26 668
Wijziging van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek in verband met de mogelijkheid een registratiedatum te bepalen voor de uitoefening van stem- en vergaderrechten in de naamloze vennootschap

nr. 5
NOTA NAAR AANLEIDING VAN HET VERSLAG

Ontvangen 19 oktober 1999

Met belangstelling heb ik kennis genomen van de vragen en opmerkingen van de CDA-fractie over het wetsvoorstel.

De leden van de CDA-fractie merken op dat het wetsvoorstel niet alleen tot gevolg heeft dat een systeem van proxy solicitation wordt gefaciliteerd, maar tevens dat aandeelhouders die zelf hun vergaderrechten wensen uit te oefenen ervoor moeten zorgen dat zij uiterlijk per de registratiedatum zijn geregistreerd. Gevraagd wordt waarom voor dit ruimere toepassingsgebied is gekozen.

Het systeem van een registratiedatum biedt, zoals de leden van de CDA-fractie ook opmerken, de mogelijkheid om proxy solicitation in Nederland te introduceren. Door middel van volmachtverwerving kan worden getracht de betrokkenheid van de houders van aandelen aan toonder van naamloze vennootschappen bij de totstandkoming van besluitvorming in de aandeelhoudersvergadering, te vergroten. Indien een vennootschap kiest voor gebruikmaking van een registratiedatum, dient zij alle houders van aandelen van dezelfde soort in beginsel gelijk te behandelen. Het dient daarom duidelijk te zijn wanneer aandeelhouderschap bestaat om voor uitoefening van stem- en vergaderrecht in aanmerking te komen. Voor de uitoefening van die rechten is niet relevant of de aandeelhouder in persoon dan wel via een gevolmachtigde wenst te verschijnen. Dit zal de vergaderorde bevorderen. Ook daarom is een onderscheid tussen aandeelhouders die in persoon dan wel bij gevolmachtigde verschijnen niet wenselijk of nodig.

De leden van de CDA-fractie vragen aandacht voor het feit dat op grond van de voorgestelde regeling alleen het bestuur kan worden gemachtigd tot het bepalen van een registratiedatum. De regeling voorziet niet in de mogelijkheid dat de raad van commissarissen een machtiging krijgt, dan wel dat een bepaald percentage aandeelhouders in staat is het bestuur te instrueren om een aandeelhoudersvergadering bijeen te roepen en daarbij een registratiedatum te bepalen.

Het bepalen van een registratiedatum voor een aandeelhoudersvergadering vergt veel uitvoeringshandelingen van het bestuur van de vennootschap. Registers moeten worden aangewezen, met de intermediair moet worden overlegd en voor het verzamelen van de te verspreiden gegevens moet worden zorggedragen. Het wetsvoorstel biedt een juridische basis te geven aan het proefproject van de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders op basis waarvan voor het eerst gebruik wordt gemaakt van een registratiedatum. Het is naar mijn mening prematuur om in dit stadium een machtiging van de raad van commissarissen, dan wel een instructierecht voor bepaalde aandeelhouders, mogelijk te maken. Een dergelijke uitbreiding van het systeem vergt nader onderzoek waarbij ook de modaliteiten van dergelijke instrumenten aan de orde worden gesteld. Ik stel mij voor deze kwestie te betrekken bij de gedachtevorming over de vraag of een verlenging van de registratietermijn in het Nederlandse recht kan worden ingepast.

Gelet op het feit dat Nederlandse vennootschappen aan zowel Nederlandse als buitenlandse beurzen kunnen zijn genoteerd, hebben de leden van de CDA-fractie gevraagd of registers, die zich in verschillende landen bevinden, op hetzelfde tijdstip kunnen worden geraadpleegd. Ook is de vraag gesteld of iemand voor dezelfde aandelen in verschillende registers kan voorkomen. Zij vragen aandacht voor de vraag hoe kan worden voorkomen dat twee of meer gerechtigden voor dezelfde aandelen opkomen.

