zaken

Ondersteuning van de defensiebrede bedrijfsvoering en het joint operationeel optreden.

Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-ondersteuning (één ERP-systeem voor de gehele keten), inclusief de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële administraties.

Onderhoudsketen binnen de reikwijdte van SPEER voorzien van uniforme ondersteuning (één ERP-systeem voor alle operationele commando’s).

ERP-technologie volledig in bedrijf gesteld in de functiegebieden financiën, transport, bevoorrading en verwerving.

ERP-technologie binnen de reikwijdte van SPEER uitgerold in het functiegebied onderhoud (operationele commando’s inclusief hun onderhoudsbedrijven).

ERP-technologie is in bedrijf in het financiële functiegebied en wordt stapsgewijs in bedrijf gesteld in de materieellogistiek.

De beleidsbrief, op grond waarvan de OPCO’s de directe aansturing van de onderhoudsbedrijven op zich nemen, vergt dat de bedrijven overgaan op SAP.

       

Ondersteuning van het besturingsmodel.

Alle betrokken processen bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.

ERP-technologie in 2008 volledig in bedrijf gesteld in het financiële domein en eind 2014 in de gehele bevoorradingsketen (inclusief verwerving en basisonderhoudsfuncties).

De bestaande kernel moet worden aangepast aan het besturingsmodel dat is gewijzigd op grond van de beleidsbrief. Dit gebeurt vanaf de tweede helft van 2012.

       

Doelmatigheidswinst door procesdoelmatigheid en de herbelegging van processen.

Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting.

Eerste deel besparingen van 550 vte’en vanaf 2014 naar 610 vte’en in 2016 plus € 12 miljoen vanaf 2014 naar € 18 miljoen in 2016.

De opbrengsten zijn vervlochten met de beleidsbrief en de numerus fixus.

       

Doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.

Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem.

De meer dan twintig legacy systemen op materieellogistiek en financieel gebied worden uitgeschakeld volgens het migratieplan.

Het oude financiële legacy systeem is uitgefaseerd.

Uitfasering van de overige systemen volgt uit de materieel-logistieke migratieplanning.

III De financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie

De defensiebegroting 2012 bevat drie budgetten voor het programma SPEER:

  • 1. ERP/M&F (SPEER). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het ontwerpen, bouwen en invoeren van SAP M&F. Het budget maakt deel uit van de ramingen voor «Investeringen Informatievoorziening» op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting en is daarin vanwege de omvang afzonderlijk toegelicht.

  • 2. Project Aanpassing Legacy SPEER (PALS). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het maken van koppelingen tussen oude informatiesystemen en het nieuwe informatiesysteem. Ook dit budget wordt afzonderlijk toegelicht in de defensiebegroting. Het maakt deel uit van de ramingen voor «Investeringen Informatievoorziening» op beleidsartikel 26.

  • 3. Exploitatievoorbereiding ERP. Dit exploitatiebudget is bestemd voor de dienstverlening door de bedrijfsgroep IVENT. Het budget voor exploitatievoorbereiding maakt deel uit van de ramingen voor «Exploitatie Informatievoorziening» op beleidsartikel 26.

Het totale budgetvolume van SPEER in de defensiebegroting 2012 is € 422,3 miljoen. Tabel 2 laat zien hoe deze budgetten in de begroting zijn verwerkt.

Tabel 2: SPEER budgetten in de begroting 2012 (in € miljoen)

Omschrijving

Project volume

Realisatie ≤ 2011

Raming 2012

Raming 2013

Raming 2014

ERP/M&F (SPEER)

268,1

237,8

16,5

12,4

1,4

PALS

34,2

24,6

4,8

4,8

  

Exploitatievoorbereiding

120,0

92,5

19,1

6,6

1,8

Totaal

422,3

354,9

40,4

23,8

3,2

Als gevolg van de realisatie in 2011 en een aanpassing van de ramingen kan het totale budget met € 2,6 miljoen worden verlaagd tot € 419,7 miljoen. Tabel 3 geeft inzicht in de projectvolumes zoals die zijn toegelicht in de vorige rapportage van 11 november 2011 (Kamerstuk 31 460, nr. 22), de actuele raming, de realisatie tot en met 2011 en de ramingen voor de jaren 2012, 2013 en 2014.

