25 809
Archieven Militaire Inlichtingendienst (MID)

nr. 5
RAPPORT

HOOFDSTUK I		5
1	PROCEDURES EN WERKWIJZE	5
1.1.	Inleiding	5
1.2.	Voorbereidende Werkgroep	6
1.2.1.	Werkwijze en gesprekspartners van de voorbereidende Werkgroep	6
1.3.	Werkgroep Archieven	8
1.3.1.	Instelling, taak, en samenstelling	8
1.3.2.	Ondersteuning van de Werkgroep	8
1.3.3.	Werkwijze en tussenrapportage	8
1.3.4.	De betrokkenheid van de departementen bij het onderzoek en de afspraken ter handhaving van de geheimhouding	9
1.4.	De gevoerde gesprekken	10
1.4.1.	Criteria voor de uitnodigingen	10
1.4.2.	Lijst van gehoorden	11
1.5.	Schriftelijke reacties	13
1.5.1.	De voormalige minister van WVC, mevr. drs. H. d'Ancona	13
1.5.2.	De voormalige minister van Defensie, de heer A.L. ter Beek	13
HOOFDSTUK II		14
2.	WET- REGELGEVING MET BETREKKING TOT ARCHIEFBESCHEIDEN; TOEZICHT	14
2.1.	Probleemstelling	14
2.2.	Archiefwetgeving 1918–1997	14
2.3.	Regelgeving betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten	14
2.4.	Het begrip archiefbescheiden	15
2.5.	Vernietiging in de archiefwetgeving	16
2.6.	Vernietiging in IVD-wetgeving	17
2.7.	Rijksarchiefinspectie	18
2.8.	Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten	18
HOOFDSTUK III		19
3.	BEVINDINGEN VAN DE WERKGROEP	19
3.1.	Het onderzoek bij de vier diensten; gemeenschappelijke kenmerken	19
3.2.	Binnenlandse Veiligheidsdienst	19
3.2.0.	Inleiding	19
3.2.1.	Decentrale dossiervorming	21
3.2.2.	Schoning en vernieting in het verleden	21
3.2.3.	Gebruik van microfilms en andere (veiligheids-) kopieën	22
3.3.	Archiefbeheer Inlichtingendienst Buitenland (IDB)	23
3.3.0.	Inleiding	23
3.3.1.	Archiefbeheer	23
3.3.3.	Pogingen om het archief te behouden	25
3.4.	Sectie Algemene Zaken of Inlichtingen/Operatiën	29
3.5.	Militaire Inlichtingendienst, MID	30
3.5.0	Inleiding	30
3.5.1.	Specifieke regels voor de MID	31
3.5.2.	Rapportages MID-archieven vanaf 1990: vernietigd of niet vernietigd	32
3.5.3.	Englandspiel	34
3.5.4.	«Het» Surinamedossier	34
3.6.	Diverse bijzondere bestanden	34
3.6.1.	SOAN	34
3.6.2.	Kartotheek V-Männer	35
HOOFDSTUK IV		36
De openbaarheid van archiefbescheiden van de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten		36
HOOFDSTUK V		39
5.1.	Conclusies	39
5.2.	Aanbevelingen	41
	A. Beleidsmatige aanbevelingen	41
	B. Technische aanbevelingen	42

HOOFDSTUK I

1. PROCEDURES EN WERKWIJZE

1.1. Inleiding

De noodzaak voor een goed archiefbeheer bij de (Rijks)overheid is groot. Niet alleen vormen archieven het papieren geheugen van de overheid – en zonder geheugen kan niemand functioneren – ook zijn zij onmisbaar als instrument van controle voor zowel de burger al de volksvertegenwoordiging. In die zin is een verantwoord archiefbeleid dan ook een van de pijlers waarop onze democratie rust. Daarnaast hebben archieven tevens een belangrijke rol in het culturele leven, zoals zich dat uit in onderzoek naar de geschiedenis van aspecten van onze samenleving. Zeker ook een onbelemmerde geschiedschrijving is een belangrijke verworvenheid van onze democratie.

Op woensdag 3 december 1997 verscheen in NRC-Handelsblad een artikel waarin gewag werd gemaakt van het ernstig vermoeden dat er, alle voorafgaande toezeggingen ten spijt, toch weer archieven van de inlichtingendiensten zouden zijn vernietigd. Dit artikel vormde de aanleiding voor de voorzitter van de vaste Commissie voor Binnenlandse Zaken om tijdens de regeling van werkzaamheden op donderdag 4 december namens de vaste Commissie de Kamer te verzoeken er bij de regering op aan te dringen de Kamer op heel korte termijn hierover te informeren.

De minister van Defensie heeft daarop de Kamer geïnformeerd bij brief van 9 december 1997, met bijlagen (TK 25 809 nr. 1). Hij deelde daarin o.a. mee:

«Vastgesteld kan worden dat het archiefbeheer bij de MID nadrukkelijk te wensen overlaat, mede gelet op de conclusies en aanbevelingen van de ingestelde onderzoeken. Voorts kan worden vastgesteld dat een aantal bureaus/ afdelingen bij de MID niet zorgvuldig heeft gehandeld en in strijd met de Archiefwet archiefbescheiden heeft vernietigd, ook na de toezegging aan de Tweede Kamer dat niet vernietigd zou worden totdat de selectielijst is vastgesteld. De vernietiging van archiefbescheiden, na de periode 1987, betreft voornamelijk archiefbescheiden zoals deze zijn opgenomen in het hoofdstuk Algemeen van de Defensie Vernietigingslijst 1987. Daarnaast zijn ook originele archiefbescheiden vernietigd. Essentiële informatie over het handelen van de MID op hoofdlijnen is echter nog aanwezig.

Ik heb opdracht gegeven geen documenten meer te vernietigen totdat de selectielijst MID is vastgesteld. Het archiefbeheer bij de MID zal zo spoedig mogelijk op een toereikend niveau worden gebracht. Gelet echter op de omvang van de problematiek zal dit geruime tijd in beslag nemen. Ten slotte heb ik een nader onderzoek gelast naar de omvang van de uitgevoerde vernietigingen. Op korte termijn zal een uitgebreid plan van aanpak worden opgesteld in overleg met deskundigen. Over beide onderwerpen zal ik de Tweede Kamer nader rapporteren.

Daarnaast zal halfjaarlijks aan de Tweede kamer worden gerapporteerd over de voortgang van het archiefbeheer bij de MID.»

Over deze brief hebben de vaste Commissies voor Defensie, Binnenlandse Zaken en voor OCW op 17 december 1997 een algemeen overleg gevoerd met de ministers van Defensie en van Binnenlandse Zaken, en met staatssecretaris Nuis van OCW. (Verslag TK 25 809 nr. 3) Naar aanleiding van de uitkomsten van het Algemeen overleg doen de leden Valk en Hillen op 18 december 1998 een voorstel aan de drie betrokken commissies tot het instellen van een Werkgroep voor het verrichten van nader onderzoek. (Bijlage 1.)

Op 20 januari 1998 deelt de minister van Defensie de Kamer onder meer mee de heer Dr. D. Engelen te belasten met een onderzoek naar de aard en de omvang van vernietigde documenten alsmede met de vraag hoe deze vernietiging heeft kunnen plaatsvinden. Parallel aan dit onderzoek is de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) begonnen met de inventarisatie en beschrijving op hoofdlijnen van het MID-archief. Deze rapportages zullen in mei 1998 aan de Tweede Kamer worden aangeboden. De heer Engelen zal voorts een institutioneel onderzoek uitvoeren naar de MID. Dit onderzoek zal eind 1998 zijn afgerond. (TK 25 809 nr. 2)

1.2. Voorbereidende Werkgroep

De commissies besluiten naar aanleiding van het verzoek van de leden Valk en Hillen op donderdag 18 december 1997 een voorbereidende Werkgroep in te stellen die de volgende opdracht krijgt:

onderzoeken op welke wijze vorm kan worden gegeven aan een nader onderzoek van de Kamer naar het beheer van en het beleid met betrekking tot de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in ons land als mede de wijze waarop de Kamer daarover werd ingelicht door de regering.

De voorbereidende Werkgroep zal bestaan uit 5 leden, op donderdag 15 januari 1998 worden ingesteld, en vóór het aanstaande krokusreces de commissies over zijn bevindingen rapporteren.

De voorbereidende Werkgroep telt de volgende leden: Beinema (CDA), Jeekel(D66), Luchtenveld (VVD), Sipkes (GroenLinks) en Valk (PvdA).

1.2.1. Werkwijze en gesprekspartners van de voorbereidende Werkgroep

In de vergadering van 20 januari heeft de voorbereidende Werkgroep gesproken over de notities van de heer Valk en van de griffier over de onderzoeksopdracht, en over de uitvoering daarvan.

De voorbereidende Werkgroep besloot in die vergadering oriënterende gesprekken te voeren met

– de heer F.A.C. Kluiters, onderzoeker van en publicist over inlichtingen- en veiligheidsdiensten;

– de heer dr. C. Wiebes, politicoloog en universitair docent UvA;

– de heer dr. B.G.J. de Graaff, historicus en universitair docent EUR;

– de heer dr. M.W. van Boven, Algemeen Rijksarchivaris;

– de heer drs. A.G. de Vries, medewerker Rijksarchiefinspectie.

Deze gesprekken hebben op 2 februari plaatsgevonden. Aansluitend heeft de voorbereidende Werkgroep zich gebogen over de opdrachtformulering ten behoeve van een vervolgonderzoek.

Daartoe heeft de voorbereidende Werkgroep:

– een inventarisatie gemaakt van de bij de Kamer aanwezige bescheiden op het onderzoeksgebied;

– een afbakening gemaakt van het onderzoeksgebied naar tijd en omvang;

en verder voorstellen gedaan over

– de onderzoeksmodaliteit;

– de tijdsduur van het onderzoek;

– het wenselijk aantal leden;

– de bestaffing van de commissie; alsmede

– een indicatie gegeven van de kosten;

– een voorstel gedaan over de uit te nodigen personen.

In de vergadering van 5 februari heeft de voorbereidende Werkgroep gesproken over het op 3 februari rondgestuurde voorstel van de griffier en de stafmedewerker alsmede de brief van mevrouw Sipkes, waarin zij een alternatief voorstel aan de voorbereidende Werkgroep voorlegt.

Een ruime meerderheid van de voorbereidende Werkgroep geeft er de voorkeur aan een onderzoek uit te laten voeren door een vervolgWerkgroep waardoor snel met de werkzaamheden kan worden begonnen. Bovendien heeft een onderzoek in beslotenheid voorshands om praktische redenen de voorkeur. De voorbereidende Werkgroep stelt evenwel voor dat de stenogrammen van de gesprekken bij de rapportage openbaar worden gemaakt. De voorbereidende Werkgroep besluit in haar advies aan de commissies de mogelijkheid open te laten in een tweede ronde, indien die noodzakelijk zou zijn, gesprekken in het openbaar te voeren. Zij verwacht dat de medewerking van de betrokken ministeries en gesprekspartners zodanig zal zijn dat de vervolgWerkgroep geen extra bevoegdheden nodig zal hebben.

Het voorstel van mevrouw Sipkes wijkt op drie punten af van het voorstel van de meerderheid van de voorbereidende Werkgroep. Zij wenst openbaarheid vanaf het begin van het onderzoek. In de tweede plaats rechtvaardigt de tijdspanne waarbinnen het onderzoek moet plaatsvinden naar haar mening nu slechts een onderzoek met een voorbereidend karakter, dat kan worden afgerond vóór het verkiezingsreces. Ná de verkiezingen kan de Kamer dan het onderzoek voortzetten en de op dat moment beschikbaar komende bevindingen van de heer Engelen bij het feitelijk onderzoek betrekken. Zij geeft de voorkeur aan een onderzoekscommissie en aan maximale openheid ten aanzien van de gesprekken.

Onderwerp van onderzoek zullen zijn de inlichtingen- en veiligheidsdiensten genoemd in de wet (MID en BVD), hun voorgangers, alsmede de IDB en het Samenwerkingsverband I&O vanaf 1952 – het tijdstip van instelling van de Kamercommissie voor de BVD – tot heden.

Het wenselijk aantal leden wordt bepaald op 4 of 5. Op grond van bovenvermelde bezwaren ziet de fractie van GroenLinks er van af deel te nemen in de werkzaamheden van de Werkgroep, en zal daarom geen fractielid afvaardigen.

De opdrachtverstrekkende commissies besluiten daarop door middel van een convocatie de overige nog niet vertegenwoordigde fracties te verzoeken één lid af te vaardigen om zitting te nemen in de Werkgroep.

De overige fracties zien van deelneming af zodat het aantal leden voor de Werkgroep op 4 blijft.

De omschrijving van de onderzoeksopdracht aan de door de commissies in te stellen Werkgroep dient als volgt te luiden:

Een onderzoek te doen naar de wijze waarop het beheer van en het beleid met betrekking tot de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in ons land heeft plaatsgevonden, alsmede naar de wijze waarop de Kamer daarover van regeringswege werd ingelicht. Daaronder dienen ook te worden begrepen de archieven van het Samenwerkingsverband I & O (Gladio), alsmede de archivering van een beperkt aantal specifieke dossiers, zoals die over het «Englandspiel». De Werkgroep dient dit beheer en beleid te toetsen aan de naleving van de op dat moment geldende Archiefwet en daarbij tevens aandacht te besteden aan de toegankelijkheid van de archieven mede in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Aparte aandacht verdient de rol van de commissie voor de Inlichtingenen Veiligheidsdiensten.

Gezien het geraamde tijdsbeslag van in totaal 44 werkdagen stelt de voorbereidende Werkgroep de commissies voor de Werkgroep de opdracht te geven het onderzoeksverslag uiterlijk 18 mei 1998 aan de commissies aan te bieden. Begin april zal de Werkgroep de commissies informeren over de voortgang van het onderzoek, over de mogelijkheid vóór 18 mei 1998 te rapporteren, en indien nodig voorstellen doen om het onderzoek in een nader te bepalen vorm na 18 mei voort te zetten.

1.3. Werkgroep Archieven

1.3.1. Instelling, taak, en samenstelling

Op 12 februari 1998 hebben de vaste Commissies voor Binnenlandse Zaken, Defensie en OCW de bevindingen van de voorbereidende Werkgroep besproken en vervolgens besloten tot de instelling van de Werkgroep Archieven conform het voorstel van de voorbereidende Werkgroep.

De taakopdracht aan de Werkgroep luidde zoals in de vorige paragraaf vermeld.

De personele samenstelling luidde:

drs. G. Valk (PvdA) (voorzitter)

drs. M. Beinema (CDA)

drs. J.F. Jeekel (D66)

mr. R. Luchtenveld (VVD)

Als griffier van de Werkgroep is drs. A.J.B. Hubert aangewezen.

De Werkgroep heeft vervolgens onmiddellijk een aanvang gemaakt met haar werkzaamheden.

1.3.2. Ondersteuning van de Werkgroep

Ter uitvoering van de haar opgedragen taak heeft de Werkgroep zich terstond voorzien van deskundige vakspecialistische ondersteuning, in de persoon van drs. A.J.M. den Teuling, Provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Friesland en Groningen. De Werkgroep bepaalde haar keuze op de heer Den Teuling vanwege zijn uitstekende reputatie en zijn onafhankelijke positie. De heer Den Teuling werd bereid gevonden op zeer korte termijn zijn ervaring en deskundigheid ten dienste van de Werkgroep te stellen. De Werkgroep heeft hem daarop belast met de noodzakelijke specialistische onderzoeksactiviteiten. Voorts is de Werkgroep bijgestaan door drs. F.M.J. Hendrickx, stafmedewerker van het Commissiebureau Bestuur, door mw. A. Beijer voor documentaire ondersteuning, en door mw. H. Hofland voor secretariële ondersteuning.

1.3.3. Werkwijze en tussenrapportage

Binnen het kader van de onderzoeksopdracht heeft de Werkgroep, teneinde greep te krijgen op het probleem, zich de volgende vragen gesteld. Hoe moest het archiefbeheer zijn ? Hoe is het de facto geweest ? Waaruit zijn de verschillen, die geconstateerd kunnen worden, te verklaren; welke oorzaken zijn daarvoor aanwijsbaar en wie is daarvoor verantwoordelijk ? Welke lering valt hieruit te trekken en welke consequenties heeft dat voor regels, procedures en betrokkenen ? Op welke wijze is de Kamer hierover geïnformeerd ?

Daartoe heeft de Werkgroep zich in de eerste plaats nader georiënteerd door middel van de stukken die reeds bij de Kamer aanwezig waren zoals de jaarlijkse Verslagen van de Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, het dossier betreffende de Verwijdering en vernietiging van dossiers van de Binnenlandse Veiligheidsdienst (TK 22 036), het dossier betreffende de Inlichtingendienst Buitenland zoals zich dat gedurende enige jaren binnen begrotingshoofdstuk III heeft gevormd (TK 22 800 III ev.), en de beantwoording van een aantal schriftelijke vragen die in de loop der jaren over deze materie zijn gesteld.

Mede naar aanleiding van dit dossieronderzoek besloot de Werkgroep gesprekken te voeren met gebruikers van archieven, archiefdeskundigen, archiefbeheerders op verscheidene niveaus, ambtelijk verantwoordelijken zoals de (plv.) hoofden van de inlichtingendiensten wier archieven object van onderzoek vormden, en politiek verantwoordelijken en politiek betrokkenen.

Voorts heeft de Werkgroep zich in de persoon van archiefinspecteur drs. A.J.M. den Teuling ter plaatse, zo nodig in de archiefbewaarplaatsen zelf, op de hoogte gesteld. Daartoe heeft de heer Den Teuling bewaarplaatsen van de betrokken departementen bezocht en het Centraal Archief Selectiecentrum (CAS) te Winschoten.

Medio april kwam de Werkgroep tot de conclusie dat de voortgang van de werkzaamheden tot op dat moment de verwachting wettigden dat het mogelijk moest zijn het onderzoek af te ronden en dus een eindrapport aan de instellende commissies uit te brengen in de eerste helft van mei. De Werkgroep achtte het daarom niet zinvol en efficiënt een tussenrapportage uit te brengen. De betrokken commissies zijn hiervan vervolgens mondeling op de hoogte gesteld. Kort daarna heeft de Werkgroep meegedeeld op woensdag 13 mei 1998 haar eindrapport te willen aanbieden aan de commissievoorzitters.

1.3.4. De betrokkenheid van de departementen bij het onderzoek en de afspraken ter handhaving van de geheimhouding

Het behoorde niet tot de opdracht van de Werkgroep kennis te nemen van de exacte inhoud van archiefdossiers. De Werkgroep diende slechts het bestaan, de aan- of afwezigheid van archiefdossiers, vast te stellen.

Het object van onderzoek van de Werkgroep leidde naar de mening van de betrokken ministers er toe dat bijzondere voorwaarden vervuld dienden te zijn vooraleer zij hun medewerking aan het onderzoek zouden kunnen geven.

De medewerking van de bewindslieden en van hun departementen was op grond van verscheidene factoren noodzakelijk. In de eerste plaats dienden de departementen stukken aan de Werkgroep over te leggen voor het onderzoek. In de tweede plaats kan de Werkgroep, op grond van art. 29 lid 2 RvO-TK, ambtenaren slechts horen door tussenkomst van de minister (staatssecretaris) onder wiens verantwoordelijkheid zij vallen. Naar de mening van de bewindslieden konden zowel de documenten als de gesprekken informatie bevatten waaromtrent zij geheimhouding geboden achten.

Op grond van deze overwegingen heeft de Werkgroep zich bij brief van 17 februari 1998 tot de betrokken bewindslieden gewend met het verzoek ruimhartige medewerking te verlenen aan het onderzoek door de Werkgroep. (Zie Bijlage 2.) Tevens verzocht de Werkgroep om de aanwijzing van een «gevolmachtigde» of contactfunctionaris teneinde de contacten tussen de departementen en de Werkgroep zo snel mogelijk te laten verlopen. Dit was wenselijk gezien de korte tijd die de Werkgroep voor haar onderzoek ter beschikking stond.

De Minister-President wees daarop de heer mr. G.P.I.M. Wuisman, departementaal contactfunctionaris ten behoeve van de WOB, aan als contactpersoon voor Algemene Zaken. De minister van Binnenlandse Zaken wees daartoe de heer mr. H. Soonius, plv. kabinetschef van de BVD aan. De minister van Defensie stelde de heer drs. G.A.Kuiper, hoofd van het Bureau SG, als contactpersoon aan. Staatssecretaris Nuis van OCW stelde als contactpersoon dr. M.W. van Boven, Algemeen Rijksarchivaris, aan. Met uitzondering van de heer Van Boven, woonden deze contactpersonen alle voor hun minister relevant geachte gesprekken en bezoeken bij die door of namens de Werkgroep plaatsvonden. Het gesprek met drs. A.G. de Vries, voormalig rijksarchiefinspecteur en als zodanig vallend onder de politieke verantwoordelijkheid van staatssecretaris Nuis van OCW, werd bijgewoond door de heer drs. H.J.A.H.G. Metselaars, adviseur bestuurlijke ondersteuning van de Rijksarchiefdienst. De inzage in het archief van de Commissie voor de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten werd bijgewoond door de griffier van die commissie, mr. D.B. van der Windt, die de commissievoorzitter ook vergezelde bij het gesprek met de Werkgroep.

In reactie op bovengenoemde brief van de Werkgroep deden de bewindslieden de Werkgroep tevens een lijst met voorwaarden en afspraken over de behandeling van materiaal van de inlichtingenen veiligheidsdiensten toekomen op basis waarvan zij bereid waren tot medewerking aan het onderzoek van de Werkgroep. Na overleg tussen de Werkgroep en de betrokken bewindslieden kon deze lijst in aangepaste vorm worden vastgelegd op 6 april 1998. De vaststelling van overeenstemming geschiedde bij brief van de Minister-President. (Zie Bijlage 3.)

1.4. De gevoerde gesprekken

1.4.1. Criteria voor de uitnodigingen

De Werkgroep voerde met een groot aantal personen gesprekken waarbij de volgorde van de gesprekken overeenkomstig de hierboven reeds gememoreerde volgorde was. Gepoogd is in eerste instantie zo veel mogelijk informatie te verzamelen van archiefgebruikers en archiefdeskundigen die ieder op hun eigen wijze «objectieve» informatie omtrent de archieven van de te onderzoeken diensten zouden kunnen verschaffen. De gebruikers konden de Werkgroep attenderen op de problemen die zij bij het gebruik van die archieven ervoeren, en op de omissies in de archivering en in het archiveringsbeleid die zij vermoedden. De deskundigen konden informeren over de eisen die aan goed archiefbeheer mogen worden gesteld.

Vervolgens is het beleidsmatige aspect van het archiefbeheer bij de betrokken diensten aan de orde gesteld, de daadwerkelijke behandeling van de archieven, en de ambtelijke en politieke verantwoordelijkheid daarvoor.

Vanuit deze invalshoeken zijn de volgende gesprekken gevoerd.

1.4.2. Lijst van gehoorden

– Dr. B.G.J. de Graaff, wetenschappelijk docent Erasmus universiteit Rotterdam en wetenschappelijk ambtenaar bij het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis.

26 februari 1998.

De heer De Graaff geldt als bij uitstek deskundig archiefgebruiker op het terrein van onderzoek van de Werkgroep.

– Drs. A.G. de Vries, voormalig rijksarchiefinspecteur.

27 februari 1998.

De heer De Vries geldt als deskundige op het terrein van archiefbeheer en heeft de archiefinspectie in 1996 bij het Ministerie van Algemene Zaken uitgevoerd.

– De heer F.A.C. Kluiters, onderzoeker en publicist.

27 februari 1998.

De heer Kluiters heeft een encyclopedisch overzicht over het bestaan en het functioneren van de nederlandse inlichtingen- en veiligheidsdiensten gepubliceerd.

– Prof. dr. F.C.J. Ketelaar, voormalig Algemeen Rijksarchivaris, Hoofdinspecteur Rijksarchiefinspectie.

9 maart 1998.

De heer Ketelaar geldt als deskundige en was in zijn voormalige functie betrokken bij de problematiek.

– Dr. M.W. van Boven, Algemeen Rijksarchivaris.

9 maart 1998.

De heer Van Boven is door de Werkgroep gehoord als deskundige.

– Mr. R. Vleugels, voorzitter van de Vereniging Voorkom Vernietiging.

9 maart 1998.

De heer Vleugels behartigt de juridische belangen van een groot aantal personen dat inzage in dossiers van de onderzochte diensten heeft gevraagd. De Werkgroep heeft hem daarom als betrokkene en deskundige gehoord.

– De heer J. Wallage, voorzitter van de Commissie voor de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

9 maart 1998.

De Werkgroep heeft de heer Wallage gehoord als politiek betrokkene.

– Drs. J. Riezenkamp, directeur-generaal Cultuur en Arbeidsvoorwaarden van het ministerie van OCW.

16 maart 1998.

De Werkgroep beschouwt de heer Riezenkamp in diens vroegere functie van DG Culturele Zaken van het voormalige departement van WVC als ambtelijk verantwoordelijke.

– De heer R. Wielinga, plaatsvervangend hoofd van de MID.

16 maart 1998.

De Werkgroep beschouwt de heer Wielinga als plv.-hoofd MID, in het bijzonder belast met de archieven, als eerste ambtelijk verantwoordelijke voor de MID-archieven.

– Drs. K.M. Meulmeester, voormalig Hoofd-IDB.

24 maart 1998.

De Werkgroep beschouwt de heer Meulmeester als ambtelijk verantwoordelijke.

– Mr. R.J. Hoekstra, voormalig secretaris-generaal van het ministerie van Algemene Zaken.

24 maart 1998.

15 april 1998.

De Werkgroep beschouwt de heer Hoekstra als eerste ambtelijk verantwoordelijke voor het beleid met betrekking tot de archieven van de IDB.

– Kol. R.R. Mulder, plv.hfd MID-KL

– Ktz. R.P. Klop, plv.hfd MID-KM

– Kol. mr. B.G.J. Werger, plv.hfd. MID-KLu

27 maart 1998.

De Werkgroep beschouwt de heren Mulder, Klop, en Werger als verantwoordelijken voor de afzonderlijke archieven van de MID van de respectieve krijgsmachtonderdelen.

– De heer J. Gelauf, directeur van het Defensie archieven-, registratie-, en informatiecentrum (DARIC).

27 maart 1998.

De Werkgroep heeft de heer Gelauf gehoord als deskundige op het terrein van de militaire archieven.

– Mr. H. Soonius, plv. kabinetschef BVD.

30 maart 1998.

De Werkgroep heeft met de heer Soonius gesproken vanuit zijn positie als deskundige en betrokkene bij het archiefbeheer van de BVD.

– Drs. M. Beekhuis, voorm. plv. projectleider PIVOT Rijksarchiefdienst, voorm. rijksarchiefinspecteur.

30 maart 1998.

De heer Beekhuis is deskundige en is betrokken geweest bij het beleid en beheer ten aanzien van de archieven op het departement van Algemene Zaken.

– De heer F.F.M. van den Kieboom, voorm. medewerker en beheerder semi-statisch archief van het ministerie van Algemene Zaken, archivaris BVD.

2 april 1998.

De heer Van den Kieboom is deskundige ten aanzien van het feitelijk archiefbeheer en -beleid bij BVD en IDB.

– Drs. R.F.M. Lubbers, voormalig Minister-President, minister van Algemene Zaken.

15 april 1998.

De heer Lubbers was politiek verantwoordelijk voor het beleid ten aanzien van de IDB.

– Mr. G.P.I.M. Wuisman, secretaris van de ministerraad, en contactfunctionaris WOB van het ministerie van Algemene Zaken.

15 april 1998.

De heer Wuisman is ambtelijk verantwoordelijk voor de afhandeling van WOB-verzoeken, o.a. met betrekking tot de IDB-archieven, op het departement van Algemene Zaken.

– De heer G.L. van den Hil, voorm. projectleider justitiële afdeling IDB, medewerker coördinator I&V-diensten.

15 april 1998.

De heer Van den Hil was actief betrokken bij de opheffing van de IDB en de behandeling van de archiefbescheiden op dat moment.

– N.N.

9 april 1998.

Door dossieronderzoek en informatie uit de gesprekken werd de Werkgroep geattendeerd op het bestaan van een voormalig archiefmedewerker van de IDB die mogelijk waardevolle informatie aan de Werkgroep zou kunnen verschaffen. De betrokkene gaf echter te kennen geen prijs te stellen op een uitnodiging voor een gesprek met de Werkgroep. Om de waarde van zijn informatie voor het onderzoek van de Werkgroep te kunnen vaststellen heeft de Werkgroep besloten haar griffier en de onderzoeker, de heer Den Teuling, te machtigen een gesprek met N.N. te voeren.

Dit gesprek heeft plaatsgevonden op 9 april, in aanwezigheid van de heer Van den Hil. Het leverde waardevolle informatie op over de concrete activiteiten die zijn ontplooid rond de opheffing van de IDB. Omdat betrokkene niet gehoord wilde worden heeft de Werkgroep besloten af te zien van verdere pogingen een gesprek tot stand te brengen.

1.5. Schriftelijke reacties

1.5.1. De voormalige minister van WVC, mevr. drs. H. d'Ancona

In het bijzonder het gesprek met drs. J. Riezenkamp gaf de Werkgroep aanleiding ook de toenmalige minister van WVC voor een gesprek uit te nodigen. Vanwege het feit dat het om verschillende redenen moeilijk bleek op korte termijn een gesprek te arrangeren en omdat de Werkgroep van mening was dat aan betrokkene slechts enkele vragen behoefden te worden voorgelegd, heeft de Werkgroep na ampele overweging besloten haar schriftelijk te horen.

De aan haar voorgelegde vragen en de antwoorden die zij daarop aan de Werkgroep heeft doen toekomen zijn neergelegd in bijlage 5 en 6.

1.5.2. De voormalige minister van Defensie, de heer A.L. ter Beek

Met de heer Ter Beek had de Werkgroep reeds geruime tijd tevoren een afspraak gemaakt voor een gesprek op woensdag 15 april 1998. De heer Ter Beek zag zich genoodzaakt deze afspraak op het laatste moment af te zeggen vanwege plotselinge zwaarwegende verplichtingen ten behoeve van de provincie Drenthe. De Werkgroep achtte zijn reden voor verhindering acceptabel.

Daarop heeft de Werkgroep ook aan de heer Ter Beek voorgesteld een aantal vragen zo spoedig mogelijk schriftelijk te beantwoorden. De correspondentie met de heer Ter Beek is neergelegd in bijlage 7 en 8.

HOOFDSTUK II

2. WET- REGELGEVING MET BETREKKING TOT ARCHIEFBESCHEIDEN; TOEZICHT

2.1. Probleemstelling

In de loop van het onderzoek is gebleken, dat er meermalen misverstanden bij en tussen betrokkenen zijn geweest omtrent de toepasselijkheid van de archiefwetgeving enerzijds en de wetgeving op het gebied van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten anderzijds; gemakshalve is dat afgekort als IVD's. In de discussie hierover kwam bovendien meermalen de vraag aan de orde, welke informatie onder het archiefwettelijke begrip archiefbescheiden valt. De regelgeving op het IVD-gebied bevat namelijk ook bepalingen omtrent de behandeling van kopieën van archiefbescheiden en van documenten, die niet als archiefbescheiden kunnen of behoeven worden aangemerkt. De probleemstelling betreft de gehele periode 1945–1997, vandaar dat eerst een historisch overzicht wordt gegeven van wet- en regelgeving; daarna worden de onderwerpen definitie archiefbescheiden en vernietigingsregelingen besproken.

2.2. Archiefwetgeving 1918–1997

Tot 1 mei 1968, de datum van invoering van de Archiefwet 1962 (Stb. 1968, 201, Stb. 1962, 313) was van kracht de Archiefwet 1918 (Stb. 378, gewijzigd in 1928, Stb. 177). Het artikel in de Archiefwet 1918 dat de vernietiging van archiefbescheiden regelde, is uitgewerkt bij Algemene Maatregel van Bestuur van 1919 (Stb. 596), gewijzigd in 1929 (Stb. 316) en in 1948 (Stb. I 322); deze laatste wijziging is niet relevant voor dit onderzoek. Het besluit in de vorm, waarin het sinds 1929 gold, wordt verder aangeduid als KB1929.

Vanaf 1 mei 1968 is de verscheidene malen gewijzigde Archiefwet 1962 van kracht geweest met het Archiefbesluit als uitvoeringsbesluit (Stb. 1968, 200). De wijzigingen zijn voor dit onderzoek niet relevant en worden dus niet behandeld. Deze wetgeving is per 1 januari 1996 vervangen door de Archiefwet 1995 (Stb. 276) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671). Waar in het hierna volgende gesproken wordt over Archiefbesluit is bedoeld het besluit van 1968, dat geen jaartal had in zijn citeertitel. De wijze waarop hierna te noemen vernietigingslijsten moeten worden vastgesteld, ligt vast in het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden (Stb. 1972, 109). Dit besluit is eveneens per 1 januari 1996 vervallen, de inhoud ervan is in het Archiefbesluit 1995 verwerkt.

Voor de rijksdienst als geheel waren er beheersvoorschriften voor postbehandeling, dossiervorming en vernietiging uit respectievelijk 1823, 1950 (Stb. K 425) en 1980 (KB ASAR, Besluit algemene secretarieaangelegenheden rijksadministratie, Stb. 182), eveneens vervallen per 1 januari 1996.

2.3. Regelgeving betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten

Wetgeving betreffende de IVD's als organisatie is niet gepubliceerd tot het KB van 1972, houdende regeling van de taak, de organisatie, de werkwijze en de samenwerking van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Stb. 437). De Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten uit 1987 (Stb. 635) bevat vernietigingsbepalingen, met name t.a.v. persoonsgegevens. Deze zijn gesteld uit het oogpunt van privacybescherming, en niet uit het oog- punt van beveiliging van geheimen. De beveiliging van geheimen is gere- geld in de Wet bescherming staatsgeheimen 1951 (Stb. 92), gewijzigd 1967 (Stb. 377); deze bevatten echter geen bepalingen omtrent het beheer van documenten.

Dat is wel het geval met het Rubriceringsvoorschrift van 1949¹, het Beveiligingsvoorschrift-II 1961², in werking 1 november 1961, en de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de Rijksdienst, in werking 1 maart 1989.

Op basis van de genoemde wet van 1987 zijn drie vrijwel gelijkluidende privacyregelingen voor de drie IVD's vastgesteld in 1988³. Deze zijn bij kamerstukken 20 385 nr. 7 overgelegd, gepubliceerd in de Staatscourant van 4 juli 1988, nr. 126 en een dag nadien in werking getreden.

Voor NAVO-documenten gelden aparte regels. Deze liggen vast in een ongedateerde publikatie (in deze vorm uit 1992), Beveiliging van NAVO-gegevens, gekenmerkt MP (Ministeriële Publikatie) 10–10/2. De voorgaande editie was MP 71–100, mogelijk dus uit 1971. De regeling treft de beveiliging van gerubriceerde NAVO-gegevens, «ongeacht de vorm». Deze regeling is een uitvoeringsregeling van het NAVO-verdrag. Daardoor zijn de archiefbescheiden van een NAVO-orgaan afkomstig en Nederlandse documenten gericht aan een NAVO-orgaan met de bedoeling dit document binnen de NAVO te distribueren aan het regime van de Nederlandse wetgeving onttrokken; dit betreft alleen documenten die enige vorm van rubricering hebben (artikel 10). Wanneer NAVO-documenten worden gederubriceerd vallen zij dus wel onder de Nederlandse archiefwetgeving (her- en derubricering staat in de art. 48–55). Vernietiging van NAVO-documenten is verplicht, zodra deze niet meer relevant zijn (art. 73). Van de vernietiging moet aantekening worden gehouden (art. 74).

2.4. Het begrip archiefbescheiden

In de Archiefwet 1918 werd dit begrip niet gedefinieerd, omdat men voldoende achtte wat daarover in de vakliteratuur vanaf 1879 was terug te vinden. Overigens was door het Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie K425 en een daaraan voorafgaand KB uit 1823 impliciet in deze omissie voorzien. Deze besluiten regelden het geheel van procedures rond de post- en archiefzaken van de rijksoverheid. De Archiefwet 1962 definieerde archiefbescheiden: bescheiden door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. De bestemming is objectief bepaald⁴, en niet afhankelijk van het subjectief inzicht van degene die de bescheiden ontvangt of opmaakt. Dit betekent dus dat ook een IVD niet het recht heeft om archiefbescheiden onmiddellijk te vernietigen, tenzij hogere wetgeving daartoe verplicht. Het zijn bescheiden, waarvan de inhoud zich uitdrukkelijk en terecht tot het ontvangende overheidsorgaan richt, of bescheiden door het orgaan zelf opgemaakt om voor zichzelf te dienen als schriftelijke neerslag van zijn handelingen. Het begrip «schriftelijk» staat alleen in de MvT. Sinds een ministeriële circulaire uit 1975 werden alle archiefbescheiden, ongeacht hun vorm onder de definitie begrepen, wat in de Archiefwet 1995 uitdrukkelijk is opgenomen. Dat was overigens in de lijn van dezelfde vakliteratuur en regelgeving waarvan in de eerste alinea van deze paragraaf melding wordt gemaakt. Documenten zijn archiefbescheiden als zij dat naar hun aard of functie binnen de overheidsadministratie zijn.

Ook fotomateriaal kan uit hoofde van een overheidsfunctie als archiefstuk worden opgemaakt, en dus tot het archief behoren. Aan het orgaan geadresseerde drukwerken behoren er niet toe, ook als hun inhoud wel betrekking heeft op de taak van het orgaan. Slechts in het geval dat publikaties of gedeelten daarvan als bijlage deel uitmaken van ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden, kunnen zij eveneens als archiefbescheiden worden aangemerkt. Ook langs geautomatiseerde of andere nog minder gebruikelijke weg ontvangen bescheiden kunnen archiefbescheiden zijn. Bijvoorbeeld: in de ontwerp-selectielijst voor de Militaire Inlichtingendienst d.d. 22 februari 1998 wordt melding gemaakt van bescheiden verkregen uit het ongericht ontvangen en opnemen van niet kabelgebonden telecommunicatie; als zodanig zijn dit uiteraard geen archiefbescheiden. Alleen die documenten die worden ontvangen of opgenomen én worden gebruikt voor nadere analyse en bewerking worden als archiefbescheiden beschouwd.

De archieven van de IVD's bestaan uit twee hoofdbestanddelen: de verkregen inlichtingen, met gegevens omtrent de bronnen, waaruit de inlichtingen voortkomen en het geheel van correspondentie-analyses en rapportages daaromheen. Uit bovenstaande beschouwing moge blijken, dat beide onderdelen onder het archiefwettelijke begrip archiefbescheiden vallen.

2.5. Vernietiging in de archiefwetgeving

De vernietiging was sinds het KB 1919 gebonden aan ofwel de machtiging van de Algemene Rijksarchivaris (ARA) of in afwijking daarvan, van de vakminister voor archiefzaken, toen Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen, en de minister van het departement waaronder het archief ressorteerde. Verder schreef het KB het opmaken van een proces-verbaal door de beheerder voor. De vernietiging werd dus per geval aangevraagd. Ter bevordering van een meer efficiënte gang van zaken is bij KB 1929 de mogelijkheid geschapen, lijsten van categorieën te vernietigen stukken te maken, die door iedere minister met medewerking van de minister van OK&W zouden worden vastgesteld. De mogelijkheid tot incidentele vernietiging met een machtiging van de Algemene Rijksarchivaris bleef daarnaast bestaan. De Archiefwet 1918 benaderde het vernietigingsvraagstuk nog als iets negatiefs. In principe werd vernietiging als uitzondering beschouwd.

