30 146
Instellen P-Direkt als baten-lastendienst

nr. 22
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 augustus 2008

1. Inleiding

Ter griffie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ontvangen op 19 augustus 2008. De wens over het voorgenomen besluit nadere inlichtingen te ontvangen kan door of namens de Kamer of door ten minste dertig leden van de Kamer te kennen worden gegeven uiterlijk op 1 oktober 2008.

De Kamer kan zich tegen het voorgenomen besluit uitspreken uiterlijk op 1 oktober 2008 dan wel binnen veertien dagen na het verstrekken van de in de vorige volzin bedoelde inlichtingen.

Bij de termijnen is rekening gehouden met de recesperiode van de Tweede Kamer.Op grond van de voorhangprocedure van artikel 10 van de Comptabiliteitswet 2001 leg ik u hierbij mijn voornemen voor om met ingang van 1 januari 2009 over te gaan tot het verlenen van de definitieve status aan de baten-lastendienst P-Direkt. P-direkt heeft nu een tijdelijke baten-lastendienststatus.

Deze voorhangprocedure houdt in dat dit besluit niet eerder wordt genomen dan 30 dagen nadat het voornemen daartoe schriftelijk ter kennis is gebracht aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Indien de Kamer binnen 30 dagen na ontvangst van de kennisgeving of binnen 14 dagen na het verstrekken van nadere inlichtingen zich uitspreekt tegen het voorgenomen besluit wordt het besluit niet aangenomen.

Het kabinet is van mening dat de tijdelijke status van de baten-lastendienst P-Direkt kan worden omgezet in een definitieve status.

P-Direkt heeft zich in de afgelopen twee jaar na haar oprichting ontwikkeld tot een volwaardige outputgestuurde organisatie op basis van een integraal kostprijsmodel. Op basis van goede doelmatigheidsindicatoren zal P-direkt jaarlijks verslag gaan doen in de begroting en verantwoording.

Dit is in overeenstemming met het positieve oordeel van de Directeur-generaal Rijksbegroting die toetsing heeft uitgevoerd op de drie instellingsvoorwaarden.

2. Wat vooraf ging: waarom in eerste instantie de tijdelijke baten-lastendienststatus?

Op 4 juli 2003 heeft het kabinet besloten tot oprichting van het Shared Service Centrum voor Personeelsregistratie en Salarisadministratie, inmiddels P-Direkt geheten. De oprichting van P-Direkt was één van de initiatieven om, in het kader van het Programma Andere Overheid, kwaliteitsverbetering en efficiencywinst in het beheer en de bedrijfsvoering van de rijksdienst te realiseren. Over de resultaten die tot op heden zijn bereikt zal ik u onder punt 3 nader informeren.

De organisatievorm «baten-lastendienst» was voor het kabinet de aangewezen vorm om deze kwaliteitsverbetering en efficiencyvergroting te bevorderen. De resultaatgerichte sturing, ondersteund door een baten-lastenadministratie, bevordert de transparantie door de toerekening van kosten aan geïdentificeerde producten waardoor sturing op kwantiteit, kostprijs en kwaliteit beter mogelijk is.

Er is in 2006 gekozen voor de tijdelijke status zodat de nieuwe organisatie direct binnen het baten-lastenstelsel kon worden ingericht. Met het voldoen aan alle instellingsvoorwaarden komt P-Direkt in aanmerking voor de definitieve status.

3. De resultaten van de nieuwe aanpak P-Direkt tot op heden

De in het Kabinetsbesluit van december 2006 beschreven nieuwe aanpak P-Direkt houdt in dat gewerkt wordt in twee fasen. Deze aanpak is daarmee kansrijker, beter beheersbaar, minder risicovol en minder complex dan het in 2003 voorgestane big-bangscenario.

In de huidige fase 1 levert P-Direkt proces- en ICT-standaarden en zet een beheerorganisatie op. Voor deze fase is thans 75% van de producten gerealiseerd met een minimaal 90% afname door de departementen. Per ultimo 2008 zullen alle producten gereed zijn.

De departementen implementeren deze producten, introduceren zelfbediening en verzorgen de gecentraliseerde eerste en tweedelijns ondersteuning. De wijze waarop en het tempo waarin dat gebeurt, verschilt per departement.

4. De wijze waarop de dienst voldoet aan de instellingsvoorwaarden

Om de status van baten-lastendienst te verkrijgen, moet conform de regeling baten-lastendiensten 2007 worden voldaan aan de volgende drie instellingsvoorwaarden:

– aantoonbare doelmatigheid;

– resultaatgericht besturingsmodel;

– kostprijsmodel met koppeling tussen geïdentificeerde producten/diensten en de aan perioden toegerekende kosten.

De afgelopen twee jaar heeft P-direkt samen met betrokken diensten een aantal systemen ingericht en sturingsprocessen beschreven. Eind maart jl. heeft de Directeur-generaal Rijksbegroting hierop groenlicht gegeven zodat het voorstel voor definitieve status behandeld kon worden in de Ministerraad. Hierop heeft de Ministerraad ingestemd met het starten van de voorhangprocedure richting uw Kamer.

5. Aantoonbare doelmatigheid

P-Direkt zal de doelmatigheid van de dienstverlening monitoren en verbeteren. Hiervoor hanteert P-Direkt voor de vier basisservices (Zelfbedieningsportaal, Personeelsadministratie, Salarisverwerking en Digitaal Personeelsdossier) drie doelmatigheidsindicatoren (beschikbaarheid, betrouwbaarheid en tarief).