Tabel 3: Actuele realisatie en raming budgetten Programma SPEER (in € miljoen)

Omschrijving

Vorige rapportage

Actuele raming

Realisatie ≤ 2011

Raming 2012

Raming 2013

Raming 2014

ERP/M&F (SPEER)

268,1

268,1

232,4

16,2

14,6

4,9

PALS

34,2

31,6

23,0

4,2

4,2

0,2

Exploitatievoorbereiding

120,0

120,0

87,6

17,5

14,2

0,7

Totaal

422,3

419,7

343,0

37,9

33,0

5,8

Toelichting budget ERP/M&F (SPEER)

Dit budget is bestemd voor de kosten van het ontwerp, de bouw en de invoering van het nieuwe informatiesysteem en de daarbij horende activiteiten. Deze kosten betreffen vooral uitbesteed werk. Het budget bestaat uit vier kostencategorieën en de programmareserve:

  • 1. Programmakosten: de kosten van regievoering, de huur van deskundigheid onder andere voor second opinions en reviews, de aanschaf van software en licenties, de ontwikkeling van opleidingen en gebruikersinstructies en de training van programmamedewerkers.

  • 2. Ontwerp- en bouwkosten: de kosten van het ontwerp van gestandaardiseerde en geïntegreerde financiële en materieellogistieke processen en de kosten van het stapsgewijs ontwerpen, bouwen en testen van nieuwe functionaliteiten van SAP M&F, het nieuwe informatiesysteem.

  • 3. Migratiekosten: de kosten van de stapsgewijze technische en organisatorische invoering van het nieuwe informatiesysteem in de defensieorganisatie.

  • 4. Overige kosten: de kosten die niet tot de eerste drie kostencategorieën worden gerekend. In het verleden zijn beheerkosten ten laste van deze categorie geboekt.

  • 5. De programmareserve is een voorziening om tegenvallers tijdens de uitvoering van het programma op te vangen binnen het huidige programmabudget.

Het ERP/M&F-budget is sinds 2008 beleidsmatig niet veranderd en heeft een omvang van € 268,1 miljoen. Hiervan is € 264,9 miljoen verplicht. De stand van verplichtingen is met € 3,8 miljoen toegenomen vanwege contracten voor regievoering en (contra)expertise in 2012 en de aanschaf van software, onder andere voor transportmanagement. Het nog niet verplichte deel van het budget bestaat uit reserveringen voor regievoering en (contra)expertise in 2013 en de programmareserve. De budgetten voor het ontwerp, de bouw en de migratie zijn volledig verplicht tot het einde van het programma. Van het budget is tot nu toe (naar de stand van 15 maart jl.) € 234,2 miljoen gerealiseerd, een verschil van € 8,6 miljoen ten opzichte van de vorige rapportage.

Tabel 4 geeft per kostencategorie inzicht in de raming volgens de rapportage van 11 november 2011, de actuele raming, de realisatie tot en met 2011 en de meerjarige raming tot en met 2014. De tabel toont ook het verschil tussen de vorige en de actuele meerjarige raming. De tabel heeft afrondingsverschillen.

Tabel 4: investeringsbudget ERP/M&F (in € miljoen)

Omschrijving

Vorige rapportage

Actuele raming

Realisatie ≤ 2011

Raming 2012

Raming 2013

Raming 2014

Programmakosten

           

Regievoering

41,3

41,3

38,2

2,0

1,2

-

(Contra) expertise

17,2

17,2

15,7

0,8

0,7

–

Licenties

11,5

11,5

11,4

0,1

–

–

Opleidingen en trainingen

3,7

3,8

3,4

0,4

–

–

Ontwerp en bouwkosten

           

Standaardisatieprojecten

13,3

13,3

13,3

–

–

–

High level design projecten

3,3

3,3

3,3

–

–

–

Kernel 1 projecten

50,6

50,6

50,6

–

–,

–

Kernel 2 projecten

26,5

26,5

19,2

3,6

3,4

0,3

Migratiekosten

           

Voorbereidingsprojecten

6,8

6,8

6,8

–

–

–

FINAD projecten

14,0

14,0

13,8

0,1

–

–

Grondgebonden projecten

33,6

33,6

22,6

4,6

4,3

2,1

Maritieme projecten

15,1

15,1

9,3

2,2

2,4

1,1

Luchtgebonden projecten

12,2

12,2

7,5

1,8

1,9

1,0

Dataprojecten

9,0

9,0

9,0

–

–

–

Overig

           

Overige kosten

8,2

8,2

8,2

–

–

–

Programmareserve

1,8

1,8

  

0,7

0,7

0,4

Totaal deze rapportage

 

268,1

232,4

16,2

14,6

4,9

Totaal vorige rapportage

268,1

  

236,1

20,5

10,2

1,2

Verschil

    

– 3,7

– 4,3

4,4

3,7

Toelichting bij de tabel:

  • 1. Het budget van € 268,1 miljoen is toereikend tot en met het einde van het programma SPEER.

