31 265 Adoptie

Nr. 119 BRIEF MINISTER VOOR RECHTSBESCHERMING

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 2 oktober 2023

Op 28 juli 2023 (Kamerstuk 31 265, nr. 117) heb ik uw Kamer het «Inspectierapport vernietiging van adoptiedossiers» aangeboden. Naar aanleiding van vragen van interlandelijk geadopteerden heeft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed een onderzoek uitgevoerd naar de vernietiging van adoptiedossiers bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid, waarin centraal staat in hoeverre de Archiefwet is nageleefd. Het onderzoek richt zich op de vernietiging van dossiers van de toenmalige Directie Kinderbescherming van het Ministerie van Justitie. Deze directie voerde in het verleden een deel van de taken rond interlandelijke adoptie uit, die de Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden (hierna: Ca) tegenwoordig uitvoert.

Ik ben de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed erkentelijk voor het uitvoerige onderzoek naar de vernietiging van dossiers in het kader van interlandelijke adoptie door het ministerie in 1983 en 1999. In deze brief geef ik mijn reactie op de bevindingen en aanbevelingen. Er zijn vanuit geadopteerden reacties gekomen op de bevindingen waarin ik zie dat de vernietiging veel bij hen heeft losgemaakt. Vooraf wil ik benadrukken dat het uiterst pijnlijk is dat geadopteerden niet met eigen ogen kunnen zien wat er in het dossier was opgenomen. Geadopteerden kunnen soms behoefte hebben aan inzicht in het gehele proces voorafgaand aan de adoptie. Het vernietigen van informatie kan het verwerkingsproces van geadopteerden bemoeilijken en dat is wrang.

Bevindingen en reactie

De Inspectie bevestigt, zoals ik met uw Kamer heb gedeeld, dat in 1983 en 1999 dossiers interlandelijke adoptie uit de jaren ’60 en ’70 zijn vernietigd. In deze dossiers zat informatie over het afgeven van een beginseltoestemming, ze bevatten geen achtergrondgegevens van het kind. Het betreft informatie over adoptieouders waaronder ook het gezinsonderzoek van de Raad voor de Kinderbescherming. Dit rapport werd en wordt bij de Raad voor de Kinderbescherming ook bewaard.

Het dossier bij het ministerie diende ter afgifte van de beginseltoestemming waarin adoptiefouders in beginsel geschikt werden geacht te adopteren. Op dat moment was er nog geen kind in beeld. Deze beginseltoestemming verloor zijn geldigheid na verloop van tijd of als er een kind werd geadopteerd. Voorstelbaar is dat er in die tijd geen noodzaak werd gezien deze procedurele informatie voor de toekomst te bewaren. Met de kennis van nu is dat te betreuren.

In een enkel geval bevatte het dossier ook inreisgegevens van de geadopteerde, zoals bijvoorbeeld een Machtiging Voorlopig Verblijf. Op die inreisgegevens stond geen afstammingsinformatie van het kind. Daarop stond vaak alleen de voornaam van het kind, soms in combinatie met achternaam van adoptiefouders.

Sinds 1998 zijn vergunninghouders in de Wet opneming buitenlandse kinderen ter adoptie aangewezen om de achtergrondgegevens van adoptiekinderen te bewaren.

De inspectie concludeert tevens dat er door het toenmalige Ministerie van Justitie wel geprobeerd is de Archiefwet na te leven maar dat uiteindelijk niet conform de Archiefwet is gehandeld. Bij de vernietiging is wel een vernietigingslijst gebruikt waarin een bewaartermijn is opgenomen. De inspectie heeft echter geen bewijs kunnen vinden dat deze vernietigingslijst op juiste wijze is vastgesteld. Daarom concludeert de inspectie dat de gehanteerde bewaartermijn niet is vastgesteld. De inspectie heeft al in 1983 geconstateerd dat het ministerie gebruik maakte van niet-vastgestelde vernietigingslijsten. Echter, de inspectie stond dit gebruik tijdelijk toe, in aanloop naar vaststelling van de bewaartermijnen in een nieuwe lijst.

De inspectie concludeert verder dat de feitelijke gevolgen onzeker zijn. Wanneer de vernietigingslijst wel volgens de Archiefwet was vastgesteld, had dit kunnen leiden tot een langere bewaartermijn voor de dossiers. Maar dit is niet zeker, aldus de inspectie.

Aanbevelingen en reactie

De inspectie doet acht aanbevelingen die ik omarm en die grotendeels al overeenkomen met de huidige werkprocessen. De aanbevelingen waarvoor dat nog niet geldt, worden zo snel mogelijk opgepakt. Hieronder som ik de aanbevelingen van de inspectie op waarna ik een reactie geef.

1.

