26 478
Raming der voor de Tweede Kamer in 2000 benodigde uitgaven, alsmede aanwijzing en raming van de ontvangsten

nr. 6
ALGEMENE TOELICHTING BIJ DE RAMING

Inhoudsopgave Algemene toelichting

1. Inleiding

2. Directie Constitutioneel Proces

3. Directie Facilitair Bedrijf

4. Stafdienst FEZ

5. Stafdienst P&O

6. Bedrijfsmaatschappelijk werk

7. Stafdienst Communicatie

8. Griffie interparlementaire betrekkingen

1. Inleiding

Het Presidium constateert aan het begin van deze toelichting dat de vele leden die pas sinds mei of september vorig jaar van de Kamer deel uitmaken in het algemeen inmiddels hun weg hebben gevonden, zowel letterlijk de weg in ons gebouwencomplex, als figuurlijk in onze werkwijze. Dit is te danken aan de inzet van de medewerkers van Kamer en fracties – waarvoor het Presidium erkentelijk is –, aan het mentorschap van oudere leden maar ook aan de bereidheid van de nieuwe leden om in het diepe te springen en te zwemmen. Een alternatief was er ook niet omdat het politiek proces – wetgeving en controle – nu eenmaal verder gaat, zonder zich veel van inwerkperiodes of tijdschema's aan te trekken. Het feit dat de werkzaamheden van de Kamer en van kamercommissies niet altijd te plannen zijn, heeft ook gevolgen voor het functioneren van het ambtelijk apparaat. Het Presidium acht het evenwel zijn taak om dit apparaat toch zoveel mogelijk te laten functioneren volgens de criteria van doelmatigheid en doeltreffendheid die ook elders in de Rijksdienst gelden.

Het nieuw gekozen Presidium heeft vrij kort na de verkiezingen geconstateerd dat de ingezette herziening van de hoofdstructuur van het ambtelijk apparaat die juist grotere doelmatigheid en doeltreffendheid beoogde, averechts zou kunnen uitwerken omdat de verantwoordelijkheden daarin niet duidelijk waren te maken. Zulks was reeds gebleken uit de opmerkingen en vragen waartoe dit voorstel aanleiding had gegeven bij de behandeling van de Raming voor 1999. Het Presidium persisteert dus niet bij die opzet maar houdt wel vast aan de wens die hieraan ten grondslag ligt om managementbevoegdheden meer te delegeren. Dit zal dan echter gebeuren met behoud van de eindverantwoordelijkheid van de Griffier als hoofd van het ambtelijk apparaat, dus vanuit de huidige structuur.

Ook de werkwijze van de Kamer is een gebouw dat voortdurend onderhoud en renovatie vraagt. De onderzoeksfunctie van het parlement krijgt veel aandacht door enquêtes en door het werk van tijdelijke commissies (bijvoorbeeld evaluatie IRT-aanbevelingen) maar krijgt ook vorm via andere activiteiten van leden en commissies. Het Presidium wil hierbij en bij enkele andere parlementaire instrumenten de mogelijkheden tot toetsing en aansturing vergroten. In het bijzonder is evenwicht tussen de mogelijkheden van het individuele lid (in en buiten de plenaire vergadering) en de mogelijkheden van commissies nodig. Enkele notities zijn bij de Commissie Werkwijze aanhangig gemaakt of zullen dat worden. Dit geldt ook de inschakeling van leden van het Europees Parlement bij ons werk.

Een derde bijdrage tot doelmatiger werken zal naar verwachting de Integratie van bestanden leveren. Vele van de nieuwe leden hebben zich verbaasd getoond over de grote hoeveelheden papieren informatie die zij dagelijks, soms, naar het schijnt, zonder veel structuur, krijgen aangeboden. Dit betreft vooral de kamerstukken zelf – dus de stukken waarover de Kamer bij stemming beslist – maar ook de informatie die desgevraagd of ongevraagd wordt aangeboden door belangengroepen en deskundigen en de interne, meestal groengekleurde stukken. Ook moet worden vastgesteld dat de Kamer achterloopt waar het betreft de interne communicatie langs elektronische weg. In de loop van dit jaar zullen het netwerk en de daarin opgehangen apparatuur zodanig gemoderniseerd zijn (NT) dat aan het einde van dit jaar raadpleging van gekoppelde bestanden voor ieder een aantrekkelijk alternatief wordt voor papier waarop die bestanden nu nog zonder selectie worden afgedrukt of gekopieerd. Ook buiten de Kamer zal dan hiervan kunnen worden gebruik gemaakt via Internet.

Autonomie van de Kamer

Omdat de logica van een parlementaire staatsvorm het onwenselijk maakt dat de Regering de mogelijkheden tot controle door het parlement bepaalt via de financiële, personele en facilitaire voorzieningen, beschikken de meeste parlementen over autonomie op die gebieden. Die autonomie varieert van totale zelfstandige beslissingsbevoegdheid zonder enig overleg met de Regering, tot ongeschreven regels van respect van de Regering voor de wensen van het parlement. Het eerste model is aan de orde geweest bij de behandeling in 1989 van de vierde wijziging van de Comptabiliteitswet (stuk 20 994) maar de Kamer heeft daarvan afgezien toen het Kabinet zich bereid verklaarde tot het maken van werkafspraken zoals bedoeld in het toen vastgestelde tweede lid van artikel 16 van genoemde wet. Die werkafspraken zijn op hun beurt terug te vinden in een brief van de Minister van Binnenlandse Zaken van 8 oktober 1991 (Kamerstukken 22 348, nr. 1) en een nadere brief van die Minister van 10 juli 1992 (Kamerstukken 22 348, nr. 4).