  • 2. De raming voor de jaren 2012 en verder is aangepast op grond van de gewijzigde opleverings- en migratieplanning en de financiële realisatie tot nu toe.

  • 3. De programmareserve is onveranderd € 1,8 miljoen, maar is wel geherfaseerd.

Toelichting investeringsbudget PALS

Dit budget is bestemd voor de kosten van het maken van tijdelijke en permanente interfaces tussen bestaande informatiesystemen (legacy systemen) en het nieuwe informatiesysteem. Het budget voor PALS bedraagt € 34,2 miljoen, maar kan vanwege afnemende behoefte aan externe deskundigheid worden verlaagd tot € 31,6 miljoen. Van het beschikbare budget is tot nu toe (naar de stand van 15 maart jl.) € 24,8 miljoen verplicht en € 23,4 miljoen gerealiseerd.

Tabel 5: investeringsbudget PALS (in € miljoen)

Omschrijving

Vorige rapportage

Actuele raming

Realisatie ≤ 2011

Raming 2012

Raming 2013

Raming 2014

Totaal deze rapportage

 

31,6

23,0

4,2

4,2

0,2

Totaal vorige rapportage

34,2

  

24,6

4,8

4,8

–

Verschil

    

– 1,6

– 0,6

– 0,6

0,2

Toelichting bij de tabel:

  • 1. In 2011 was de behoefte aan specialisten lager dan voorzien en dat zal waarschijnlijk ook in 2012 en 2013 het geval zijn.

Toelichting exploitatievoorbereiding ERP

De interne dienstverlening door IVENT wordt vanuit dit budget betaald. Er zijn zes kostencategorieën:

  • 1. Kennisoverdracht over de kernel, over het gebruik van infrastructuur ten behoeve van ERP en ten behoeve van het toekomstig beheer.

  • 2. Programmaondersteuning, waarbij IVENT SPEER helpt met vraagstukken over legacy systemen en de technische infrastructuur van Defensie.

  • 3. Datamigratie en -onderhoud ten behoeve van de ondersteuning door IVENT bij dataconversie en datasynchronisatie.

  • 4. Testfaciliteiten, waarbij IVENT helpt bij de besturing van het testproces, het laden van data en het gebruik van de uitrusting voor de test.

  • 5. Landschapbeheer, waarbij IVENT met SPEER samenwerkt voor het gebruik van techniek, voor de ontwikkeling en testen van nieuwe versies en voor de verwerking van wijzigingsverzoeken.

  • 6. ICT-infrastructuur. Dit betreft een voorziening voor de ontwikkeling van ICT-middelen.

De kosten van de exploitatievoorbereiding worden geraamd op € 120,0 miljoen. Hiervan is tot nu toe (naar de stand van 15 maart jl.) € 97,6 miljoen verplicht en € 89,6 miljoen uitgegeven. Tabel 6 geeft per kostencategorie inzicht in de raming volgens de vorige rapportage, de huidige raming, de realisatie tot en met 2011, de meerjarenramingen tot en met 2014 en het verschil tussen de vorige en de actuele meerjarenramingen. De tabel bevat afrondingsverschillen.

Tabel 6: exploitatievoorbereiding ERP (in € miljoen)

Omschrijving

Vorige rapportage

Actuele raming

Realisatie ≤ 2011

Raming 2012

Raming 2013

Raming 2014

Kennisoverdracht

9,8

10,1

6,5

1,8

1,8

–

Programmaondersteuning

15,4

12,3

8,1

1,8

1,8

0,7

Datamigratie- en onderhoud

14,3

14,1

11,5

1,3

1,3

–

Testfaciliteiten

20,4

25,0

16,8

4,4

3,8

–

Landschapbeheer

51,9

54,2

40,8

8,0

5,3

–

ICT-infrastructuur

8,2

4,3

3,9

0,2

0,2

–

Totaal deze rapportage

 

120,0

87,6

17,5

14,2

0,7

Totaal vorige rapportage

120,0

  

90,4

18,2

8,5

2,9

Verschil

    

– 2,8

– 0,7

+5,7

– 2,2

Toelichting bij de tabel:

  • 1. Het budget van € 120,0 miljoen is toereikend tot en met het einde van het programma SPEER.

  • 2. De raming voor de jaren 2012 en verder is aangepast op grond van de gewijzigde opleverings- en migratieplanning.

Dubbele beheerlasten

Dubbele beheerlasten vallen in de periode waarin de SAP M&F kernel al in gebruik is en de oude IV-systemen, dat wil zeggen de legacy die wordt vervangen, nog niet zijn uitgezet.

