27 733
Regels inzake de vervanging van verloren of verminkte akten van de burgerlijke stand

nr. 5
NOTA NAAR AANLEIDING VAN HET VERSLAG

Ontvangen 2 augustus 2001

Algemeen

Met belangstelling heb ik kennis genomen van het verslag over het wetsvoorstel. Graag ga ik in op de gemaakte opmerkingen en gestelde vragen.

De leden van de CDA-fractie wijzen op een omissie in de aanhef van het wetsvoorstel, waar in plaats van akten melding wordt gemaakt van registers. Ik zou erop willen attenderen dat de opmerking van de genoemde fractie betrekking heeft op de titel van de huidige wet die juist door het onderhavige wetsvoorstel vervangen zal worden.

De CDA-fractie is van mening dat de losbladige registers van de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand in verband met mogelijke calamiteiten zo klein mogelijk dienen te zijn. De fractie van D66 meent dat dit een zwakke schakel in de procedure vormt.

Ik deel de mening dat de omvang van losbladige registers zo klein mogelijk dient te zijn teneinde het risico op verlies of verminking zo beperkt mogelijk te houden. Ik merk op dat hiertoe reeds een voorziening is getroffen in artikel 7, tweede lid, van het Besluit burgerlijke stand 1994, waarin bepaald wordt dat binnen een maand nadat de losse bladen tot een registerdeel zijn samengevoegd, doch uiterlijk na ieder half jaar de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand dienen te worden overgebracht naar de centrale bewaarplaats.

Hierbij moet een onderscheid worden gemaakt tussen grote en kleine gemeenten. In kleine gemeenten zullen in het algemeen minder akten worden opgemaakt in een bepaalde periode dan in grote gemeenten. Zij kunnen dan ook in principe volstaan met toezending van de dubbelen telkens na een periode van zes maanden. Grotere gemeenten, waar meer akten worden opgemaakt, zullen vaker gedurende het jaar hun dubbelen naar de centrale bewaarplaats zenden. Dat zal geschieden zodra een losbladige register een omvang heeft aangenomen die de verzending zinvol maakt.

In dit verband is het tevens nuttig te melden dat de ambtenaar van de burgerlijke stand een zorgplicht heeft ten aanzien van de akten van de burgerlijke stand zolang zij onder hem berusten. Hij dient ervoor te zorgen dat zij in een afgesloten, tegen brand beveiligde ruimte worden bewaard (artikel 6, derde lid van het Besluit burgerlijke stand 1994). Dat geldt ook voor de dubbelen alvorens verzending naar de centrale bewaarplaats geschiedt.

In antwoord op de vragen van de leden van de fractie van D66 kan ik meedelen dat de huurovereenkomst met de Centrale Bewaarplaats in Schaarsbergen voor ruimte om de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand op te slaan inmiddels is opgezegd. Gemeenten sturen hun dubbelen naar de Centrale Justitiële Documentatie die de bewaring van Schaarsbergen heeft overgenomen.

Het personeel dat in Schaarsbergen werkzaam was in verband met de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand is overgenomen door de Centrale Justitiële Documentatie. Betrokkenen hebben inmiddels een andere functie. De dubbelen die in Schaarsbergen aanwezig waren zijn deels overgebracht naar de Centrale Justitiële Documentatie, deels naar Winschoten en deels naar de verschillende bewaarplaatsen van het Rijksarchief. In het eerste geval zullen de dubbelen op microfilm en CD-rom worden opgeslagen. In het tweede geval zullen zij in hun papieren vorm worden bewaard. Het is voor de Centrale Justitiële Documentatie thans met de huidige capaciteit aan medewerkers niet mogelijk om alle dubbelen die in Schaarsbergen waren opgeslagen op microfilm en CD-rom te zetten.

In het laatstgenoemde geval betreft het akten waarvan de overbrenging op grond van de Archiefwet 1995 geschiedt. Deze akten zijn na verloop van de daarvoor gestelde termijn openbaar en derhalve voor een ieder te raadplegen. De akten vallen dan onder de verantwoordelijkheid van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Deze heeft de bevoegdheid om tot een andere wijze van opslag te besluiten.

De leden van de D66-fractie vroegen naar de invloed van nieuwe technologieën op dit terrein.

Ten aanzien van de dubbelen kan ik hen geruststellen. Het is inderdaad de bedoeling dat de dubbelen zowel op microfilm als op CD-rom worden opgeslagen, juist met het oog op de mogelijkheid die deze fractieleden aangeven dat door beschadiging van een CD-rom mogelijk daarop opgeslagen akten verloren kunnen gaan.

Deze leden vroegen voorts naar de mogelijkheden om de burgerlijke stand in haar geheel te digitaliseren.

De Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit, ingesteld op grond van artikel 29 van Boek 1 BW, heeft zich in een speciale werkgroep – ambtenaar van de burgerlijke stand 2000 (kortweg: abs 2000) – over dit onderwerp gebogen en in september 2000 een rapport uitgebracht. Daarin wordt een toekomstvisie voor de burgerlijke stand geschetst in een vijftal fasen die ertoe moeten leiden dat de burgerlijke stand geheel elektronisch wordt, met behoud van de huidige sterke bewijskracht van de akten van de burgerlijke stand.

In de eerste fase wordt het papieren dubbel vervangen door opslag op CD-rom en microfilm, waarna het papieren dubbel vernietigd kan worden. In de tweede fase wordt door de ambtenaar van de burgerlijke stand het papieren dubbel van de akte vervangen door opslag op CD-rom en ter bewaring gezonden naar de Centrale Justitiële Documentatie. In de derde fase wordt naast de – originele – papieren akte een elektronische afbeelding ervan vervaardigd die als werkexemplaar kan dienen voor de ambtenaar van de burgerlijke stand en als bron voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De vierde fase voorziet in de elektronische uitwisseling van gegevens van de burgerlijke stand tussen de ambtenaren van de burgerlijke stand onderling en in de vijfde fase wordt de burgerlijke stand in haar papieren vorm geheel vervangen door een elektronische burgerlijke stand. In het rapport wordt, gelet op de zware veiligheidseisen die aan een elektronisch systeem van de burgerlijke stand dienen te worden gesteld, uitgegaan van een periode van twintig jaren om het geheel te realiseren. Uiteraard zal realisatie eerder kunnen plaatsvinden indien de toe te passen technologieën het authentieke karakter van de akten van de burgerlijke stand ook in hun elektronische vorm waarborgen. Het rapport heeft mijn instemming en is als bijlage bij deze nota gevoegd.¹

De uitvoering van de voorstellen die door de Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit zijn gedaan, is ter hand genomen. De eerste fase, als boven beschreven, wordt thans uitgevoerd. Voor de realisering van de tweede fase, die ertoe strekt de door de ambtenaar van de burgerlijke stand op te maken papieren dubbelen van de akten van de burgerlijke stand te vervangen door opslag op CD-rom, worden voorbereidingen getroffen in de vorm van een pilot project waarin dit voorstel op uitvoerbaarheid in de praktijk zal worden getest.

Artikelsgewijze behandeling

De leden van de CDA-fractie signaleren, evenals de Raad van State, een discrepantie tussen de tekst van het zesde lid van artikel 18c van Boek 1 BW en de toelichting op deze bepaling. De discrepantie is weggenomen door aanpassing van de memorie van toelichting. Aangezien het van belang is om tijdig te kunnen inspelen op ontwikkelingen in de techniek, is het wenselijk om nadere uitvoeringsregels te kunnen stellen bij ministeriële regeling.

De Minister van Justitie,

A. H. Korthals

---

1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.