De werkafspraken betekenen voor de Tweede Kamer dat deze altijd (via de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) de mening van het Kabinet vraagt over de voorgenomen Raming en over voorgenomen tussentijdse wijzigingen. Mocht de Tweede Kamer het advies van het kabinet niet volgen, dan zal de Regering de voorstellen van de Kamer ongewijzigd overnemen in de begrotingsvoorstellen zodat de wetgever kan beslissen. In de praktijk hebben deze werkafspraken goed gefunctioneerd en heeft het overleg bijna altijd tot overeenstemming geleid. Dit geldt ook de omgekeerde situatie waarbij het kabinet taakstellingen volgens een verdeelsleutel over alle begrotingshoofdstukken verdeelt, dus ook over hoofdstuk II waarin de Raming wordt verwerkt. In het overleg over zulke taakstellingen heeft de Tweede Kamer zich steeds bereid verklaard tot het aanvaarden van een inspanningsverplichting. Het Presidium heeft zich hiertoe ook bereid verklaard voor wat betreft het lopende jaar en de volgende jaren.

Om misverstanden over de werkafspraken en over de concrete invulling daarvan voor dit jaar en volgende jaren te vermijden, zijn deze nog eens vastgelegd in een gemeenschappelijke verklaring van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Voorzitter. Dit stuk ligt voor alle leden ter inzage op het Presidiumsecretariaat.

Voor de ambtenaren van de beide Kamers geldt een Ambtenaren Reglement Staten Generaal (ARSG) dat door de Regering wordt vastgesteld na overleg met de beide Kamers. Ook hier geldt in beginsel dat de beide Kamers bevoegd zijn tot het maken van eigen regels, afwijkend van die van het ARAR. In de praktijk is hier nauwelijks van gebruik gemaakt en worden alle wijzigingen van het ARAR overgenomen in het ARSG. Toen destijds een CAO-model voor het overleg met de overheidsbonden werd gekozen, heeft het Presidium niet gevraagd om het inrichten van een aparte sector-CAO voor de ambtenaren van de beide Kamers. Deze horen dus tot de sector rijksoverheid. Niettemin zijn er enkele specifieke regelingen gemaakt voor het kamerpersoneel. Het Presidium laat nagaan of, en in hoeverre, die specifieke regelingen nog nodig zijn vanwege de specifieke werkomstandigheden van het parlement en of ze ongewilde negatieve consequenties hebben.

Uitvoering van de motie Remkes

Bij de behandeling van de Raming voor 1998 heeft de Kamer een motie Remkes (Kamerstukken 25 278, nr. 15) aanvaard, die vraagt om een onderzoek naar de mogelijkheden tot verbetering van de doelmatigheid. Daarbij werd een andere opzet van de diverse vormen van dienstverlening nadrukkelijk niet uitgesloten.

Bij de behandeling van de Raming voor 1999 bleek dat de Kamer de uitvoering van de motie niet toereikend achtte. Daarom heeft het Presidium de directeur a.i. van het Facilitair Bedrijf opgedragen die uitvoering nader vorm te geven. Dat heeft geresulteerd in een onderzoek naar de organisatie en doelmatigheid van het Restaurantbedrijf en van het schoonmaakonderhoud. Deze onderzoeken zijn bedoeld als pilot voor eventuele, soortgelijke onderzoeken naar andere vormen van dienstverlening. Bij beide bedrijfsonderdelen is beoordeeld hoe prestatie en kwaliteit zich verhouden met de hiervoor gangbare normen, welke mogelijkheden er zijn tot efficiencyverbetering en of enigerlei vorm van uitbesteding in de rede ligt. Bij beide onderzoeken is gebruik gemaakt van reeds aanwezig materiaal, zoals het rapport Bakkenist, waarin een vergelijking is gemaakt tussen een groot aantal bedrijfsrestaurants en een onderzoek naar het schoonmaakonderhoud door Intexo. Het rapport van de onderzoeken, alsmede de reactie hierop van de Ondernemingsraad, ligt op het Presidiumsecretariaat voor alle leden ter inzage.

Het Presidium is voornemens voorstellen van de directeur a.i. van het Facilitair Bedrijf in behandeling te nemen over een passender omvang van het personeelsbestand in beide diensten, zodat pieken kunnen worden opgevangen met de inhuur van externe medewerkers en dalen niet tot grote leegloop leiden. Het is de bedoeling een vermindering in de omvang van de vaste medewerkers te bereiken via natuurlijk verloop of via andere manieren van vrijwillige uitstroom.

Daarnaast wordt er bij het Restaurantbedrijf gekeken naar de omvang en de intensiteit van het pakket aan goederen en diensten en moet de vraag onder ogen worden gezien of enige beperking daarvan niet beter is. Maar zelfs dan lijkt uitbesteding een nauwelijks begaanbare en zeker geen goedkopere weg.

Voor wat betreft het schoonmaakonderhoud wordt een zogeheten tender voorbereid, die moet uitwijzen of geheel of gedeeltelijke uitbesteding wel in de rede ligt. Ook hier geldt dat de werkgelegenheid van de medewerksters en medewerkers niet in het geding is.

