30 100 II
Jaarverslag en slotwet Hoge Colleges van Staat en Kabinetten 2004

nr. 4
RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2004 VAN OVERIGE HOGE COLLEGES VAN STAAT EN KABINETTEN (IIB)

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 18 mei 2005

Hierbij bieden wij u aan het op 9 mei 2005 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2004 van Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB)».

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling,

president

Jhr. mr. W. M. de Brauw,

secretaris

Inhoud

Samenvatting		5
Audit Actielijst 2005		6
1	Inleiding	7
1.1	Rapport bij het jaarverslag	7
1.2	Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten	8
1.3	Opzet van het onderzoek	9
1.4	Leeswijzer	10
2	Jaarverslag	12
2.1	Financiële informatie en saldibalans	12
2.2	Informatie over de bedrijfsvoering	13
2.3	Informatie over beleid	14
3	Beheer Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten	15
3.1	Opgeloste onvolkomenheden	15
3.2	Conclusies	15
4	Reactie minister	17
Bijlage 1	Overzicht fouten en onzekerheden 2004	18
Bijlage 2	Overzicht begrote en verantwoorde bedragen 2004	19
Bijlage 3	Gebruikte afkortingen	20
Bijlage 4	Verklarende woordenlijst	21

SAMENVATTING

De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering onderzocht en het financieel beheer en het materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport zijn het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek opgenomen.

De beoordeelde onderwerpen (financiële informatie, bedrijfsvoering en beleidsinformatie) hangen onderling nauw samen, en kunnen gezien worden als een drieluik. De volgende passages vatten de resultaten kort samen.

Financiële informatie

De uitgaven van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2004 bedragen € 86,9 miljoen. De verplichtingen bedragen € 87,9 miljoen en de ontvangsten 3,8 miljoen.

Het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de gestelde eisen.

Bedrijfsvoering

Bij de onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is sprake van een ordelijk beheer; er zijn geen onvolkomenheden. Ten opzichte van 2003 is het beheer verbeterd.

Beleidsinformatie

De Algemene Rekenkamer concludeert dat de informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Colleges van Staat en de Kabinetten op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.

Reactie minister

In zijn reactie van 26 april 2005 geeft de minister van BZK aan dat het positieve oordeel van de Algemene Rekenkamer over de financiële informatie en de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2004 hoofdstuk IIB geen aanleiding geeft tot een nadere reactie.

Ten aanzien van het oordeel over de bedrijfsvoering wijst hij op de eigen verantwoordelijkheid van de Hoge Colleges van Staat voor het financieel beheer op grond van artikel 19 lid 5 van de comptabiliteitswet 2001. Hij beveelt de Hoge Colleges aan dit rapport te bespreken in het zogenoemde HOCOSTA-overleg.

1 INLEIDING

1.1 Rapport bij het jaarverslag

De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering onderzocht en het financieel beheer en het materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport vindt u het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek.

In figuur 1 staat wat de Algemene Rekenkamer wanneer onderzoekt en voor wie zij dat doet.

1.2 Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

De Overige Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten zijn onafhankelijke staatsinstellingen. De hier behandelde Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zijn:

• De Raad van State;

• De Algemene Rekenkamer¹;

• De Nationale Ombudsman;

• De Kanselarij der Nederlandse Orden en Kapittel voor civiele orden;

• Het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen;

• Het Kabinet van de Gouverneur van Aruba.

Met ingang van 2004 is de begroting van de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten gesplitst in een deel IIA en een deel IIB. Deel IIA bevat het onderdeel Staten-Generaal en deel IIB de Overige Hoge Colleges van Staat, het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en het Kabinet van de Gouverneur van Aruba. Deze splitsing is tot stand gekomen naar aanleiding van het verzoek van de Staten-Generaal om de bijzondere positie van deze colleges zichtbaar te maken in de begroting. Voor beide onderdelen zijn afzonderlijke jaarverslagen opgesteld. De Algemene Rekenkamer rapporteert afzonderlijk over beide onderdelen. Naast dit rapport verschijnt dan ook een apart rapport bij het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIA over de Staten-Generaal.