De invoering van de Archiefwet 1962 in 1968 veranderde daar in theorie niet veel aan. De nieuwe wettelijke bepaling, dat de overheidsorganen hun archiefbescheiden in goede en geordende staat moesten bewaren – in de Archiefwet 1918 kwam die bepaling niet voor, omdat dat vanzelfsprekend werd geacht – leidde echter al spoedig tot de beleidsopvatting dat selectieve vernietiging deel zou uitmaken van normaal goed archiefbeheer: niet alleen het efficiënt benutten van ruimte, maar vooral ook de toegankelijkheid van het archief was gediend met de verwijdering van voor vernietiging in aanmerking komende stukken. Vernietiging bleef echter een bevoegdheid en geen verplichting.

In 1972 werd in het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden voor het eerst gedefinieerd aan welke inhoudelijke en procedurele eisen een vernietigingslijst moest voldoen. In de plaats van de overeenstemming tussen twee ministers kwam het zogenaamde driehoeksoverleg, waarin deskundigen op het gebied van de archiefvorming, de Algemeen Rijksarchivaris en een deskundige op het gebied van de taken van het desbetreffende overheidsorgaan dienden te worden opgenomen.

In 1991 bood de Algemene Rijksarchivaris de incidentele machtiging aan zodanige voorwaarden dat in feite geen medewerking meer werd verleend aan de verlening van machtiging voor incidentele vernietiging, en werd de vaststelling van vernietigingslijsten in feite verplicht.¹ De bevoegdheid tot het doen van die mededeling is niet aangevochten.

In de Archiefwet 1995 is vernietiging, of liever selectieve bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat een wettelijke verplichting. Men dient daarbij van een selectielijst gebruik te maken, die eveneens in een driehoeksoverleg is opgemaakt. Zowel de vernietigingslijst sinds 1972, als de selectielijst sinds 1996, moet rekening houden met de belangen van de overheidsorganen, de rechtof bewijszoekenden en het historisch onderzoek.

Met de Archiefwet 1995 werd de overbrengingstijd van 50 naar 20 jaar teruggebracht.

De Archiefwet 1918 kende nog niet de mogelijkheid om archiefbescheiden te vernietigen vóór het verstrijken van de bewaartermijn. Het Archiefbesluit liet dat sinds 1968 toe, mits reprodukties waren gemaakt, veelal op microfilm, die vervolgens bewaard dienden te blijven totdat de bewaartermijn was verstreken. Aan de reproduktie op zich behoefden dus geen al te hoge eisen te worden gesteld, evenmin als aan de condities waarin de reprodukties werden bewaard.

De Archiefwet 1995 laat reproduktie toe zelfs als de bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, maar verbindt daaraan stringente eisen, die thans in ontwerp gereed zijn. De eisen betreffen de duurzaamheid van materialen waarop en waarmee de bescheiden zijn opgemaakt, alsmede de procedures en de bewaarcondities. Bestaande microfilms voldoen hieraan in het algemeen niet.

Tenslotte bepaalde het Archiefbesluit, dat de Minister-President voor geval van oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden, regels kon stellen voor de vernietiging van archiefbescheiden. In artikel 9, tweede lid van de Archiefwet 1995 is deze bepaling overgenomen. Het is duidelijk dat zich sinds 1945 in Nederland, meer speciaal in gebouwen en op terreinen van IVD's, dergelijke omstandigheden niet hebben voorgedaan.

2.6. Vernietiging in IVD-wetgeving

Het Rubriceringsvoorschrift 1949 bevat wel voorschriften omtrent documentenbeheer, dus niet alleen archiefbescheiden, maar ook kopieën, drukwerk, geluidsbanden, foto's etc. die niet als archiefbescheiden konden worden aangemerkt. Vernietiging is daarin echter niet voorzien. Gezien de archiefwetgeving van dat moment, die vernietiging immers als uitzondering beschouwde, is dat niet verwonderlijk. Pas in het Beveiligingsvoorschrift-II 1961 zijn bepalingen omtrent vernietiging opgenomen. Het betreft hier een procedurevoorschrift omtrent de wijze waarop vernietiging plaats moet vinden of moet kunnen vinden. Inhoudelijk is slechts vermeld, dat overtollige exemplaren van vertrouwelijk of hoger gerubriceerde documenten dienen te worden vernietigd. Dat zijn dus geen archiefbescheiden.

Het Beveiligingsvoorschrift-II 1961 is per 1 maart 1989 vervangen door de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de Rijksdienst. Dit bevat dezelfde bepaling, en verruimt het begrip overtollige exemplaren: ook de hulpmiddelen als klad- en carbonpapier, typemachinelint, cassette, floppydisk enz. worden ertoe gerekend. Bovendien wordt nu het opmaken voorgeschreven van een proces-verbaal van de vernietiging, evenals het vermelden ervan door een aantekening op «het archiefexemplaar» van het betrokken document. Dit archiefexemplaar is dus niet voor vernietiging aangewezen.

De Wet op de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten uit 1987 bevat een bepaling, nl. artikel 16, omtrent de vernietiging van gegevens, die nauwelijks ruimte over schijnt te laten voor bewaring. Het betreft echter uitsluitend persoonsgegevens. De verwijdering en vernietiging ervan moet in privacyregelingen nader worden geregeld. Deze zijn sinds 5 juli 1988 van kracht. Daarin staat (art. 12 resp. 11, lid 4): de verwijderde gegevens worden vernietigd tenzij wettelijke regels omtrent bewaring daaraan in de weg staan. Om deze reden zijn in de ontwerpen selectielijsten opgesteld op basis van de archiefwetgeving, voor de BVD en de MID deze persoonsgegevens inderdaad opgenomen.

Uit het voorgaande moge blijken, dat de vernietigingsregels van de archiefwetgeving in alle gevallen boven de regels voor de beveiliging gaan, uitgezonderd voor NAVO-documenten en gevallen van buitengewone omstandigheden.

2.7. Rijksarchiefinspectie

Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de rijksorganen is pas in de Archiefwet 1962 opgenomen. Tot de invoering van deze wet in 1968 had de Algemeen Rijksarchivaris dus geen inspectiebevoegdheid; sinds 1968 had hij die bevoegdheid wel, ook als het geheime archiefbescheiden betrof en de ruimten waarin zij werden bewaard, en mits met inachtneming van beveiligingsvoorschriften. Deze staan in het Beveiligingsvoorschrift-II, en zijn opvolger de Aanwijzingen etc. uit 1987. Zij staan inspectie niet in de weg. Dwangdepot of bestuursdwang bij onvolkomen beheer behoort pas sinds de Archiefwet 1995 tot de mogelijkheden van het rijksarchieftoezicht.

2.8 Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten

De Werkgroep is in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van hetgeen op het gebied van archiefbeheer van de diensten aanwezig is in het archief van deze Kamercommissie. Dit blijkt weinig te zijn. Ten aanzien van de MID is inderdaad de toezegging genoteerd dat een vernietigingslijst zou worden opgesteld. Niet is daarbij expliciet de toezegging genoteerd dat ondertussen niets meer zou worden vernietigd; de toezegging dat gehandeld zou worden op gelijke wijze als daarvoor bij de BVD hield slechts impliciet in dat er niet vernietigd zou worden.

Het jaarverslag van de Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten over 1993 vermeldt daaromtrent (TK 23 956, nr. 1, blz. 1.):

«Op 24 maart 1993 voerde de commissie (I&V) mondeling overleg met de Minister van Defensie over het proces van verwijdering en vernietiging van dossiers die zich bij de Militaire Inlichtingen Dienst (MID) bevinden. De minister verklaarde dat de procedure geheel aansluit bij die van de BVD. Ook de criteria voor de op te stellen concept-vernietigingslijst zijn overeenkomstig de door de BVD gehanteerde criteria. De vernietiging zal in belangrijke mate persoonsdossiers betreffen, waarvan 99% bestaat uit dossiers van militair personeel.»

HOOFDSTUK III

3. BEVINDINGEN VAN DE WERKGROEP

3.1. Het onderzoek bij de vier diensten; gemeenschappelijke kenmerken

In de taakstelling van de Werkgroep zijn vier organisaties en enkele dossiers met name genoemd. De dossiers komen aan de orde onder de Militaire Inlichtingendienst. In de loop van de verhoren en het onderzoek is gebleken dat de problematiek bij de vier organisaties sterk uiteenliep; de chronologie van de problemen geeft een min of meer logische volgorde aan. Achtereenvolgens zullen worden behandeld de Binnenlandse Veiligheidsdienst (BVD), de Inlichtingendienst Buitenland (IDB), de Sectie Algemene Zaken (SAZ, ook I / O, «Gladio» in de opdracht van de Werkgroep) en de Militaire Inlichtingendienst (MID) en hun onderscheiden voorgangers. Voorts is een paragraaf gewijd aan enkele bijzondere bestanden, die bij de gesprekken aan de orde zijn gekomen.

Alle drie inlichtingendiensten en hun voorgangers hebben als administratieve werkwijze, dat er een afdeling bestaat voor het verwerven van gegevens, en één of meer afdelingen voor het verwerken ervan en eventueel het ondernemen van acties naar buiten. Ook in de archiefvorming is dat weerspiegeld. Het eerstgenoemde onderdeel is het zgn. bron-archief. Dit bestaat uit gegevens omtrent de menselijke bronnen, die inlichtingen leveren; daarvan wordt een verslag gemaakt, waarin de naam van de bron onder een codenaam voorkomt. Op de codenamen is een register aanwezig, in de vorm van een kaartsysteem of computerbestand. De bronnen en de verstrekte inlichtingen worden systematisch gescheiden.

De neerslag van de overige afdelingen bestaat uit stukken betreffende organisatie van de dienst, in de ruimste zin, bijvoorbeeld ook het onderhouden van contacten met andere inlichtingendiensten in binnen- en buitenland, en analysedossiers gebaseerd op de gegevens in het bronarchief, rapportages aan opdrachtgevers alsmede dossiers betreffende uit te voeren of uitgevoerde activiteiten. Voor kenners onder de buitenstaanders is soms ook uit een analyserapport wel af te leiden in welke richting men de bron moet zoeken. Voor zover de analyserapporten buiten de dienst komen onttrekken zij zich aan de zeggenschap van de producerende dienst. In dat opzicht is een verzoek om terugzending acceptabel, maar een verzoek om vernietiging is in strijd met de archiefwetgeving. De vernietiging van achterblijvende analyserapporten binnen de producerende dienst is echter bovendien zinloos, uit het oogpunt van bronbescherming, omdat de dienst deze gegevens in het bronarchief in veel nauwkeuriger – en dus voor de bron gevaarlijkere vorm – bewaart.

In de (ontwerp)selectielijsten voor de BVD en de MID wordt het bronarchief grotendeels resp. geheel voor vernietiging aangewezen en juist van de overige stukken – beleids- en politiek relevant een aanzienlijke selectie bewaard.

3.2. Binnenlandse Veiligheidsdienst

3.2.0. Inleiding

De Binnenlandse Veiligheidsdienst en zijn voorgangers vanaf 1945 hadden in hoofdzaak tot taak

1. het verzamelen van gegevens over personen en organisaties die door hun doelstelling of activiteiten aanleiding geven tot het ernstig vermoeden dat zij een gevaar vormen voor de democratische rechtsorde, de veiligheid of andere gewichtige belangen voor de Staat

2. het verrichten van veiligheidsonderzoeken en ter zake van de vervulling van vertrouwensfuncties en

3. het bevorderen van maatregelen ter beveiliging van onderdelen van de overheid en het bedrijfsleven die van vitaal belang zijn voor de instandhouding van het maatschappelijk leven.

De sterkte van de dienst fluctueerde tussen de 600 à 700 personen.

Op 14 maart 1991 heeft de Vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten ingestemd met het instellen van een Commissie van Drie personen, die zich zouden belasten met een onderzoek naar de verwijdering en vernietiging van dossiers van de Binnenlandse Veiligheidsdienst. De aanleiding hiertoe was het jaarverslag van de dienst, waarin onder meer melding werd gemaakt van beleidsvoornemens ter zake. De Algemene Rijksarchivaris had in 1990 bovendien in verband met deze voorgenomen vernietiging en met de totstandkoming van nieuwe archiefwetgeving een inspectiebezoek gebracht aan de archieven van de dienst.

Aanvankelijk wilde de dienst opnieuw een incidentele vernietigingsprocedure starten, maar na het overleg met de Algemene Rijksarchivaris is om principiële redenen toch besloten een vernietigingslijst samen te stellen. De principiële redenen zijn te vinden in een stuk van de Rijksarchiefdienst d.d. 16 juli 1991, de Richtlijnen incidentele vernietiging. Ook de Archiefraad had hieraan het nodige bijgedragen. De contacten met de Rijksarchiefdienst zijn van het begin af aan voorzover waarneembaar goed verlopen.

Ongeveer gelijk met de procedure van de totstandkoming van de vernietigingslijst nam ook de belangstelling van het publiek voor de vernietigingslijsten toe. Dat publiek bestond uit particulieren, al dan niet verenigd in de Vereniging Voorkom Vernietiging, die zich benadeeld achtten door de activiteiten van de dienst, en historici. Vooral deze laatsten hebben deelgenomen aan de vakinhoudelijke discussie, onder meer bij gelegenheid van gezamenlijk symposium, georganiseerd door de Rijksarchiefdienst, met het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis op 28 januari 1991.¹

Op 27 mei 1992² zegde de minister van Binnenlandse Zaken aan de vaste Commissies voor Binnenlandse en voor Welzijn en Cultuur toe, in elk geval tot eind 1993 nog niet tot vernietiging te zullen overgaan. De Rechtbank van Den Haag had al eerder, op 29 november 1991 een verzoek tot een verbod op vernietiging ingediend door de Vereniging Voorkom Vernietiging, als overbodig afgewezen, en de Raad van State deed dat op 5 juni 1992. Toen deze op16 juni 1994 twee leden van de Vereniging Voorkom Vernietiging toestond gegevens betreffende hen bij de BVD in te zien, leidde dat tot verdere opschorting van de vernietiging.

De commissie, bestaande uit dr. G. Zoutendijk, prof. mr. J. de Ruiter en mr. S. Miedema ving haar werkzaamheden op 20 augustus 1992 en sloot deze af in november 1993. Het concept is besproken in de Vaste Commissie Inlichtingen en Veiligheidsdiensten op 22 december 1993. De minister heeft 9 februari 1994 gereageerd, waarna het op 14 april 1994 opnieuw in de CIVD is besproken.³

Het rapport is op 2 juni 1995 door de Vaste Commissie aan de Tweede Kamer aangeboden. Het is een grondig en degelijk werkstuk. De Vaste Commissie van de Tweede Kamer voor Binnenlandse Zaken en voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen heeft op 28 juni 1995 en 6 november 1995 over het rapport van de Commissie van Drie en over de ontwerp-vernietigingslijst van de BVD gedebatteerd. In dat debat is onder meer toegezegd, dat de selectie volgens de ontwerplijst zou plaats vinden, maar alvorens tot de feitelijke vernietiging over te gaan zou deze worden geëvalueerd.

De Commissie van Drie heeft zich gezien haar opdracht geconcentreerd op de verzamelingen persoonsgegevens. Deze vormen bij de BVD het hoofdbestanddeel van wat in par. 3.1. als het bronarchief is aangeduid. De omvang van het statische gedeelte van het archief is ongeveer 1200 strekkende meter. Hierbij is niet meegerekend wat vooruitlopend op vernietiging op microfilm is gezet. Hoewel deze verzamelingen in omvang het opvallendste deel vormt van de archiefbescheiden van de dienst, heeft de Werkgroep ook getracht aan andere zaken aandacht te schenken.

3.2.1. Decentrale dossiervorming

In het rapport van de Commissie van Drie wordt aandacht besteed aan zgn. PA-dossiers. PA staat voor Persoonlijk Archief. Via een formele procedure werden die onttrokken aan de centrale archiefvorming, en na verloop van tijd weer teruggeboekt en teruggenomen. Na 1990 is deze procedure afgeschaft. Nagegaan is, of zich naast deze formele procedure andere persoonlijke archiefvorming buiten het centrale archiefvorming om heeft voorgedaan. Gebleken is dat deze dienst een van de weinige rijksdiensten is waar de voortgangs- en afdoeningscontrole volledig is uitgevoerd; van stukken die na een zekere tijd nog niet aan het archief werden aangeboden werd een procesverbaal van vermissing opgemaakt. Ook als vervolgens de stukken weer opdoken, werd dat in doorgehaalde vorm bewaard.

Vanaf 1991 werd het archief per directie (zes in getal) gedecentraliseerd. De procedure PA werd toen niet meer nodig geacht. Met de invoering van een geautomatiseerd documentair informatiesysteem in 1994 ontstond weer de behoefte aan centralisatie; pas sinds medio 1997 is deze gerealiseerd in de vorm van een centrale aansturing; de dynamische archieven zelf blijven wel per directie gedecentraliseerd. De centrale aansturing blijkt ondermeer uit een overleg van staffunctionarissen documentaire informatievoorziening; drie van de zes directies hebben echter niet zo'n functionaris.¹ De decentralisatie van de dossiervorming behoeft nog wel evaluatie.

3.2.2. Schoning en vernieting in het verleden

In aanvulling op de gegevens uit het rapport van de Commissie van Drie is het volgende opgemerkt.

1. Reeds in 1953 is het advies van de toenmalige Algemeen Rijksarchivaris H. Hardenberg ingewonnen t.a.v. de voorgenomen vernietiging van dossiers in de.07 en.08-groep organisatie en personeel). Deze heeft toen tot vernietiging geadviseerd binnen een procedure van incidentele vernietiging. Stukken uit deze groep vielen later onder de algemene vernietigingslijst van het ministerie van Binnenlandse Zaken, nl. vanaf 1961.

2. De vernietiging in 1956/57 bij gelegenheid van een verhuizing van de BVD, gesignaleerd door de Commissie van Drie, is slechts uit de mondelinge overlevering bekend. Met name stukken uit het archief van het BNV (1945–1949) zijn toen vernietigd, of naar andere departementen overgegaan, met name justitie. In 1995 is een overzicht gemaakt van deze verspreiding en sindsdien is deze ook zoveel mogelijk teruggedraaid.

3. Vanaf 1959 heeft regelmatige en goed gedocumenteerde vernietiging plaatsgevonden op grond van de door de minister van Binnenlandse Zaken zelfstandig vastgestelde vernietigingslijsten. Deze verschilt in vorm niet van andere lijsten die wel volgens de wettelijke regels tot stand zijn gekomen. In de stukken van de BVD wordt melding gemaakt van «een informeel overleg» met de Algemeen Rijksarchivaris, Hardenberg. Stukken ter zake ontbreken echter elders, en ook degene die sinds 1957 met vernietigingsaangelegenheden was belast, de latere Algemeen Rijksarchivaris A.E.M. Ribberink¹ heeft met grote stelligheid gezegd, zich niets te herinneren van dergelijk overleg, hetzij met Hardenberg, hetzij toen, hetzij later (na 1968) met hemzelf. Men kan zich echter afvragen of in 1958 wellicht gerefereerd is aan het advies uit 1953². Maar ook als het overleg met de Algemeen Rijksarchivaris wel heeft plaatsgevonden, dan nog had de lijst volgens de toen geldende Archiefwet 1918 en het KB 1929 mede door de minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen vastgesteld moeten worden. De Minister van Binnenlandse Zaken heeft de dienst bij brief van 13 februari 1959, gemachtigd overeenkomstig later goed te keuren lijsten archiefstukken te vernietigen³. De vernietigingslijsten voor het ministerie van Binnenlandse Zaken zelf⁴ voldeden wel aan de wettelijke eisen. Voor de BVD had de inhoud van de lijst ook in een normale vaststellingsprocedure waarschijnlijk niet tot problemen aanleiding gegeven; bovendien was deze procedure vóór 1968 niet openbaar.

Bij de invoering van de Archiefwet 1962 in 1968 is bepaald dat bestaande lijsten van kracht bleven. Dat gold uiteraard niet voor een niet langs legale weg tot stand gekomen lijst. Naar de reden voor de handhaving van de illegale toestand kan men slechts raden. De BVD achtte de dekking door het eigen ministerie voldoende. In 1965 werd voor het eerst aan geschiedschrijving gedacht, een signaal van een beginnende openheid⁵.

De vernietiging is sinds eind jaren '50 goed gedocumenteerd. Bovendien waren voorafgaand aan vernietiging, vele vernietigbaar geachte stukken gemicrofilmd, in een werkwijze die de wet toen nog niet regelde.

De dienst is zich wel bewust geweest van het feit dat de archiefwetgeving van toepassing was. Dat bleek al in 1953 en ook uit de genoemde brief uit 1958; er is een notitie uit 1970, en ook in 1983 heeft de dienst naar aanleiding van een advies van de toenmalige Archiefraad (nr. 251) gesteld de werking van de archiefwetgeving voor de dienst normaal te achten.

2.2.3. Gebruik van microfilms en andere (veiligheids-) kopieën

Vanaf 1953 is gebruik gemaakt van microfilms als veiligheidskopie; stukken vanaf 1948 zijn toen gefilmd. Om een eventuele regering in ballingschap in staat te stellen het bestand te gebruiken, werden de films gemiddeld elke drie jaar geactualiseerd. Daar er dossier-gewijs werd verfilmd zouden de films bij sequentiële verfilming (dus stukken op volgorde van binnenkomst) anders niet bruikbaar zijn geweest. Vervangen films werden vernietigd, behalve het deel dat bruikbaar was als vervanging van de in 1953 legaal en daarna iets minder legaal vernietigde bestanddelen. Tot 1975 werd een kopie buiten Nederland bewaard; daarna niet meer.

Vanaf april 1964–1991 werden alle binnengekomen stukken sequentieel verfilmd, waarbij geen toegang is vervaardigd. Deze verfilming betrof blijkbaar niet de eigen produktie van de BVD zoals de uitgaande stukken. Na april 1991 is de microfilm èn het postregistratiesysteem vervangen door een beeldplaatsysteem. Daarop fungeert een Agenda Registratiesysteem (AREG) als toegang.

Anders dan de Commissie van Drie stelt (in 4.4) zijn gemicrofilmde bescheiden, die voor bewaring in aanmerking kwamen, niet vernietigd, maar in de archiefruimte geplaatst; daardoor kwam ruimte op de afdelingen vrij.

Van de digitale informatiesystemen worden niet alleen de gebruikelijke, elders te bewaren back-up's gemaakt, maar ook een periodiek bijgewerkt bestand, dat zo nodig binnen enkele etmalen op COM-fiche kan worden gezet.

3.3. Archiefbeheer Inlichtingendienst Buitenland (IDB)

3.3.0. Inleiding

De dienst is opgericht bij KB nr. 1 op 16 februari 1946 onder de naam Buitenlandse Inlichtingendienst. In 1971 is de naam BID veranderd in IDB. De Sectie Algemene Zaken heeft nooit onder het ministerie van Algemene Zaken gefunctioneerd, de medewerkers zijn altijd door het Ministerie van Oorlog/Defensie betaald, ook toen de sectie was gehuisvest bij de BID. De belangrijkste taak van de BID/IDB was overigens het verzamelen van politieke en economische inlichtingen in het buitenland alsmede contra-spionage. Vanaf het KB van 5 aug. 1972 (Stb. 437) was de dienst alleen belast met het inwinnen van gegevens betreffende het buitenland.

3.3.1. Archiefbeheer

Onder 3.1 is de voornaamste verdeling van de twee typen dossiers gegeven: het bronarchief (bij de IDB genaamd: operationele afdeling) en het secretariaat en de verwerkende, analyserende afdeling anderzijds. De tweede groep werd na afdoening als te vernietigen werkmateriaal beschouwd. Vanaf 1987 werd de vernietiging van deze dossiers wel in processenverbaal vastgelegd; dat daarbij de notie van wat archiefbescheiden waren ontbrak, blijkt o.m. uit het feit dat ook andere documenten dan archiefbescheiden in deze p.v.'s zijn vermeld, tot Staatscouranten toe.

Ten aanzien van het bronarchief, bijgehouden door de operationele afdeling, kende men bij de IDB vanaf 1967 de volgende werkwijze. Wanneer een bron ophield gegevens te produceren, werden de dossiers betreffende die bron uit overwegingen van ruimte besparing gemicrofilmd (op microfiches). De authentieke papieren dossiers werden vervolgens vernietigd. Of in 1967 alles is gemicrofilmd wat nog aanwezig was (vanaf 1946) of dat slechts een selectie van wat nog actueel werd geacht, is niet duidelijk. Bij andere diensten werd wel volledig verfilmd.

Alleen in 1968 werd van de vernietiging een procesverbaal opgemaakt, maar later niet meer. In de ogen van de beheerders was nl. de vernietiging van brondossiers, die op microfilms waren gezet geen vernietiging. De microfilms (op briefkaartformaat) zijn opnametechnisch van matige kwaliteit, en waarschijnlijk grotendeels op acetaatfilm gezet, in plaats van op het veel beter houdbare polyester. De fiches zitten als gevolg van het gebruik vol met krasjes, stof en vingerafdrukken.

Toen begin 1992 duidelijk werd, dat de IDB zou worden opgeheven, betekende dat, dat alle bronnen binnen afzienbare tijd zouden worden gesloten. De consequentie was dus dat papieren brondossiers alle zouden worden vernietigd, en de laatste archiefmedewerker heeft aldus planmatig, verdeeld over de maanden die nog restten, de dossiers verwijderd en uiteraard met medeweten van de directeur per bestelauto naar de Vuilverbranding in Dordrecht gebracht. Dit proces heeft geduurd vanaf 1992 tot juni 1993 en is niet in processen verbaal vastgelegd. «Er was immers niets vernietigd¹. De laatste inlichtingen die de dienst heeft gekregen zijn tussen de microfilms gevouwen, omdat de microfilmcamera niet meer beschikbaar was. Dit betreft de periode tot oktober 1993.

Het beleidsmatig belangrijkste deel is echter niet het bronarchief maar de activiteiten die de dienst met gebruikmaking van zijn bronnen ondernam. De voornaamste activiteit was tot 1970 en vanaf 1976 het vervaardigen van analyses (rapportages) t.b.v. afnemers. Vanaf circa 1987 bevorderde de dienst dat de afnemers de rapporten binnen een jaar vernietigden of terugstuurden, en men bewaarde ook zelf geen exemplaren. Uit het voorgaande is al gebleken, dat de beide handelwijzen in strijd waren met de archiefwetgeving, en evenmin door de IVD-wetgeving waren vereist. Het vernietigen van dossiers buiten het bronarchief is doorgegaan tot 28 september 1992, voorzover gedocumenteerd. Daarna zijn op 6 november de harde schijven van het postregistratiesysteem en de financiële administratie vernietigd. Van het postregistratiesysteem is een papieren uitdraai bewaard in chronologische volgorde; de mogelijkheid tot terugzoeken op onderwerp is daarmee verdwenen. T.a.v. de financiële administratie bestonden afspraken met de Rekenkamer. De vernietiging hiervan is inderdaad te rechtvaardigen met de wettelijke plicht tot bronbescherming.

Het diensthoofd de heer K. Meulmeester heeft tegenover de Werkgroep verklaard: «Ik wist dat er een Archiefwet en een Archiefbesluit waren, maar in mijn hele carrière heb ik slechts de visie vernomen, dat wat wij deden gebaseerd was op de bepalingen van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten. Juist het materiaal van het bronarchief moest naar mijn mening zo uitgebreid mogelijk zijn, zodat gereconstrueerd kon worden wat er gebeurd was. Nooit heb ik ervaren dat het beleid dat hierbij gevoerd werd, op gespannen voet stond met bepaalde wetten».

Voorts zijn de kasten en laden van vertrekkende medewerkers slechts door henzelf leeggemaakt, eveneens voornamelijk vóór het einde van 1992. Op de zakken waarin de inhoud werd opgeslagen is steeksproefgewijs controle uitgeoefend, echter alleen op het criterium of stukken tot het bronarchief behoorden. Hierbij zijn dus waarschijnlijk nog wel archiefstukken verdwenen, al is het merendeel toch documentatie en kladmateriaal geweest; de zakken zijn afgevoerd met dezelfde bestelwagen en dezelfde bestemming als de brondossiers. Vanaf de tweede helft 1992 functioneerde alleen nog een uit vijf personeelsleden bestaande justitiële afdeling.

De bewaarde analyse rapportages over maart 1992–oktober 1993 (zie onder) hebben alleen met de activiteiten van deze afdeling te maken en betreffen één regio. Of er in die periode ook nog andere rapportages gemaakt zijn is niet duidelijk.

In juni of november 1993 is de harde schijf met de toegang op het bronarchief vernietigd. Naast deze schijf was en is er echter ook een kaartsysteem, waarmee de verslagen met inlichtingen aan de bron gekoppeld zijn. De schijf vergemakkelijkte het zoeken en bevatte weinig meer dan het kaartsysteem. De schijf bevatte geen onderwerpsgewijze toegang. Naar aanleiding van een gerechtelijke procedure heeft de huidige beheerder van het archief, het ministerie van Algemene Zaken, zich verplicht om op het bestand van 700 000 opnamen uiterlijk eind 1998 een ingang op jaar en land te maken. Het betrof een procedure voor de Rechtbank te Rotterdam, sector bestuursrecht, aangespannen door de heren De Graaff en Wiebes, voorlopige voorziening d.d. 30 nov. 1995.² Dit impliceert vanzelfsprekend niet dat het archief daarmee openbaar wordt.

Het restant van het archief bestaat uit de restanten van het archief van het secretariaat en de stafafdelingen die de analyses maakte, in totaal ongeveer 4 strekkende meter, en de microfiche-versie van het bronarchief, vermoedelijk vanaf 1946. 700 000 opnamen komen overeen met ca. 150 meter papieren dossiers. Voor een dienst die in de jaren tachtig nog circa 50 personeelsleden kende¹ is de 4 meter erg weinig. De omvang had vermoedelijk circa 80 meter moeten zijn. Het archief is intussen door een medewerker van het ministerie geïnventariseerd; uit de inventaris blijkt, dat de dossiers vrijwel uitsluitend van na 1985 dateren. Er zijn slechts zeer weinig oudere stukken. Van alle rubrieken, genoemd in het institutionele onderzoek van D. Engelen komen wel wat stukken in de inventaris voor, uitgezonderd die betreffende de «legal residents», inlichtingen-officieren met diplomatieke status, die de dienst echter de laatste jaren niet meer tot zijn beschikking had. Bij de opheffing van de IDB is de departementen gevraagd na te gaan of er nog rapportages van de dienst in hun bezit waren, en deze retour te zenden. Als gevolg daarvan zijn van twee departementen stukken terugontvangen. De analyserapportages over maart 1992 – oktober 1993 hebben zoals gezegd betrekking op één regio, wat in het kader van de afbouw van de dienst verklaarbaar is.

In de inspectierapporten van de Rijksarchiefdienst (Kamerstuk 24 400 III, nr. 8) van 22 sept. 1995 en 21 maart 1996 wordt melding gemaakt van enkele categorieën stukken, die eerder nog aanwezig geweest zouden zijn en in 1996 niet meer: stukken gekenmerkt met CF, typische secretariaatsstukken, personeelsdossiers en fotomateriaal. Stukken met het kenmerk CF en secretariaatsstukken zoals correspondentie met buitenlandse inlichtingendiensten zijn wel aanwezig, uiteraard slechts in beperkte mate. Er was wel een personeels- (tevens veiligheids-) functionaris, maar de echte personeelsdossiers werden op het ministerie van Algemene Zaken bijgehouden. Fotomateriaal zowel positief als negatief, werd vrijwel uitsluitend voor de Marine Inlichtingendienst vervaardigd. Bij navraag is gebleken dat het daar bewaard is.

Voorts zijn enkele dossiers met lopende zaken door de laatste medewerkers mee genomen naar de MID, afdeling Operatiën.

Een belangrijk deel van de verzonden analyserapportages, namelijk over de periode 1949 – 1962 bevond zich in het archief van de geadresseerde C. Fock, (toen secretaris-generaal van het ministerie van Algemene Zaken), dat onderdeel uitmaakt van het archief van het ministerie van Algemene Zaken. Bij de inventarisatie van dit laatste archief is het archief Fock, evenals enkele soortgelijke collecties in het algemene archief van Algemene Zaken opgenomen, zodat de hierna te noemen inventaris Archief Fock vervallen is. Bij de inventarisatie bleek, dat vele stukken die in de inventaris Fock als niet aangetroffen worden vermeld, later elders in het archief van Algemene Zaken waren opgeborgen, zonder vermelding van de nieuwe vindplaats.

Ook na 1962 werd uiteraard aan Algemene Zaken gerapporteerd. Van de produktie van analyserapporten tussen 1962 en 1970 resp. 1976 en 1992 is naar schatting aldus in het archief van Algemene Zaken ca 15% bewaard. Aangenomen kan worden, dat dit niet de onbelangrijkste rapporten geweest zijn. In het archief van AZ komen ook veel andere zaken de BID/IDB betreffende voor, zowel organisatorische als operationele.

3.3.3. Pogingen om het archief te behouden

Vanaf 26 juni 1991 trachtten twee onderzoekers B. de Graaff en C. Wiebes stukken ter inzage te krijgen uit het archief van het ministerie van Algemene Zaken, en meer speciaal het archief van de IDB. Aanvankelijk ging het daarbij vooral om stukken betreffende de arrestatie van twee agenten van de BID (Reydon en De Jager) in de Sovjet Unie in 1961. Op 25 oktober 1991 deelde de Secretaris-Generaal van Algemene Zaken R.J. Hoekstra de onderzoekers schriftelijk mede, dat dossiers van zaken die niet meer actueel zijn worden vernietigd. Op 4 november 1991 vroegen zij de SG op welke wettelijke grondslag deze vernietiging berustte en stelden zij ook de Algemeen Rijksarchivaris, F.C.J. Ketelaar, op de hoogte. Door de SG is voor zover waarneembaar deze brief nooit beantwoord. De ARA is met de SG gaan praten op 6 december 1991. Volgens de SG in zijn eerste gesprek met de Werkgroep handelde dit gesprek met Ketelaar over het begrip archiefbescheiden. Uiteraard zouden archiefbescheiden in de zin van de wet volgens de wettelijke regels worden behandeld.¹ Dit deelde de ARA ook aan de heren Wiebes en De Graaff mee. De discussie tussen SG en ARA over het wettelijke begrip archiefbescheiden spitste zich toe op de vraag of de analyserapportages, (waarvoor eigenmachtig een vernietigingstermijn «zo spoedig mogelijk» was gesteld) aan te merken waren als «bescheiden naar hun aard bestemd om te berusten», dus de archiefwettelijke definitie.

De SG: «Mijn indruk van dat gesprek is dat ik toen niet ben gewezen op een handelen in strijd met de Archiefwet. De feitelijke constatering was, om het in mijn eigen woorden te zeggen, dat dossiers van zaken die niet meer actueel zijn, worden vernietigd, maar dat als en voor zover er sprake zou zijn van archiefbescheiden, vanzelfsprekend de Archiefwet en de daarop berustende uitvoeringsregelingen van toepassing zouden zijn, als het gaat om vernietiging. Het kan best zijn dat het in de geschiedenis nadien anders is gelopen, daar ga ik niet over. Op dat moment heb ik dat niet opgevat als een waarschuwing van de heer Ketelaar om op te houden met het vernietigen van die rapporten, want dat is in strijd met de Archiefwet, maar voor zover het gaat om bescheiden in de zin van de Archiefwet, wees dan wel alert; dan moet je handelen krachtens de wet». In de perceptie van de ARA was dit vrijwel hetzelfde: «In dat gesprek heb ik de verzekering gekregen dat, als er al vernietigd zou worden, die vernietiging zou geschieden in overeenstemming met de regels van de Archiefwet. De heer Hoekstra heeft op dat moment ongeveer hetzelfde gezegd als wat zijn minister en onze Minister-President later nog een keer heeft gezegd in antwoord op de Kamervragen van de leden Valk en Stoffelen: als er al vernietigd wordt, gebeurt dat in het kader van de Archiefwet».

Ook ten aanzien van andere onderdelen van Algemene Zaken dan de IDB was er sprake van archiefbewerking en archiefselectie. De ARA meende er dan ook vanuit te kunnen gaan, dat er na dat gesprek door de SG actie zou worden ondernomen om ook voor de IDB, een vernietigingslijst tot stand te brengen, en dat er dus in afwachting daarvan geen archiefbescheiden meer zouden worden vernietigd.

De SG heeft die conclusie niet getrokken, maar slechts een algemeen verzoek bespeurd om alertheid waar het om archiefbescheiden zou kunnen gaan. Hij heeft bovendien het hoofd van de IDB over een en ander niet ingelicht. Daarnaast heeft hij geen aanleiding gezien om uit te (laten) zoeken hoe de verhouding tussen de archiefwetgeving en de wetgeving op het gebied van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten precies lag.

Op de vraag of de ARA niet doortastender had moeten optreden na december 1991 is door deze gesteld, dat werkelijke inspectie niet paste in het beleid van WVC. Met het opstarten van het project invoering verkorting overbrengingstermijn in het kader van de nieuwe archiefwetgeving was alle aandacht van de Rijksarchiefdienst, gesteund door de minister van WVC gericht op het overbrengen van archieven van rijksdiensten, en minder op inspectie.¹ Echter naar het oordeel van de Werkgroep betekent dit bepaald niet dat inspectie verboden was. Ook is er in het gesprek tussen SG en ARA kennelijk geen systematische analyse geweest van de werkprocessen bij de IDB.

Tussen december 1991 en tot eind 1992 is er dus aan het feitelijke beleid t.a.v. de vernietiging bij de IDB niets veranderd. Eind 1992 was het grootste deel van het secretariaatsarchief al vernietigd, (laatstelijk op 28 september en 6 november) en de vernietiging van het originele bronarchief in volle gang. Naar aanleiding van een artikel door De Graaff en Wiebes in NRC-Handelsblad van 7 november 1992 stelden de Tweede Kamerleden Stoffelen en Valk op 11 november 1992 de minister van Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur een aantal vragen², waarvan de eerste luidde: «1. Zijn of worden archieven van de Inlichtingendienst Buitenland alsmede van zijn voorganger, de Buitenlandse Inlichtingendienst, vernietigd?»

Alleen de minister van Algemene Zaken antwoordde daarop reeds op 18 november met een even kort als stellig «nee». In het tweede gesprek met de Werkgroep heeft de SG niet kunnen verklaren waarom hij de beide andere ministeries niet in de beantwoording heeft betrokken. Of hij met het diensthoofd specifiek over de beantwoording van de vragen heeft gesproken herinnerde hij zich ook niet. Hij wist (eerste gesprek) ook niet van de vernietiging die nog in september en de week tevoren had plaatsgevonden. De SG wist alleen van de vernietiging van rapportages. Het antwoord «nee» berustte dan ook zowel voor het verleden als het heden niet op waarheid. De toenmalige Minister-President R.F.M. Lubbers heeft in zijn gesprek met de Werkgroep verklaard dat hij de concept-beantwoording zonder na te vragen heeft ondertekend. Het diensthoofd heeft schriftelijk aan de commissie verklaard, dat hij pas eind 1992 uitdrukkelijk opdracht heeft gekregen van de SG om niet meer te vernietigen. Wat er toen nog aan rapportages over was is inderdaad bewaard, met de restanten van de rest van het archief. De vernietiging van het originele bronarchief is echter doorgegaan, ongetwijfeld omdat dit bij de aanwezigheid van microfilms niet als vernietiging werd beschouwd.

In april 1992 heeft de medewerker van de ARA M. Beekhuis een telefonisch overleg gevoerd met de secretaresse van het hoofd van de IDB K. Meulmeester over de eisen waaraan een vernietigingslijst moest voldoen. Zij heeft dat netjes uitgewerkt en haar chef heeft dat geparafeerd. Op 28 september 1992 heeft de ARA een brief geschreven aan de SG met het verzoek werk te maken van de vernietigingslijst en in afwachting van de totstandkoming daarvan de vernietiging te staken. De brief is aangekomen de dag na de laatste gedocumenteerde vernietiging van papieren dossiers.

