30 100 V
Jaarverslag en slotwet ministerie van Buitenlandse Zaken 2004

nr. 9
BRIEF VAN DE MINISTERS VAN BUITENLANDSE ZAKEN EN VOOR ONTWIKKELINGSSAMENWERKING

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 8 juni 2005

Naar aanleiding van het verantwoordingsdebat op 19 mei jl. en het verzoek van het lid Verburg om uw Kamer te informeren over de wijze waarop de problemen rond het voorschottenbeheer bij Buitenlandse Zaken worden opgelost, mede vooruitlopend op het Wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2004 met de vaste commissie voor Buitenlandse Zaken, bieden wij u hierbij onze reactie aan.

Zoals wij in onze reactie op het rapport van de Algemene Rekenkamer bij het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken hebben aangegeven, zit het percentage fouten en onzekerheden dicht bij het maximaal haalbare. Een formele norm ten aanzien van het maximaal toelaatbare percentage fouten en onzekerheden met betrekking tot het beheer van voorschotten bestaat niet. Desalniettemin blijven wij streven naar een zo laag mogelijk fouten- en onzekerhedenpercentage. Er is een diepgaande analyse gemaakt van de in 2004 geconstateerde fouten en onzekerheden aan de hand waarvan een aantal maatregelen wordt genomen. In het bepalen van algemene en specifieke gerichte maatregelen vormt het doelmatigheidsaspect een belangrijke afweging.

Investeren in kennisbehoud en kennisontwikkeling is onontbeerlijk om een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering te borgen. Ten behoeve van de werving en selectie van nieuwe medewerkers worden de opleidingseisen ten aanzien van de financiële functie en het plaatsingsbeleid opnieuw bezien. Daarnaast wordt meer aandacht besteed aan kennisopbouw met betrekking tot het zittende personeel door opleidingen en training, waarbij de focus vooral zal liggen op de bevordering van het leren op de werkplek. Er wordt daarom geïnvesteerd in maatregelen die dit kunnen verbeteren zoals introductie van e-learning (te beginnen met het beheer van voorschotten), het creëren van stageplaatsen en de ontwikkeling van coachend leiderschap.

Naast de verhoogde aandacht voor het kennisniveau van mensen in de financiële functie treffen wij maatregelen die het aantal fouten en onzekerheden met betrekking tot het beheer van voorschotten in 2005 moeten doen afnemen. In de loop van 2004 zijn de interne voorschriften van het ministerie vereenvoudigd, beter uitvoerbaar en meer toegankelijk gemaakt, waardoor de oorzaak van een aantal fouten reeds geadresseerd is. Ingangsdatum van deze vereenvoudigde voorschriften was 1 januari 2005. Daarnaast worden de volgende aanvullende maatregelen getroffen.

Door betere voorlichting en communicatie over de toepassing van de voorschriften en het nadrukkelijker aanspreken van budgethouders op hun verantwoordelijkheid wordt getracht fouten en onzekerheden te voorkomen. Zo worden gedurende het jaar diverse thematische nieuwsbrieven aan budgethouders opgesteld en zal via het intranet een overzicht van meest gemaakte fouten worden gepubliceerd, waarbij wordt uitgelegd hoe de betreffende fouten kunnen worden voorkomen. Budgethouders zullen onder andere door meer nadruk te leggen op de kwaliteit van het financieel beheer in de beoordeling van hun functioneren en door het opzetten van een interne benchmark nadrukkelijker op hun verantwoordelijkheid worden aangesproken.

Ook de controlerende rol van de directie FEZ (Financieel-Economische Zaken), als concerncontroller, wordt aangezet. De directie FEZ heeft hiertoe de bewaking van de kwaliteit van het voorschottenbeheer aan de hand van het management informatiesysteem geïntensiveerd. Op basis van de uitkomsten van de door FEZ uitgevoerde risicoanalyses en de bevindingen van de departementale accountantsdienst zal zij ten aanzien van een beperkt aantal budgethouders meer gerichte acties opleggen. U moet hierbij denken aan een vergrote informatie- en verantwoordingsplicht gedurende het jaar.

Wij hebben er alle vertrouwen in dat het bezwaaronderzoek van de Algemene Rekenkamer niet daadwerkelijk tot een bezwaar zal leiden.

De Minister van Buitenlandse Zaken,

B. R. Bot

De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking,

A. M. A. van Ardenne-van der Hoeven