27 830 Materieelprojecten

Nr. 129 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 7 mei 2014

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister van Defensie over de brief van 1 oktober 2013 inzake Evaluatie Defensie Materieel Proces (DMP) (Kamerstuk 27 830, nr. 117 en over de brief van 10 oktober 2013 inzake hetonderzoeksrapport van de Audit Dienst Defensie over de beheersing van investeringsprojecten (Kamerstuk 27 830, nr. 119).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 6 mei 2014. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Ten Broeke

De griffier van de commissie, Van Leiden

1

Kunt u toelichten wat de goede elementen in het DMP zijn, waaraan in de brief van 1 oktober 2013 wordt gerefereerd?

5

Hoe verwacht u uw doelstelling het DMP te vereenvoudigen te realiseren zonder dat de informatiepositie van de Kamer wordt aangetast?

6

Kunt u toelichten wat mogelijke aanpassingen in de fasering van het DMP betekenen voor de informatievoorziening aan de Kamer?

De insteek van het DMP is dat een toereikende en gestructureerde informatievoorziening, zowel aan de Kamer als aan de politieke en ambtelijke leiding, te allen tijde moet zijn gewaarborgd. Het huidige DMP-proces maakt een afgewogen besluitvorming over investeringsprojecten mogelijk. De insteek daarbij is niet alleen een zo volledig mogelijk beeld geven van de relevante aspecten, maar ook om beschikbare informatie zoveel mogelijk openbaar te maken. Het DMP draagt dus bij tot een overzichtelijk proces van informatievoorziening en biedt inzicht in de uitvoering van projecten, in het bijzonder wat de aspecten product, tijd en geld betreft. Ook geeft het proces inzicht in wijzigingen en in de samenhang met andere projecten. Door vaste momenten te hanteren, wordt versnippering van de informatievoorziening tegengegaan.

In geval van een vereenvoudiging van het DMP moeten deze goede elementen behouden blijven. De informatiepositie van de Kamer zal niet worden aangetast. De Kamer blijft dus de informatie ontvangen die haar controlerende functie uit te voeren. Met andere woorden, het doel is om, met behoud van de informatiepositie van de Kamer, te komen tot een vereenvoudiging van het DMP-proces en een vermindering van doublures in rapportages en werkprocessen. De vereenvoudiging van het DMP-proces zal bijvoorbeeld worden nagestreefd door processen, waaronder sourcing en het DMP, zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en waar mogelijk te integreren. Ook wordt gekeken naar de mogelijkheden om de fasering te verduidelijken. In overeenstemming met de nota «In het belang van Nederland» staat ook in dezen het streven naar operationele en financiële duurzaamheid voorop.

2

Waarom is een fundamentele herziening van het DMP noodzakelijk?

Ten aanzien van het huidige DMP zijn tekortkomingen geconstateerd. Het betreft tekortkomingen die Defensie zelf heeft geconstateerd, die naar voren zijn gekomen uit onafhankelijke onderzoeken en die de Kamer heeft onderkend. De tekortkomingen zijn van zodanige aard dat een beperkte aanpassing van het DMP niet volstaat. Te denken valt aan het aanpakken van tekortkomingen in de fasering, waardoor soms nog voldoende informatie beschikbaar is die nodig is om product, tijd en geld te definiëren. Ook kan bij de herziening van het DMP worden gekeken naar de evaluatiefase, waarbij de vereiste periodieke evaluaties van het nieuwe begrotingsartikel voor investeringen conform de Regeling Periodiek Evaluatieonderzoek worden betrokken. Processen, waaronder sourcing en het DMP, kunnen beter op elkaar worden afgestemd en waar mogelijk worden geïntegreerd.

3

Kunt u toelichten hoe u bij wapensystemen de Life Cycle Costs (LCC) systematiek, zoals gebruikt in het Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT), zal toepassen gezien het feit dat de exploitatiekosten bij te ontwikkelen wapensystemen moeilijker te ramen zijn dan bij infrastructurele investeringen in een bekende omgeving?

4

Kunt u toelichten op welke onderdelen u bij de herziening van het DMP de manier waarop Defensie omgaat met risico’s wil verbeteren?

16

Kunt u toelichten welke elementen uit het MIRT met betrekking tot het risicomanagement u gaat integreren in de DMP systematiek?

17

Kunt u toelichten wanneer u een onderzoek laat uitvoeren naar de wijze waarop de systematiek van LCC een structurele plaats kan krijgen in het plan- en begrotingsproces, de bedrijfsvoering en in lopende trajecten? Wanneer worden de resultaten van dit onderzoek aan de Kamer voorgelegd?

18

Hoe denkt u er over om bij investeringsprojecten gebruik te maken van een kostenpool, zoals dat gebeurt bij het MIRT?