Indien een vennootschap een notering heeft in verschillende landen, is het van groot belang dat niet door verschillende personen stemrecht wordt uitgeoefend voor dezelfde aandelen, aangezien dat de rechtsgeldigheid van de aandeelhoudersbesluiten zou aantasten. Derhalve moet bijvoorbeeld worden voorkomen dat door het bestaan van verschillende tijdzones kan worden bewerkstelligd dat na het verstrijken van het tijdstip van registratie een aandelenoverdracht plaatsvindt, die nog tot registratie in een ander register kan leiden. In de praktijk zal het gebruik van het systeem van de registratiedatum er waarschijnlijk toe leiden dat het bestuur bepaalt dat voor de uitoefening van het stemrecht als gerechtigde geldt degene die staat geregistreerd op dag X na sluiting van de beurs. Aldus kan met een verschil in tijdzone rekening worden gehouden. Aangezien de vennootschap bepaalt welk tijdstip doorslaggevend is voor de vereiste registratie van de aandelen van een bepaalde soort, ligt het op de weg van de vennootschap en de door haar aangewezen banken om afspraken te maken over maatregelen zodat een aandeelhouder niet met gebruikmaking van het tijdsverschil registratie en uitoefening van stemrecht kan bewerkstelligen voor dezelfde aandelen. Daarvoor kan worden gedacht aan het oormerken van dergelijke aandelen, zoals ook thans plaatsvindt ter voorkoming van het dubbel uitkeren van dividend.

Met het oog op de door deze leden aangesneden kwestie is het nog van belang op te merken dat de wet zich er niet tegen verzet dat voor verschillende soorten aandelen verschillende registratietijdstippen worden bepaald. Ook is niet uitgesloten dat een bepaalde soort aandelen, men denke aan aandelen op naam waarvan de houders bekend zijn, geen registratiedatum wordt bepaald, in welk geval voor het stemrecht relevant is dat men op de dag van de aandeelhoudersvergadering aandeelhouder is.

De leden van deze fractie informeren of het juist is dat het bepalen van een registratiedatum tot gevolg heeft dat stem- en vergaderrechten kunnen toekomen aan een vorige aandeelhouder die zijn aandelen maximaal zeven dagen voor de aandeelhoudersvergadering heeft overgedragen. Gevraagd wordt wat de opvolgende aandeelhouder kan doen indien deze de bedoelde rechten wil uitoefenen.

Het is waar dat de stem- en vergaderrechten kunnen toekomen aan een vorige aandeelhouder die kort voor de algemene vergadering zijn aandelen heeft overgedragen. Voor de uitoefening van de genoemde aandeelhoudersrechten is de registratiedatum doorslaggevend, onafhankelijk van de vraag of daarna een aandelenoverdracht heeft plaatsgevonden. Dit is noodzakelijk, om te voorkomen dat bij toepassing van een systeem van proxy solicitation twijfel kan rijzen over de rechtsgeldigheid van verleende volmachten. Indien voor de volmachtverlening aansluiting is gezocht bij de registratie van aandeelhouders op de registratiedatum, heeft dit tot gevolg dat de rechtsgeldigheid van de volmacht niet wordt aangetast door een opvolgende aandelenoverdracht. Indien niet voor een registratiedatum zou worden gekozen, kan deze rechtsgeldigheid uitsluitend worden bewerkstelligd door een volledige blokkering van opvolgende aandelenoverdrachten nadat een volmacht is verleend. Een dergelijke blokkering (door de banken) kan echter niet volledig worden gegarandeerd, terwijl zij door de praktijk als een te grote belemmering van het handelsverkeer wordt beschouwd. Indien een aandelenoverdracht plaatsvindt binnen de termijn van zeven dagen voorafgaand aan de aandeelhoudersvergadering, zal de nieuwe aandeelhouder uitsluitend invloed kunnen hebben op de uitoefening van het stem- en vergaderrecht indien hij dit in relatie tot zijn voorganger (contractueel) heeft kunnen bedingen. Dit zal bij aandelen die via de beurs zijn verhandeld in de regel niet te realiseren zijn.

Deze leden informeren of het waar is dat de vennootschap geen inzage heeft in het door het bestuur aangewezen register voor zover het aandelen aan toonder betreft, omdat anders de anonimiteit van de desbetreffende aandeelhouders zou kunnen worden doorbroken.