Uit de gang van zaken geschetst in de vorige paragrafen blijkt, dat de SG niets heeft ondernomen, hoewel hij zoals hij in het eerste gesprek met de Werkgroep stelde, regelmatig contacten had over de dagelijkse gang van zaken met het diensthoofd.

De SG stelde tegenover de Werkgroep: «Na het gesprek (op 6 dec. 1991) heeft die afspraak met Ketelaar om tot goed contact te komen niet de eerste prioriteit gehad».

In het tweede gesprek met de Werkgroep maakte hij melding van een opdracht aan zijn stafmedewerker R.K. Visser om aan overleg over de lijst deel te nemen. Dat overleg vond echter pas plaats op 22 januari 1993 en resulteerde mede in een brief van de ARA aan de minister van WVC (zie onder). Eveneens maakte hij melding van een verslechterende sfeer tussen medewerkers van AZ en van het ARA, doordat onder meer de eersten de laatsten ervan verdachten gegevens uit een geheime archiefinventaris (nl. van het Archief Fock) te hebben doorgegeven aan de heren De Graaff en Wiebes. Deze episode speelde zich echter pas af na een brief van laatstgenoemden op 6 juli 1994. De kwestie werd opgehelderd bij hun brief van 31 augustus 1994: De Graaff had de inventaris al in 1987 van de heer Fock zelf gekregen. Toen dat speelde was de heer Hoekstra echter al als Secretaris-Generaal vertrokken, nl. per 4 juli 1994.

Naar aanleiding van nieuwe vragen van de Tweede Kamerleden Valk en Stoffelen aan de minister van WVC op 16 december 1992¹ over het vermoeden van verdwijnen van stukken uit het IDB-archief verklaarde de minister op 4 februari 1993 dat er geen termen aanwezig waren om een onderzoek te laten verrichten naar het beheer van de IDB-archieven. Het ging hierbij over een mededeling van de vertegenwoordigers van Algemene Zaken bij een procedure voor de Raad van State tussen De Graaff en Wiebes enerzijds en laatstgenoemd ministerie anderzijds over stukken betreffende Reydon en De Jager op 10 december 1992.

Intussen had zich een vinnige discussie afgespeeld tussen ambtenaren van AZ en WVC over het niet betrokken zijn van de laatsten bij de beantwoording van de vragen van november². De minister van Cultuur verklaarde bij brief van 14 april 1998³ aan de Werkgroep dat te hebben beschouwd als gebruikelijke animositeit tussen departementale ambtenaren en daarin geen reden te hebben gezien om persoonlijk bij de Minister-President te interveniëren.

De ARA had in verband met de beantwoording van deze vragen aan de minister het voornemen te kennen gegeven een inspectie te gaan uitvoeren bij de IDB (brief van 22 januari 1993), maar na de beantwoording van de beide vragenreeksen zou dat «ambtelijke zelfmoord» geweest zijn. Bovendien had de minister in haar beantwoording van de tweede vragenreeks het «voornemen tot inspectie» dat ambtelijk was gesuggereerd, afgezwakt tot «het voornemen om aandacht te schenken aan». Vóór die tijd zou inspectie wellicht nog gekund hebben. De heer J. Riezenkamp, toen directeur Culturele Zaken, heeft de ARA aangeboden hem te vergezellen bij een bezoek aan de SG. De ARA achtte dat niet nodig. De heer Riezenkamp vertrouwde hem voldoende, zodat hij niet verder aandrong⁴. Het exacte tijdstip van dit aanbod is echter niet duidelijk.

Op 24 juni 1993 bezocht de heer M. Beekhuis het gebouw van de IDB (villa Maarheeze) met het oog op de totstandkoming van een vernietigingslijst. Uit zijn verslag blijkt, dat toen hetzelfde aanwezig was als wat zijn collega B. de Vries medio 1995 in de archiefruimte van het ministerie van Algemene Zaken heeft gezien. Op dat verslag in het archief van de IDB is door het diensthoofd genoteerd: «Beekhuis op bezoek geweest. Alles getoond. Oké⁵. De heer Beekhuis heeft echter verklaard de heer Meulmeester alleen een hand te hebben gegeven.

Op 7 april 1995 stellen de kamerleden Valk en Van Oven naar aanleiding van een artikel in Het Parool van 1 april 1995 vragen aan de Minister-President⁶. In dit artikel wordt een klacht bij de Nationale Ombudsman door De Graaff en Wiebes besproken, waarin opnieuw een vermoeden van illegale vernietiging wordt uitgesproken. De heer G.I.P.W. Wuisman heeft tegenover de Werkgroep verklaard dat er na 1993 getracht is een betere verstandhouding op te bouwen met de medewerkers van de Rijksarchiefdienst en de onderzoekers. Dit verhinderde echter niet, dat ook de beantwoording van deze vragen niet geheel conform de waarheid was. Op 16 mei en 6 juni 1995 is door de Minister-President Kok toegegeven, dat er tot november 1992 is vernietigd op grond van het argument staatsveiligheid, en dat het bronarchief was bewaard. De heer Wuisman: «Wij kwamen daarmee op een punt, waarop de zaak klip en klaar moest worden aangegeven. Dat verleden, dat wij elke keer weer tegenkwamen, moest worden afgesloten zodat er naar de toekomst kon worden gekeken en getracht kon worden om een situatie te bereiken die aan alle eisen zou voldoen. Mijn probleem was dat ik in het kader van de WOB voortdurend bezig was met het voeren van procedures...

De premier heeft toen heel duidelijke taal gesproken. Hij heeft gezegd: wij moeten nu naar voren kijken en niet eindeloos naar achteren. Er moest een oplossing komen... Inderdaad is er een andere wind gaan waaien en dat had te maken met de wisseling van de wacht aan de top. Wij hadden een andere premier en een andere SG gekregen».

Overigens verdient het vermelding (zie paragraaf 3.3.1) dat feitelijk de vernietiging langer was doorgegaan dan in deze antwoorden gezegd werd.

3.4. Sectie Algemene Zaken of Inlichtingen/Operatiën

Vanaf 13 mei 1946 vormde de hoofdafdeling III c van de Generale Staf van het ministerie van Oorlog als GS III c, in 1948 ongedoopt in Sectie G 7, de militaire afdeling ervan¹. In 1949 werd deze afdeling omgedoopt in Sectie Algemene Zaken. Niet geheel duidelijk is, wanneer deze sectie definitief losgemaakt is van de BID/IDB. De uiterste datum hiervoor is 1 sept. 1972² : na een reorganisatie gingen toen de andere afdelingen na een kortstondige periode onder het ministerie van defensie, namelijk vanaf 1-1-1971, weer onder Algemene Zaken ressorteren.

Oorspronkelijk vormde deze organisatie als sectie GIII c onderdeel van de voorloper van de Militaire Inlichtingendienst; opgericht op 13 mei 1946³. Vanaf 1 juni 1948 was deze binnen de Generale Staf verzelfstandigd als Sectie G7 en per 1 juli 1949 omgedoopt in Sectie Algemene Zaken. Daarnaast komt ook de benaming I/O voor, (staande voor Intelligence en Operations, voor de hand liggend vertaald als Inlichtingen en Operatiën, naar een eerder eraan toegevoegde organisatie van L. Einthoven die met de naam Operation werd aangeduid. De SAZ was aanvankelijk de poot I; op een zeker moment zijn de beide organisaties min of meer samengevoegd. Het doel was het opzetten van een inlichtingen- en sabotagenetwerk, dat na een vijandige bezetting in Nederland achter moest blijven, om herhaling van rampzalige acties als het Englandspiel te voorkomen. («Stay behind-organisatie»). Ook in andere NATO-landen bestonden dergelijke organisaties. De bekendste, naar aanleiding waarvan ook het bestaan van de Nederlandse uiteindelijk is onthuld, was de Italiaanse met de naam Gladio. De Sectie Algemene Zaken ressorteerde alleen aanvankelijk onder de Generale Staf van het Ministerie van Oorlog en de Minister van Algemene Zaken, maar later alleen onder Defensie.

Na de opheffing per ultimo 1992 is het restant van het archief overgedragen aan de Bevelhebber Landstrijdkrachten (BLS), vanwege de nazorg voor de bij de organisatie betrokken personen. Het gaat inderdaad om een restant. Naar aanleiding van een WOB-verzoek van de heren Wiebes en de Graaff d.d. 15 juli 1996 bij het ministerie van Algemene Zaken onderzocht men bij Defensie waar het archief gebleven was. Vervolgens bleek het archief door een medewerker van de SAZ ultimo 1992 eigenmachtig vrijwel geheel te zijn vernietigd. Het restant bestond uit twee koffers, thans 8 archiefdozen en een pakket, alsmede een dossier met personeelsgegevens. Vijf dozen en het pakket bevatten voornamelijk technische handleidingen en wat foto's en videobanden. De foto's en videobanden zijn als archiefstukken aan te merken. De organisatie had een «druiventrosstructuur». (cellen opbouw) Drie dozen bevatten geschiedschrijvingen door de vertrekkende hoofden, in één keer opnieuw uitgetypt, met een reeks genummerde en ongenummerde bijlagen. Deze bijlagen waren grotendeels recente kopieën van stukken uit archieven van o.m. de ministeries van Algemene Zaken en Defensie, en enkele stukken uit het archief van de SAZ zelf.

De Minister van Defensie heeft bij brief van 31 oktober 1996 de Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten op de hoogte gesteld van de illegale vernietiging. Maatregelen tegen de betrokkene zijn wel overwogen, maar niet genomen.

3.5. Militaire Inlichtingendienst, MID

In tegenstelling tot eerdere inlichtingen van de Minister van Defensie ziet het ernaar uit dat er minder illegaal is vernietigd dan eerder gevreesd moest worden. Dit duidt echter niet op beter archiefbeheer dan aanvankelijk moest worden aangenomen, maar juist op een zodanige administratieve chaos dat de ambtelijke leiding van de MID geheel het zicht had verloren op de werkelijkheid van het archiefbeheer.

3.5.0. Inleiding

De MID is opgericht in 1987, en vormt de voortzetting van circa vijftien onderdelen van het defensieapparaat die uiteraard alle met inlichtingen- en veiligheidsdiensten te maken hadden. Tenminste zes daarvan dateerden van kort na de tweede wereldoorlog; vooruitlopend op de inhoud van dit hoofdstuk en in tegenstelling tot eerdere berichten kan worden vermeld dat het grootste deel van de archieven van deze onderdelen in orginali is bewaard, en een deel bovendien op microfilm; het grootste deel van de films bevat bescheiden, die naar huidige norm en volgens de nog niet formeel vastgestelde selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen (veiligheidsonderzoeken naar personen).

Sinds 1987 is de taak omschreven als: verzamelen

– van gegevens omtrent potentieel van de strijdkrachten van andere mogendheden,

– van gegevens benodigd in verband met activiteiten die de veiligheid of paraatheid van de krijgsmacht dit kunnen schaden,

– van gegevens benodigd om geheime gegevens betreffende de krijgsmacht te beveiligen

– van gegevens benodigd bij mobilisatie en concentratie van strijdkrachten, en:

– verrichten van veiligheidsonderzoeken t.a.v. vertrouwensfuncties bij de overheid en soortgelijke functies bij het bedrijfsleven.

De dienst heeft een omvang van 800 à 900 personeelsleden en is daarmee groter dan de BVD.

In 1979 werden enkele medewerkers van de Marine Inlichtingendienst (sectie 7) bij de IDB geplaatst; als gevolg daarvan berusten in het IDB-archief twee laden met microfiches van deze sectie. Op grond van het besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie tot 1988 moeten deze bij het archief van de rechtsopvolger van de Marid, de MID werden gevoegd.

De samensmelting van de 15 afdelingen tot één samenhangende dienst is na 11 jaar nog niet voltooid. De belangrijkste uitwendige oorzaak daarvoor is de zeer sterk gespreide huisvesting. De acht huidige afdelingen zijn nog steeds gespreid over circa twintig lokaties, elk met zijn eigen administratieve systeem. Verder doet de bij de krijgsmacht gebruikelijke snelle wisseling van leidinggevenden waarschijnlijk geen goed aan de continuïteit in veranderingsprocessen. De staatssecretaris van defensie heeft op 21 juni 1995 ingestemd met de conclusies inzake de organisatie in een Eindrapport van de projectleider militaire inlichtingen en veiligheid Van Idsinga van 29 maart 1995¹. Op 4 dec. 1997 is besloten tot evaluatie. Het rapport besteedt geen aandacht aan het archiefbeheer.

Een van de resultaten van het rapport is de beslissing tot verdere centralisatie van de dienst zoveel mogelijk op één plaats, de Frederikkazerne in 's-Gravenhage. Daarop vooruitlopend worden geleidelijk zaken als geautomatiseerde postregistratie- en andere administratieve procesbewakingssystemen gemicrofilmd. Geleidelijk gaan ook al onderdelen over naar de Frederikkazerne, waarbij slechts per geval de benodigde faciliteiten worden vastgesteld. Zelfs een globaal schema van het toekomstige gebruik van het voor de MID bestemde deel van het complex ontbreekt.

3.5.1. Specifieke regels voor de MID

Defensie kent een verzameling algemene voorschriften voor het archiefbeheer, die betrekking hebben op het ministerie als geheel. Daarnaast bestaat er uitsluitend of voornamelijk voor de inlichtingendiensten een groot aantal regelingen op het gebied van administratieve organisatie, beveiliging en geheimhouding, die her en der verspreid bepalingen bevatten die verband houden met het archiefbeheer. De belangrijkste algemene voorschriften zijn: de vernietigingslijsten van 1969², en die van 1987³ ; Regeling documentaire informatievoorziening defensie 1994 en 1996, bekend als MP 10-005.

Uit 1961 dateren voorts per krijgsmachtonderdeel voorschriften betreffende de vernietiging en inlevering van de daarvoor in aanmerking komende stukken uit de archieven van staven, onderdelen, diensten en inrichtingen der (respectievelijk) Koninklijke Landmacht en Koninklijke Luchtmacht⁴. Ook voor de Koninklijke Marine is een dergelijk stuk aangetroffen, echter zonder vindplaatsgegevens⁵. Voor de vernietiging in buitengewone omstandigheden is er een ministeriële beschikking uit 1977⁶ die een regeling uit 1958 verving. Dat het archiefbeheer zo duidelijk het sluitstuk was in het denken van de ambtelijke leiding van de MID maakte mogelijk dat het archiefbeheer uiteindelijk ontaardde in chaos

Er is afzonderlijke regeling voor zgn. NAVO-archieven, zie par. 2.3. De regelingen op grond van de privacywetgeving zijn vermeld onder 2.6.

In aanvulling op de privacy reglementen uit 1988 is voor de MID een afzonderlijke Aanwijzing HMID (Hoofd Militaire Inlichtingendienst) nr. 4 met betrekking tot het melden en het beheer van de MID privacy reglementen d.d. 1 juli 1990. Daarin worden in punt 8 bewaartermijnen van persoonsgegevens vastgesteld, terwijl slechts bedoeld had moeten zijn: termijnen na welke gegevens uit het systeem worden verwijderd. Dat is niet hetzelfde als: vernietigd. Ook in de Veiligheidsinstructie MID van 1991, Vaste Order nr. 005, komt een bepaling voor (1.3.3) waaruit blijkt, dat eenieder de bevoegdheid heeft documenten door het archief te laten vernietigen, mits het archiefpersoneel de geregistreerde documenten eerst afboekt. Het stuk verwijst wel naar het op dat moment vervallen Beveiligingsvoorschrift-II 1961, in plaats van naar de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de Rijksdienst van 1989. Het stuk is uitgevaardigd door het Hoofd militaire inlichtingendienst, die daartoe althans wat de vernietiging van archiefbescheiden betreft niet de bevoegdheid had. Gelukkig is het stuk niet of slechts op beperkte schaal verspreid. In de hierna te noemen rapportages wordt herhaaldelijk vermeld dat deze voorschriften bij de diverse onderdelen van de MID bekend en/of aanwezig waren.

3.5.2. Rapportages MID-archieven vanaf 1990: vernietigd of niet vernietigd

De centrale afdeling post- en archiefzaken, later de centrale afdeling documentaire informatievoorziening, en weer later het Defensie archieven-, registratrie en informatiecentrum Daric, alsmede de Rijksarchiefinspectie en de Centrale Archiefselectiedienst hebben resp. in 1990, 1993, 1996, 1997 en 1998 rapportages opgemaakt betreffende de organisatie, het beheer en de omvang van de archieven van de MID-onderdelen en hun rechtsvoorgangers.

Het onderzoek van 1990 beperkte zich tot de secretarie van de centrale organisatie (MIDCO) aan de Kalvermarkt¹. Onder punt 8 wordt gesteld dat er nog nooit was vernietigd en onder punt 11 dat het NAVO-beveiligingsvoorschrift NP 71–100 en officiële vernietigingslijsten niet waren aangeboden. Overigens wordt vastgesteld dat er veel aan de organisatie van het archiefbeheer ontbreekt; zo is er geen dossierinventaris aanwezig en ontbreken personeelsleden met de vereiste vakopleiding. Niet geheel duidelijk is wat er met het rapport 1990 is gebeurd. Een duidelijke reactie op het aanbod tot assistentie door de centrale afdeling is niet gevolgd. Een van de adviezen was een aparte vernietigingslijst voor de MID te doen samenstellen.

In 1993 is er op initiatief van het diensthoofd opnieuw een onderzoek verricht vanuit de centrale afdeling documentaire informatievoorziening van het ministerie². Dit rapport bepleit de noodzaak tot het invoeren van een centraal voortgangsbewakingsysteem; het besteedt ook veel aandacht aan andere onderdelen van het archiefbeheer. Op twee plaatsen wordt van onreglementaire vernietiging melding gemaakt, en op één plaats wordt gesteld dat vernietiging is opgeschort. Met het rapport is voor zover waarneembaar niets gebeurd. Op het omslagblad staat zelfs aangetekend, dat de exemplaren van het rapport bestemd voor de subsecretariaten niet zijn doorgestuurd. Van een vast te stellen vernietigingslijst is opnieuw sprake, in samenhang met die voor de BVD. Op 5 juli 1994 beklaagt het hoofd Daric³ zich over het kennelijke gebrek aan belangstelling.

Het derde rapport, het Daric-rapport uit 1996⁴ is gebaseerd op onderzoeken in november 1995–juni 1996. De rapporteurs konden een beroep doen op medewerking van het personeel van de dienst, maar waren daarvan wel afhankelijk. Het hoofd van het Daric bespeurde bij de werkzaamheden wel een duidelijke afstandelijkheid t.o.v. zijn medewerkers, die immers voor de MID buitenstaanders waren. Het rapport concludeert onder meer een gebrekkige organisatie in de administratieve processen, waaronder oneigenlijke vernietiging volgens eigen inzicht. Dit wordt per bureau onderbouwd. Er wordt daarbij geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen het werkmateriaal (vaak dubbelen en documentatie) van individuele medewerkers en per afdeling min of meer regelmatig georganiseerde archiefvorming.

De laatste jaren komt het wel steeds meer voor dat recente archiefstukken al bij ontvangst worden gescand of verfilmd, en na vrij korte tijd uit overwegingen van ruimtegebrek illegaal worden vernietigd. Uit het vervolg zal blijken, dat gebrek aan kennis over vernietigingswetgeving niet hoeft te betekenen, dat er willekeurig en op grote schaal vernietigd zou zijn. Het rapport komt tot een totale omvang van ca. 400 meter aan oude archieven⁵.