In het huidige DMP gaat de aandacht vooral uit naar het investeringsbudget en minder naar de exploitatie. In de nota «In het belang van Nederland» is definitief gekozen voor een integrale levensduurbenadering van wapensystemen. Belangrijk voor een levensduurbenadering is Life Cycle Costing. Defensie onderzoekt daarom hoe de systematiek van Life Cycle Costing een structurele plaats kan krijgen in het plan- en begrotingsproces, de bedrijfsvoering en in lopende trajecten. De overgang naar een integrale levensduurbenadering vergt echter zorgvuldigheid en tijd. De nota bevat hiervoor een stappenplan, met een looptijd tot en met 2016. U bent hierover nader geïnformeerd in mijn brief van 1 november 2013 met daarin een plan van aanpak om inzicht te krijgen in de kosten en uitgaven van wapensystemen (Kamerstuk 33 763, nr. 27)

Risicomanagement maakt deel uit van projectmanagement. Het DMP betreft de informatievoorziening ten behoeve van de politieke en ambtelijke leiding en de Kamer. De Algemene Rekenkamer wijst in haar rapport «Validering nota In het belang van Nederland» (Kamerstuk 33 763, nr. 2 van 19 september 2013) op risico’s bij het Ministerie van Defensie. Het gaat bijvoorbeeld om het risico dat de meerjarenramingen nog te kort vooruit kijken om te voldoen aan de eisen van een levensduurbenadering. Ook wijst de Algemene Rekenkamer erop dat risicomanagement dat past bij de risicoreserveringen ontbreekt. Dit alles wordt eveneens meegenomen bij de herziening van het DMP-proces. Het Ministerie van I&M heeft veel ervaring opgedaan met het hanteren van risicoreserveringen, het in kaart brengen van beheersmaatregelen en de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de betrokken partijen. Defensie is met I&M in overleg getreden over het risicobeheer en zal bij de herziening van het DMP-proces gebruikmaken van de ervaringen van dat departement. Zoals toegezegd in de bestuurlijke reactie van mijn collega van Financiën en mijzelf op bovengenoemd rapport van de Algemene Rekenkamer, zal ik de eerste resultaten meenemen in de komende jaarrapportage van het project Vervanging F-16.

5

Hoe verwacht u uw doelstelling het DMP te vereenvoudigen te realiseren zonder dat de informatiepositie van de Kamer wordt aangetast?

6

Kunt u toelichten wat mogelijke aanpassingen in de fasering van het DMP betekenen voor de informatievoorziening aan de Kamer?

Zie het antwoord op vraag 1.

7

Worden intern binnen Defensie grote investeringsprojecten na afloop geëvalueerd?

Conform het huidige DMP worden projecten met een financiële omvang van € 250 miljoen of meer geëvalueerd. Ook voor DMP-projecten met een geringere financiële omvang kan tot een evaluatie worden besloten, indien dat relevant is vanwege bijvoorbeeld de complexiteit, de politieke gevoeligheid of omdat het een uniek project betreft waarvan geleerd kan worden. Bij de herziening van het DMP wordt tevens gekeken naar wat, wanneer en op welke wijze in de toekomst zal worden geëvalueerd. Daarbij worden onder andere de vereiste periodieke evaluaties van het nieuwe begrotingsartikel voor investeringen betrokken conform de Regeling Periodiek Evaluatieonderzoek.

8

Kunt u toelichten hoe u bij de herziening van de drempelbedragen van het DMP waarborgt dat de Kamer niet minder projecten voorgelegd krijgt?

9

Kunt u toelichten hoe u bij de herziening van de drempelbedragen van het DMP waarborgt dat de Kamer dusdanig geïnformeerd blijft dat zij een integraal beeld kan vormen over de investeringsportefeuille van Defensie?

Defensie wil in goed overleg met de Kamer de mogelijkheid verkennen om de drempelbedragen waar nodig op te hogen. Immers, wanneer wordt gekeken naar de inflatie en prijsstijgingen, zijn de kosten voor materieel de afgelopen jaren fors gestegen. Het DMP hanteert echter al dertien jaar (sinds 2001) het drempelbedrag van € 25 miljoen. Hierdoor komen steeds meer projecten boven die drempel te liggen. Defensie ziet daarom graag een actualisering van dat bedrag. Hiermee kan de voortgang van veel projecten, die vaak niet politiek gevoelig zijn, worden bespoedigd. Ook scheelt het veel capaciteit bij de defensieonderdelen. De herziening van de drempelbedragen moet worden beschouwd in samenhang met de andere veranderingen, waaronder de integratie van de life cycle costs.

10

Kunt u, gezien de aanbevelingen in het rapport van de Auditdienst, uitleggen hoe u gaat waarborgen dat elke investering invulling geeft aan de beoogde Defensiebrede ambitie?

Ik streef ernaar de Kamer meer samenhangend en minder technisch te informeren. Daarbij zal de informatie nadrukkelijker in een breder strategisch kader worden geplaatst en zullen de relaties met andere projecten duidelijker worden uiteengezet. In de interne besluitvorming zijn alle partijen van Defensie vertegenwoordigd die bij een project betrokken zijn. Dit zorgt ervoor dat op een evenwichtige wijze de beoogde defensiebrede ambitie en samenwerking worden bekeken.

11

Welke mogelijkheden zijn er om investeringsprojecten in ICT en vastgoed op te nemen in het Materieel Projecten Overzicht (MPO) nadat ze aan de Kamer zijn voorgelegd middels het DMP, gelet op het feit dat het MPO zich beperkt tot materieelprojecten en investeringsprojecten in ICT en vastgoed daarvan geen deel uitmaken?

Het onderliggende proces bij infrastructuur- en ICT-projecten wijkt af van het proces bij materieel, waardoor het niet zonder meer mogelijk is het bestaande DMP toe te passen op ICT en vastgoed. Bij ICT-projecten moet Defensie overigens voldoen aan rijksbrede regelgeving, waardoor gelijktijdige toepassing van het DMP tot doublures zou leiden. Naar verwachting gaat de Dienst Vastgoed Defensie over naar het Rijksvastgoedbedrijf. Dit zal tot andere rapportageverplichtingen kunnen leiden. Voor grote en riskante ICT-projecten gelden speciale rapportage- en faseringsverplichtingen met een toetsende rol voor de departementale Chief Information Officier (CIO) en de CIO-Rijk. Rapportage geschiedt onder meer via het Rijks ICT-dashboard. In het voorstel voor de herijking worden deze mogelijkheden verder bezien. De interdepartementale ontwikkelingen worden hierbij in beschouwing genomen.

12

Kunt u bevestigen dat u de in het DMP proces vertrouwelijk gehouden stukken na afsluiting van het contract alsnog openbaar maakt?

Ja. Ik wil u toezeggen dat vertrouwelijke informatie na afsluiting van een contract in principe alsnog openbaar wordt gemaakt. Er kunnen echter gevallen zijn waarbij commerciële belangen vragen om het vertrouwelijk houden van bepaalde bedrijfsinformatie. In die gevallen zal ik dat toelichten.

13

Kunt u aangeven of een periodiek bestuurlijk overleg tussen de commissie en de Staatssecretaris/Minister over vertrouwelijke informatie tot de mogelijkheden behoort?

Vanzelfsprekend is het altijd mogelijk in een besloten overleg of technische briefing te spreken over vertrouwelijke informatie. Indien de Kamer een informatieverzoek heeft, kan worden bekeken of dit een politiek overleg moet zijn of een technische briefing.

14

Waarom is het onderzoeksrapport van de auditdienst, dat op 18 oktober 2012 is verschenen, pas na een jaar naar de Kamer gestuurd?

Veel aanbevelingen in het ADD-rapport betreffen het DMP. De uitwerking van deze aanbevelingen is daarom in de toen lopende evaluatie meegenomen. Daarbij is de keuze gemaakt om het rapport samen met de brief over de evaluatie van het DMP naar de Kamer te sturen, zodat het de Kamer gelijk duidelijk zou worden wat er is gebeurd met de aanbevelingen uit het ADD-rapport. Door vertragingen in dit traject zijn beide uiteindelijk pas in oktober naar de Kamer gestuurd.

15

Hoe zijn betrouwbare kostenramingen te integreren in de DMP systematiek, gelet op de door de Audit Dienst geformuleerde punten van verbetering?

De Audit Dienst stelt dat: «het beter zou zijn realistische ramingen op hoofdlijnen te geven door ook in de commercieel vertrouwelijke bijlagen bij de A-brief te werken met brackets van onnauwkeurigheid. Deze brackets worden steeds smaller naarmate het project vordert en de onzekerheden afnemen.» Er zijn diverse mogelijkheden om de Kamer te informeren over de wijze waarop kosten worden geraamd in de verschillende projectfases. Deze mogelijkheden zullen worden bezien en worden meegenomen in de herziening van het DMP.

16

Kunt u toelichten welke elementen uit het MIRT met betrekking tot het risicomanagement u gaat integreren in de DMP systematiek?

17

Kunt u toelichten wanneer u een onderzoek laat uitvoeren naar de wijze waarop de systematiek van LCC een structurele plaats kan krijgen in het plan- en begrotingsproces, de bedrijfsvoering en in lopende trajecten? Wanneer worden de resultaten van dit onderzoek aan de Kamer voorgelegd?

18

Hoe denkt u er over om bij investeringsprojecten gebruik te maken van een kostenpool, zoals dat gebeurt bij het MIRT?

Zie het antwoord op vraag 3 en verder.