Het zou onjuist zijn om de Tweede Kamer als werkorganisatie niet te willen vergelijken met andere overheidsinstellingen. Er is echter een aantal aspecten, dat het volledig marktconform opereren in de weg staat. Te denken valt aan de onvoorspelbaarheid in aard en omvang van de vraag naar specifieke dienstverlening, aan het zeer onregelmatige werkpatroon, aan de openbaarheid van het gebouw, aan het karakteristieke en niet altijd even doelmatig ingerichte gebouwencomplex en aan de verlangde representativiteit, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid. Dat betekent dat normering van de dienstverlening niet onmogelijk maar wel lastig is, terwijl het stellen van grenzen daarentegen essentieel is.

Het Presidium ziet geen aanleiding in dit kader nog andere vormen van dienstverlening in ogenschouw te nemen anders dan dat ook dáár normering en het bepalen van wat wel en niet geleverd wordt, wenselijk zijn.

Rookbeleid

Op 15 september 1998 is een Algemene Maatregel van Bestuur vastgesteld die een aanzienlijke verscherping van het anti rookbeleid in openbare gebouwen betekent.

Deze AMVB staat het niet langer toe delen van wachtruimtes, kantines, restaurants e.d. in openbare gebouwen zoals de Tweede Kamer, uit te zonderen van het algemeen geldende rookverbod. Wel mag, als er meer dan één van bovengenoemde ruimten op één verdieping aanwezig zijn, de kleinste van die ruimten als rookgedoogzone worden aangewezen.

Het Presidium vraagt de medewerking van alle bewoners, maar ook van de gasten van de Tweede Kamer om deze bepalingen na te leven. Dat betekent dat er nergens in het gebouw mag worden gerookt, behalve in werkruimtes, tenzij een van de aanwezigen daartegen bezwaar aantekent. Voorts mag in enkele restaurants worden gerookt, tenminste als er meer dan één restaurant op een verdieping beschikbaar is. De ledenkoffiekamer en het persbuffet zijn werkruimtes. Het restaurant Pleinzicht wordt in twee restaurants verdeeld, hetgeen nu feitelijk al het geval is. In het voorste restaurant mag gerookt worden. In het achterste restaurant, in het Statenrestaurant en in de Bistro geldt een rookverbod.

In gangen, vergader- en wachtruimtes en tijdens bijeenkomsten en ontvangsten in bijvoorbeeld de Oude Zaal, het Logement e.d. geldt eveneens een rookverbod. Het Presidium spreekt de gastvrouwen en -heren bij ontvangsten e.d. aan op de handhaving van het rookverbod.

Milieu-kengetallen

Het Presidium is voornemens aan de Raming voor 2001 een milieujaarverslag toe te voegen. De daarvoor benodigde administratieve infrastructuur wordt momenteel opgezet. Daarop vooruitlopend treft u hieronder enkele milieukengetallen over 1998 aan.

materiaalgebruik

– kopieerpapier	14 462 500 vel
– enveloppen	300 000 stuks
– toners	685 stuks
– drums	130 stuks*

* waarvan 80 stuks gereconditioneerd

gebruik van water en energie

– elektra	4 011 963 Kwh
– water	12 291 m^3
– stadsverwarming	20 327 GigaJoule
– gas	78 825 m^3

geproduceerd afval

– gft	± 25 ton
– restafval	± 120 ton
– glas	± 5 ton
– papier	± 165 ton
– karton	± 8 ton

Bijlagen bij de Raming

Deze toelichting is voorzien van een bijlage die in het verleden niet steeds werd toegevoegd, namelijk een overzicht van de toezeggingen die gedaan werden bij de behandeling van de vorige Raming en van de toen aangenomen moties, steeds met een indicatie van de uitvoering daarvan.

Bij gelegenheid van de behandeling van de Raming voor 1999 heeft de Kamer kenbaar gemaakt hierbij in de toekomst ook de verantwoording over het afgesloten dienstjaar te willen betrekken. Deze (cijfermatige) verantwoording is opgenomen in stuk nr. 9.

Hiermee wordt vooruitgelopen op de, op grond van aanbevelingen van de Commissie voor de Rijksuitgaven, gemaakte afspraken over de uitbreiding van de verantwoording door de ministeries.

Financiële uitgangspunten

Uitgangspunt voor de Raming 2000 is het meerjarencijfer voor 2000 zoals opgenomen in Hoofdstuk II van de Rijksbegroting voor 1999, paragrafen 03. «Tweede Kamer» en 04. «Staten-Generaal Algemeen». Daarnaast is rekening gehouden met de structurele doorwerking van de in het wijzigingsvoorstel naar aanleiding van de Voorjaarsnota 1999 op te nemen mutaties. Tenslotte bevat deze Raming voor het jaar 2002 een voorbereidingsmutatie die bij het desbetreffende artikel wordt toegelicht.

Aangezien de ramingsprocedure bij de Kamer voorafgaat aan de begrotingsvoorbereiding bij de Rijksbegroting, zijn mogelijk hieruit voortvloeiende(generieke) mutaties niet in deze staat verwerkt.

Uitgaven (bedragen x f 1 000)

Meerjarencijfer 2000 volgens de Miljoenennota 1999		159 469
Voorjaarsnota 1999
– artikel 03.04 Integratie bestanden	663
– artikel 03.04 Beheer en beveiliging	150
– artikel 03.04 Telefooncentrale	375
– artikel 04.02 Formatie Stenografische dienst	150
Verhoging bij Voorjaarsnota 1999		1 338
Begrotingsvoorbereiding 2000		–
Ramingstotaal uitgaven 2000		160 807

Ontvangsten (bedragen x f 1 000)

Meerjarencijfer 2000 volgens de Miljoenennota 1999		3 533
Ramingstotaal ontvangsten 2000		3 533

2. Directie Constitutioneel Proces

Inleiding

De afronding van het project Integratie van Bestanden (IB) maakt een verdere integratie van werkprocessen in het jaar 2000 mogelijk. De functionele integratie vraagt ook om een fysieke vertaling, waaraan tegemoet kan worden gekomen door herschikking binnen de gebouwen van de Tweede Kamer.

Het politiek proces wordt na voltooien van het project IB digitaal ondersteund vanaf het moment dat stukken de Kamer bereiken tot en met het moment dat deze de Kamer verlaten. Op elk moment zal iedereen binnen en buiten de Kamer digitaal via Intranet of Internet daarvan kennis kunnen nemen, zelf, of met behulp van een medewerker van de Kamer, die aan de gegevens meerwaarde kan geven door de informatie te groeperen, te becommentariëren en ze te voorzien van informatie uit andere databanken. Een grootschalig opleidingstraject dat al in 1998 is begonnen en in 1999 voortgezet, zal het personeel in 2000 voor de zwaardere taak gereed maken.

Clustering van taken van bibliotheek, documentatie, archief en registratie is als proef in 1999 ingezet. In 2000 zal worden bezien of de hoofdgroepen Bestuur, Welzijn, SEF, Ruimtelijk beleid en Buitenlands beleid verticaal aansluiting kunnen vinden bij de commissiebureaus of meer horizontaal samengevoegd kunnen worden.

Commissiebureaus

Om het politiek proces naar behoren te kunnen ondersteunen, niet alleen bij de dagelijkse gang maar vooral bij de onderzoeksfunctie van de Kamer, is aan de commissiebureaus voor elke sector in elk geval één stafmedewerker toegevoegd. Gestaag wordt de ondersteuning aangepast aan de behoefte. Dit gebeurt door deskundigen aan te stellen voor een korte periode om aldus op de behoefte in te spelen en aan de veranderde vraag te kunnen voldoen. Specifieke deskundigheid moet per geval kunnen worden ingehuurd. Hiernaast streeft het Management Team naar het aantrekken van een methodologisch deskundige op het gebied van onderzoek.

Griffie en bureau Wetgeving

Op verschillende plaatsen in de organisatie worden stukken geregistreerd, een functie die de Griffie voor het merendeel van de stukken van het politiek proces vervult. Het project IB maakt samenvoeging van de registratiefuncties mogelijk. Misschien kunnen ook de wetgeving ondersteunende activiteiten in 2000 functioneel dichter bij elkaar gebracht worden.

Aan het verstrekken van kamerstukken op papier zal in 2000 een eind kunnen komen door de verstrekking via digitale media van alle gegevens. Vooralsnog kan voor de SDU hierin een taak zijn weggelegd.

Bibliotheek, Documentatie en Post- en archiefzaken

Teneinde de informatievoorziening te optimaliseren, wordt uitgezien naar een centraal gelegen plaats waar alle functies, voorzien van een lees- en studeerruimte, kunnen worden ondergebracht. Aangezien binnen niet al te lange tijd alle informatie digitaal beschikbaar is – met uitzondering uiteraard van boeken – vereist dit informatiecentrum niet de fysieke aanwezigheid van alle dossiers. Het centrum zal kunnen putten uit de door onze medewerkers verzamelde gegevens, full tekst bestanden, maar ook uit de door de Kamer destijds en door Kluwer verder ontwikkelde Algemene Databank voor Wet- en regelgeving (ADW).

Om alle bestanden full tekst op te slaan moeten nogal wat stukken gescand worden, dat wil zeggen vanuit de gedrukte of geschreven tekst naar digitale opslag. Er zal geleidelijk een verschuiving plaatsvinden van fotocopiëren naar scannen en ophalen uit digitale bestanden van dag- en weekbladen. Met de Rijksvoorlichtingsdienst heeft de Tweede Kamer een samenwerkingsverband voor het aanleveren van krantenknipsels. Het streven is deze aanlevering te laten geschieden via scannen of anderszins te digitaliseren. Het scannen van ingekomen stukken en brieven kan naar verwachting als eerste worden gerealiseerd. Voor de registratuur en postbehandeling zal dit in de werkprocessen verandering meebrengen.

Ook in de archivering zal de digitalisering van de informatie verandering nodig maken. Het Project Invoering Verkorting van de Overbrengingstermijn (Pivot) loopt naar wens en leidt tot gestage overbrenging naar het Algemeen Rijksarchief.

Het tot dusver gebruikte postregistratiesysteem Globit-Dis zal in het project IB worden geïntegreerd.

3. Directie Facilitair Bedrijf

Algemeen

Het Facilitair Bedrijf kent een groot aantal, onderling vaak niet of nauwelijks te vergelijken diensten. Er is één gemeenschappelijke noemer: al die activiteiten en het geboden voorzieningenniveau moeten bevorderen dat de Tweede Kamer en alle samenstellende delen ervan in de meest brede betekenis van het woord goed kunnen functioneren. Het is daarbij van belang dat alle klanten weten wat ze van het Facilitair Bedrijf mogen verwachten. Goede communicatie daarover en over incidentele gebeurtenissen en acties en verantwoording achteraf zijn nodig. Evenals duidelijkheid over de vraag welke diensten aan wie zijn geleverd of in de toekomst kunnen worden geleverd.

Mede met het oog daarop wordt in overleg met de stafafdeling Communicatie een verbeteringstraject ingezet voor de interne voorlichting als managementinstrument.

Ter vergroting van de klantgerichtheid wordt nagegaan hoe de voorspelbaarheid, de normering en de beschrijving van de dienstverlening verbeterd kunnen worden en hoe de klanten daarbij als referentie kunnen worden ingeschakeld. Het doel is zowel de klant als de dienstverlener meer houvast te bieden in de wederzijds verwachtingen.

Eventuele vergroting van de betrokkenheid bij en inzicht in de besteding van de budgetten voor bijvoorbeeld automatisering en kantoorinrichting zullen in het reguliere overleg met de (ambtelijk secretarissen van de) fracties worden besproken.

Voor wat betreft de activiteiten van de dienst Automatisering van de Kamer, zij verwezen naar bijlage 8 bij deze Raming en naar de artikelsgewijze toelichting.

Interne dienst

Eveneens ter vergroting van de transparantie en voorspelbaarheid van de dienstverlening worden onderhoud-, opknap- en vervangingsschema's van de gebouwdelen en van de stoffering en inrichting opgesteld. In dat kader zal ook een «kleine opknapbeurt» van het nu al weer zeven jaar oude centrale vergadergedeelte worden uitgevoerd.

Het Presidium heeft ingestemd met het voorstel van de Bouwbegeleidingscommissie om, gezien de voortgang van de renovatie en verbouw van Binnenhof 7 en Plein 23 en met het oog op eventuele verdere uitbreiding van het Tweede Kamercomplex, een aparte functionaris met de bouwcoördinatie te belasten. Anders dan de Bouwbegeleidingscommissie meende het Presidium dat deze activiteit bij het reguliere personeelsbestand kon worden ondergebracht. Inmiddels heeft de directeur a.i. van het Facilitair Bedrijf het hoofd Interne dienst met die taak belast.

De uitvoering van de verbouw en renovatie van Binnenhof 7, die weliswaar door een tegenvallende uitkomst van de aanbesteding later dan gepland is begonnen, ligt op schema. Naar verwachting kan het gebouw na het aanstaande zomerreces weer in gebruik worden genomen. In overleg met de aanstaande gebruikers worden plannen voor aankleding en inrichting opgesteld.

Inmiddels is een nieuw, zogenoemd Vlekkenplan in voorbereiding. Dat geeft de verdeling van de beschikbare werkruimtes over fracties en diensten. Het is de bedoeling dit Vlekkenplan toekomstwaarde te geven, in dier voege dat de uitgangspunten en de hoofdlijnen van de ruimteverdeling door het Presidium worden vastgesteld. Toekomstige inkrimpingen, uitbreidingen en verhuizingen ten gevolge van de uitslag van verkiezingen kunnen zich vervolgens in beginsel beperken tot de fracties die dat aangaan. Voorts moet het Vlekkenplan aangeven welke diensten centraal gehuisvest moeten worden en welke diensten ook op grotere fysieke afstand kunnen functioneren. In dit verband is ook de van vele kanten geuite wens aan de orde om in de omgeving van de plenaire zaal een soort leeszaal in te richten waar, anders dan nu het geval is, naslagwerken, documentatie, kranten, tijdschriften en eventueel ook help- en servicedesks bij elkaar en dichterbij zijn te vinden.

De voorbereidingen van de renovatie en verbouw van Plein 23 liggen op schema. De aanbesteding zal naar verwachting begin 2000 plaatsvinden. Het complete gebouw komt in 2002 voor de Tweede Kamer beschikbaar. Een deel ervan, te weten Bleijenburg 7, kan al in het voorjaar van 2000 worden betrokken. Dat kan dan al een verlichting betekenen van de ruimtenood die steeds meer optreedt, onder meer als gevolg van het feit dat de Kamer steeds meer onderzoek – in welke vorm dan ook – in uitvoering neemt.

Inmiddels heeft het Presidium, mede op advies van de Bouwbegeleidingscommissie, tegenover de Staatssecretaris van VROM de verwachting uitgesproken dat er ook na het gereedkomen van Plein 23 nog aanvullende ruimtewensen zullen blijven. Dit is onder meer het gevolg van de uitvoering van het rapport van de werkgroep Doelman-Pel over de uitbreiding van de fractieondersteuning, de tendens om steeds meer onderzoek te beginnen en van de verzwaarde Arbo-eisen voor kantoorhuisvesting. Naar verwachting zal binnenkort een onderzoek naar de precieze wensen en de mogelijke vervulling ervan worden begonnen. Daarbij is het alsnog beschikbaar blijven van het gebouw Vijverhof voor gebruik door de Tweede Kamer een serieuze mogelijkheid.

Er zijn, vooralsnog op ambtelijk niveau, besprekingen gaande over de herinrichting van de Hofplaats. Het eventueel inrichten van een horecavoorziening met bijbehorend terras is daarbij aan de orde. Mede in samenhang met de herinrichting van de Hofplaats wordt de mogelijkheid bekeken, zoals ook verschillende keren bij de behandeling van de Raming aan de orde is gesteld, de Statenpassage veelvuldiger voor het publiek open te stellen.

Toegang voor lichamelijk gehandicapten

Op verzoek van de directeur a.i. van het Facilitair Bedrijf heeft de Rijksgebouwendienst een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de toegang voor mensen met een lichamelijke handicap te verbeteren. Daarbij is vastgesteld dat lichamelijk gehandicapten alle gebouwdelen kunnen bereiken. Dit kan hetzij via de liften, hetzij via speciale trapliften, zoals die ook in Binnenhof 5–7, een gebouwdeel dat nu in renovatie is, worden aangebracht.

Uiteraard kunnen rolstoelgebruikers, net als alle andere bezoekers, geen rechtstreekse toegang tot de beveiligde gebieden verkrijgen, maar eenmaal binnen zijn alle gebouwdelen en etages bereikbaar.

De Rijksgebouwendienst heeft ook nagegaan of de lift naar de publieke tribune buiten het beveiligde gebied kan worden gebracht. Dat vergt een gecompliceerde technische ingreep, waarbij toegangshekken en alle toebehoren, zoals automatische deuren, verplaatst moeten worden. Een voorlopige schatting leert dat hiermee circa f 0,1 mln is gemoeid voor een uit architectonisch oogpunt weinig fraaie oplossing. Het Presidium is van oordeel dat dit niet opweegt tegen het geringe ongemak dat wordt ondervonden als bij binnenkomst en vertrek de altijd aanwezige medewerkers van de beveiliging en/of de bodedienst door een druk op de knop de toegang tot het beveiligde gebied en de daarin gelegen lift voor rolstoelgebruikers kunnen verzekeren.

Restaurantbedrijf

Naast de noodzaak tot een voortdurende verbetering van de efficiency, vraagt ook de klantgerichtheid van het Restaurantbedrijf voortdurend aandacht, hoewel dat laatste wel eens in strijd kan komen met het eerste. Inmiddels is de openingstijd van het Ledenrestaurant enigszins aangepast aan de vergadertijden in de plenaire zaal. De Bistro is in het licht van de gemeten belangstelling nog geen doorslaand succes, maar de uitbreiding van de mogelijkheid om – ook met gasten – à la carte te eten, waarvan overigens ook het Ledenrestaurant profiteert, wordt, blijkens de reacties, wel gewaardeerd.

Een andere wens, die evenwel enigszins op gespannen voet staat met de noodzaak van grotere efficiency, is het invoeren van zogenoemde themaweken zoals vorig jaar de twee biologisch-dynamische weken. Dergelijke initiatieven leiden vervolgens tot de vraag om bepaalde producten in het vaste assortiment op te nemen, hetgeen weer op gespannen voet staat met de aanbevelingen in het kader van de uitvoering van de motie Remkes om het assortiment aan producten en diensten juist in te perken in plaats van uit te breiden.

4. Stafdienst FEZ

Naast de hoofdtaken en werkprocessen die veelal cyclisch van aard zijn en onderdeel uitmaken van het rijksbegrotingsproces is sprake van (voortzetting van) de volgende activiteiten.

Decentrale beschikbaarheid FIS

Zoals in de toelichting op de raming voor 1999 aangekondigd, is in 1998 en 1999 een drietal diensten met budgetverantwoordelijkheid binnen de Kamer aangesloten op het centrale financiële informatiesysteem. De Interne dienst, de dienst Automatisering en de Bibliotheek behoeven geen schaduwadministratie meer bij te houden inzake budget, verplichtingen en uitgaven. Gelet op de positieve reacties van genoemde diensten zal het aantal aan te sluiten diensten in het jaar 2000 worden uitgebreid. Met dit decentraal beschikbaar komen van geautomatiseerde financiële en managementinformatie, wordt de functie van budgethouder beter gefaciliteerd en daarmee het financieel beheer van de Kamer versterkt.

Algemene Rekenkamer

In 1998 is er binnen FEZ, naar aanleiding van het tussenrapport van de Algemene Rekenkamer, een viertal werkgroepen geformeerd. Het betreft de werkgroepen Administratieve organisatie, Financieel beheer, Stuur- en kengetallen en Verslaglegging. Daarnaast zijn projectgroepen ingesteld binnen de directie Facilitair Bedrijf waarin FEZ participeert. Deze werkgroepen houden zich bezig met het materieel beheer, de Europese aanbestedingsregelgeving, de inkoopfunctie, het Restaurantbedrijf en de Beveiligingsdienst. Na enige vertraging bij de start eind 1997/begin 1998, worden de activiteiten momenteel voortvarend ter hand genomen. Naar verwachting kunnen de werkgroepen in het jaar 2000, na afronding van de opdrachten, worden ontbonden.

Euro

Begin 1999 is de voorbereiding begonnen voor de invoering van de Euro bij de Tweede Kamer. Met name op het gebied van gewenningsinformatie is gekozen voor een actieve rol. Zo zijn bijvoorbeeld de prijzen in de prijslijst van het restaurant opgenomen in zowel guldens als Euro's. Ook de cijfermatige bijlagen bij deze Raming geven informatie in Euro's.

Informatiebeveiliging

FEZ is aangewezen als proeftuin voor het opstellen van een informatiebeveiligingsplan naar analogie van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR). In het jaar 2000 zal dit proefproject zijn afgerond of dicht daarbij zijn.

Kasritme

De bestedingsplannen voor het jaar 1999 zijn door de diensten voorzien van een zogenoemd kasritme. In dit overzicht geven de diensten de voorziene uitgaven per maand aan. In de tweede helft van 1999 zullen de diensten een rapportage ontvangen die de werkelijke maandelijkse uitgaven confronteert met het vooraf aangegeven kasritme. Indien die proef succesvol is zal de managementinformatie in het ramingsjaar met deze overzichten worden uitgebreid.

5. Stafdienst P&O

Mobiliteitsbank

Vanaf maart 1999 functioneert de Mobiliteitsbank Rijksoverheid op zo'n 100 plaatsen bij alle ministeries, verspreid over het hele land. Deze instelling zal gefaseerd operationeel worden. Hiermee is de eerste stap gezet in de richting van de afspraken gemaakt bij de arbeidsvoorwaardenovereenkomst sector Rijk 1997–1999 inzake vergroting van mobiliteit bij rijksambtenaren. Vooralsnog beperkt de bank zich tot de vakaturemelding. Het streven is om op termijn de bank eveneens te gaan gebruiken voor medewerkers die wensen te veranderen van werkkring. De Tweede Kamer zal komende zomer gaan deelnemen indien en voor zover de medezeggenschapsorganen daarmee instemmen.

Statistieken (peildatum 31-12-1998)

	Tweede Kamer		Sten. dienst/Griffie IB
Omschrijving	1997	1998	1997	1998
– totaal aantal ambtenaren	496	499	66	66
– beschikbare formatie in fte's	450	450	62,8	62,8
– verbruik formatie in fte's	420	422	64,4	64,5
– totaal aantal vrouwen	237	236	28	27
– totaal aantal mannen	259	263	38	38
– aantal vrouwen (S10 en hoger)	26	27	22	23
– aantal mannen (S10 en hoger)	53	53	30	30
– percentage allochtonen	11,9	12,1	1,6	1,6
– percentage lichamelijk gehandicapten (Wagw)	6,2	5,8	1,6	1,6
– % ziekteverzuim (inclusief langdurig zieken)
– Tweede Kamer	8,60	8,45	–	–
– Stenografische dienst	–	–	9,05	7,52
– Griffie IB	–	–	1,41	0,98

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimpercentage is voor het eerst sinds jaren licht gedaald. Het in 1997 in gang gezette integrale beleid ter preventie en vermindering van het ziekteverzuim lijkt nu vruchten te gaan afwerpen. In het kader van dit beleid hebben vrijwel alle leidinggevenden deelgenomen aan een training verzuimbegeleiding en -preventie.

Allochtonen

Het aandeel allochtonen in het personeelsbestand vertoont de laatste jaren een lichte toename: van 11,3% in 1996 (50 personen) naar 12,1% in 1998 (56 personen).

De toename zit echter vooral in de lagere functieniveaus (t/m schaal 5). Een op instroom van allochtonen gerichte training selectievaardigheden voor leidinggevenden zal hierin wellicht verandering brengen.

Vervoerplan

Onlangs heeft de Tweede Kamer overeenstemming bereikt met de NS over een nieuwe contractperiode (1 juni 1999 t/m 31 mei 2000). Daarbij heeft de NS te kennen gegeven dat de kortingen met ingang van de volgende periode grotendeels zullen verdwijnen. De Tweede Kamer heeft nog één jaar respijt gekregen. De financiële consequenties hiervan zullen worden meegenomen in een algehele evaluatie van de werking en kosten van het Vervoerplan.

Van het huidige personeelsbestand bij de Tweede Kamer maakt 95% gebruik van de faciliteiten van het Vervoerplan. De kosten zijn navenant: f 0,8 mln in 1999 (in 1997 en 1998 respectievelijk f 0,6 en f 0,7 mln). De eigen bijdragen van medewerkers belopen f 0,1 mln, zodat de netto kosten neerkomen op ruim f 0,7 mln.

Bij de behandeling van de Raming 1999 konden de financiële gevolgen van de motie Sipkes (gelijke behandeling van mannen en vrouwen aangaande het taxigebruik) nog niet worden aangegeven. Thans blijkt dat de kosten voor taxivervoer hierdoor aanzienlijk zijn gestegen. In 1998 is in totaal sprake van f 30 000 aan taxikosten tegenover f 17 000 in 1997, ofwel een stijging met 77%. Dit wordt veroorzaakt doordat ook mannelijke personeelsleden gebruik kunnen maken van de taxiregeling uit het Vervoerplan.

Gebruik vervoerplan

Faciliteit	1997	1998
– carpoolen	8	10
– betaald parkeren	13	12
– vrij parkeren	2	6
– functie-parkeren	1	1
– fietsen	104	104
– 50% fiets/50% openbaar vervoer	14	13
– hele jaar openbaar vervoer	425	401
– totaal	567	547

Met vrij parkeren wordt de categorie medewerkers bedoeld die om speciale redenen aangewezen zijn op de auto. Dit kan bijvoorbeeld op medisch advies zijn.

Verder zal er worden nagedacht over mogelijkheden het aantal fietsers binnen het kader van het Vervoerplan te doen toenemen.

Opmerkelijk is de daling van het aantal openbaar vervoergebruikers. In 1998 is dit met 5,5% afgenomen.

6. Bedrijfsmaatschappelijk werk

Het Bedrijfsmaatschappelijk Werk (BMW) heeft in de periode 1994 tot en met 1997 in totaal 529 cliënten begeleid. Per jaar komt dat neer op zo'n 13% van het verzorgingsgebied. Bepaalde afdelingen maken relatief veel gebruik van de diensten van het BMW. Zo neemt het Facilitair Bedrijf, dat 27% van het verzorgingsgebied uitmaakt, 50% van het aantal cliënten voor zijn rekening. Kijkt men naar de man-vrouwverhouding en schaalopbouw, dan kan gesproken worden van een redelijke afspiegeling van de totale populatie.