Tabel 7: dubbele beheerlasten in de periode 2009 t/m 2014 (in € miljoen)

Omschrijving

Vorige rapportage

Actuele raming

Realisatie ≤ 2011

Raming 2012

Raming 2013

Raming 2014

Beheerkosten SAP M&F

84,1

66,9

29,2

11,4

11,9

14,4

Beheerkosten legacy

– 18,2

– 18,2

– 7,7

– 3,5

– 3,5

– 3,5

Saldo deze rapportage

 

48,7

21,5

7,9

8,4

10,9

Saldo vorige rapportage

66,0

  

21,5

13,8

15,4

15,4

Verschil

      

– 5,9

– 7,0

– 4,5

Toelichting bij de tabel:

  • 1. De kosten van het beheer van het nieuwe informatiesysteem (beheerkosten SAP M&F) zijn onder andere afhankelijk van het aantal gebruikers en de hoeveelheid functionaliteiten die het systeem levert. Wanneer die toenemen, nemen de kosten van het beheer ook toe. Op grond van de geactualiseerde opleverings- en migratieplanning heeft IVENT de raming van de beheerkosten aangepast.

  • 2. Tot nu toe is alleen de financiële legacy uitgezet. Dat levert een besparing op van € 3,5 miljoen per jaar. Na de laatste oplevering van kernel 2 in 2014 worden verschillende materieellogistieke legacy systemen uitgezet. Dat levert vanaf 2015 besparingen op tot € 9,8 miljoen per jaar. De totale besparingen (materieellogistieke én financiële legacy) bedragen dan € 13,3 miljoen per jaar.

Inzet interne en externe medewerkers

Op dit moment zijn bij het programma SPEER 426 mensen betrokken, van wie 360 defensiemedewerkers en 66 externe medewerkers. Tabel 8 geeft per activiteit of project het aantal interne en externe medewerkers weer. De aantallen zijn gerangschikt per defensieonderdeel, waarbij IVENT apart zichtbaar is gemaakt.

Tabel 8: bij SPEER betrokken medewerkers

Omschrijving

CZSK

CLAS

CLSK

Kmar

DMO

CDC

BS

IVENT

Totaal intern

Totaal extern

Totaal

Programmabesturing

–

–

–

–

37

–

10

2

49

7

56

Architectuur

–

–

–

–

19

–

–

14

33

4

37

Opleiding en training

–

38

–

–

4

–

–

–

42

–

42

Ontwerp en bouw

–

–

–

–

41

–

–

10

51

22

73

Grondgebonden migratie

–

17

–

–

17

–

–

5

39

17

56

Maritieme migratie

15

–

–

–

15

–

–

2

32

7

39

Luchtgebonden migratie

–

–

16

–

13

–

–

3

32

8

40

Datamigratie

–

–

–

–

9

–

–

8

17

1

18

Testfaciliteiten

–

–

–

–

–

–

–

20

20

–

20

Landschapbeheer

–

–

–

–

–

–

–

36

36

–

36

PALS

–

–

–

–

–

–

–

9

9

–

9

Totaal

15

55

16

0

155

0

10

109

360

66

426

Toelichting bij de tabel:

  • 1. De aantallen fluctueren, afhankelijk van de voortgang van projecten. Verschillende interne en externe medewerkers zijn in deeltijd verbonden aan SPEER.

  • 2. De SPEER-projectorganisaties van CDC (acht medewerkers) en Kmar (acht medewerkers) zijn in de afgelopen periode opgeheven. De bezetting van de programmaorganisatie (CZSK, CLAS, CLSK, DMO, BS) is op dit moment 93 procent.

  • 3. De programmaorganisatie valt vanaf 1 januari 2012 niet langer onder CDC maar onder DMO. Deze verplaatsing past in de transitie van SPEER naar de lijn en hangt samen met de verplaatsing van IVENT naar DMO op dezelfde datum. Zowel SPEER als IVENT wordt nauw betrokken bij de oprichting van het Joint IV Commando van DMO. Dit is van belang voor het behoud van personeel.

  • 4. De kosten van de externe medewerkers (66) komen ten laste van het SPEER budget ERP/M&F. De kosten van de medewerkers (109) van de bedrijfsgroep IVENT komen ten laste van het SPEER-budget voor exploitatievoorbereiding, met uitzondering van de medewerkers (9) van PALS, van wie de kosten ten laste komen van het SPEER-budget PALS. De kosten van alle andere medewerkers (360–109=251) van SPEER komen ten laste van de reguliere begrotingsartikelen van de defensieonderdelen.

