31 125 Defensie Industrie Strategie

Nr. 101 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 februari 2019

In het programma «Grensverleggende IT» (GrIT) werkt Defensie samen met de markt om de IT-infrastructuur van Defensie te vernieuwen en toekomstvast te maken. Als onderdeel van de lopende aanbesteding heeft Defensie besloten het exclusieve gebruiksrecht van het door het overgebleven consortium ontwikkelde technisch ontwerp alvast te verwerven. In deze brief licht ik de achtergrond toe.

Defensie heeft bij GrIT gekozen voor een innovatieve manier van aanbesteding op basis van een intensieve dialoog met twee marktpartijen (consortia). De aanbesteding is gestart in 2016 met de selectie van de partijen. In de periode medio 2017-medio 2018 is met deze partijen de dialoog gevoerd over het functioneel ontwerp en het technisch ontwerp voor de nieuwe IT-infrastructuur. Het functioneel ontwerp is eigendom van Defensie, de technische ontwerpen zijn momenteel nog het intellectueel eigendom van de marktpartijen. Een van de partijen heeft zich na beëindiging van de technische dialoog teruggetrokken, waarna de aanbesteding is voortgezet met het overgebleven consortium (zie Kamerstuk 31 125, nr. 91). Het technisch ontwerp van dit consortium is beoordeeld en voldoet volledig aan de eisen van Defensie, zoals gedetailleerd vastgelegd in het functioneel ontwerp. Het is een zeer uitgebreid, «state of the art» ontwerp, dat een solide basis vormt voor een nieuwe, toekomstvaste IT-infrastructuur.

Bij de voltooiing van de technische dialoog was het aanvankelijk de verwachting dat het mogelijk zou zijn binnen enkele maanden, dus nog in het najaar van 2018, tot een gunning te komen. Mede op basis van de aanbevelingen van Bureau ICT Toetsing (BIT) heeft Defensie echter geconstateerd dat de niet-technische aspecten van de beoogde samenwerkingsovereenkomst nog niet op het vereiste niveau waren. Hieraan is de afgelopen maanden hard gewerkt, in nauw overleg met het overgebleven consortium en met steun van daarin gespecialiseerde externe partijen zoals de Landsadvocaat. Recent is het BIT gestart met een nieuwe toets, waarmee ik uitvoering geef aan de motie-Bruins Slot c.s. (Kamerstuk 31 125, nr. 88). Mede afhankelijk van de uitkomsten hiervan, zal de gunning waarschijnlijk niet eerder dan in het tweede kwartaal van dit jaar kunnen plaatsvinden.

De hierdoor onstane vertraging in de aanbesteding levert een risico op. De wijze van aanbesteding vereist van de betrokken marktpartijen grote investeringen vooraf in de dialoogfase, zonder dat zekerheid over gunning bestaat. Voor de dialoog heeft het consortium een team samengesteld, dat nu in afwachting van voltooiing van de aanbesteding nog steeds beschikbaar wordt gehouden voor GrIT. Hiermee lopen de kosten voor het consortium nog steeds op en ontstaat er bij de partners in het consortium onzekerheid en druk om het personeel in het team voor andere opdrachten in te zetten. Dit zou echter ten koste gaan van de kennis en de band die het consortium en Defensie gedurende de dialoog hebben opgebouwd. Dit betekent een risico op kwaliteitsverlies voor de uiteindelijk oplossing.

Om dit risico tegen te gaan, heeft Defensie na overleg met het consortium besloten de exclusieve rechten op het technisch ontwerp nu alvast te verwerven tegen betaling van een vergoeding. De verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van het technisch ontwerp en eventuele risico’s ten aanzien daarvan blijven gedurende de contracttermijn van de samenwerkingsovereenkomst bij het consortium. Voor de financiële details verwijs ik u naar de commercieel vertrouwelijke bijlage bij deze brief¹. Omdat de consortiumpartners hiermee een deel van hun investeringen vooraf alvast vergoed krijgen, kunnen zij nu garanderen dat het bestaande team, ondanks de vertraging, gedurende de rest van de geplande aanbesteding intact blijft. Voor Defensie leidt deze verwerving niet tot meerkosten omdat de ontwerpvergoeding in mindering wordt gebracht op de contractprijs bij gunning. Defensie had die kosten anders bij gunning ook moeten betalen. Het past dus in de begroting.

Ik wil benadrukken dat Defensie zich met het verwerven van het technisch ontwerp op geen enkele manier verplicht om tot gunning over te gaan. Dat is een afzonderlijk besluit dat pas na voltooiing van de onderhandelingen, de business case en het nieuwe BIT-advies zal worden genomen. In overeenstemming met mijn toezegging in het Algemeen Overleg IT van 13 juni jl. (Kamerstuk 31 125, nr. 89), wordt hiermee dus geen omvangrijke onomkeerbare verplichting aangegaan.

Tevens geldt dat hoe het gunningsbesluit ook uitpakt, in elk scenario voor de vernieuwing van de IT-infrastructuur een goed technisch ontwerp essentieel is. Defensie heeft het technisch ontwerp hoe dan ook nodig. Deze verwerving is daarmee een «no regret»-maatregel, waarmee Defensie de beschikbaarheid van een uitstekend technisch ontwerp zeker stelt, hoe de rest van de aanbesteding ook zal verlopen.

Ook Defensie heeft in de dialoog aanzienlijk geïnvesteerd in de totstandkoming van dit ontwerp. Daarnaast wordt met deze verwerving het risico op kennis- en kwaliteitsverlies door verloop in het team van het consortium tegengegaan. Uiteraard zullen eventuele aanbevelingen van het BIT over het technisch ontwerp alsnog in de uiteindelijke samenwerkingsovereenkomst bij gunning worden verwerkt.

De Staatssecretaris van Defensie, B. Visser

---

1 Ter vertrouwelijke inzage gelegd, alleen voor de leden, bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer