29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 260 BRIEF VAN DE MINISTERS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES EN VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 23 maart 2017

Naar aanleiding van de motie van het lid Veldman1, ingediend in het overleg van 2 juni 2016 over wijziging van de Wet openbaarheid van bestuur (Handelingen II 2015/16, nr. 91, item 11), hebben ondergetekenden in een brief van 10 januari 20172 toegezegd om de inhoudelijke reactie op de motie van het lid Veldman, die verzoekt om een interbestuurlijk actieplan om de informatiehuishouding van overheden op orde te brengen, in het eerste kwartaal van 2017 naar uw Kamer te sturen. Met deze brief wordt u geïnformeerd over de voortgang van dit interbestuurlijke actieplan.

Mede door de toenemende digitale mogelijkheden bestaat in de maatschappij een groeiende behoefte aan een transparante en open overheid die informatie die zich daartoe leent op een duurzaam toegankelijke manier openbaar beschikbaar stelt. Het belang van het openbaar maken van overheidsinformatie komt ook tot uitdrukking in het initiatiefwetsvoorstel open overheid (Woo) (Kamerstuk 33 328). Het exacte ambitieniveau ten aanzien van dit onderwerp zal blijken uit de nadere besluitvorming over de Woo. Een voorwaarde voor het in toenemende mate openbaar maken van overheidsinformatie is dat de benodigde informatie goed vindbaar is voor overheden en burgers. Een goede vindbaarheid vereist allereerst een informatiehuishouding van de overheid die op orde is.

Ter verbetering van de informatiehuishouding van het Rijk is er in de afgelopen jaren een basis gelegd. Er is een standaard programma van kwaliteitseisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO)3 ontwikkeld, ministeries hebben documentmanagementsystemen in gebruik genomen en deze systemen worden aangesloten op de digitale infrastructuur van het Nationaal Archief. Echter, niet alle vormen van digitale informatie zijn daarmee voldoende onder controle gebracht. Dat geldt bijvoorbeeld voor websites en e-mail. Wat betreft websites constateerde de Erfgoedinspectie recent dat archivering daarvan binnen het Rijk verbetering behoeft. Het Nationaal Archief werkt in dit verband samen met de CIO-Rijk aan een handreiking webarchivering en implementatieplan voor organisaties binnen de Rijksdienst.4

Ten aanzien van e-mail spelen handmatige selectie en beoordeling door medewerkers nog steeds een grote rol. Dat is, gelet op de aantallen mails die ministeries verzenden en ontvangen, zeer tijdsintensief en kostbaar en leidt tot het risico dat informatie niet correct of zelfs geheel niet gearchiveerd wordt. Vanuit het programma «Rijk aan Informatie» wordt een nieuwe aanpak voor het bewaren van e-mail verkend binnen het Rijk, waarbij voor automatisering een belangrijke rol is weggelegd.

Ten behoeve van een adequate informatiehuishouding van het Rijk is het gewenst om in het informatiebeheer een transitie in te zetten naar eenvoudiger kaders voor selectie en archivering die met automatisering kunnen worden toegepast, hetzij «by design» dan wel achteraf. De hedendaagse informatieproductie van de digitale overheid vraagt om nieuwe oplossingen die getest moeten worden. Uitgangspunt hierbij is dat het informatiebeheer blijft voldoen aan de doelstellingen van de Archiefwet. Deze nieuwe oplossingen, die nog in een verkennende fase zijn, zullen de bestaande praktijk niet in één keer kunnen vervangen. De toepassing van de reeds ontwikkelde instrumenten en kaders voor het beheer van digitale informatie gaat door. Overheden blijven ook in de toekomst zelf verantwoordelijk voor de keuzes die ze maken bij de inrichting van het eigen informatiebeheer.

Voor het formuleren van activiteiten met betrekking tot gemeenten, provincies en waterschappen heeft het Ministerie van BZK een analyse uitgevoerd onder decentrale overheden.5 Uit die analyse blijkt dat zij beschikken over voldoende beleidskaders en praktische uitwerkingen daarvan om te zorgen voor een goed informatiebeheer. De implementatie van deze kaders door de decentrale overheden en de monitoring van de voortgang is echter voor verbetering vatbaar.

