27 733
Regels inzake de vervanging van verloren of verminkte akten van de burgerlijke stand

nr. 4
VERSLAG

Vastgesteld 26 juni 2001

De vaste commissie voor Justitie¹, belast met het voorbereidend onderzoek van dit wetsvoorstel, brengt als volgt verslag uit van haar bevindingen. Onder het voorbehoud dat de regering de gestelde vragen tijdig zal hebben beantwoord, acht de commissie de openbare behandeling van dit wetsvoorstel voldoende voorbereid.

Algemeen

Met belangstelling hebben de leden van de CDA-fractie kennisgenomen van het voorstel van wet, houdende regels inzake de vervanging van verloren of verminkte akten.

Ook de leden van de fractie van D66 hebben met belangstelling kennisgenomen van het voorliggende wetsvoorstel. Zij nemen met instemming kennis van het feit dat de regering de betreffende regelgeving aan wil passen aan de stand van de techniek.

De regering stelt dat de herziening is ingegeven door de technische ontwikkelingen op het terrein van de reconstructie van akten van de burgerlijke stand. De leden van de CDA-fractie kunnen de regering hierin volgen. Voorts wil de regering met de herziening ook de gebruikte terminologie aanpassen. De leden van de CDA-fractie wijzen de regering op een omissie in de aanhef van het wetsvoorstel, waar in plaats van akten toch weer melding wordt gemaakt van registers.

De regering geeft aan dat de praktijk is dat akten in tweevoud door de ambtenaar van de burgerlijke stand worden opgemaakt en dat, wanneer het losbladig register een bepaalde omvang heeft bereikt, de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand naar de Centrale Bewaarplaats worden gestuurd.

De leden van de CDA-fractie zijn van mening dat bij mogelijke calamiteiten in een gemeente bij de instandhouding van grote losbladige registers meer gegevens verloren kunnen gaan dan dit het geval zou zijn bij kleine losbladige registers. Deelt de regering de mening van bovengenoemde leden dat de losbladige registers zo klein mogelijk moeten zijn met het oog op mogelijke calamiteiten?

Ook volgens de leden van de D66-fractie lijkt dit een zwakke schakel in de procedure, immers ook in de fase vóór het doorsturen van de dubbelen kan zich een calamiteit voordoen en kunnen de documenten verloren gaan; dan zijn de akten niet meer te reconstrueren. Ziet de regering mogelijkheden deze zwakke schakel weg te nemen en zo ja op welke wijze?

De leden van de fractie van D66 vragen tevens of de Centrale Justitiële Documentatie te Almelo de op microfiche en CD-rom opgeslagen dubbelen ook gaat bewaren, of dat de bewaring wordt overgelaten aan de Centrale Bewaarplaats in Schaarsbergen? De dubbelen die nu worden bewaard in Schaarsbergen zullen deels worden overgebracht naar de Centrale Archief Selectiedienst in Winschoten, deels naar de verschillende depots van het Rijskarchief. Waarom worden deze dubbelen niet op CD-rom of microfiche opgeslagen, men kan zich immers voorstellen dat dit tot ruimtebeperking en grotere efficiency leidt? Volgt uit de verspreiding van dit materiaal over verschillende plaatsen (verschillende depots Rijksarchief, Centrale Archief Selectiedienst) niet een zekere – onwenselijke – onoverzichtelijkheid? Het lijkt alsof de opslagplaats in Schaarsbergen als gevolg van dit wetsvoorstel niet langer een functie heeft. Is dit juist en, zo ja, wat gebeurt er met deze opslagplaats en het daar werkzame personeel?

Ten aanzien van de nieuwe technologieën vragen de leden van de D66-fractie of, waar sprake is van opslag op microfiche en CD-rom, er ook daadwerkelijk bedoeld wordt dat de dubbelen op zowél microfiche als CD-roms worden opgeslagen of dat het alternatieve mogelijkheden betreft. In het eerste geval is het éne medium een back-up voor het andere medium. In het tweede geval is er geen back-upen vragen deze leden of een medium als de CD-rom volgens de regering niet te kwetsbaar is: door één krasje op de CD-rom kunnen mogelijk honderden dubbelen verloren gaan? Ten aanzien van de gehele procedure ten aanzien van de akten en de dubbelen valt het de leden van de fractie van D66 op dat er nog steeds sprake lijkt te zijn van een zekere inefficiëntie: documenten die eerst op papier worden geproduceerd, worden vervolgens weer vernietigd. Acht de regering het mogelijk het hele systeem van akten van de burgerlijke stand te digitaliseren en zo ja op welke wijze en op welke termijn zou dat kunnen gebeuren? Het begrip akte zou dan wellicht een andere betekenis moeten krijgen: een kennisdrager in plaats van een stuk papier.

Artikelsgewijze behandeling

Artikel 18c Boek 1 BW

In het verlengde van het advies van de Raad van State vragen de leden van de CDA-fractie een heldere toelichting op het voorgestelde zesde lid van artikel 18c Boek 1 BW, betreffende het stellen van nadere regels door de regering, aangezien er een discrepantie is tussen de tekst van het wetsvoorstel en de toelichting hierop.

De voorzitter van de commissie,

Swildens-Rozendaal

De griffier voor dit verslag,

Stahlie

---

1 Samenstelling: Leden: Swildens-Rozendaal (PvdA), voorzitter, Van de Camp (CDA), Biesheuvel (CDA), Scheltema-de Nie (D66), Zijlstra (PvdA), Apostolou (PvdA), Middel (PvdA), Van Heemst (PvdA), Dittrich (D66), Rabbae (GroenLinks), Van Oven (PvdA), Kamp (VVD), ondervoorzitter, Rouvoet (ChristenUnie), O. P. G. Vos (VVD), Passtoors (VVD), Van Wijmen (CDA), De Wit (SP), Ross-van Dorp (CDA), Niederer (VVD), Nicolaï (VVD), Halsema (GroenLinks), Weekers (VVD), Van der Staaij (SGP), Wijn (CDA), Vacature (PvdA).

Plv. leden: Wagenaar (PvdA), Balkenende (CDA), Verhagen (CDA), Van Vliet (D66), Duijkers (PvdA), Kuijper (PvdA), Albayrak (PvdA), Barth (PvdA), Hoekema (D66), Karimi (GroenLinks), Santi (PvdA), Luchtenveld (VVD), Slob (ChristenUnie), Van den Doel (VVD), Rijpstra (VVD), Rietkerk (CDA), Marijnissen (SP), Buijs (CDA), Van Baalen (VVD), Van Blerck-Woerdman (VVD), Vacature (GroenLinks), De Vries (VVD), Van Walsem (D66), De Pater-van der Meer (CDA), Arib (PvdA).