De conclusie uit het inspectierapport uit juli 1997 van de Algemeen Rijksarchivaris, overgelegd aan de Tweede Kamer in december 1997 bij brief van de minister van Defensie van 9 december 1997⁶ was, dat er bij de MID, evenals dat bij de IDB het geval was geweest, willekeurig en op grote schaal vernietigd werd. Het baseert zich voornamelijk op het Daric rapport. Het inspectierapport onderschrijft ook de conclusies, al merkt de rapporteur op dat hij vanwege de gebrekkige en vooral verspreide berging geen indruk kan geven van de werkelijke omvang en volledigheid van de archieven. De aanleiding voor deze brief was een artikel in NRC-Handelsblad van 3 december 1997 van De Graaff en Wiebes, waarin de illegale vernietiging zwaar werd aangezet, mede als gevolg van de ervaringen met de IDB; bovendien was de MID niet in staat gebleken bepaalde stukken in het kader van een WOB-verzoek te verstrekken. Het ging hierbij o.m. over een onderzoek naar het Englandspiel, en «het» zgn. Surinamedossier met betrekking tot de decembermoorden (1982). De suggestie was, dat er bij de MID, evenals dat bij de IDB het geval was geweest, willekeurig en op grote schaal vernietigd werd

In de genoemde brief van 9 december 1997 maakte de minister van Defensie melding van het volgende. Bij het overleg met de Vaste Kamercommissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten op 24 maart 1993 had minister Ter Beek toegezegd, dat dezelfde procedure zou worden gevolgd als bij de BVD, impliciet dus dat er niet zou worden vernietigd tot er een legale vernietigingslijst was¹. Er blijkt nergens, dat deze toezegging op die wijze is doorgedrongen in de staf van de MID, hoewel het diensthoofd en het hoofd van de stafafdeling veiligheid, die later plaatsvervangend diensthoofd is geworden, aanwezig waren. Echter, dit overleg vond plaats nog vóór het uitbrengen van het rapport van 1993, waarin voor het eerst van illegale vernietiging werd melding gemaakt. De beide stafleden waren zich in maart 1993 niet bewust dat er iets veranderd moest worden; dus is er geen actie ondernomen². Maar het leek er nu op dat de geschiedenis met het IDB-archief zich zou herhalen, zij het dat er nu wel opdracht gegeven zou zijn om het vernietigen te staken.

Het resultaat van de commotie was o.m. de toezegging van de minister dat er helemaal niets meer vernietigd zou worden, ook geen dubbelen, klad, (dagelijks gemaakte) back-ups en documenten, die helemaal niet onder de archiefwet vielen. Dit laatste was het geval t.a.v. de documenten die via het zgn. Berdis (berichten distributiesysteem) door het defensieapparaat worden verspreid. Bij gebrek aan cijfermatige gegevens zijn de meer dan 100 000 documenten die via dat systeem zijn verspreid en die slechts voor een minimaal deel als archiefbescheiden te beschouwen zijn, door de MID als ten onrechte vernietigde archiefbescheiden opgegeven³. Ten behoeve van de beantwoording van de Kamervragen stond de minister op een onderbouwing met cijfermatig gegevens.

De algemene conclusie van zowel het Daric als het Rijksarchiefinspectierapport is overigens ongetwijfeld juist: het archiefbeheer voldoet niet aan de normen die de archiefwetgeving en een efficiënte bedrijfsvoering stellen. De door de dienst aangestelde gekwalificeerde archiefcoördinator alléén is niet voldoende. Het tweede belangrijke gevolg van de commotie was de opdracht aan de Centrale Archiefselectiedienst in Winschoten, om de archieven van de MID en zijn voorgangers in goede en geordende staat te brengen. Deze dienst werd daartoe van uitgebreide volmachten voorzien, waarvan op doeltreffende manier gebruik werd gemaakt. Na enkele maanden onderzoek kon er een voorlopig overzicht van aanwezige en ontbrekende archiefbestanddelen worden opgemaakt. Dit totaal omvatte 1121 strekkende meter en een groot aantal microfilms. Vergeleken met de 1200 meter van de BVD wijst dat niet op grootschalige vernietiging. De rapporteur van de CAS merkt dan ook op «Op basis van de onderzochte onderdelen kan gesteld worden, dat in tegenstelling tot hetgeen vermeld in andere rapportages, vernietiging in ieder geval geen uitgangspunt van archiefbeleid was⁴.

De belangrijkste verliezen zijn: bescheiden van de detachementen Curaçao en Aruba van vóór circa 1984 resp. 1988 en bescheiden van de Inlichtingendienst van de Koninklijke Luchtmacht. Voor de Antilliaanse bescheiden gold ruimtegebrek als excuus, het verlies bij de Luchtmacht kan door enkele verhuizingen veroorzaakt zijn. Het is niet uitgesloten dat de bescheiden van de Luchtmacht Inlichtingendienst vóór de vernietiging op microfilms zijn gezet, die nog ergens boven water zullen komen. De vernietiging bij de Marine Inlichtingendienst was verdedigbaar binnen de vigerende regelgeving. Microverfilming vormde ook bij andere diensten wel de aanleiding om originele bescheiden te vernietigen, bijvoorbeeld bij de Landmacht Inlichtingendienst (zie onder).

Het grote probleem is uiteindelijk het gebrek aan toegankelijkheid van zowel de originele papieren dossiers als de microfilms. Daardoor kon ook bij herhaling geen behoorlijke beantwoording van WOB-verzoeken plaatsvinden, waardoor bij de buitenwacht de indruk van grootschalige vernietiging kon ontstaan.

3.5.3. Englandspiel

Een commissie onder voorzitterschap van J.K. Onnen heeft in de jaren 1948–1950 onderzoek gedaan naar dit onderwerp. Vanwege de activiteiten van de parlementaire enquête commissie naar het regeringsbeleid in oorlogstijd heeft de minister van Oorlog en Marine bij besluit van 21 december 1950 de commissie opgeheven, naar het zich laat aanzien nog voordat de onderzoekscommissie kon rapporteren. De commissie moest zijn archief overdragen aan de Sectie G2 van het hoofdkwartier van de Generale Staf. Deze Sectie is later opgegaan in de Landmacht Inlichtingendienst¹. Het archief hiervan wordt thans bewerkt door de CAS. Het archief omvat 176 meter papier en 723 microfilms, waarop slechts gedeeltelijk een toegang aanwezig is. Het merendeel van de microfilms bevat veiligheidsonderzoeken, maar verrassingen zijn beslist niet uitgesloten. Voorts is ook het kabinetsarchief bij het ministerie van Defensie niet echt goed toegankelijk. Ook daar kunnen dus nog verrassingen uitkomen. Onvindbaar betekent niet: vernietigd. Maar het betekent ook niet, dat er een eindrapport betreffende het Englandspiel bestaan heeft.

3.5.4. «Het» Surinamedossier

Er bestaat niet één Surinamedossier, maar vele, verspreid over diverse locaties. Het is niet uitgesloten dat een of enkele ervan ooit is of zijn vernietigd, en dat dat originele archiefbescheiden betrof. De commissie heeft niet kunnen vaststellen, welke dossier(s) bedoeld is/zijn in de brief van de minister van Defensie aan de Tweede Kamer van 9 december 1997. Het lijkt erop dat ook deze beantwoording door de MID onder tijdsdruk tot stand gekomen is. Er is niet gebleken dat de verantwoordelijke leidinggevenden tussen 1982 en 1985 opdracht zouden hebben gegeven tot vernietiging. De gedurende korte tijd vermiste stukken bleken wel aanwezig te zijn, maar niet op de plaats waar onder tijdsdruk gezocht werd.

3.6. Diverse bijzondere bestanden

3.6.1. SOAN

Bij de gesprekken is de naam SOAN gevallen, een particuliere inlichtingendienst, daterende van direct na de Tweede Wereldoorlog. De naam betekent Stichting Opleiding Arbeidskrachten Nederland; de organisatie stond naar haar oprichter ook bekend als Organisatie Hacke. Het archief (inlichtingen) is na malversaties van een medewerker van Hacke door de Marechaussee in beslag genomen. De stukken die voor de BVD in 1950 van belang leken te zijn, zijn door de dienst gefotokopieerd. Er zijn nog enkele restanten bij de BVD aanwezig. De organisatie zelf is beschreven door B. de Graaff, C. Wiebes, Gladio der Vrije Jongens. Den Haag 1992.

3.6.2. Kartotheek V-Männer

Het archief van het Bureau Opsporing Oorlogsmisdrijven is in de jaren tachtig door het Rijksinstituut voor Oorlogsdocumentatie aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen. Ondanks de opdracht van de directeur van het RIOD (L. de Jong) heeft een van de medewerkers een kartotheek van zogenaamde V-Männer, Nederlanders die voor de SD hebben gewerkt, achtergehouden¹. Het bestand behoort uiteraard alsnog bij de rest van het archief te worden gevoegd.

HOOFDSTUK IV

De openbaarheid van archiefbescheiden van de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten¹

Ten aanzien van de openbaarheid van archiefbescheiden van de I&V-diensten is een complex van wettelijke bepalingen relevant. Daarvan zijn in dit kader de belangrijkste:

– de Archiefwet 1995

– de Wet Openbaarheid van bestuur (WOB)

– de Wet op de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten 1987 (WIV), waarvoor momenteel een wetsvoorstel tot wijziging bij de Kamer aanhangig is (TK 25 877). De grenzen van dit complex zijn beslist ruimer te trekken: ook de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer dient daartoe te worden gerekend. De Werkgroep acht het echter niet haar taak zo diep op deze materie in te gaan en wil slechts voor enkele essentiële aspecten aandacht vragen. Er is tevens relevante jurisprudentie van het Europees Hof die de aanzet heeft gegeven tot wetgeving, en herziening van wetgeving in Nederland.

Deze materie is uitvoerig uiteengezet in een notitie van de minister van Binnenlandse Zaken aan de Tweede Kamer (TK 22 036 nr. 6) en vervolgens plenair besproken (Hand. TK 1994–95 79-4728 ev.). Ook in het bovengenoemde wetsvoorstel wordt de problematiek nogmaals aan de orde gesteld.

Zowel de mogelijkheid tot inzage van het «eigen» dossier is hier aan de orde, als ook de mogelijkheid tot inzage van een dossier door derden. Dit laatste is zo mogelijk vanuit het oogpunt van de bevordering van goed archiefbeheer nog belangrijker.

De mogelijkheid tot inzage van het eigen dossier wordt bepaald door uitspraken van de Raad van State in de zaken Van Baggum en Valkenier (zie AB 1995, 238). In die zaken heeft de Raad bevestigd dat de huidige Wiv in strijd is met het EVRM zoals uitgelegd door het Europees Hof. Er dient een effectieve beroepsmogelijkheid voor de burgers open te staan tegen het optreden van I&V-diensten. Zolang de huidige Wiv geldt dienen daarom verzoeken die betrokkenen indienen om hun eigen dossier in te zien te worden beoordeeld op basis van de WOB. De rechten van de burger worden in de huidige WIV onvoldoende gerespecteerd door de vaagheid van de wettelijke bepalingen en indien hij zijn rechten geschonden acht heeft hij onvoldoende middelen zich daartegen te verweren. Uitspraken van de Nationale ombudsman zijn geen het bestuur bindende beslissingen. Een alternatief vindt de rechtzoekende burger in de Commissie voor de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten maar dat is een klachtmogelijkheid zonder wettelijke basis. Het Europees Hof stelt in deze dus de eis dat de rechten bewijszoekende burger niet wordt gefrustreerd in de realisering van zijn rechten.

De oorsprong van de verruiming van de mogelijkheden tot inzage van dossiers door derden ligt niet in jurisprudentie van het Europees Hof maar in een arrest van de Raad van State.

In 1985 vraagt het Haarlems Dagblad op grond van de WOB inzage in het dossier-King Kong.

De WOB gaat inzake openbaarheid uit van het beginsel: ja... tenzij. Er wordt inzage verleend tenzij gewichtige belangen zich daartegen verzetten.

In die tijd werd verondersteld dat een beroep op de veiligheid van de staat zonder meer zou worden geaccepteerd, het was immers een zgn «absolute uitzonderingsgrond. (Art. 10 lid 1 a WOB).

De Afd. Rechtspraak RvS wijst deze opvatting af. Een weigering zonder meer acht zij niet aanvaardbaar. Bij een verzoek tot inzage van een dossier dient telkens een afweging te worden gemaakt naar aard, inhoud en gedateerdheid van de gevraagde informatie. De belangen van de I&V-dienst behoren wel te worden meegewogen bij het formuleren van een uitspraak maar geheimhouding van werkwijze, bronnen, en kennisniveau rechtvaardigen niet op zichzelf een absolute geheimhouding.

Naarmate de tijd verstrijkt zal indringender moeten worden aangetoond dat geheimhouding van een dossier geboden is, en zal het dus eenvoudiger voor openbaarmaking in aanmerking kunnen komen. Het geheimhoudingsvereiste «verdampt». (ARRvS 2-1-1986, AB 1986,216).

De aanvaarding van de WIV 1987 brengt in deze opvatting een radicale verandering aan. Op 12 december 1995 bepaalt de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State naar aanleiding van een verzoek tot inzage van gegevens van de IDB over de zaak Reydon/De Jager uit het begin van de jaren zestig dat een beroep op het King Kong-arrest geen rechtskracht meer had, omdat het parlement in de WIV van 1987 niet had vastgelegd dat de WOB van toepassing was op het materiaal van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten. Omdat de Staten-Generaal dat niet hebben gedaan, is de Raad van State van oordeel dat de WIV als een lex specialis geldt voor wat betreft de verzoeken om informatie die herleidbaar is tot personen. Nu bestaat het archiefmateriaal van I&V-diensten voornamelijk uit persoonsgegevens! Alle verzoeken om persoonsgegevens berustend bij de Nederlandse geheime diensten, zelfs als zij teruggingen naar het eind van de jaren dertig, werden door de diensten nadien afgewezen onder verwijzing naar de uitspraak van 12 december 1995.

Het ontwerp-WIV dat nu aanhangig is maakt een eind aan de werking van de WOB in gevallen van verzoeken tot inzage van het eigen dossier, en het bevestigt de uitspraak van de Raad van State van december 1995 in geval van verzoeken van derden. In de MvT wordt de bewuste keuze gemeld de WOB in deze niet meer van toepassing te laten zijn maar voor de I&V-diensten een eigen, zeer beperkend, regime te creëren. Bij de afweging van de belangen van openbaarheid en geheimhouding prevaleert voortaan het belang van geheimhouding, indien dit ontwerp ongewijzigd wordt aanvaard.

Enkele zeer beperkende maatregelen vallen de Werkgroep daarbij in het bijzonder op. Het ontwerp-WIV verbiedt degenen die hun persoonsdossier mogen inzien op enigerlei wijze op het moment van kennisneming de inhoud daarvan vast te leggen. Men mag geen fotokopieën maken, geen aantekeningen en geen foto's maken en men mag ook niet de inhoud inspreken op geluidsdragers. Dit beperkt de mogelijkheden van de recht- en bewijszoekende burger zeer.

De aandacht van de Werkgroep is ook gewekt door het feit dat de zeer lange wachttijden bij de Nederlandse geheime diensten voor honorering van inzageverzoeken, nu een wettelijke grondslag krijgen. De geheime diensten zeggen meer tijd nodig te hebben dan de WOB biedt om inzageverzoeken te beantwoorden. In plaats van de maximaal vier weken, die de WOB voor beantwoording toestaat, gunt het wetsontwerp de diensten drie, en maximaal vier maanden.

Een derde aandachtspunt vormt het feit dat een burger die een beslissing inzake een inzageverzoek wil aanvechten onder de nieuwe WIV aangewezen blijft op de bestuursrechter. De wetgever heeft ervan afgezien, naar analogie van bijvoorbeeld de Wet op de politieregisters, de klager te verwijzen naar de burgerlijke rechter. Vooral het jarenlange traject van het hoger beroep, naar de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State, blijft daardoor een hinderpaal voor de verkrijging van een definitieve uitspraak op een redelijke termijn.

Het laatste en voor de Werkgroep, gezien haar taakopdracht, belangrijkste punt is gelegen in de constatering dat volgens het regime van het ontwerp-WIV slechts die archiefbescheiden worden overgedragen aan het ARA die volledig openbaar zijn. Het is niet uitgesloten dat dat meer dan 75 jaar gaat duren.

Dit stelt wel zeer grote beperkingen aan de mogelijkheden tot kennisneming door de betrokken burger en de wetenschappelijk onderzoeker.

De Werkgroep vraagt zich af of de voorstellen in de ontwerp-WIV in redelijkheid kunnen worden aangemerkt als een afweging van de belangen van openbaarheid en geheimhouding die in de Nederlandse samenleving, maar ook in de Europese rechtspraak, als evenwichtig en juist zal worden aanvaard. Met terughoudendheid, omdat de Werkgroep daarmee haar opdracht enigszins overschrijdt, maar op grond van de overtuiging van het belang van deze kwestie, geeft de Werkgroep de commissies, die momenteel belast zijn met de schriftelijke voorbereiding van in dit kader relevante wetsvoorstellen, in overweging deze vraag bij het kabinet aan de orde te stellen. Daarbij zou het complex van wetgeving in ruime zin in beschouwing dienen te worden genomen.

In de tweede plaats heeft de Werkgroep moeten vaststellen dat misstanden in het archiefbeleid en -beheer vaak aan de kaak zijn gesteld door individuele en gerichte verzoeken van recht- en bewijszoekende burgers en betrokken wetenschappers. Dit ervaringsfeit ziet de Werkgroep als een belangrijk argument tegen de inzagebeperkingen en de controlemechanismen die nu in de ontwerp-WIV worden voorgesteld.

HOOFDSTUK V

5.1 Conclusies

1. Algemeen

Geen der Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten heeft in de beschouwde periode zich (geheel) gehouden aan de Archiefwet en de daarop gebaseerde regelgeving. Over het archiefbeheer van deze diensten is de Kamer niet altijd op correcte wijze ingelicht. Gebleken is dat veel meer archiefstukken nog aanwezig zijn dan zich aanvankelijk liet aanzien, zij het dat de toegankelijkheid te wensen overlaat.

2. BVD

Voor zover waarneembaar kon worden gesproken van professioneel archiefbeheer. De vernietigingen zijn gedocumenteerd. De wettelijke grondslag voor deze vernietigingen ontbrak evenwel tot het begin van dit decennium. Bij andere onderdelen van het departement volgde het ministerie van Binnenlandse Zaken tezelfder tijd wel de juiste wettelijke procedures voor archiefvernietiging. Het had dus moeten opvallen dat in het geval van de BVD onjuist werd gehandeld. Bij de BVD is sprake geweest van formeel illegale vernietiging doordat er geen legale vernietigingslijst was. Het is niet waarschijnlijk dat de feitelijke vernietigingen veel anders zouden zijn geweest als de lijst wel op wettelijk juiste wijze was vastgesteld.

3. IDB

Tot 1991 ging men er van uit dat alleen de veiligheidswetgeving van toepassing was, die bovendien veel te ruim werd geïnterpreteerd. De vernietigingen werden redelijk goed gedocumenteerd. Dit maakt aannemelijk dat men aanvankelijk inderdaad niet op de hoogte was van de vigerende wet- en regelgeving.

Naar aanleiding van een WOB-verzoek ontstonden herhaalde contacten tussen het departement en de dienst enerzijds en de Rijksarchiefdienst anderzijds. Deze hebben niet tot bijstelling van het vernietigingsbeleid geleid. Een (achteraf bezien te zwakke) poging tot ingrijpen van de Algemeen Rijksarchivaris is op niets uitgelopen. De secretaris-generaal van het departement van Algemene Zaken is ambtelijk tekortgeschoten doordat hij na deze signalen niet de gang van zaken bij de IDB-archieven heeft gecorrigeerd. Door het laten voortbestaan van de onwetendheid bij de dienst op het gebied van de regelgeving inzake archiefbeheer ging de vernietiging van de brondossiers voort. Pas na de Kamervragen van 11 november 1992 (Aanhangsel bij de Handelingen II, 1992–1993, nr 152) heeft het diensthoofd van de IDB van de secretaris-generaal van het departement van Algemene Zaken opdracht gekregen niet meer te vernietigen. Het grootste deel van het archief was toen al vernietigd. En een ander deel van de archieven van de IDB is desondanks alsnog vernietigd.

De Minister-President had toen al wel in antwoord op Kamervragen ontkend dat er vernietigd werd en wordt. Opvallend is ook dat de Minister-President antwoorden inzond op Kamervragen over de IDB-archieven die niet alleen hem maar ook enkele andere ministers gesteld werden, zonder die ministers te raadplegen. Die ministers legden zich echter neer bij deze onjuiste gang van zaken.