Uit nader onderzoek in opdracht van het IPO, de VNG, de UvW en OCW6 volgt dat de decentrale overheden over de hele linie hun werkprocessen digitaliseren. Er zijn de afgelopen jaren specifieke instrumenten ontwikkeld gericht op het verbeteren van informatiebeheer en archivering door de decentrale overheden, zoals het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden en het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. Op terreinen zoals het actief openbaar maken en het beheer van sociale media zijn over de hele linie echter nog stappen te zetten. Deze bevindingen zijn in lijn met de constatering van de Raad voor Cultuur en de Raad voor Openbaar Bestuur in hun advies «Het puberbrein van de overheid»7 dat het informatiebeheer bij de overheid tekortkomingen kent en tonen tegelijkertijd aan dat er de afgelopen jaren stappen zijn genomen ter verbetering hiervan.

Voor verdere verbetering van de informatiehuishouding gaven de koepels van de decentrale overheden in het kader van deze motie aan behoefte te hebben aan de volgende activiteiten:

  • a. Het, in navolging van het Rijk, verkennen van de mogelijkheden van een nieuw bewaarbeleid voor e-mail bij gemeenten en andere innovaties op gebied van informatiebeheer te stimuleren.

  • b. Het hoger op de lokale (bestuurlijke) agenda krijgen van informatiebeheer door versterking van «awareness», kennisdeling en promotie van goede voorbeelden.

  • c. De verbetering van de implementatie van de eigen kaders voor informatiebeheer en archivering. Ondersteuning in de vorm van een (tijdelijke) Taskforce, gericht op aanjagen van implementatie door gedoseerd ondersteuning te bieden en mogelijkheden te verkennen om gemeenten te ontzorgen door samen te organiseren.

  • d. Trainingen voor bestuurders en professionals van alle overheidslagen.

  • e. Monitoring van de voortgang van de implementatie bij decentrale overheden.

De decentrale overheden zijn op dit moment aan de slag met het op onderdelen uitvoeren van bovenstaande activiteiten. Zo komt het onderwerp duurzame toegankelijkheid van digitale informatie prominent aan bod in gemeentelijke bijeenkomsten over informatiebeleid en maakt de UvW een «roadshow» langs de waterschappen gericht op kennisdeling ter verbetering van het informatiebeer. De VNG en UvW gaven aan bovenstaande activiteiten deze zomer gezamenlijk nader uit te werken in termen van kosten en planningen, waarbij de VNG de mogelijkheden onderzoekt om de aanpak een plek te geven in de Digitale Agenda 2020 van de VNG. Het IPO heeft laten weten in samenhang hiermee een eigen plan op te stellen. Bij het realiseren van de activiteiten in deze plannen kunnen de Ministeries van BZK en OCW een ondersteunende rol spelen.

Met de realisatie van deze activiteiten wordt invulling gegeven aan de door de decentrale overheden beoogde vervolgstappen zoals geformuleerd in de petitie die de VNG op 22 november 2016 aan uw Kamer heeft aangeboden.8 De petitie roept daarnaast op tot modernisering van de Archiefwet, onder meer door het terugbrengen van de overbrengingstermijnen. De consequenties hiervan worden op dit moment in kaart gebracht in het kader van de motie Segers.9

Kortom: er zijn belangrijke stappen gezet in de richting van een interbestuurlijk actieplan en binnen alle overheidslagen zijn de acties, gericht op het verbeteren van de informatiehuishouding, in volle gang. De nadere interbestuurlijke aanpak gericht op het borgen van openbaarheid en duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie zal worden afgestemd op de uitkomsten van de besluitvorming over de Woo.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

X Noot
1

Kamerstuk 34 106, nr. 16.

X Noot
2

Kamerstuk 31 490, nr. 222.

X Noot
4

Kamerstuk 29 362, nr. 257.

X Noot
7

Kamerstuk 31 490, nr. 222.

X Noot
8

Aangeboden eindverslag «Archiefinnovatie decentrale overheden: waar we staan en wat er moet gebeuren» door VNG, IPO en UvW d.d. 22 november 2016.

X Noot
9

Kamerstuk 34 362, nr.21.

Naar boven