De indicatoren beschikbaarheid en betrouwbaarheid zijn algemeen erkend als goede maatstaven voor het meten van de kwaliteit van de geleverde dienstverleningsprestaties. De indicator tarief (en de onderliggende kostprijzen) is de belangrijkste indicator voor de doelmatigheid van de geleverde dienstverleningsprestaties, bij een gelijkblijvende kwaliteit.

Voor een goede analyse van de doelmatigheid van P-Direkt is het van belang dat op een zeker moment een nulmeting wordt uitgevoerd. Met behulp van deze nulmeting kan vervolgens de jaren erna worden gekeken of inderdaad de doelmatigheid is toegenomen (tijdreeksanalyse).

Tevens zal P-Direkt regelmatig haar relatieve doelmatigheid meten door de producttarieven en de kostprijzen van vergelijkbare organisaties onderling te vergelijken (bedrijfsvergelijking en benchmarking).

Zo zal P-Direkt participeren in een SSC-HR benchmark en een benchmark tussen de diverse gelijksoortige Baten-lastendiensten in de Rijksdienst onderling. In deze zogenaamde Benchmarkpijler dient ook de jaarlijkse klanttevredenheidsmeting door de afdeling Dienstverleningssystemen van P-Direkt een plek te krijgen.

Van zowel de tijdreeksen als bedrijfsvergelijkingen gaan prikkels tot meer doelmatigheid uit.

P-Direkt streeft naar een volledig operationeel zijn van deze Nieuwe Dienstverlening met uniforme service levels per basis service per medio 2009: dat zou ook het moment moeten zijn waarop de officiële nulmeting moet plaatsvinden.

Op basis van deze nulmeting zullen de streefwaarden voor de doelmatigheidsindicatoren voor het jaar 2010 worden opgesteld, in de komende jaren de resultaten van de doelmatigheidsverbetering kunnen worden aangetoond. Er wordt nagestreefd om per jaar 2% efficiënter te werken met een evaluatiemoment na 3 jaar.

2010 zal derhalve het eerste jaar zijn waarin de realisatie van de doelmatigheidsindicatoren kan worden afgezet tegenover de afgesproken niveaus. Tot die tijd zal P-Direkt rapporteren over de service-levels en de tarieven van de Oude Dienstverlening (per ondersteunend systeem).

6. Resultaatgericht sturingsmodel

Om de doelmatigheid van P-Direkt te vergroten is een aantal samenhangende zaken in de sturing en bekostiging van P-Direkt geregeld.

Op de eerste plaats betreft dit het (onder)scheiden van de rollen van opdrachtgever en P-Direkt als opdrachtnemer zodat een goede afweging over nut en noodzaak van de activiteiten van P-Direkt plaatsvindt. De opdrachtgevers (de verschillende departementen) van P-Direkt beschikken over een eigen budget waarmee ze de producten van P-Direkt bekostigen. Bepalen en betalen liggen hierdoor in één hand en creëert een belangrijke prikkel voor doelmatigheid: value for money.

Op de tweede plaats zijn de P-Direkt producten en diensten zodanig geformuleerd en genormeerd dat kostprijzen vastgesteld zijn en zodoende een outputgerichte sturing en bekostiging mogelijk is.

Op de derde plaats maken de departementen met P-Direkt afspraken over welke producten en diensten geleverd worden en tegen welke prijs en kwaliteit dit gebeurt.

7. Kostprijsmodel met koppeling tussen geïdentificeerde producten/diensten en de aan perioden toegerekende kosten

Conform de instellingsvoorwaarden voldoet het kostprijsmodel aan de criteria van transparantie, betrouwbaarheid en is zodanig ingericht dat er een voor- en nacalculatie, evenals een verschillenanalyse gemaakt kan worden. De kostprijs dient als doelmatigheidsindicator om de komende jaren vast te stellen of P-Direkt doelmatiger is gaan werken.

Het door P-Direkt ontwikkelde kostprijsmodel kent drie doelstellingen:

– het in rekening kunnen brengen van integraal kostendekkende tarieven bij opdrachtgevers;

– het beheersen van de kosten op basis van de stuurinformatie die kan worden gedestilleerd uit de verschillenanalyse van de voor en de nacalculatie;

– het aantonen van doelmatigheidsverbetering door vergelijk van kostprijzen over de jaren.

Met het volledig in productie zijn van de nieuwe dienstverlening uit fase 1 per 1 januari 2009 zullen ook de kosten van de door IBM overgenomen licenties met ingang van 1 januari 2009 integraal onderdeel uitmaken van de betreffende kostprijzen en niet meer apart aan de opdrachtgevers gefactureerd worden.

8. Stand van zaken financieel beheer

Een belangrijk aandachtspunt bij het instellen van een baten-lastendienst is het financieel beheer. P-Direkt heeft vanaf het moment van oprichting van de dienst (per 1 januari 2006) een baten-lastenadministratie gevoerd en ontving over 2006 en 2007 een goedkeurende accountantsverklaring.

9. Wijze van informeren van de Tweede Kamer

De begroting en verantwoording van P-Direkt vormen integraal onderdeel van de begroting van BZK. De Tweede Kamer zal derhalve via de reguliere begrotingscyclus de budgettaire informatie over P-Direkt blijven ontvangen.

10. Tot slot

P-Direkt heeft zich, als baten-lastendienst met tijdelijke status, inmiddels bewezen als slagvaardig en doelgericht opdrachtgever en opdrachtnemer.

Ik ben er van overtuigd dat P-Direkt, als baten-lastendienst met definitieve status, op verantwoorde wijze zal blijven functioneren.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

G. ter Horst