Uitgangspunt van de uitgifte van aandelen aan toonder is dat de desbetreffende aandeelhouders in beginsel anoniem zijn jegens de vennootschap. De namen van de aandeelhouders zijn uitsluitend bekend bij de banken die voor hen als intermediair optreden. Het vennootschapsrechtelijke systeem gaat ervan uit dat de aandeelhouder zijn stem- en vergaderrechten kan uitoefenen nadat hij de gerechtigdheid daartoe enkel heeft aangetoond met behulp van het aandeelbewijs. Daardoor verliest de aandeelhouder zijn anonimiteit. Het uitgangspunt van de anonimiteit blijft bij toepassing van een registratiedatum overeind. De intermediair waar de registratie kan plaatsvinden, kan zich op de beoogde anonimiteit beroepen. Uitsluitend aandeelhouders die in persoon of via een volmacht stem uitbrengen worden aan de vennootschap bekend. Het register van de aangewezen intermediair heeft en behoudt daarmee een eigen status die afwijkt van het aandeelhoudersregister van een vennootschap die aandelen op naam heeft geëmitteerd.

Deze leden hebben gevraagd of de vennootschap mag verlangen dat een persoon die de aandeelhoudersvergadering wenst te bezoeken, dit voornemen kenbaar maakt tegen bewijs van zijn registratie, alsmede dat een volmacht moet worden gedeponeerd bij de vennootschap.

In lid 3 van artikel 119 is opgenomen dat bij de oproeping voor de vergadering de dag van de registratie wordt vermeld, alsmede de wijze waarop de stem- of vergadergerechtigden zich kunnen laten registreren. De leden van de CDA-fractie hebben aangevoerd dat moet kunnen worden voorkomen dat vennootschappen worden overvallen door een onverwacht groot aantal aanwezigen en/of dat bij de toegang tot de vergadering discussie ontstaat over de vraag wie recht op toegang heeft. Ook de Gecombineerde Commissie Vennootschapsrecht van de Nederlandse Orde van Advocaten en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie alsmede de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders hebben hiervoor aandacht gevraagd in hun brieven van 23 respectievelijk 28 september 1999 aan de vaste commissie voor Justitie. Teneinde het ordelijke verloop van de vergadering te bevorderen is daarom bij nota van wijziging bepaald dat de vennootschap die van het registratiesysteem gebruik maakt, bij de oproep mag bepalen onder welke voorwaarden een stem- en vergadergerechtigde zijn rechten kan uitoefenen. Daarbij kan een kennisgeving c.q. depot van volmachten worden voorgeschreven.

Ik sluit mij graag aan bij de opmerking van deze leden dat het register zowel fysiek als elektronisch (mits schriftelijk reproduceerbaar) beschikbaar kan zijn.

Eveneens acht ik het met deze leden van belang dat het vergaderregister zoals dat door de vennootschap is gebruikt bewaard blijft, zodat dit bij eventuele geschillen geraadpleegd kan worden. Een vennootschap die van het systeem van de registratiedatum gebruik wenst te maken mag verschillende registers aanwijzen, zoals haar aandeelhoudersregister, een register van volmachtgevers en degenen die hebben gemeld in persoon in de aandeelhoudersvergadering aanwezig te willen zijn. Daarbij staat voorop dat de gegevens uit de registers op schrift zijn of kunnen worden gesteld. Het is de verantwoordelijkheid van de vennootschap te bewerkstelligen dat het vergaderregister dat aan de uitoefening van het stem- en vergaderrecht ten grondslag heeft gelegen, wordt bewaard.

Deze leden hebben gevraagd wie een gegeven volmacht kan herroepen, wat de juridische gevolgen zijn van het feit dat de volmachten gerichte volmachten zijn en hoe nieuwe feiten tussen de datum van de volmacht en de datum van de aandeelhoudersvergadering de mogelijkheden van de nieuwe aandeelhouder beïnvloeden.

Een volmacht kan worden herroepen door de persoon die deze rechtsgeldig heeft gegeven. Dat is de persoon die op de registratiedatum stond geregistreerd. Op grond van het wetsvoorstel is deze bevoegd tot de uitoefening van het stem- en vergaderrecht in de aanstaande aandeelhoudersvergadering.

De Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders heeft in verband met de elektronische verwerking van volmachten een systeem opgezet dat uitgaat van gerichte volmachten. Het gaat dan om bindende instructies van de stemgerechtigde per besluit om voor of tegen te stemmen of zich van stemming te onthouden. Dit heeft het voordeel dat het standpunt van de stemgerechtigde duidelijk is.