Voor wat betreft de aard van de problematiek, is er sprake van groei van arbeidsgerelateerde problemen. Per jaar benaderden zo'n veertig leidinggevenden het BMW voor advies. Arbowetgeving en het integraal verzuimbeleid geven leidinggevenden een belangrijke rol in de sociaal medische begeleiding. Dit stelt nieuwe eisen aan de adviesrol van de bedrijfsmaatschappelijk werker. Het accent is meer komen te liggen op het verstrekken van informatie over risicofactoren op het terrein van het welzijn. Dit vereist een inzichtelijk dienstverleningspakket en goede voorlichting over het werk.

Het verslag van het BMW over de eerder genoemde periode ligt voor alle leden ter inzage op het Presidiumsecretariaat.

7. Stafdienst Communicatie

De stafdienst Communicatie zet in 2000 het eerder ingezette beleid voort om bij de produktie van voorlichtingsmiddelen vooral uit te gaan van de behoeften van de ontvangers. De rol van de nieuwe media bij de activiteiten van de stafdienst wordt steeds belangrijker. Een element daarbij is de ombouw van het zogenoemde educatief programma, dat in beeld en geluid inzicht geeft in de voorgeschiedenis van onze hedendaagse democratie, voor gebruik op Internet.

Internetsite

De Internetsite van de Tweede Kamer voorziet, ook gezien het aantal «hits», in een duidelijke behoefte. De functionaliteit, structuur en vormgeving zijn toereikend om aan de huidige vraag te voldoen. Dat betekent evenwel niet dat de bestaande site niet beter, aantrekkelijker en «spannender» gemaakt kan worden. Bijvoorbeeld door de vormgeving nog eens kritisch tegen het licht te houden en door meer dan alleen maar documentaire informatie te bieden.

Zo zal het educatief programma van de stafdienst Communicatie dat een beeld geeft van de ontwikkeling van onze parlementaire democratie sinds de Unie van Utrecht, worden omgebouwd voor internetgebruik. Op de wat langere termijn kan onder meer ook gedacht worden aan een virtuele rondleiding door het gebouw, een simulatie waarin de bezoeker zelf kan deelnemen aan een plenaire vergadering als ware hij kamerlid en aan het on-line volgen van de debatten in de plenaire zaal.

Daarnaast verdient het actueel houden van de site meer inspanning. In de loop van het jaar zal de stafdienst Communicatie in samenwerking met de dienst Automatisering plannen ontwikkelen om de Internetsite op een hoger, aantrekkelijker en actueler niveau te brengen. Daarbij zal naast de vormgeving en het menu dat wordt geboden, ook aandacht worden gegeven aan het verbeteren van het gebruikersgemak.

In het kader van het project IB kan Intranet met behulp van Parlando al zeer binnenkort een belangrijke bijdrage leveren aan de interne informatievoorziening. Dat moet de basisinfrastructuur gaan vormen voor de distributie van alle informatie van de werkzaamheden van de Tweede Kamer. Als het project IB, naar verwachting in 2000, is geïmplementeerd kan de Internetsite ook volledig worden benut voor de externe informatievoorziening.

Behalve voor de informatievoorziening neemt het belang van de Internetsite als extern voorlichting- en communicatiemedium (via E-mail) sterk toe.

Met eventuele uitzondering van het voorzien in een nieuwere vormgeving, is het Presidium van oordeel dat het beheer en de voeding van de Internetsite van de Tweede Kamer in eigen beheer moeten kunnen plaatsvinden. De inhoud moet als het ware een bijproduct zijn van de informatie die nu toch al beschikbaar is of die straks via het project IB in geavanceerdere en meer geïntegreerde vorm beschikbaar gaat komen.

De stafdienst Communicatie weet zich daarbij verantwoordelijk voor de vormgeving en de redactie, terwijl de technische ondersteuning voor rekening van de dienst Automatisering komt. Bij de daar in gang gezette heroriëntatie op de organisatie zal in het versterken van die behoefte worden voorzien. Voorts moet er een coördinatiepunt worden ingericht waar de informatieverstrekkers en domeinbeheerders onder een gemeenschappelijk protocol bijeen worden gebracht. Daarbij moet ook aan de orde komen in hoeverre de fracties met hun informatievoorziening kunnen en willen aansluiten bij de Internetsite van de Tweede Kamer.

8. Griffie interparlementaire betrekkingen

Het boeken van reizen wordt in de Kamer centraal uitgevoerd door het zogenoemde Reisbureau. Dit bureau maakt gebruik van de diensten van Government Travel, een organisatie die ten behoeve van overheidsinstellingen gunstige prijsafspraken maakt met luchtvaartmaatschappijen. Tot voor kort gold een afspraak met de KLM en partners, die erop neerkwam dat af – nota 5% korting werd verstrekt en vervolgens nog eens 6% afhankelijk van het bereikte marktaandeel. De korting, die bij een beperkt aantal andere luchtvaartmaatschappijen werd bedongen, bedroeg slechts 5%. In de praktijk werd derhalve voornamelijk geboekt bij de KLM. Hiervan werd afgeweken, indien het gekozen reisschema daartoe noopte. In een enkel geval kon gebruik worden gemaakt van een zeer gunstige aanbieding van een andere luchtvaartmaatschappij dan de KLM.

Met ingang van 1 april 1999 heeft Government Travel met de KLM een andere afspraak gemaakt. Af – nota wordt nu een korting gegarandeerd van 11%. De korting kan oplopen tot 12%, afhankelijk van enkele voorwaarden. De korting bij andere grote luchtvaartmaatschappijen is onveranderd gebleven en bedraagt derhalve 5% af – nota.

De onderhandelingen van de Kamer met Government Travel over de invulling van de samenwerking duren nog voort.