IV De voortgang van het programma, de planning en de mijlpalen

Projecten die zijn voltooid in de rapportageperiode

In de afgelopen periode heeft het project Ontwerp & Bouw twee nieuwe versies van de SAP M&F kernel opgeleverd en de beproeving van de MDS voltooid. Daarnaast maakt een deel van de verwerving- en inkooporganisaties van het CDC nu ook gebruik van SAP en migreerden bij het CLAS twee transportbataljons met de herstelpelotons en twee materieellogistieke pelotons. Bij CZSK zijn alle kleine vaartuigen over op SAP, en CLSK heeft de nazorg van de migratie van de NH-90 en de Alouette III voltooid. In de afgelopen periode zijn de SPEER-projectorganisaties van het CDC en de Kmar opgeheven en heeft de programmaorganisatie SPEER het project Opleiding & Training overgedragen aan de lijnorganisatie.

Projecten in uitvoering

Ontwerp & Bouw

Het project Ontwerp & Bouw richt zich op het ontwerp, de bouw en de beproeving van nieuwe functionaliteiten en werkt samen met de bedrijfsgroep IVENT aan het beheer van de SAP M&F kernel. De inspanningen zijn nu gericht op de voltooiing van de laatste versie van kernel 1, te weten versie 1.9.4. In de afgelopen periode zijn drie versies gemaakt. De 1.9.1-versie bevat nieuwe functionaliteiten, zoals extern verwerven, klein onderhoud, voorraadbeheer en documentmanagement. Deze versie behelst ook de eerste integratie van materieellogistieke en financiële processen. Versie 1.9.2 was technisch van aard; er zijn functionaliteiten verbeterd en kleine problemen verholpen. In versie 1.9.3 zijn door de fabrikant ontwikkelde updates van het systeem verwerkt.

De voortbrengingsteams ontwierpen de eerste versie van kernel 2, die ter beschikking komt van de ondersteunende eenheden. De bouw ervan begint in april 2012. Deze versie bevat nieuwe functionaliteiten, zoals transportmanagement, orderbesturing en warehousemanagement, en zal in augustus gereed zijn. Deze versie is vooral van belang voor de migratie van de onderhoudsbedrijven.

In de afgelopen periode is de proefneming met MDS voltooid. De MDS moet zorgen voor een gegarandeerde beschikbaarheid van de belangrijkste materieellogistieke SAP-functies tijdens oefeningen en operationele inzet wanneer er geen verbinding beschikbaar is met de servers in Nederland. Bovendien moet de MDS op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier kleinere eenheden kunnen ondersteunen. De MDS is een soort elektronisch kladblok dat gegevens synchroniseert zodra de verbinding met de servers wordt hersteld. Tijdens de proefneming zijn de werking en de bruikbaarheid van de MDS onderzocht. Daarbij is vastgesteld dat de MDS voldoet aan de behoefte. MDS is geen alternatief voor de DS die voor grotere eenheden nodig blijft voor de ondersteuning van alle materieellogistieke processen tijdens oefeningen en inzet. Besluitvorming over de DS valt buiten de reikwijdte van het programma SPEER.

Het projectbudget voor Ontwerp & Bouw van kernel 1 en kernel 2 bedraagt € 77,1 miljoen waarvan tot nu toe € 69,9 miljoen is uitgegeven. Het resterende budget is bestemd voor het ontwerp en de bouw van nieuwe functionaliteiten van kernel 2.

Maritieme migratie

In de afgelopen periode zijn 300 kleine vaartuigen gemigreerd. De deelprojecten Configuratiemanagement en Integrated Logistic Support en de voorbereiding van de migratie van de walorganisatie en het Marinebedrijf zijn begonnen. De migratieplanning loopt parallel met de reorganisatieplanning, en het reorganisatieteam van CZSK en het SPEER-ketenproject maritieme migratie maken samen het nieuwe bedrijfsvoeringontwerp.

Het budget voor de maritieme migratieprojecten bedraagt € 15,1 miljoen, waarvan € 9,7 miljoen is betaald.

Grondgebonden migratie

In de afgelopen periode is het aantal gebruikers binnen het CLAS verder uitgebreid en is een deel van het CDC gemigreerd naar SAP M&F. Met de migratie van het CDC zijn voor het eerst enkele materieellogistieke en financiële SAP-functies gekoppeld in gebruik genomen. Bij een klein aantal eenheden van CDC ondersteunt SAP nu de verwerving van goederen en diensten. Het betreft de Nederlandse Defensie Academie, de Defensie Personele Diensten en het Militair Geneeskundig Logistiek Centrum. Zij gebruiken voor verwerving voortaan hetzelfde systeem. Inkoopkracht wordt zo gebundeld en de bestel- en levertijden worden korter.