Een tweede wijziging ten opzichte van 2003 is de begroting en verantwoording van het Kabinet der Koningin. Deze zijn door de uitvoering van het amendement Kalsbeek verplaatst naar hoofdstuk III (Algemene Zaken).

Formeel stelt het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de gezamenlijke financiële verantwoording van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten op. Materieel zijn de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zelf verantwoordelijk voor de besteding van middelen.

De uitgaven van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2004 bedragen € 86,9 miljoen. De verplichtingen bedragen € 87,9 miljoen en de ontvangsten 3,8 miljoen.

1.3 Opzet van het onderzoek

De Algemene Rekenkamer heeft op basis van de risicoanalyse 2004 en de Audit Actielijst 2004 een programma opgesteld voor het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek bij de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. De Algemene Rekenkamer heeft aandacht besteed aan het financieel beheer en het materieelbeheer, waaronder de administratieve organisatie en het contractbeheer. Daarnaast heeft de Algemene Rekenkamer een onderzoek uitgevoerd naar de personele uitgaven aan hogere ambtenaren bij het Rijk. Dit onderzoek is uitgevoerd op verzoek van het kabinet. De resultaten van dit onderzoek staan in het rapport Beloningen van hogere ambtenaren bij het Rijk, dat gepubliceerd is op 26 april 2005.

De Algemene Rekenkamer heeft zoals ieder jaar reviews uitgevoerd op de controles van de departementale auditdienst. Dit doet zij om vast te kunnen stellen of zij bij haar oordeelsvorming gebruik kan maken van de werkzaamheden van de auditdienst.

Figuur 2 geeft weer wat de werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer en de departementale auditdienst zijn, en welke verschillen daartussen bestaan.

1.4 Leeswijzer

Dit rapport bij het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten omvat, behalve een samenvatting en een inleiding, twee hoofdstukken, te weten: «Jaarverslag» (hoofdstuk 2) en «Beheer van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten» (hoofdstuk 3).

Direct na de samenvatting is de Audit Actielijst 2005 (AAL 2005) opgenomen. Deze bouwt voort op de AAL 2004. De AAL laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer vindt dat de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten actie moet ondernemen. Ook biedt de AAL inzicht in de voortgang van verbeteracties die eerder zijn ingezet.

Hoofdstuk 2 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten.

Tot slot bevat hoofdstuk 3, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer en het materieelbeheer van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. Ook de ontwikkelingen in het beheer worden beschreven.

Dit rapport telt verder vier bijlagen.

In bijlage 1 staan, voor zover van toepassing, alle fouten en onzekerheden op een rij en in bijlage 2 de begrote en verantwoorde bedragen. Bijlage 3 bevat de gebruikte afkortingen en bijlage 4 is een verklarende woordenlijst.

2 JAARVERSLAG

De Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, beoordeeld. Zij heeft onderzocht of de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten het geld volgens de regels hebben uitgegeven en in het jaarverslag daarover goed verantwoording afleggen. Waar dit niet het geval is, spreekt de Algemene Rekenkamer van een onrechtmatigheid of van een ondeugdelijke weergave.

In dit hoofdstuk staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de jaarverslagen als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen over de volgende onderdelen van het jaarverslag:

• financiële informatie en saldibalans;

• informatie over bedrijfsvoering;

• informatie over beleid.

Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen.

De Algemene Rekenkamer komt tot deze oordelen op basis van bevindingen uit haar onderzoek.

Oordeel jaarverslagen

De jaarverslagen over 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.

2.1 Financiële informatie en saldibalans

De CW 2001 stelt de volgende eisen aan financiële informatie:

• rechtmatig totstandgekomen;

• op deugdelijke wijze weergegeven;

• overeenkomstig de verslaggevingseisen opgesteld.

Oordeel financiële informatie

De financiële informatie in de jaarverslagen over 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt.