De korte periode tussen de registratiedatum en de datum van de aandeelhoudersvergadering zal naar mijn mening in de regel voorkomen dat een stemgerechtigde op grond van gewijzigde omstandigheden de behoefte voelt een afgegeven volmacht te wijzigen. Het systeem zoals opgezet door de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders houdt in dat een stemgerechtigde na de registratiedatum uitsluitend zijn volmacht kan intrekken dan wel een wijziging van standpunt kan melden door ter vergadering te verschijnen. Een en ander heeft in beginsel geen effect op de positie van een nieuwe aandeelhouder, die op de registratiedatum nog niet stond geregistreerd. Dit kan echter anders zijn indien hij met zijn rechtsvoorganger afspraken heeft gemaakt over de uitoefening van het stemrecht.

De leden van de CDA-fractie vragen of een verwijzing naar de artikelen 88, 89 en 118 van boek 2 BW nodig is in verband met de uitoefening van de stemen vergaderrechten door vruchtgebruikers en pandhouders. Zonder een dergelijke verwijzing zou niet duidelijk zijn dat ook voor deze personen de registratiedatum bepalend is voor de uitoefening van de bedoelde rechten.

Het systeem van de registratiedatum en daarmee de omstandigheid dat op basis van deze datum wordt bepaald wie stem- en vergaderrechten kan uitoefenen ziet niet alleen op aandeelhouders en certificaathouders, maar tevens op pandhouders en vruchtgebruikers. Het voorgestelde artikel 119 verwijst daartoe in algemene zin naar «zij die de rechten hebben» en «als zodanig» niet specifiek als aandeelhouder zijn ingeschreven. Ook artikel 117 verwijst voor het vergaderrecht niet naar artikel 88 of 89 van boek 2 BW. De laatste zinsnede van het voorgestelde artikel 119 lid 1 bepaalt in dat verband vervolgens expliciet dat in geval een registratiedatum is bepaald, niet relevant is wie gerechtigd zijn tot de aandelen of certificaten ten tijde van de aandeelhoudersvergadering. De door deze leden gewenste duidelijkheid ook in de al genoemde brief van de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders wordt hieromtrent duidelijkheid gevraagd blijkt ook uit de considerans die aangeeft dat ook pandhouders en vruchtgebruikers zijn gebonden aan het stelsel. Ik kan daaraan nog toevoegen, zulks mede naar aanleiding van de opmerkingen van de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders in haar brief, dat de mogelijkheid voor het bestuur een registratiedatum te bepalen conform het systeem van het wetsvoorstel impliceert, dat de stemmen die zijn uitgebracht door personen die op de registratiedatum zijn geregistreerd rechtsgeldig zijn, ook indien de met artikel 118 van boek 2 BW corresponderende statuten van de vennootschap er nog vanuit gaan dat voor het stemrecht bepalend is dat de gerechtigdheid daartoe bestaat op de dag van de aandeelhoudersvergadering.

De leden van de CDA-fractie hebben de vraag gesteld of door aandelentransacties op of rond de registratiedatum feitelijk een beschermingsconstructie kan worden gecreëerd.

De achtergrond van veel beschermingsconstructies is te voorkomen dat als gevolg van het grote absenteïsme in de aandeelhoudersvergadering, een aandeelhouder die een gering aandelenpakket heeft, de aandeelhoudersvergadering en daarmee de besluitvorming van de aandeelhoudersvergadering naar zijn hand kan zetten. Het stelsel van de registratiedatum is juist bedoeld te bevorderen dat meer aandeelhouders participeren in de besluitvorming in de aandeelhoudersvergadering, op basis van betere informatie over de vennootschap. Het stelsel is derhalve geen nieuwe beschermingsconstructie, maar zal juist de behoefte aan beschermingsconstructies kunnen doen afnemen.

Deze leden vragen of de algemene vergadering door de wetswijziging feitelijk meer macht krijgt en in hoeverre het wetsvoorstel de verhouding tussen de algemene vergadering van aandeelhouders, de raad van commissarissen en het bestuur beïnvloedt.

