26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 413 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 7 juni 2016

Eind 2014 heeft de Tijdelijke commissie ICT van uw Kamer haar eindrapport «Grip op ICT» uitgebracht over het onderzoek naar de gang van zaken rond ICT-projecten bij de overheid (Kamerstuk 33 326, nr. 5). Een van de aanbevelingen (nr. 15) in het eindrapport luidt: de rijksoverheid zorgt ervoor dat zij in staat is rijksbreed een goede prioritering te maken van ICT-projecten. In de kabinetsreactie op het eindrapport (Kamerstuk 33 326, nr. 13) is aangekondigd dat de bewindslieden uw Kamer zullen informeren over hun beleidsprioriteiten die kaderstellend zijn voor hun ICT-projectenportfolio. Met deze brief informeer ik u over het voorgaande voor wat betreft mijn departement.

Deze kabinetsperiode heeft BZ de uitdaging om enerzijds te moderniseren en slagvaardig en effectief te kunnen optreden in de wereld, maar tegelijkertijd de bezuinigingen te realiseren die het departement en het postennet zijn opgelegd. In die context wordt de Nederlandse diplomatieke dienst in de komende jaren omgevormd tot een flexibele netwerkorganisatie en wordt er geïnvesteerd in digitale dienstverlening die de samenleving van BZ verwacht. Daarnaast heeft BZ de ambitie om toonaangevend in de diplomatie te zijn en daarbij een flexibele netwerkorganisatie te zijn waarmee iedereen graag samenwerkt. Die ambities kunnen niet zonder modern informatiemanagement en toekomstbestendige ICT-ondersteuning gerealiseerd worden.

I-strategie BZ 2016–2019

In april 2016 is na hoogambtelijke consultatie de nieuwe I-strategie BZ 2016–2019 door de departementale CIO (Chief Information Officer) vastgesteld. Deze I-strategie, die u als bijlage bij deze brief aantreft, ondersteunt BZ bij het realiseren van haar ambities en het behalen van haar doelstellingen¹. Het is een dynamisch document dat meegroeit met de ontwikkelingen binnen en buiten BZ. Gemiddeld eenmaal per 2 jaar (of zo vaak als noodzakelijk) wordt de I-strategie «herijkt» en opnieuw vastgesteld.

De I-strategie van BZ is uitgewerkt rond vier thema’s:

• 1. Excellente e-dienstverlening

  BZ staat in het kader van de kabinetsdoelstelling Digitaal 2017 voor de opgave om de diensten die zij aan burgers en bedrijfsleven aanbiedt te digitaliseren. Dat betekent een stapsgewijze invoering van digitale diensten zoals aanvragen van visa en reisdocumenten, online betaling en het digitaal aanleveren van gegevens voor geprivilegieerden. Om dat te bereiken zal BZ een flexibel e-dienstenplatform inrichten waarop bestaande en toekomstige e-diensten makkelijk en gebruiksvriendelijk ontwikkeld kunnen worden.

• 2. Digitaal slagvaardige diplomatie

  Het kabinet heeft gekozen voor een zo breed mogelijk postennetwerk met wereldwijde aanwezigheid. Om dit te bereiken wordt meer flexibiliteit in het postennetwerk gebracht door daar waar nodig de bezetting van posten snel op of af te kunnen schalen. Dit vraagt om andere concepten en een vernieuwing van de huidige ICT-diensten. Daartoe hoort o.a. de uitrol van een BZ-breed relatiebeheer, verbetering van de mogelijkheden om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken en samen te kunnen werken via de digitale platforms die daarvoor het meest geschikt zijn.

• 3. Informatiegestuurd BZ

  De BZ-medewerker voert zijn coördinerende, beleids-, uitvoerende- en/of controlerende werkzaamheden steeds vaker uit in wisselende samenwerkingsvormen (bijvoorbeeld in projectverband of in communities) en maakt hierbij gebruik van uiteenlopende informatiebronnen. Het maken van juiste en scherpe analyses die gebaseerd zijn op solide interne en externe informatie is daarbij onontbeerlijk. Dit thema zorgt ervoor dat BZ-handelen gebaseerd kan worden op de juiste informatiebronnen en dat de BZ-medewerker gebruik kan maken van hedendaagse methoden en voorzieningen om relevante informatie te analyseren. Tevens zorgt dit thema ervoor dat de effecten van BZ-handelen gemeten kunnen worden (denk daarbij bijvoorbeeld aan het meten van de doelmatigheid van projecten voor ontwikkelingssamenwerking).

• 4. Betrouwbare basis voor ICT-diensten

  Bij een toonaangevende en flexibele netwerkorganisatie hoort een betrouwbare basis voor ICT-diensten die een fundament is voor levering van betrouwbare ICT-diensten en waarmee nieuwe (ICT-)behoeften op flexibele en innovatieve wijze gerealiseerd kunnen worden. Dit thema zorgt voor verbetering van het proces voor het ontwikkelen van nieuwe BZ-diensten en daarmee voor een verkorting van de time-to-market. Daarnaast zorgt dit thema voor verdere professionalisering van de I-functie, waaronder verbetering van de informatieplanning en een verdere professionalisering van sourcing van ICT-diensten naar de markt. Een betrouwbare basis voor ICT-diensten is niet alleen van belang voor een goede I-dienstverlening maar is tevens een randvoorwaarde voor de andere genoemde thema’s.

Kaders voor de ICT-projectenportfolio van BZ

De I-strategie geeft voor de komende 4 jaar de koers van het ministerie aan ten aanzien van de informatievoorziening en ICT en vormt de basis en toetssteen voor alle programma’s, processen en activiteiten met een ICT-component bij BZ. De thema’s zoals hierboven beschreven zijn daartoe nader uitgewerkt in 10 zg. I-ambities die weer nader zijn onderverdeeld in 21 maatregelen (zie bijgevoegde I-strategie BZ 2016–2019, specifiek het overzicht op blz. 28). Hoogambtelijk zijn deze maatregelen voorzien van een duidelijke prioritering. Daarbij moet bedacht worden dat de ambities en maatregelen in de I-strategie al de prioriteiten vanuit de primaire processen van BZ zijn en dat het hier dus gaat om de nadere «prioritering van prioriteiten».

Genoemde prioritering is gebaseerd op een aantal criteria, die tot uitdrukking brengen dat BZ «van buiten naar binnen» redeneert en veel belang toekent aan de eisen, wensen en kaders die de omgeving aan BZ stelt. Gehanteerde criteria zijn: actuele maatschappelijke relevantie, wettelijke verplichting, kabinetsbeleid, Rijksbeleid, aandachtspunt van toetsende en controlerende instanties, politiek BZ-belang, BZ-beleid / prioriteit en belang voor het functioneren van het postennet. Naarmate een maatregel meer scoort op genoemde criteria krijgt deze een hogere prioriteit, waarbij prioriteit een globale inschatting is van de combinatie van belang en urgentie. Omdat een maatregel ondanks een initieel hoge prioriteit bepaalde managementcomplicaties kan hebben die de haalbaarheid en daarmee de prioriteit kunnen beïnvloeden, wordt ook een globale inschatting van de volgende haalbaarheidsaspecten bij de prioritering meegewogen: de financiële omvang, de impact op de organisatie en het risiconiveau respectievelijk de verwachte slaagkans.

Aldus is de rangschikking van maatregelen gebaseerd op de volgende formule: Prioriteit (belang x urgentie) / haalbaarheid (financiële omvang x impact op organisatie x risiconiveau). Dit resulteert in de volgende categorieën maatregelen:

• 1. met grote ambitie te realiseren

• 2. met grote ambitie te realiseren met extra managementaandacht

• 3. met gepaste ambitie te realiseren

• 4. met gepaste ambitie te realiseren met extra managementaandacht

Alle programma’s en projecten die onderdeel uitmaken van de ICT-projectenportfolio worden gekoppeld aan 1 of meer van de geprioriteerde maatregelen en verkrijgen daarmee dezelfde prioriteit als de maatregel(en) waar ze aan gekoppeld zijn. Aangezien de ICT-projectenportfolio dynamisch is, wordt de prioritering van de programma’s en projecten halfjaarlijks geactualiseerd en hoogambtelijk vastgesteld.

De Minister van Buitenlandse Zaken, A.G. Koenders

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl