27 733
Regels inzake de vervanging van verloren of verminkte akten van de burgerlijke stand

nr. 3
MEMORIE VAN TOELICHTING

Algemeen

Het wetsvoorstel beoogt herziening van de Wet van 28 december 1935, Stb. 797, houdende voorschriften inzake vervanging van verloren of verminkte registers van de burgerlijke stand. Deze herziening is ingegeven door de technische ontwikkelingen op het terrein van de reconstructie van akten van de burgerlijke stand zoals deze zich sinds 1935 hebben voorgedaan. Gelet op de systematiek van de regelgeving inzake de burgerlijke stand, is ervoor gekozen de onderhavige wet te incorporeren in Titel 4 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek.

De akten van de burgerlijke stand worden in tweevoud opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand en samengevoegd tot een losbladig register. Wanneer het register een bepaalde omvang heeft bereikt, worden de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand (het tweede exemplaar van de akten) gezonden aan de Centrale Bewaarplaats die onder de verantwoordelijkheid van de Minister van Justitie valt. Het andere (eerste) exemplaar van de akten blijft bij de gemeente. Dat exemplaar is openbaar, hetgeen betekent dat het met name dient om aan belanghebbenden afschriften of uittreksels te verstrekken. De dubbelen daarentegen zijn niet openbaar. Evenzo wordt door de ambtenaar van de burgerlijke stand de tekst van latere vermeldingen bij akten van de burgerlijke stand toegezonden aan de Centrale Bewaarplaats.

In de Centrale Bewaarplaats worden de dubbelen bewaard teneinde te kunnen dienen voor de reconstructie van de akten van de burgerlijke stand die door de gemeenten worden gehouden, wanneer de laatstgenoemde akten tengevolge van calamiteiten, zoals bijvoorbeeld brand of overstroming, verloren zijn gegaan of verminkt zijn geraakt. De ervaring leert dat een dergelijke situatie zich slechts bij hoge uitzondering voordoet.

De reconstructie geschiedt momenteel langs fotografische weg. Er worden kopieën gemaakt van de dubbelen van de akten die bij een of meerdere gemeenten verloren zijn gegaan of verminkt zijn geraakt. Deze kopieën worden gewaarmerkt en vervolgens door tussenkomst van het Ministerie van Justitie gezonden aan de gemeente of gemeenten die het betreft.

Het voorstel beoogt de wijze van reconstructie aan te passen aan de stand van de techniek. Thans zijn dat de opslag op microfilm en de opslag langs digitale weg, met name op CD-rom. De Centrale Justitiële Documentatie te Almelo, onderdeel van het Ministerie van Justitie, beschikt over de technische middelen om de reconstructie van akten van de burgerlijke stand overeenkomstig de genoemde bestaande technieken uit te voeren. Deze dienst neemt derhalve de bewaring van de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand over van de Centrale Bewaarplaats te Schaarsbergen.

Concreet betekent dat dat de gemeenten met ingang van 1 juli 2000 hun papieren dubbelen toezenden aan de Centrale Justitiële Documentatie te Almelo. Deze wijziging betekent geen taakverzwaring voor de gemeenten. Bij de Centrale Justitiële Documentatie worden de papieren dubbelen op microfilm en CD-rom opgeslagen. Daarna kunnen zij vernietigd worden. Teneinde tot vervanging van de papieren akten te kunnen overgaan is op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 de toestemming van de Minister van Onderwijs, Wetenschappen en Cultuur nodig. Deze toestemming tot vervanging van de papieren akten, houdt tevens een machtiging in tot hun vernietiging nadat hun reproductie door middel van microfilm en CD-rom heeft plaatsgevonden. De bedoelde toestemming is verkregen voor de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand en de daarbij behorende latere vermeldingen over de periode van het jaar 2000 tot en met 2009.

De papieren dubbelen die in bewaring zijn bij de Centrale Bewaarplaats te Schaarsbergen zullen gedeeltelijk, namelijk vanaf de jaargang 1980, worden overgebracht naar de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten, waar zij in de papieren vorm bewaard zullen worden.

De dubbelen die betrekking hebben op de periode vóór 1980, namelijk van 1943 tot en met 1979, worden in hun papieren vorm overgedragen aan de verschillende depots van het Rijksarchief.