Met «financiële informatie» wordt bedoeld: alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten in de verantwoordingsstaat over de overige hoge colleges van staat en kabinetten en de toelichting daarbij.

Verantwoordingsstaten en toelichtingen

Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaten 2004 zijn opgebouwd en voor zover van toepassing de fouten, onzekerheden en onvolledigheden die de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd.

Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (x € miljoen)

	Verplichtingen	Uitgaven	Ontvangsten
Totaalbedragen verantwoordingsstaat	87,9	86,9	3,8
Belangrijke fouten en onzekerheden	–	–	–
Overige fouten en onzekerheden^1	0,2	0,2	–
Totaalbedrag fouten en onzekerheden	0,2	0,2	–

¹ Dit is het totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen op artikelniveau niet overschrijden.

Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 1,1 miljoen respectievelijk € 0,2 miljoen aan overschrijdingen (zie bijlage 2). Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwet-mutaties, zal de Algemene Rekenkamer haar positieve oordeel over de financiële informatie in het jaarverslag mogelijk moeten herzien.

Oordeel saldibalans en toelichting

De saldibalans 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten en de toelichting daarop voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.

Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.

Overzicht 2 Saldibalans per 31 december 2004, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (x € miljoen)

Totaalsaldo (debet + credit)	190,3
Beoordeeld totaal saldibalans debet + credit^1	94,8
Totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen per saldibalanspost overschrijden	–
Overige fouten en onzekerheden	–
Totaalbedrag fouten en onzekerheden	–

¹ Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting en tegenrekeningen tellen niet mee voor het beoordeelde totaal.

Het totaal van openstaande voorschotten die zijn afgerekend, bedraagt € 3,2 miljoen. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de afrekeningen aan de eisen voldoen.

2.2 Informatie over de bedrijfsvoering

De Overige Hoge Colleges en Kabinetten hebben bij ieder beleidsartikel een bedrijfsvoerings-paragraaf opgenomen. De inhoud is divers. Deze varieert van het aangeven van aandachtspunten in het beheer tot «geen bijzonderheden». Eén Hoog College (de Algemene Rekenkamer) geeft een mededeling bij de bedrijfsvoering af. Ze verklaart dat er sprake is van beheerste bedrijfsprocessen.

Oordeel informatie over de bedrijfsvoering

De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.

2.3 Informatie over beleid

Bij het beoordelen van de kwaliteit van beleidsinformatie kijkt de Algemene Rekenkamer naar de wijze waarop de informatie over het beleid tot stand komt en naar de mate waarin deze voldoet aan de verslaggevingseisen.

Oordeel informatie over beleid

De informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.

3 BEHEER OVERIGE HOGE COLLEGES VAN STAAT EN KABINETTEN

Dit hoofdstuk beschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer over de bedrijfsvoering van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten.

Bedrijfsvoering is de (interne) sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen en is gericht op het realiseren van taken en doelen van de organisatie. Onder de bedrijfsvoering vallen:

• het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties;

• de controle door de departementale auditdienst;

• de totstandkoming van de financiële informatie, bedrijfsvoeringsinformatie en beleidsinformatie in het jaarverslag.

De Algemene Rekenkamer baseert haar oordelen op de eisen die de CW 2001 stelt aan de onderdelen van de bedrijfsvoering.

Dit hoofdstuk vermeldt eerst (§ 3.1) de in 2004 opgeloste onvolkomenheden. In de conclusie (§ 3.2) is het oordeel te vinden over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Hier wordt ook de ontwikkeling van de bedrijfsvoering in de afgelopen drie jaar met een figuur weergegeven.

3.1 Opgeloste onvolkomenheden

Op de in 2003 geconstateerde onvolkomenheden zijn voldoende verbeteringen gemaakt. Dit geldt met name voor de Raad van State. Daar is de administratieve organisatie nu grotendeels beschreven; ook het contractbeheer is daar nu verbeterd. Ten aanzien van het materieelbeheer zijn bij alle Overige Hoge Colleges van Staat in 2004 inventarisaties gehouden.