Er is in de verslagperiode gewerkt aan de voorbereidingen om het munitiebedrijf van DMO, het magazijn van het Militair Geneeskundig Logistiek Centrum en het Defensiebedrijf Grondgebonden Systemen te migreren. Net als bij de andere ketenprojecten is gekozen voor een aanpak waarbij de plannen van de reorganisatie en die van SPEER op elkaar aansluiten.

Het budget voor de grondgebonden migratie bedraagt € 33,6 miljoen, waarvan tot nu toe € 23,2 miljoen is betaald.

Luchtgebonden migratie

In de afgelopen periode zijn extra inspanningen geleverd om de ondersteuning van de Alouette III en de NH-90 helikopters met SAP te verbeteren. Met de twee laatste versies van kernel 1 konden verschillende knelpunten in de luchtgebonden migratie alsnog worden opgelost. De voorbereidingen op de migratie van de PC-7 trainingsvliegtuigen zijn gaande en inmiddels is ook de aanloop naar de migratie van de transportvliegtuigen begonnen.

De oplevering van de eerste gebruikersversie van kernel 2 in de volgende periode betekent dat voor het CLSK nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen, zoals het «Statusbord» en de «NAMSA interface». Met deze interface komt een verbinding tot stand tussen SAP en het NATO Maintenance & Supply Agency en worden geautomatiseerde bestellingen mogelijk. De NH-90 helikopter is het eerste wapensysteem dat van de functionaliteit «Extern Verwerven» zal gaan gebruikmaken.

Het budget voor de luchtgebonden migratieprojecten bedraagt € 12,2 miljoen, waarvan tot nu toe € 7,8 miljoen is betaald.

Opleiding & Training

In de afgelopen periode is het project Opleiding & Training voltooid. De verantwoordelijkheid voor verdere activiteiten is overgedragen aan de lijnorganisatie, het Opleidings- en Trainingscommando Logistiek (OTCLOG). Dit commando verzorgt gebruikersopleidingen, maar is tegelijk ook het SAP Kennisbureau. SAP-gebruikers worden op hun werkplek ondersteund via de online helpfuncties. Dit is een van de eerste activiteiten die door het programma SPEER is overgedragen aan de lijnorganisatie. Het project komt voortaan niet meer aan de orde in deze voortgangsrapportages.

Het projectbudget voor Opleiding & Training bedraagt € 3,8 miljoen, waarvan tot nu tot € 3,5 miljoen is betaald. Het resterende budget is bestemd voor SAP-opleidingen van programmamedewerkers.

Het mijlpalenoverzicht

Tot nu toe zijn de volgende migraties uitgevoerd:

06-2008

FINAD (Defensiebreed)

06-2009

Hr.Ms. van Speijk (CZSK)

11-2009

Hr.Ms. van Amstel (CZSK)

03-2010

NH-90 Helikopters (CLSK)

04-2010

Defensie Uitleen Organisatie (CLAS)

11-2010

Tijdelijk Bureau Gegevensbeheer (DMO)

11-2010

Artikelen Instandhoudingorganisatie IHO (DMO)

11-2010

Artikelmigratie VASLOGDOC (CZSK)

12-2010

320 Matlogpeloton Oldebroek (CLAS)

12-2010

Staf Kmar (Kmar)

12-2010

CDS (BS)

03-2011

11 LMB infanteriebataljon (CLAS)

03-2011

101 CIS bat (CLAS)

05-2011

Alouette III Helikopters (CLSK)

06-2011

Opschaling Instandhoudingorganisatie IHO (DMO)

07-2011

Mariniers Training Commando (CZSK)

07-2011

Opschaling Kmar (Kmar)

11-2011

Kleine Lichte Vaartuigen (CZSK)

12-2011

Verwervings- en Inkooporganisaties (CDC)

12-2011

320 Matlogpeloton Assen, 310 Herstelpeloton B&T,
 

310 Matlogpeloton Soesterberg (CLAS)

Op dit moment maken ongeveer 2 600 medewerkers gebruik van SAP M&F.

Tabel 9 bevat een overzicht van de resterende mijlpalen van het programma. Tussen haakjes staat het oude plan waarmee in de vorige rapportage nog werd gerekend. Ik zal dit overzicht verder actualiseren zodra de effecten van de beleidsbrief bekend zijn.

