Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 15 januari 2014
Hierbij bied ik u het rapport «Duurzaam duurt het langst» aan van de Erfgoedinspectie
(EGI)1. In deze brief geef ik u tevens mijn beleidsreactie, mede namens de minister voor
Wonen en Rijksdienst.
Het rapport gaat over de digitalisering bij de kerndepartementen en behandelt de vraag
of de kerndepartementen voldoen aan de archiefwettelijke eisen van een goede, geordende
en toegankelijke staat van de digitale archieven. Het rapport vormt het tweede deel
binnen het meerjarige inspectieprogramma op het thema duurzame toegankelijkheid. Het
eerste deel, «Beperkt Houdbaar», betrof uiteenlopende organisaties binnen de rijksoverheid.2
Ik deel het algemene beeld van het rapport dat tweeledig is. Enerzijds zal het doel
van invoering van digitaal documentbeheer bij alle kerndepartementen in 2015 grotendeels
worden gehaald. Anderzijds moet er nog een forse inspanning worden geleverd, wil er
per 2015 ook van duurzaam beheer conform de archiefwettelijke eisen sprake zijn. Mede
op basis van dit rapport zullen mijn ambtscollega en ik dan ook een nog steviger inzet
gaan plegen om de uitgesproken ambities te realiseren voor duurzaam informatiebeheer
bij het rijk.
Aanbevelingen en maatregelen
De eerste aanbeveling van de Erfgoedinspectie is het project DWR-Archief in 2015 als
generieke voorziening niet slechts voor vijf maar voor alle departementen ter beschikking
te stellen. Ik onderschrijf deze aanbeveling uit het oogpunt van duurzaam informatiebeheer
en efficiency. In beginsel kan DWR-Archief als generieke voorziening voor alle departementen
en rijksbreed als «shared service» functioneren. Ook aan de tweede aanbeveling om
de uitwisselbaarheid en overdracht van informatie mogelijk te maken wordt op deze
wijze optimaal gevolg gegeven. Definitieve besluitvorming over de reikwijdte van DWR-Archief
zal mede op basis van de huidige pilots in 2014 plaatsvinden.
In dit verband wijs ik ook op de eerdere beantwoording van vragen over de begroting
van Wonen en Rijksdienst voor 2014 (Kamerstuk 33 750 XVIII, nr. 132), waar de intentie om DWR-Archief uit te laten groeien tot een generieke voorziening
ter sprake is gekomen.
De derde aanbeveling is te zorgen dat de aangekondigde methodiek van waardering en
selectie bij digitaal werken3 op korte termijn voor de departementen ter beschikking komt. Deze aanbeveling onderschrijf
ik. De methode voor selectie en waardering is in de afgelopen drie jaar beschreven
en in pilots getest. De algemene rijksarchivaris zal in 2014 de resultaten hiervan
aan de departementen beschikbaar stellen.
Tot slot wordt aanbevolen om te zorgen voor een werkend systeem van control en audit
op het digitale informatiebeheer. In aansluiting op deze aanbeveling zal in 2014 aan
de departementen worden gevraagd om een zelfevaluatie uit te voeren van het digitale
documentbeheer overeenkomstig de Baseline Informatiehuishouding Rijk. Voorts is het
voornemen om in 2015 een brede audit op duurzaam archiefbeheer te laten plaatsvinden
door de Auditdienst Rijk (ADR).
De aanbevelingen van het rapport en de bovengenoemde maatregelen zullen met de departementen
worden besproken in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) als onderdeel
van de I-strategie Rijk 2015.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M. Bussemaker