De Algemene Rekenkamer vraagt echter alle organisaties alert te zijn op het op peil houden van de administratieve organisatie en het naleven van regels en procedures. Met name die ten aanzien van het contractbeheer en de verplichtingen en verificatieprocedures.

3.2 Conclusies

Het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zijn verbeterd ten opzichte van 2003. Er is geen sprake meer van onvolkomenheden.

4 REACTIE MINISTER

In zijn reactie van 26 april 2005 geeft de minister van BZK aan dat het positieve oordeel van de Algemene Rekenkamer over de financiële informatie en de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2004 hoofdstuk IIB geen aanleiding geeft tot een nadere reactie.

Ten aanzien van het oordeel over de bedrijfsvoering wijst hij op de eigen verantwoordelijkheid van de Hoge Colleges van Staat voor het financieel beheer op grond van artikel 19 lid 5 van de Comptabiliteitswet 2001. Hij beveelt de Hoge Colleges aan dit rapport te bespreken in het zogenoemde HOCOSTA-overleg.

BIJLAGE 1

OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIELE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2004 VAN DE OVERIGE HOGE COLLEGES VAN STAAT EN KABINETTEN (IIB)

A: Verplichtingen

Art	Omschrijving	Totaal ver-antwoord bedrag (€ x 1000)	Fout (mln €)	Onzeker-heid (mln €)	Totaal F+O (mln €)	Totaal F+O (%)	Tolerantiegrens over-schreden?	Onzekerheid over volledigheid (€ x 1000)	Toelichting
		(a)	(b)	(c)	(b+c)	(b+c)/a*100	(ja/nee)
5	Raad van State	44 484		0,2	0,2		nee

B: Uitgaven

Art	Omschrijving	Totaal ver-antwoord bedrag (€ x 1000)	Fout (mln €)	Onzeker-heid (mln €)	Totaal F+O (mln €)	Totaal F+O (%)	Tolerantiegrens over-schreden?	Onzekerheid over volledigheid (€ x 1000)	Toelichting
		(a)	(b)	(c)	(b+c)	(b+c)/a*100	(ja/nee)
6	Algemene Rekenkamer	26 691	0,17	0,04	0,21		nee
7	Nationale Ombudsman	8 977	0,03		0,03		nee
Totaal		35 668	0,2	0,04	0,24		nee

Bovenstaande tabellen geven een overzicht van de fouten en onzekerheden die de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd. Het betreffen fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en in de deugdelijke weergave in het jaarverslag.

De tolerantie op artikelniveau bedraagt voor fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld:

– voor artikelen < € 50 miljoen: 10% van het artikelbedrag (voor de saldibalans: per individuele post);

– voor artikelen € 50 miljoen en < € 0,5 miljard: € 5 miljoen (voor de saldibalans: per individuele post), en

– voor artikelen € 0,5 miljard: 1% van het artikelbedrag (voor de saldibalans: per individuele post).

De goedkeuringstolerantie in de totalen bedraagt 1% voor alle fouten en 3% voor alle onzekerheden (exclusief onzekerheid over volledigheid).

Tegen fouten en onzekerheden kan de Algemene Rekenkamer bezwaar maken op grond van artikel 88 CW 2001.

BIJLAGE 2

TOTAALOVERZICHT BEGROTE EN VERANTWOORDE BEDRAGEN IN JAARVERSLAG 2004 VAN DE OVERIGE HOGE COLLEGES VAN STAAT EN KABINETTEN (IIB)