Tabel 9: Mijlpalenoverzicht

Mijlpaal

Toelichting

Datum gereed

Ontwerp en bouw:

aanpassing kernel 1

Kernel 1 wordt aangepast voor de nieuwe bedrijfsvoering op grond van de beleidsbrief

Tweede helft 2012
     

Ontwerp en bouw:

Release 2.0.0

De eerste functionele release van kernel 2 is beschikbaar voor de eindgebruikers

Tweede helft 2012

(eerste helft 2012)

     
     

Luchtgebonden migratie:

Primeur Statusbord

De luchtketen neemt voor de PC-7 als eerste release 2.0.0 in gebruik.

Tweede helft 2012

(eerste helft 2012)

     

Grondgebonden migratie:

Primeur transportmanagement

De grondgebonden eenheden nemen transportmanagement in gebruik.

Tweede helft 2012

(Midden 2012)

     

Maritieme migratie:

Marinebedrijf

Het Marinebedrijf neemt SAP M&F in gebruik voor orderbesturing en logistiek

Eerste helft 2013

(eind 2012)

     

Maritieme migratie:

Opschaling

Voltooiing van de migratie van de maritieme eenheden

Eind 2013
     

Ontwerp en bouw:

Release 2.2.0

De laatste functionele release van Kernel 2 is beschikbaar voor de eindgebruikers

Eerste helft 2014

(tweede helft 2013)

     

Grondgebonden migratie:

Opschaling

Voltooiing van de migratie van de grondgebonden eenheden

2014
     

Luchtgebonden migratie:

Opschaling

Voltooiing van de migratie van de luchtgebonden eenheden

2014

Als toelichting bij deze tabel zijn er twee ontwikkelingen te noemen:

  • 1. Zoals aan het begin van deze brief is uiteengezet, vergt de methode van ontwerp en bouw van kernel 2 meer tijd.

  • 2. Het Voortbrengingsteam Reorganisatie zal omstreeks de zomer rapporteren over de effecten van de beleidsbrief Defensie na de kredietcrisis op het programma SPEER. Wel is al duidelijk dat kernel 1 van SAP aanpassing vergt vanwege de reorganisaties en de wijzigingen in de bedrijfsvoering die daarmee gepaard gaan. Aanpassing is ook nodig omdat de onderhoudsbedrijven aan het migratieplan van de operationale commando's zijn toegevoegd. SPEER houdt daar in conservatieve zin rekening mee, zodat de nieuwe werklast bijtijds kan worden opgevangen. Het besluit om meer tijd te nemen voor kernel 2 en de daaropvolgende migraties, hangt daarmee samen.

V De risico’s

Ik onderken de volgende risico’s voor het programma.

  • 1. Gevolgen van de beleidsbrief. Na de zomer wordt de Kamer geïnformeerd over de effecten van de beleidsbrief op het programma SPEER. Duidelijk is al wel dat het plan voor SPEER tot 1 januari 2014 moet worden aangepast. Besloten is twee onderhoudsbedrijven toe te voegen aan het migratieplan. Eenheden en wapensystemen die ten gevolge van de maatregelen van de beleidsbrief zullen worden afgestoten, moeten uit het migratieplan worden verwijderd. Daarnaast geldt in algemene zin dat de invoering van SAP vlotter verloopt als de desbetreffende organisatie een stabiele bedrijfsvoering en inrichting heeft. Bij Defensie is daar nu geen sprake van. Er treden dan ook twee effecten op, die kortweg kunnen worden aangeduid als meer werk en minder stabiliteit. Het Voortbrengingsteam Reorganisaties is opgedragen de effecten van de reorganisaties op de bestaande bedrijfsvoering en informatievoorziening te inventariseren en een draaiboek voor de aanpassing van de tot dusver gebouwde kernel te maken. De resultaten van het team worden in de zomer verwacht. Daarnaast is besloten de defensieonderdelen de leiding te geven over de eigen migraties. Dat bevordert de regie over de samenhang van reorganisaties op grond van de beleidsbrief en de migraties naar SAP.