Uit de nadere mededelingen (1995) van Minister-President Kok kon worden afgeleid dat de Kamer eerder verkeerd werd ingelicht.

Grote delen van het bronarchief zijn bewaard op microfilm, echter in matige kwaliteit en in matige conserveringstoestand. Die resterende delen van de IDB-archieven worden inmiddels gedeeltelijk toegankelijk gemaakt.

4. MID

Het archiefbeheer bij deze dienst toonde een chaotisch beeld. Dit is deels veroorzaakt door de uit een oogpunt van archiefbeheer ongunstige huisvesting, (ook nog gespreid over vele locaties) en deels door tekortschietend management van de beheerstaken alsmede veelvuldige personeelswisselingen in de leiding en een gebrek aan vakopleiding.

In tegenstelling tot wat de minister van Defensie de Kamer meedeelde in zijn brief van 9 december 1997 (Kamerstuk 25 809, nr. 1) blijkt dat er bij de MID en de voorgangers daarvan aanzienlijk veel meer is bewaard gebleven dan aanvankelijk gemeld werd. Dit is echter geen gevolg geweest van beter archiefbeheer dan waarover de minister rapporteerde, maar juist van de chaotische situatie op archiefgebied, waarin het aan de ambtelijke leiding niet zonder meer duidelijk was wat nu wel en wat niet meer aanwezig was. Kennelijk voor de zekerheid en om het verwijt te voorkomen dat de ernst van de situatie aan de Kamer onthouden wordt, is in die chaotische situatie de vernietiging toen maar veel ernstiger afgeschilderd dan in werkelijkheid het geval was.

Ook bij de onderscheiden militaire inlichtingendiensten werd op grote schaal gemicrofilmd, en ook hier is de kwaliteit van de films en van de toegankelijkheid dubieus. In het algemeen is de toegankelijkheid van het archief slecht, zodat herhaaldelijk vernietigd geachte stukken weer op duiken. Er is veel te weinig aandacht geweest voor de scholing van medewerkers die belast zijn met archiefbeheer, maar ook de staf is slecht op de hoogte geweest van de Archiefwet en de regels voor goed archiefbeheer. De CAS is thans belast met het verrichten van veel achterstallige werkzaamheden. De minister heeft reeds een plan van aanpak toegezegd.

5. De Sectie Algemene Zaken («Gladio»)

In 1992 is het archief bij de opheffing van de sectie door een hooggeplaatste medewerker eigenmachtig en in strijd met de wet vrijwel geheel vernietigd. Inmiddels is de verantwoordelijke minister daarvan op de hoogte. Tucht- en strafmaatregelen konden niet meer genomen worden.

6. Toezicht

De controlemechanismen: de Tweede Kamer en de Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, en ook de Rijksarchiefdienst, komen pas in actie na druk van WOB-aanvragen en – ten gevolge daarvan – van de media. Zij blijven passief en zijn niet pro-actief.

Te betreuren is achteraf dat de Rijksarchiefinspectie niet bij de eerste signalen van mogelijke verkeerde handelingen bij de archieven van inlichtingen- en veiligheidsdiensten direct met inspecties heeft ingegrepen maar overleg is gaan voeren met de betrokken departementen en/of diensten. De verklaring voor dit weinig voortvarende optreden moet wellicht hierin gezocht worden dat de ARA zich met name in zijn contacten over de IDB-archieven zeer ontmoedigd voelde door (de secretaris-generaal van) Algemene Zaken, zozeer dat hij het gevoel had dat doorzetten neer zou komen op «ambtelijke zelfmoord».

Bovendien werd de ARA in het voornemen een archiefinspectie uit te voeren bij AZ (IDB) niet gesteund door zijn minister.

5.2. Aanbevelingen

A. Beleidsmatige aanbevelingen

1. In het licht van de bevindingen bepleit de Werkgroep de archieven van de voormalige IDB niet na de wettelijke maximumtermijn maar reeds nu over te dragen aan het Algemeen Rijksarchief.

2. Ook is er voor de Werkgroep voldoende aanleiding om te bepleiten dat de Rijksarchiefinspectie tenminste om de drie jaar de archieven van de (overige) inlichtingen- en veiligheidsdiensten aan een inspectie onderwerpt en daarover rapporteert in haar openbare Jaarverslag dat ook aan de Kamer wordt gezonden.

3. Bij de MID acht de Werkgroep organisatorische maatregelen nodig om het beheersmatige management op peil te brengen. Het ruimteprobleem wordt door de voorgenomen concentratie van huisvesting en door de CAS opgelost. Zonder beleidsmatig ingrijpen in het management alsmede de selectie van leidinggevend personeel en zonder deskundigheidsbevordering op archiefgebied is herhaling van de aangetroffen chaos binnen enkele jaren te verwachten.

4. De Werkgroep ziet geen beleidsmatige redenen om voor de overbrenging van de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten naar het Rijksarchief langere termijnen vast te leggen dan de 20 jaar die reeds normaal is in de gewone archiefwetgeving.

5. De Werkgroep ziet ook geen reden om naast de normale bepalingen van de Wet openbaarheid van bestuur, scherpere (beperkender) bepalingen op te nemen in de wet- en regelgeving voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten voor wat betreft de voorwaarden waarop men kan kennisnemen van dossiers, en daaruit aantekeningen kan maken of afschriften kan verkrijgen

6. Vanwege de relaties met de buitenlandse diensten moet worden onderzocht hoe openbaarheid en overdracht van archiefbescheiden aan archiefdiensten elders is geregeld.

7. De Rijksarchiefinspectie is te klein om volledig en zelfstandig te kunnen inspecteren. Er moet een archiefinspectiebeleid geformuleerd worden. Dit beleid zal niet uitgevoerd kunnen worden met de huidige formatie, die dus uitbreiding behoeft.

8. Bevorderd dient te worden dat de uitgaven voor archiefbeheer per departement weer afzonderlijk op de begroting worden vermeld althans zichtbaar wordt gemaakt voor de begrotingswetgever. Bovendien zou bepaald moeten worden dat ieder departement jaarlijks een technisch, financieel en beheersmatig verslag over het archiefbeheer aan de Rijksarchiefinspectie uitbrengt, ten behoeve van het openbare jaarverslag van de Inspectie.

9. De Kamercommissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten moet niet alleen aan de operationele activiteiten van de betrokken diensten aandacht te schenken, maar ook aan de beheersmatige aspecten van deze diensten.

10. De verantwoordelijke provinciale en gemeentelijke autoriteiten kan worden aanbevolen zich op de hoogte te stellen van de staat van de archieven van de Regionale Inlichtingendiensten en hun voorgangers, de PID's, om te voorkomen dat zich problemen zouden gaan voordoen die vergelijkbaar zijn met hetgeen in dit onderzoek is gebleken.

B. Technische aanbevelingen

1. Microfilms van archieven en ook ander film- en fotomateriaal alsmede elektronische of magnetische geheugendragers moeten permanent toegankelijk gemaakt worden en moeten geselecteerd worden volgens vast te stellen selectielijsten.

2. Microfilms van archieven en ook ander film- en fotomateriaal alsmede elektronische of magnetische geheugendragers moeten in materieel goede staat gebracht worden, naar de normen van nog vast te stellen wettelijke regelingen voor vervanging van originele archiefbescheiden door reprodukties. Dit om te voorkomen dat de aldus vastgelegde gegevens binnenkort fysiek in verval raken.

3. Alle te bewaren bescheiden (waaronder microfilms van archieven en ook ander film- en fotomateriaal alsmede elektronische of magnetische geheugendragers) dienen te worden opgeslagen in ruimten die voldoen aan de eisen voor een veilige en goede bewaring volgens de normen voor archiefruimten in de zin van de Archiefwet.

LIJST VAN BIJLAGEN

1. Brief d.d. 18 december 1997 van de leden Valk en Hillen aan de vaste commissies voor Binnenlandse Zaken, Defensie, en OCW inzake de instelling van een Werkgroep.

2. Brief d.d. 17 februari 1998 van de Werkgroep Archieven aan de ministers van Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken, en van Defensie, en aan staatssecretaris Nuis van OCW met het verzoek tot medewerking aan het onderzoek.

3. Brief d.d. 6 april 1998 van de Minister-president aan de voorzitter van de Werkgroep Archieven over de afspraken betreffende de behandeling van materiaal van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

4. Brief d.d. 4 maart 1998 van de voorzitter van de Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten in antwoord op vragen van de Werkgroep Archieven.

5. Brief d.d. 2 april 1998 van de Werkgroep Archieven aan mw. drs. H. d'Ancona bevattende vragen van de Werkgroep.

6. Brief d.d. 14 april 1998 van mw. drs. H. d'Ancona aan de Werkgroep Archieven met beantwoording vragen.

7. Brief d.d. 3 april 1998 van de Werkgroep Archieven aan de heer A.L. ter Beek bevattende vragen van de Werkgroep.

8. Brief d.d. 15 april 1998 van de Werkgroep Archieven aan de heer A.L. ter Beek bevattende aanvullende vragen van de Werkgroep.

9. Fax d.d. 24 april 1998 van de heer A.L. ter Beek aan de Werkgroep Archieven met beantwoording vragen.

10. Brief d.d. 23 februari 1998 van de Werkgroep Archieven aan het plv. hoofd MID, de heer R. Wielinga.

11. Brief d.d. 27 februari 1998 van de minister van Defensie aan de voorzitter van de Werkgroep Archieven over de vragen van de brief d.d. 23 februari 1998.

12. Brief d.d. 28 september 1992 van prof. dr. F.C.J. Ketelaar aan mr. R.J. Hoekstra inzake vernietiging archief IDB.

13. Memorandum d.d. 15 juni 1995 van de algemene rijksarchivaris aan de Rijkscommissie voor de archieven over de vernietiging bestanddelen archief Inlichtingendienst Buitenland.

14. Vragen van de leden Valk en Stoffelen d.d. 11 november 1992 over de vernietiging van archieven van de Inlichtingendienst Buitenland. (Aanh. Hand. TK 1992–1993 nr. 152.)

15. Brief d.d. 26 januari 1993 van het Hoofd van de Directie Beleidszaken Cultuurbeheer WVC aan de Minister van WVC over antwoord op vragen Kamerleden betreffende IDB-archieven, met

– fax en brief d.d. 22 januari 1993 en 20 januari 1993 van prof. dr. F.C.J. Ketelaar aan het hoofd van de Directie Beleidszaken Cultuurbeheer WVC.

– antwoorden minister WVC op vragen van de leden Valk en Stoffelen (Aanh. Hand. TK l992–93 nr. 324).

16. Brief d.d. 13 april 1993 van het Hoofd van de Directie Beleidszaken Cultuurbeheer WVC aan de Minister van WVC over damageassessmentrapport IDB-archief; met

– memorandum d.d. 26 april 1995;

– brief d.d. 26 maart 1993 van prof. dr. F.C.J. Ketelaar aan drs. C.P.M. Buijs.

BIJLAGE 1

Aan de voorzitters van de vaste kamercommissies voor OCW, Defensie en Binnenlandse Zaken

's-Gravenhage, 18 december 1997

Waarde collega's,

In aansluiting op het algemeen overleg, dat gisteravond plaatsvond over de vernietiging van archieven van de Militaire Inlichtingendienst stellen wij voor een werkgroep uit de commissies te benoemen, die de volgende taakopdracht krijgt:

onderzoeken op welke wijze vorm kan worden gegeven aan een nader onderzoek van de Kamer naar het beheer van en beleid met betrekking tot de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in ons land, alsmede de wijze waarop de Kamer daarover werd ingelicht door de regering.

Tevens willen wij de werkgroep vragen zich te beraden over de vraag of dit beheer symptomatisch zou kunnen zijn voor de algehele archivering bij de rijksoverheid en er derhalve aanleiding kan zijn voor nader onderzoek op dat gebied.

Het moet mogelijk zijn om hierover te rapporteren vóór het aanstaande krokusreces.

Met collegiale groet,

Gerrit Valk, PvdA-fractie

Hans Hillen, CDA-fractie

BIJLAGE 2

Aan de Ministers van Algemene Zaken,

van Defensie,

en van Binnenlandse Zaken,

en staatssecretaris Nuis van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

's-Gravenhage, 17 februari 1998

De vaste commissies voor Defensie, Binnenlandse Zaken, en Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen hebben op 12 februari 1998 een werkgroep ingesteld die belast is met het uitvoeren van onderzoek naar het archiefbeleid van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

De opdracht aan de werkgroep luidt:

Een onderzoek te doen naar de wijze waarop het beheer van en het beleid met betrekking tot de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in ons land heeft plaatsgevonden, alsmede naar de wijze waarop de Kamer daarover van regeringswege werd ingelicht. Daarbij gaat het om de BVD, de IDB en de MID, en eventueel hun voorgangers. Daaronder dienen ook te worden begrepen de archieven van het Samenwerkingsverband I & O (Gladio), alsmede de archivering van een beperkt aantal specifieke dossiers, zoals die over het «Englandspiel». De werkgroep dient dit beheer en beleid te toetsen aan de naleving van de op dat moment geldende Archiefwet en daarbij tevens aandacht te besteden aan de toegankelijkheid van de archieven mede in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Aparte aandacht verdient de rol van de commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.

De Werkgroep bestaat uit de leden drs. G. Valk (voorzitter), drs. M. Beinema, drs. J.F. Jeekel, en mr. R. Luchtenveld. Ondergetekende is griffier van de Werkgroep.

De Werkgroep heeft zich inmiddels voorzien van deskundige ondersteuning in de persoon van drs. A.J.M. den Teuling, Provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Friesland en Groningen, die belast zal worden met de noodzakelijke specialistische onderzoeksactiviteiten.

In vervolg op het telefonisch onderhoud dat de voorzitter van de Werkgroep met U had of zal hebben, bevestig ik U langs deze weg zijn vraag om ruimhartige medewerking bij de uitvoering van het onderzoek. De Werkgroep zou daartoe gaarne zien dat U een volledig gevolmachtigde aanwijst die als aanspreekpunt en intermediair kan optreden tussen de Werkgroep en de onderzoeker enerzijds, en de te onderzoeken diensten, c.q. de beheerders van hun bescheiden, anderzijds.

Daar de Werkgroep spoed wil betrachten bij de afronding van haar onderzoek, wil ik aandringen op een spoedige reactie Uwerzijds, zo mogelijk per omgaande.

Hoogachtend,

drs. A.J.B. Hubert, griffier

BIJLAGE 3

Aan de voorzitter van de Werkgroep Archiefbeleid Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten

de heer G. Valk

Postbus 20018

2500 EA Den Haag

's-Gravenhage, 6 april 1998

Geachte heer Valk,

Hierbij deel ik u, mede namens de ministers van Binnenlandse Zaken en Defensie en de staatssecretaris van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, mee dat ik instem met bijgevoegde afspraken betreffende de behandeling van materiaal van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,

W. Kok

Afspraken van de werkgroep archiefbeleid inlichtingen- en veiligheidsdiensten en de Minister-President, minister van Algemene Zaken mede namens de ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, van Binnenlandse Zaken en van Defensie

1. De ministers verlenen binnen de kaders van de onderzoeksopdracht ruimhartige medewerking aan de werkgroep. Derhalve geven de ministers instructie aan hun ambtenaren medewerking te geven aan de werkgroep en gevraagde gegevens (documenten) en inlichtingen (mondelinge informatie) conform de onderhavige afspraken aan de werkgroep ter beschikking te stellen.

2. De werkgroep is verplicht de verkregen gegevens en inlichtingen die daarvoor gelet op artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur en de artikelen 14, 23 en 24 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in aanmerking komen vertrouwelijk te behandelen. (Op de leden en de medewerkers van de werkgroep rust in dit verband een geheimhoudingsplicht.)

3. De functies van de bij de werkzaamheden van de werkgroep betrokken niet-politieke ambtsdragers worden conform het bepaalde in de Wet veiligheidsonderzoeken aangewezen als vertrouwensfuncties. (Voorshands B-vertrouwensfuncties dat wil zeggen kennisnemen tot en met Stg.-Geheim gerubriceerde informatie.)

4. Indien een minister in exceptionele gevallen meent dat de verstrekking van gegevens of inlichtingen in strijd is met het belang van de Staat als bedoeld in artikel 68 Grondwet wordt nader overleg gevoerd tussen de voorzitter van de werkgroep en de minister.

5. De ministers wijzen (ieder voor zich) een ambtenaar aan als vast aanspreekpunt voor de werkgroep. Het verstrekken van gegevens en inlichtingen aan de werkgroep vindt altijd plaats door tussenkomst of in aanwezigheid van deze ambtenaar of diens plaatsvervanger.

6. Van de gesprekken die de werkgroep met ambtenaren voert, wordt het stenogram om commentaar aan die ambtenaren voorgelegd. Zij kunnen in hun reactie aangeven dat passages gelet op de onder punt «2» genoemde wettelijke bepalingen niet openbaar gemaakt kunnen worden. Dit laat onverlet de mogelijkheid dat ambtenaren tijdens de gesprekken kunnen aangeven dat antwoorden niet voor openbaarmaking in aanmerking komen.

7. Het rapport van de werkgroep wordt voorafgaand aan openbaarmaking aan de ministers uitsluitend ter inzage gegeven om te bezien of daarin staatsgeheime informatie is vastgelegd. Indien daarvan sprake is, overlegt de voorzitter van de werkgroep met de betrokken bewindspersonen daarover. Tot het moment dat over openbaarmaking is beslist, behandelt de werkgroep dit stuk vertrouwelijk.

8. Na afronding van het onderzoek worden nadere afspraken gemaakt over de wijze waarop eventuele staatsgeheime informatie zal worden opgenomen in het archief van de werkgroep. Lopende het onderzoek zal de werkgroep zorgdragen voor behandeling en bewaring van staatsgeheime informatie conform de aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen hij de rijksdienst.

9. Indien over de toepassing van deze afspraken in een bepaald geval verschil van inzicht ontstaat, wordt overlegd tussen de voorzitter van de werkgroep en de betrokken minister.

BIJLAGE 4

Aan de voorzitter van de werkgroep Archieven

Drs. G. Valk

door tussenkomst van de griffier van de werkgroep

Drs. A. J. B. Hubert

Den Haag, 4 maart 1998

Geachte heer Valk,

De vraag, die Uw werkgroep aan de commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten bij brief van 27 februari jl. voorlegde, luidende of het archiefbeheer van inlichtingen- en veiligheidsdiensten ooit binnen de commissie aan de orde is geweest, en zo ja, wanneer, laat zich als volgt beantwoorden.

In 1992 stelde de commissie een Driemanschap in met als taak het proces van verwijdering en vernietiging van dossiers te bewaken. De resultaten van het werk van dat Driemanschap is neergelegd in een rapport over het verzamelen, het verwijderen, het bewaren en het vernietigen van gegevens bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst (kamerstuk 22 036, nrs. 7–8).

In de jaren 1994 en 1995 voerde de commissie overleg met de minister van Binnenlandse Zaken en met de minister van Defensie.

Ook overigens stond de commissie incidenteel stil bij het vraagstuk van het verlenen van inzage in mogelijk gevormde dossiers over personen.

Naar ik veronderstel heb ik Uw werkgroep hiermede genoegzaam ingelicht.

De voorzitter van de commissie,

Voor deze,

De Griffier van de Commissie,

Mr. D.B. van der Windt

BIJLAGE 5

Aan Mevrouw drs. H. d'Ancona

Amstel 274

1017 AM AMSTERDAM

's-Gravenhage, 2 april 1998

Geachte mevrouw d'Ancona,

Op 12 februari hebben een aantal commissies uit de Tweede Kamer naar aanleiding van berichten over het vernietigen van archieven van inlichtingendiensten een Werkgroep met een onderzoeksopdracht belast.