	Uitgaven (bedragen x € 1000)				Verplichtingen (bedragen x € 1000)
	Begroting 2004 (€ x 1000) (stand bij 2^e supp)	Verantwoording 2004 (€ x 1000)		verschil		Begroting 2004 (€) (stand bij 2^e supp)	Verantwoording 2004 (€)	verschil
			abs (€)	%	abs (€)			%
Beleidsartikelen:
Art 5 Raad van State	46 540	44 540	– 2 000	4	46 540	44 484	– 2 056	4
Art 6 Algemene Rekenkamer	26 469	26 691	222	1	26 469	26 528	59	0
Art 7 Nationale Ombudsman	8 991	8 977	14	0	8 991	8 977	– 14	0
Art 8 Kanselarij der Nederlandse Orden	3 162	3 134	– 28	0	3 162	4 166	1 004	31
Art 10 Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen	2 706	2 578	– 128	5	2 706	2 750	44	2
Art 11 Kabinet van de Gouverneur van Aruba	1 282	982	– 300	23	1 282	982	– 300	23
Niet-beleidsartikelen:
Art 12 Nominaal en Onvoorzien	273	0	273	100	273	0	– 273	100
Totaal	89 423	86 902	2 521		89 423	87 887	1 536
Totaal overschrijdingen			222				1 107

BIJLAGE 3

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

AAL	Audit Actielijst
BZK	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
CW 2001	Comptabiliteitswet 2001

BIJLAGE 4

VERKLARENDE WOORDENLIJST

Hieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.

Accountantsrapport

Schriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag van het Rijk.

Accountantsverklaring

Schriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete uitspraak over de rechtmatigheid.

Administratieve systemen

Systemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie over het beheer.

Agentschap

Zie baten-lastendienst.

Artikelgewijze oordeelsvorming

Wijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.

Baseline financieel beheer en materieelbeheer

De algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen en in deze toepassing ook het management te betrekken.

Baten-lastendienst

Onderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan andere departementale (buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid en het budgetrecht van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling van baten-lastendiensten. Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats in de begroting en de financiële verantwoording en voert een administratie los van de begrotingsadministratie van het moederministerie.

Bedrijfsvoering

De bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze processen.

Begrijpelijkheid

Norm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is en zonodig duidelijke verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.

Beleidsintensiveringen

Verhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing ten grondslag ligt.

Beleidsprioriteiten

Speerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.

Bestuurskosten

Uitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of die rechtstreeks aan de top ten goede komen.

Betrouwbaarheid

Norm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf, als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen een rol spelen.

Bezwaaronderzoek

Onderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar maken op grond van artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001. De Algemene Rekenkamer hanteert een selectief bezwaarbeleid.

Budgetrecht Tweede Kamer

Recht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het innen van ontvangsten (belastingen).

Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)

De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd dat (a) de kwaliteit van de systemen van reguliere prestatiegegevens en (b) de aanwezigheid van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek vast te stellen moeten zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem, de administratieve organisatie en/of de onderzoeksdossiers.

Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)

De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.

Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)

Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal, waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen en diensten.

Deugdelijke weergave

De financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie een oordeel over de uitkomsten kan vormen.

Europese aanbestedingsrichtlijnen

Richtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie, transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.

Financieel beheer

Het geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt. Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).

Financieel Jaarverslag en saldibalans van het Rijk

Deze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden opgesteld door de minister van Financiën.

Fouten

Fouten zijn afwijkingen van de criteria rechtmatigheid en deugdelijke weergave. Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave fouten worden beide onderscheiden in onjuistheden en onvolledigheden.

Jaarverslag (departementaal)

Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening. Hiermee legt de minister verantwoording af over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering van het ministerie.

M&O-beleid

Het geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk gebruik van (subsidie)regelingen zoveel mogelijk te beperken.

Materieelbeheer

De zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer 1996.

Onvolkomenheid

Overschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.

Onzeker (onzekerheden)

Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het financieel beheer van een ministerie. Het oordeel onzeker wordt gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig of al dan niet deugdelijk weergegeven zijn.

Overdrachtsuitgaven

Subsidies en specifieke uitkeringen.

Potentieel bezwaargeval

Onvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen van de Algemene Rekenkamer overschrijden.

Prestatiegegevens

Onder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie over de prestaties van de overheid worden verstaan.

Rechtmatigheid

orm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven, en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.

Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)

Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen.

Review

De beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD). Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle zodanig is uitgevoerd dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de resultaten ervan.

---

1 De Algemene Rekenkamer is gecontroleerd door de auditdienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.