Voorkom dat dossiers van afgeronde adoptie alsnog vernietigd worden. Voorzie de dossiers van genoeg metadata en de juiste bewaartermijn; verifieer dat dossiers die vernietigd gaan worden geen afgeronde adoptie betreffen.

Dossiers van interlandelijke adoptie bij een voltooide adoptie worden sinds 2000 niet meer vernietigd.

Mijn ministerie is bezig met het verbeteren van de metadata¹ om fouten te voorkomen. Dossiers die wel vernietigd kunnen worden, bijvoorbeeld van adoptieprocedures die niet tot een adoptie hebben geleid, worden nog extra gecheckt binnen mijn ministerie om fouten te voorkomen.

2.

Stuur aan op overbrenging van de bewaarde dossiers binnen een jaar naar het Nationaal Archief onder het inzageregime van de Archiefwet.

Mijn ministerie heeft de afgelopen twee jaar flinke vorderingen gemaakt met het wegwerken van archiefachterstanden en het overbrengen van JenV-archief naar het Nationaal Archief. Vanuit zowel het ministerie als het Nationaal archief heeft dit prioriteit en er wordt voortvarend gewerkt aan overbrenging van de dossiers. Het streven is om de overbrenging uiterlijk september 2024 gereed te hebben.

3.

Zorg ervoor dat informatiebeheerders en de Centrale Autoriteit nauw samenwerken aan goed beheer van de dossiers.

Het Dienstencentrum (de plek binnen het ministerie waar de informatiebeheerders werkzaam zijn) en de Centrale Autoriteit staan in nauw contact met elkaar. Er zijn afspraken gemaakt om de samenwerking bij het beheer van dossiers te verbeteren waardoor geadopteerden die om inzage vragen goed geïnformeerd kunnen worden.

4.

Maak, in afstemming met het Nationaal Archief, een overzicht waaruit blijkt in welke archieven zich welke informatie over individuele adopties bevindt, en welke organisatie een archief beheert. Publiceer dit overzicht binnen een jaar.

Delen van (adoptie)dossiers zijn op verschillende plekken te vinden. INEA, het expertisecentrum voor interlandelijk geadopteerden, beschikt over een overzichtspagina waar alle informatie staat over waar adoptiedossiers liggen en hoe deze ingezien kunnen worden. Geadopteerden kunnen hier terecht. Het centrum is nog in opbouw maar veel diensten, zoals het begeleiden bij het krijgen van toegang tot dossiers, worden al aangeboden.

5.

Verbeter de communicatie over de vernietiging van de dossiers aan geadopteerden.

Op de site van de Rijksoverheid is informatie gepubliceerd na het verschijnen van het rapport. Deze informatie zal worden aangevuld naar aanleiding van onderhavige brief. De Centrale Autoriteit doet er alles aan om zorgvuldig te communiceren met geadopteerden en hen van juiste informatie te voorzien. Bijvoorbeeld wanneer geadopteerden na een inzageverzoek te maken krijgen met het bericht dat een dossier vernietigd is.

6.

Bepaal welke informatie minimaal aanwezig moet zijn in de huidige dossiers van de Centrale Autoriteit.

Bij de Centrale Autoriteit is reeds vastgelegd welke informatie minimaal in het dossier aanwezig moet zijn. De aanbeveling van de inspectie geeft aanleiding om met het Dienstencentrum nadere afspraken te maken over wanneer een dossier klaar is voor archivering.

Aanbevelingen bij inzageverzoeken voorafgaand aan overbrenging:

7.

Maak ook gebruik van de concept-inventaris, die wordt opgesteld voor inzage bij het Nationaal Archief, om bij verzoeken tot inzage bij het Ministerie van JenV de aanwezigheid van een dossier te verifiëren.

Deze werkwijze is inmiddels doorgevoerd.

8.

Bij een inzageverzoek naar een dossier uit de periode waarvan dossiers vernietigd zijn: bestendig de recente procedurewijziging waarbij het Ministerie van JenV eerst nagaat of een dossier vernietigd is, voordat een betrokkene een zienswijze over inzage moet opvragen.

Deze werkwijze is inmiddels doorgevoerd.

Tot slot

Mijn ministerie heeft goed op het netvlies hoe belangrijk het is om zorgvuldig om te gaan met adoptiedossiers. Desalniettemin is het zaak om te leren van het verleden. Dat besef is er en komt terug in de verbeteringen die de afgelopen decennia al zijn ingevoerd ook naar aanleiding van het rapport van de commissie Joustra.

De Minister voor Rechtsbescherming, F.M. Weerwind

---

1 Met metadata wordt in dit geval bedoeld een heldere registratie van of een dossier een afgeronde adoptie betreft of niet en welke bewaartermijn daarbij hoort.