  • 2. Personele capaciteit. Om de doelstellingen van SPEER te kunnen verwezenlijken is het van belang dat Defensie nu en in de toekomst beschikt over voldoende medewerkers met de benodigde kennis en ervaring. Wat betreft de personele capaciteit worden drie risico’s onderkend: (1) de personele ondersteuning vanuit de lijnorganisatie is ontoereikend, (2) de opbouw van kennis en ervaring in de defensieorganisatie is onvoldoende en (3) de medewerkers van SPEER verlaten vroegtijdig de programmaorganisatie. Het eerste risico kan ertoe leiden dat niet aan de voorwaarden voor de bouw en de migratie wordt voldaan. Dat resulteert in vertraging. Om dit risico te verlagen is de vereiste capaciteit opnieuw in kaart gebracht. Ook de eerdergenoemde overdracht van de verantwoordelijkheid voor de migratie moet dit risico verminderen. Het tweede risico kan resulteren in onvoldoende kennisoverdracht, zowel van externe medewerkers als tussen defensiemedewerkers onderling. Defensie blijft dan afhankelijk van externe partijen en dat veroorzaakt hoge kosten. Om dit risico te beheersen zijn extra opleidingsprogramma’s gestart en is het personeelsmanagement van SPEER en IVENT verbeterd. Daarnaast wordt strikter de hand gehouden aan kwaliteitsnormen. Het derde risico dreigt wanneer de transitie van SPEER naar de lijn uit de pas loopt met de reorganisaties. Wanneer de programmaorganisatie op 1 januari 2014 wordt beëindigd, zijn de reorganisaties grotendeels voltooid. De functieplaats voor SPEER-medewerkers komt dan te vervallen, terwijl alle functies in de nieuwe organisatie al zijn toegewezen. Zo dreigen SPEER-medewerkers tussen wal en schip te geraken. Om dat te voorkomen zouden medewerkers het programma voortijdig kunnen verlaten. De ontwikkeling van kernel 2 en de migratie ernaar toe komen dan tot stilstand. Om dit risico te beheersen wordt onderzocht hoe de transitie van SPEER naar de lijn en de reorganisaties kunnen worden gesynchroniseerd. Een dergelijke mogelijkheid doet zich voor bij de oprichting van het nieuwe Joint IV Commando bij DMO.

  • 3. Datamigratie en gegevensbeheer. Als gegevens in het nieuwe informatiesysteem of in de aan SAP gekoppelde legacy niet gereed zijn voor gebruik, omdat ze onvoldoende schoon en onvolledig zijn, ontstaan problemen in de bedrijfsvoering van de gemigreerde eenheden. Betrouwbare informatievoorziening is afhankelijk van betrouwbare data. Om het risico van onbruikbare gegevens te beheersen is het Team Datakwaliteit opgericht. Dit team coördineert de dataverbetering tijdens de migratie en ondersteunt en adviseert assortimentsmanagers over de kwaliteit en integriteit van gegevens. Het team bestaat uit ontwerpers, beleidsmedewerkers, migratiedeskundigen en medewerkers van de datamigratiestraat en het bureau gegevensbeheer. Zo worden de kennis en ervaring op het gebied van data geconcentreerd ingezet.

VI De sturing en de beheersing van het programma SPEER

Audits en kwaliteitsonderzoeken

De Auditdienst Defensie (ADD) heeft in de rapportageperiode onderzoeken verricht naar maatwerkprogrammatuur, naar kritieke boekhoudtaken en naar de testen voor versie 1.9.1.

  • 1. Maatwerkprogrammatuur. Als onderdeel van haar wettelijke controletaak voert de ADD audits uit naar beheersingsmaatregelen in IV-systemen. In 2011 is een quick scan uitgevoerd naar de beheersingsmaatregelen in de maatwerkprogrammatuur van de SAP M&F kernel. Bij de opzet van de beheersingsmaatregelen heeft de ADD geen negatieve bevindingen. Ten aanzien van de uitvoering heeft de ADD enkele bevindingen (met laag of gemiddeld risico) over documentatie en autorisatiecontroles.

  • 2. Kritieke boekhoudtaken. De ADD heeft onderzoek gedaan naar de uitvoering van kritieke boekhoudtaken door HDFC, de concerncontroller. Op grond van het onderzoek is de ADD van oordeel dat op een gedegen en gestructureerde wijze uitvoering wordt gegeven aan de onderzochte boekhoudtaken en dat het beheer van HDFC daarbij afdoende is.

  • 3. Testen. De ADD heeft onderzoek gedaan naar de integratie- en acceptatietesten voor de versie 1.9.1. Op basis van het onderzoek heeft de ADD geconstateerd dat de teststrategie in opzet goed is, maar dat daaraan door de tijdsdruk niet in alle gevallen is voldaan. De ingebruikneming van de nieuwe functionaliteit «extern verwerven» en het verbeteren van de systeemdocumentatie hebben veel tijd gevergd. Als gevolg daarvan is minder getest dan voorzien en zijn testbevindingen doorgeschoven naar een volgende SAP-versie. De ADD constateerde een grote betrokkenheid van de beleidsverantwoordelijken tijdens het testen en stelde vast dat zij de resterende risico’s beheersbaar vonden.

VII Overige bijzonderheden

Geen.

De minister van Defensie, J. S. J. Hillen

Naar boven