Teneinde de overbrenging van de papieren dubbelen van de Centrale Bewaarplaats in Schaarsbergen naar de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten en de vervanging van de dubbelen door middel van microfilm en CD-rom op zorgvuldige wijze te doen plaatsvinden, heeft de Centrale Justitiële Documentatie een draaiboek ontwikkeld – het Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand – waarin de procedures beschreven staan voor de overbrenging en de vervanging van de akten.

Voorts is de gebruikte terminologie aangepast. In overeenstemming met het huidige stelsel van titel 4 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, wordt gesproken over akten van de burgerlijke stand in plaats van registers. Dit vloeit voort uit het feit dat men in verband met de geautomatiseerde vervaardiging van akten van de burgerlijke stand, overgegaan is tot het houden van de akten volgens een losbladig systeem, dat in de plaats is getreden van de gebonden registers van de burgerlijke stand.

Artikelen

Artikel I

Aan artikel 18c van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek wordt een aantal bepalingen toegevoegd, namelijk de leden drie tot en met zes.

In het nieuwe derde lid wordt bepaald dat de vervanging van verloren of verminkte akten van de burgerlijke stand geschiedt door het maken van een afschrift van de dubbelen van de desbetreffende akten. De vervanging wordt uitgevoerd door de Centrale Bewaarplaats die daartoe door de Minister van Justitie wordt aangewezen.

Momenteel is dat de Centrale Justitiële Documentatie te Almelo. Aangezien het denkbaar is dat in de toekomst de reconstructie van akten van de burgerlijke stand niet meer centraal maar decentraal plaatsvindt, is in deze bepaling de mogelijkheid opgenomen om meerdere Centrale Bewaarplaatsen aan te wijzen.

Verder wordt in dit artikellid bepaald dat de afschriften die van de dubbelen gemaakt worden, in de plaats treden van de originele akten die verloren zijn gegaan of verminkt zijn geraakt. Dat heeft tot gevolg dat de gereconstrueerde exemplaren gelijke bewijskracht hebben als de verloren gegane of verminkte originele akten.

Het vierde lid van het artikel regelt dat er in het geval van reconstructie van akten van de burgerlijke stand, een lijst wordt opgemaakt van de akten die het betreft en dat deze bekend wordt gemaakt door middel van publicatie in de Staatscourant.

Het vijfde lid bevat een regeling omtrent de kosten die gemoeid zijn met de reconstructie van akten van de burgerlijke stand. Deze regeling komt overeen met de thans bestaande regeling. Zij houdt in dat de kosten van reconstructie voor rekening van de Staat komen, tenzij het een reconstructie betreft van akten die door een gemeente worden gehouden. In het laatstgenoemde geval is het redelijk de kosten door te berekenen aan de gemeente in kwestie. Deze is immers in dat geval verantwoordelijk voor de bewaring van de akten. Hierbij zij opgemerkt dat het tot nu toe slechts zeer sporadisch nodig is geweest om akten van de burgerlijke stand te reconstrueren.

Overigens pleegt de Staat geen kosten voor de reconstructie van akten in rekening te brengen aan gemeenten indien het om een gering aantal gaat.

De Centrale Justitiële Documentatie heeft onderzoek gedaan naar de kosten die gemoeid zijn met de reconstructie. Hierbij is uitgegaan van geschatte bedragen. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat reconstructie van akten van de burgerlijke stand vanaf een gedigitaliseerd document, waarbij uitgegaan is van een document opgeslagen op CD-rom, aanmerkelijk goedkoper is dan de reconstructie van een akte vanaf een papieren exemplaar.

De wijze waarop de reconstructie van verloren gegane of verminkte akten van de burgerlijke stand plaatsvindt, is afhankelijk van de stand van de techniek. De Centrale Justitiële Documentatie zal hiertoe gebruik maken van microfilm en CD-rom. Aangezien in de toekomst ongetwijfeld andere technieken beschikbaar zullen komen en de ontwikkelingen op dit terrein zeer snel gaan, is het noodzakelijk dat de Minister van Justitie de bevoegdheid heeft om nadere concrete aanwijzingen te geven omtrent de uitvoering van deze wet en deze aanwijzingen, zodra de techniek daartoe aanleiding geeft, te wijzigen. Het nieuwe zesde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel II

Deze wet zal in de plaats treden van de bovengenoemde Wet van 28 december 1935, Stb. 797, die wordt ingetrokken.

De Staatssecretaris van Justitie,

N. A. Kalsbeek