Met het wetsvoorstel wordt beoogd de communicatie tussen ondernemingen en hun aandeelhouder, certificaathouder en andere stem- of vergadergerechtigden te verbeteren. Tevens wordt ernaar gestreefd dat aandeelhouders op eenvoudige wijze kunnen deelnemen aan de besluitvorming in de algemene vergadering, desgewenst via een gevolmachtigde. Ook kan een systeem van proxy solicitation worden gebruikt om stem- en vergadergerechtigden meer dan voorheen van informatie te voorzien. Op grond hiervan zou de participatie van de kapitaalverschaffers aan de besluitvorming in de aandeelhoudersvergadering moeten toenemen. Hierdoor ontstaat geen wijziging in de verhouding tussen de algemene vergadering van aandeelhouders, de raad van commissarissen en het bestuur. In de uitoefening van de stem- en vergaderrechten wordt behalve dat zij wordt gekoppeld aan een registratiedatum – geen wijziging aangebracht. Een wijziging is wel dat dit wetsvoorstel het voor de aandeelhouders eenvoudiger zal maken om van de reeds bestaande rechten gebruik te maken. Een grotere betrokkenheid van de stem- en vergadergerechtigden bij de besluitvorming van de aandeelhoudersvergadering brengt mee dat de verantwoording van het bestuur beter vorm krijgt.

De leden van de CDA-fractie hebben geïnformeerd of de omstandigheid dat het wetsvoorstel bepaalt dat voor het jaar 2000 – voor het vaststellen van een registratiedatum – geen machtiging van de aandeelhoudersvergadering vereist is, in tegenspraak is met het doel van de wetswijziging, namelijk het vergroten van de macht van de aandeelhouders.

Zoals opgemerkt, dient het wetsvoorstel de betrokkenheid van aandeelhouders (en andere stem- en vergadergerechtigden) bij de besluitvorming van de aandeelhoudersvergadering te bevorderen. Het uitgangspunt is dat het gebruikmaken van een registratiedatum de instemming van de aandeelhouders behoeft. Dit kan door het bestuur daartoe te machtigen. De afwijkende regeling voor het eerste jaar een wettelijke grondslag is naar mijn mening als uitzondering op de algemene regeling gerechtvaardigd nu de aandeelhouders van de beursvennootschappen die aan het proefproject deelnemen zich expliciet voor deelname aan het project hebben aangemeld en het proefproject van de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders anders niet in 2000 van start kan gaan (er zou een aparte vergadering vereist zijn om de machtiging te organiseren). Het succes van de regeling hangt van een spoedige start af.

In plaats van een machtiging zouden de aandeelhouders ook kunnen kiezen voor een statutaire grondslag voor de bepaling van een registratiedatum. Indien de statuten daaromtrent duidelijkheid bieden, zou een machtiging die regelmatig moet worden vernieuwd, niet nodig zijn. De mogelijkheid dat de statuten de grondslag bieden voor het stelsel van een registratiedatum is daarom alsnog bij nota van wijziging geschapen.

De leden van de CDA-fractie vragen aan te geven hoe de onafhankelijkheid van de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders is gewaarborgd. Ook vragen zij of de registratietermijn van maximaal zeven dagen een tussenstap is, of deze termijn zal worden verlengd en welke maximale termijn de regering dan zou willen invoeren.

In de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders wordt samengewerkt door de ondernemingen die met ingang van het jaar 2000 proxy solicitation in de praktijk willen brengen. De Stichting tracht in overleg met de andere betrokkenen, te weten de AEX, de betrokken banken, vertegenwoordigers van institutionele beleggers en de Vereniging voor effectenbezitters, tot een zorgvuldig uitgebalanceerd stelsel van procedurevoorschriften te komen op grond waarvan aan proxy solicitation uitvoering zal worden gegeven.

Voor de registratietermijn is aangesloten bij de maximaal te stellen termijn voor het depot van het aandeelbewijs voorafgaand aan een aandeelhoudersvergadering, zoals bepaald in artikel 117 lid 3 van boek 2 BW. Het voordeel van deze opzet is dat slechts een relatief kleine ingreep in de wet noodzakelijk is en de Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders derhalve in het jaar 2000 met het project voor proxy solicitation van start zou kunnen gaan. De vraag of en tot welke termijn de termijn van zeven dagen zou kunnen worden verlengd, is thans nog niet te beantwoorden. Zoals in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel is aangekondigd zal worden onderzocht onder welke voorwaarden een dergelijke verlenging mogelijk is. Bij die afweging komt tevens aan de orde wat de maximale termijn zou kunnen zijn. Daarbij zal ook worden gekeken naar andere landen waar reeds veel ruimere praktijkervaring met proxy solicitation is opgedaan.

De Minister van Justitie,

A. H. Korthals