28 880
Jaarverslagen over het jaar 2002

nr. 116
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 22 maart 2004

In oktober 2003 heb ik u geïnformeerd over een onjuistheid in de toelichting bij de jaarrekening 2002 van OCW (kamerstuk 28 880, nr. 114).

Het betreft hier een onderdeel van de toelichting bij beleidsartikel 11 (studiefinanciering). In deze toelichting (pagina 310) worden de totale uitgaven uitgesplitst naar relevante uitgaven en niet-relevante uitgaven. Een deel van de uitgaven, ongeveer € 46 mln, is ten onrechte als niet-relevant verantwoord; dit deel had als relevante uitgaven moeten worden verantwoord.

De bovenstaande onjuistheid is het gevolg van een fout in de administratie bij de IB-Groep.

Na constatering van deze fout heb ik samen met de hoofddirecteur van de IB-Groep de Directie Audit en Toezichtbeleid van het Ministerie van Financiën verzocht de achtergronden van deze administratieve fout te onderzoeken.

Hierbij wil ik u informeren over de resultaten van dit onderzoek. In de bijlagen bij deze brief vindt u het rapport¹ alsmede de correcte weergave van de cijfers.

Het onderzoek van de directie Audit en Toezichtbeleid van het Ministerie van Financiën

De directie Audit en Toezichtbeleid (ATB) beschrijft hoe de fout is ontstaan (hoofdstuk 4 van het onderzoeksrapport). De onderzoekers concluderen dat er sprake is van een incidentele fout, die is ontstaan ten tijde van het opstellen van de verantwoording 2002, direct na afloop van het jaar 2002. Deze verantwoording moest handmatig worden opgesteld omdat de benodigde geautomatiseerde journaliserings-systemen nog in revisie waren. Bij deze handmatige opstelling is een boeking die zou moeten leiden tot een verschuiving van niet-relevante uitgaven naar relevante uitgaven over het hoofd gezien. De onderzoekers concluderen voorts dat de fout geen invloed heeft gehad op de (extra-comptabele-)vorderingenadministratie en ook geen invloed heeft gehad op de andere onderdelen van de programma-kosten-administratie van de IB-Groep.

De directie ATB beschrijft in het onderzoeksrapport de oorzaken van het probleem (hoofdstuk 5). Er is sprake van een reeks van met elkaar samenhangende factoren. Beschreven worden het spanningsveld tussen beleidsontwikkeling en de praktische uitvoerbaarheid (in dit geval het onderscheid tussen relevante en niet-relevante uitgaven), de complexiteit van het geautomatiseerde systeem waarmee de wetgeving wordt uitgevoerd, de kwetsbaarheid van de IB-Groep waar het gaat om financiële kennis, en een aantal administratief-organisatorische factoren die niet voldoende geregeld waren. De maatregelen die door de IB-Groep naar aanleiding van het probleem zijn genomen (hoofdstuk 6) achten de onderzoekers adequaat en zijn een goede aanzet voor een beter financieel beheer: de kans dat eenzelfde fout zich in de toekomst weer voor zal doen wordt klein geacht.

Tenslotte beveelt de directie ATB aan om de aandacht voor het financieel beheer vast te houden door de maatregelen structureel in de organisatie in te bedden en te investeren in financiële kennis, om het geautomatiseerde systeem waaruit de verantwoordingsinformatie voortkomt te vereenvoudigen, en om, binnen de politieke randvoorwaarden, de wet- en regelgeving door te lichten en waar mogelijk te vereenvoudigen.

Het rapport wordt door mij en door de hoofddirecteur van de IB-Groep onderschreven. De genoemde aanbevelingen nemen wij over.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. J. A. van der Hoeven

BIJLAGE

De correcte cijfers

In de jaarrekening van OCW over 2002 zijn voor beleidsartikel 11 de totale uitgaven nader toegelicht, voor de verschillende onderdelen van het beleidsartikel. (Pagina 309 van de jaarrekening; TK 28 800, nr. 16)

De in de toelichting opgenomen uitsplitsing naar de verschillende onderdelen onjuist. In onderstaande tabel zijn naast elkaar opgenomen de cijfers zoals gemeld in het jaarverslag, en de correcte toelichtende cijfers.

Budgettaire gevolgen van beleid: artikel 11 ( x € 1000) Realisatie

	2002 volgens jaarverslag	Realisatie 2002 Na correctie
Totale uitgaven	1 804 254	1 804 254
Waarvan relevante uitgaven	920 503	967 607
Basis en aanvullende beurs (11.1)	840 501	857 358
Reisvoorziening (11.2)	29 887	41 214
Overige uitgaven (11.3)	50 115	69 035
Waarvan niet-relevante uitgaven	883 751	836 647
Prestatiebeurs (11.4)	405 823	386 036
Reguliere rentedragende leningen (11.5)	477 928	450 611

De totale uitgaven van artikel 11 zijn ten opzichte van de in het jaarverslag gemelde realisatie onveranderd. Wel is een groter deel van de uitgaven (€ 47,1 mln) toe te rekenen aan de relevante uitgaven in plaats van aan de categorie niet-relevante uitgaven. Deze verschuiving doet zich op elk van de onderdelen voor. Zoals ook in het bijgaande onderzoeksrapport wordt beschreven, worden deze verschillen hoofdzakelijk veroorzaakt doordat boekingen die noodzakelijk zijn als gevolg van achterstallig lager recht (ALR) niet juist zijn uitgevoerd. Achterstallig lager recht betreft ten onrechte uitbetaalde studiefinanciering, welke niet alleen leidt tot een instellen van een vordering op de student, maar ook tot een verschuiving binnen het artikel van niet-relevante uitgaven naar relevante uitgaven. Het onderzoek beschrijft dat de op de student in te stellen vordering wel correct is geboekt, maar dat de daarmee samenhangende verschuiving van relevant naar niet-relevant over het hoofd is gezien.

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.