De Werkgroep heeft tot taak:

Een onderzoek te doen naar de wijze waarop het beheer van en het beleid met betrekking tot de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in ons land heeft plaatsgevonden, alsmede naar de wijze waarop de Kamer daarover van regeringswege werd ingelicht. Daarbij gaat het om de BVD, de IDB en de MID, en eventueel hun voorgangers. Daaronder dienen ook te worden begrepen de archieven van het Samenwerkingsverband I & O (Gladio), alsmede de archivering van een beperkt aantal specifieke dossiers, zoals die over het «Englandspiel». De werkgroep dient dit beheer en beleid te toetsen aan de naleving van de op dat moment geldende Archiefwet en daarbij tevens aandacht te besteden aan de toegankelijkheid van de archieven mede in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Aparte aandacht verdient de rol van de commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.

De Werkgroep bestaat uit de leden drs. G. Valk (voorzitter), drs. M. Beinema, drs. J.F. Jeekel, en mr. R. Luchtenveld. Griffier van de Werkgroep is drs. A.J.B. Hubert. De Werkgroep heeft zich voorzien van deskundige ondersteuning in de persoon van drs. A.J.M. den Teuling, Provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Friesland en Groningen, die belast is met de noodzakelijke specialistische onderzoeksactiviteiten.

Inmiddels heeft de Werkgroep reeds gesproken met ambtelijk verantwoordelijken onder meer van het departement van OCW, c.q. het voormalige WVC. Dr. M.W. van Boven, Algemeen Rijksarchivaris, is door Staatssecretaris Nuis van OCW aangewezen als zijn contactpersoon met de Werkgroep Archieven. Hij ontvangt een afschrift van deze brief.

De Werkgroep zou nu graag met U, als voormalig minister van WVC, spreken over het beleid en beheer ten aanzien van de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten. De Werkgroep nodigt U daartoe uit voor een gesprek op woensdag 15 april 1998 om 15.00 uur in de Den Uyl-zaal van het gebouw van de Tweede Kamer.

Omdat de Werkgroep een beperkt aantal vrij concrete vragen aan u wil stellen en niet nodeloos beslag wil leggen op Uw tijd wil de Werkgroep eventueel afzien van een gesprek indien U zo vriendelijk wilt zijn op korte termijn onderstaande vragen naar genoegen van de Werkgroep te beantwoorden.

De Werkgroep wil U de volgende vragen voorleggen:

1. Bent U eind 1991 – begin 1992 door de Algemeen Rijksarchivaris, de heer Ketelaar, of door de DG Culturele Zaken, de heer Riezenkamp, op de hoogte gesteld van

– de toestand waarin de archieven van de IDB zich bevonden;

– het ernstige vermoeden dat IDB-archiefbescheiden werden vernietigd, zonder de bepalingen van de Archiefwet daarbij in acht te nemen;

– de verzekering door de SG Algemene Zaken, de heer Hoekstra, aan de heer Ketelaar, dat van zulke onwettige vernietigingen geen sprake was?

2. Is U of Uw departement gekend in, of heeft er overleg plaatsgevonden over, de beantwoording van de serie vragen d.d. 11 november 1992, gedrukt onder Aanhangsel van de Handelingen TK 1992–1993 nr. 152? (kopie bijgevoegd)

3. Hoe is de beantwoording tot stand gekomen van de daaropvolgende serie vragen d.d. 16 december 1992? (Aanhangsel van de Handelingen TK 1992–1993 nr. 324? (kopie bijgevoegd)

4. Heeft U deze aangelegenheid in, of in de marge van, de ministerraad, of in overleg met de minister-president aan de orde gesteld? Indien U dat heeft gedaan tot welk resultaat heeft Uw actie geleid?

5. Welke instructies heeft U ten aanzien van deze aangelegenheid gegeven aan de DG Culturele Zaken, de heer Riezenkamp?

Zo spoedig mogelijk na ontvangst van Uw antwoorden zal de Werkgroep U meedelen of zij de uitnodiging voor een gesprek wenst te handhaven.

Hoogachtend,

drs. A.J.B. Hubert

BIJLAGE 6

Tweede Kamer

Werkgroep Archieven

t.a.v. de heer drs A.J.B. Hubert

Postbus 20018

2500 EA Den Haag

Brussel, 14 april 1998

Geachte heren van de werkgroep,

Om te beginnen wil ik de «werkgroep archieven» bedanken voor de mij geboden mogelijkheid, de vragen schriftelijk te beantwoorden. Teneinde aan die opdracht te voldoen heb ik niet alleen getracht om de gebeurtenissen die zich eind 1991–begin 1992 kunnen hebben afgespeeld rond de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, uit mijn herinnering op te diepen. Ik heb ook mijn persoonlijke notities geraadpleegd die ik vanaf de aanvang tot aan het eind van mijn ministerperiode heb bijgehouden, alsmede inzage gevraagd in enkele – voor het doel relevante – departementale dossiers.

Op basis daarvan moet ik concluderen dat de enkele gesprekken met de Rijksarchivaris, toen de heer Ketelaar, alsmede het overleg met de D.G. Cultuur van het ministerie, de heer Riezenkamp, gewijd waren aan de verkorting van de overbrengingstermijn en de daarmee gepaard gaande organisatorische en financiële problemen. In het kader van die operatie zou het archiefmateriaal opgeschoond moeten worden aangeleverd, waarbij de Rijksarchivaris de toezichthoudende rol zou dienen te vervullen.

Daarnaast kwam deze problematiek naar voren in de notitie «Massa-conservering». Behalve de gesprekken over het zogenaamde Pivot-project en de voorbereiding van een m.o. met de Kamer, gewijd aan het onderwerp, alsmede aan de «conserveringsbrief», in april 1990, heb ik geen notities gevonden van werkoverleg waar ik uit zou kunnen putten om uw vragen te beantwoorden.

Het antwoord op uw eerste vraag moet dan ook luiden dat ik noch in gesprekken met de heer Riezenkamp noch in die met de heer Ketelaar (die ik overigens maar enkele keren gesproken heb) in een vroegtijdig stadium ben gealarmeerd over de mogelijke vernietiging van de I.D.B.-archiefbescheiden. Wèl herinner ik mij enige verontwaardiging rond de «snelle» beantwoording van Kamervragen door A.Z. Maar die hing vooral samen met de nogal ongebruikelijke gang van zaken; ons departement was daarbij namelijk niet geraadpleegd.

U moet zich dat overigens niet voorstellen als een dramatische situatie waar bij de Rijksarchivaris spoedoverleg aanvroeg met de Minister. Ik heb over dat specifieke geval überhaupt geen overleg gehad met de heer Ketelaar. Puttend uit mijn herinnering zal het eerder zo geweest zijn, dat in het reguliere werkoverleg met de D.G. Cultuur en zijn medewerkers, A.Z. oncollegialiteit werd verweten. En dat ik daar destijds geen consequenties aan verbond, zal te maken hebben met mijn idee dat het hier eerder ging om de gebruikelijke animositeit tussen ambtenaren van aanpalende of overlappende beleidsterreinen.

Achteraf bezien dus onjuist, maar dat had ongetwijfeld ook te maken met het gegeven dat ik op geen enkele manier – nog steeds uit mijn geheugen puttend – werd «gewaarschuwd» door de Minister-President. En – nogmaals – ik onderschatte de ernst van de situatie, ging er van uit dat de beantwoording van de eerste vragenserie weliswaar procedureel niet correct had plaatsgevonden, maar inhoudelijk juist en wáár was. En vanuit die opvatting was er mijnerzijds geen reden om dit met de M.P. te bespreken.

Om, samenvattend, uw onder 1 gestelde vragen, nog eens te beantwoorden: de toestand van de I.D.B.-archieven, alsmede mogelijke vernietigingen daarvan waren mij niet bekend. In de eerste periode van mijn ministerschap hielden we ons met betrekking tot de Rijksarchieven vooral bezig met het Pivot-project en de conserveringsproblematiek.

De tweede serie vragen werden wèl beantwoord in overleg met A.Z., dat wil zeggen op ambtelijk niveau. Zoals te doen gebruikelijk ontving ik een concept met de uiteindelijke antwoorden aan de Kamer en het advies om daarmee in te stemmen. Daarin werd inderdaad niet ingegaan op archiefinspectie. Waarschijnlijk – althans naar het mij op dit moment lijkt – omdat die inspectie in de desbetreffende vraag werd gekoppeld aan de verdwijning van archieven van de I.D.B., die immers in een eerder stadium zo stellig werd ontkend.

Wèl herinner ik mij een nota of een gesprek met de heer Lodder waarin sprake was van een inspectie die te maken had met het opheffen van de I.D.B. Maar die stond dan dus eigenlijk los van enig vermoeden dat er reeds in strijd met de wet gehandeld was. Vandaar ook dat in het antwoord aan de Kamer op vraag 3 (de heren Valk en Stoffelen, 16 december 1992), wordt gemeld dat er in meer algemene zin aandacht zal worden besteed aan de archieven van A.Z. Ik ging er – nogmaals – van uit dat er zich tot dat moment geen onrechtmatigheden hadden voorgedaan en dat het gesteggel tussen ambtenaren te maken had met de eigengereidheid waarmee A.Z. opereerde. Daar is dus ook nimmer door mij over gesproken met de M.P. Ik ging er van uit dat hetgeen de heer Ketelaar nodig achtte, inspectie naar het beheer van de I.D.B.-archieven zou plaatsvinden in het kader van de wetswijziging. Ik ging er tevens van uit dat de heer Ketelaar, die ik beschouwde als een grote autoriteit op dit beleidsterrein en die daarbij zeer toegewijd was, akkoord ging met de beantwoording zoals die – in overleg met ambtelijk A.Z. – tot stand was gekomen. Daarbij moet ik – nogmaals – opmerken dat er vaak problemen waren met de beantwoording van vragen door verschillende departementen. De Minister werd dan meestal wel geïnformeerd over het feit dat men het over en weer niet eens kon worden, maar ik herinner me niet dat het daarbij nodig was dat er direct met collega-bewindslieden over gesproken werd, meestal kwam men er uiteindelijk wel uit en werd een formulering gevonden waarin iedereen zich kon vinden. Dit dus, in antwoord op uw onder 4 gestelde vraag, noch in de ministerraad noch in de marge daarvan, is over deze zaak gesproken. Met name omdat daar geen directe aanleiding voor bestond. Alles kon beter en mooier, maar dat op A.Z. iets plaatsvond dat regelrecht in strijd was met de Archiefwet, daarvan had ik (en volgens mij ook de Rijksarchivaris en de D.G. Cultuur) geen benul.

In de gesprekken met de heer Riezenkamp – dit in antwoord op het onder 5 gestelde – ging het dan ook, in zoverre het ging om de archieven, niet over deze zaken. Wèl over de Pivot-operatie in algemene zin, over het continue geldgebrek, over het gebrek aan inzet van andere departementen, over de penibele toestand waarin sommige archieven zich bevonden (dit laatste werd ook een punt op de agenda nadat de heer Valk in een m.o. een praktijkvoorbeeld had laten zien van zo'n beschadigd archiefstuk). Als men dan over «instructies» wil spreken, dan moeten die er in ieder geval uit bestaan hebben dat ik een paraaf voor akkoord heb gegeven op de voorgestelde antwoorden op de vragen van Valk en Stoffelen van 16 december 1992. En voorts natuurlijk diverse nota's met betrekking tot dit beleidsterrein heb geaccordeerd na bespreking (en eventuele wijziging) ervan. Daarbij waren echter geen besprekingen, noch instructies, expliciet gewijd aan deze kwestie.

Ik heb u – leden van de werkgroep Archieven – zo goed en uitvoerig mogelijk getracht te antwoorden. In de hoop daarmee uw onderzoek van dienst te zijn geweest, verblijf ik,

Hoogachtend,

Hedy d'Ancona

BIJLAGE 7

Aan de Commissaris van de Koningin in de provincie Drenthe

de heer A.L. ter Beek

Westerbrink 1

9405 BJ ASSEN

's-Gravenhage, 3 april 1998

Geachte heer Ter Beek,

Op 12 februari hebben een aantal commissies uit de Tweede Kamer naar aanleiding van berichten over het vernietigen van archieven van de MID een Werkgroep met een onderzoeksopdracht belast.

De Werkgroep heeft tot taak:

Een onderzoek te doen naar de wijze waarop het beheer van en het beleid met betrekking tot de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in ons land heeft plaatsgevonden, alsmede naar de wijze waarop de Kamer daarover van regeringswege werd ingelicht. Daarbij gaat het om de BVD, de IDB en de MID, en eventueel hun voorgangers. Daaronder dienen ook te worden begrepen de archieven van het Samenwerkingsverband I & O (Gladio), alsmede de archivering van een beperkt aantal specifieke dossiers, zoals die over het «Englandspiel». De werkgroep dient dit beheer en beleid te toetsen aan de naleving van de op dat moment geldende Archiefwet en daarbij tevens aandacht te besteden aan de toegankelijkheid van de archieven mede in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Aparte aandacht verdient de rol van de commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.

De Werkgroep bestaat uit de leden drs. G. Valk (voorzitter), drs. M. Beinema, drs. J.F. Jeekel, en mr. R. Luchtenveld. Griffier van de Werkgroep is drs. A.J.B. Hubert. De Werkgroep heeft zich voorzien van deskundige ondersteuning in de persoon van drs. A.J.M. den Teuling, Provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Friesland en Groningen, die belast is met de noodzakelijke specialistische onderzoeksactiviteiten.

Inmiddels heeft de Werkgroep reeds gesproken met enkele ambtelijk betrokkenen van het departement van Defensie.

De Werkgroep wil nu graag met U als voormalig minister van Defensie spreken over het beleid en beheer van de archieven van de MID.

Daartoe nodig ik U hierbij uit voor een gesprek met de Werkgroep op woensdag 15 april 1998 om 14.00 uur. Het gesprek zal plaatsvinden in de Den Uyl-zaal, in het gebouw van de Tweede Kamer. Deze zaal is eenvoudig bereikbaar via ingang Binnenhof 1a.

Het gesprek zal ± 1 uur in beslag nemen en een formeel karakter dragen.

De Werkgroep zal het gesprek in een stenografisch verslag laten vastleggen, en dat verslag zal in beginsel openbaar worden gemaakt op het moment dat de Werkgroep haar eindrapportage uitbrengt aan de commissies.

De Werkgroep wil met U spreken over de archiveringsactiviteiten ten aanzien van de MID. De Werkgroep zal U vragen naar de aard van Uw betrokkenheid.

Op welke momenten en op welke wijze bent U geïnformeerd over het archiefbeheer? Welke instructies heeft U als verantwoordelijk minister gegeven?

In maart 1993 heeft U de Commissie voor de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten uit de Tweede Kamer mededelingen gedaan over de verwijdering en vernietiging van dossiers van de MID. De procedures zouden geheel aansluiten bij die van de BVD. Hoe heeft U de opdracht tot uitvoering van deze procedures vervolgens binnen Uw departement verwoord, en hoe heeft U de uitvoering van Uw opdracht gecontroleerd?

Daarbij zal de Werkgroep onder meer aandacht schenken aan de integratie van de (archieven van de) inlichtingendiensten van de drie krijgsmachtonderdelen.

Een afschrift van deze brief wordt gezonden aan drs. G.A. Kuiper, Hoofd Bureau SG, door de Minister van Defensie aangewezen als zijn contactpersoon voor de Werkgroep.

Hoogachtend,

drs. A.J.B. Hubert

BIJLAGE 8

Aan de Commissaris van de Koningin in de provincie Drenthe

de heer A.L. ter Beek

Westerbrink 1

9405 BJ ASSEN

's-Gravenhage, 15 april 1998

Geachte heer Ter Beek,

De Werkgroep Archieven heeft kennis genomen van het feit dat het U onmogelijk was vandaag gehoor te geven aan de uitnodiging voor een gesprek. De Werkgroep heeft begrip voor de reden van Uw verhindering.

Op grond van het feit dat nog slechts een korte tijd rest voor de presentatie van het eindrapport heeft de Werkgroep besloten U niet opnieuw voor een gesprek uit te nodigen maar U te verzoeken de vragen, die verwoord zijn in de brief d.d. 3 april jl., schriftelijk te beantwoorden. Uiteraard stelt de Werkgroep het op prijs indien U op zo kort mogelijke termijn wilt antwoorden.

De Werkgroep wil de vragen nog op twee punten toespitsen.

1. Uw toezegging aan de Commissie I&V deed U in aanwezigheid van het toenmalige Hoofd-MID. Is dit feit van invloed geweest op Uw toezegging, of op de wijze waarop de toezegging ten uitvoer is gelegd?

2. Welke invloed heeft de integratie van de (archieven van de) inlichtingendiensten van de drie krijgsmachtonderdelen gehad op het archiveringsbeleid ?

Een afschrift van deze brief wordt gezonden aan drs. G.A. Kuiper, Hoofd Bureau SG, door de Minister van Defensie aangewezen als zijn contactpersoon voor de Werkgroep.

Hoogachtend i.o.,

drs. A.J.B. Hubert

BIJLAGE 9

Aan de heer drs. A.J.B. Hubert

Werkgroep Archieven

Postbus 20018

2500 EA DEN HAAG

Assen, 24 april 1998

Geachte heer Hubert,

Het spijt mij dat ik in verband met andere verplichtingen niet in staat ben geweest voor uw werkgroep te verschijnen.

Naar aanleiding van uw brief over het archiefbeheer in brede zin kan ik mij voorstellen dat mij bij de voorbereiding van de nieuwe archiefwet, die immers tijdens mijn ministerschap in de Minister Raad is behandeld, adviezen zijn voorgelegd. Deze adviezen zou u kunnen opvragen bij het ministerie of misschien zijn deze reeds ter beschikking van uw werkgroep gesteld. Ik kan mij daar overigens niets van herinneren.

Dat wil niet zeggen dat ik het belang van archieven niet onderken bijvoorbeeld voor geïnteresseerde burgers, voor historici en voor de MID zelf. Ik zou zeggen dat de dienst zelf het meeste nadeel ondervindt van een slecht archief en dus het meeste belang heeft om het archief, het geheugen van de dienst, op orde te brengen. Het hoofd MID is daarvoor primair verantwoordelijk.

Een gebrekkig geheugen van de dienst is mij nooit opgevallen, terwijl ik toch regelmatig rapporten onder ogen kreeg van de MID en er ook regelmatig briefings werden verzorgd over allerlei onderwerpen.

Ik ben bij mijn weten nooit door de secretaris-generaal geïnformeerd over problemen op het terrein van de archivering binnen de MID. Klaarblijkelijk was het mogelijk zonder mijn betrokkenheid toezicht te houden op dit gebied.

Ik kan mij wel herinneren dat ik in 1993 voor de Vaste Commissie voor Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten ben verschenen. Daar heb ik over de MID mogen vertellen en daar is misschien ook wat gezegd over de archieven van de BVD, die toen in de belangstelling stonden. Er was een topfunctionaris van de MID bij dat overleg. Ik neem aan, wat ik overigens normaal vind, dat een dergelijke functionaris goede rekenschap geeft van wat ik bij een dergelijk overleg toezeg en daar ook naar handelt.

Ik deed vaker toezeggingen in het parlement. Mijn ervaring is dat ambtenaren daar goed opletten. Het is onnodig dat een minister toezeggingen vertaalt in schriftelijke opdrachten voorzien van een mooie handtekening. Het is ondoenlijk om alles zelf te volgen.

U vraagt ook aandacht voor de integratie van de archieven van de inlichtingendiensten van de drie krijgsmachtonderdelen. Ik begrijp uit de krant en uit uw vraagstelling dat het nodige af te dingen is op de integratie en de kwaliteit van het archiefbeheer. Aan nadere informatie daarover kan ik u niet helpen. U zult te rade moeten gaan bij de betreffende diensthoofden. Maar dat heeft u ongetwijfeld al gedaan.

Uiteraard ben ik te allen tijde bereid om nadere vragen van u te beantwoorden.

Met vriendelijke groeten,

A.L. ter Beek

BIJLAGE 10

Aan de heer R. Wielinga

Plv. Hoofd MID

Ministerie van Defensie

Postbus 20701

2500 ES DEN HAAG

's-Gravenhage, 23 februari 1998

Geachte heer Wielinga,

Op 12 februari jl. heeft de Werkgroep Archieven een aanvang gemaakt met haar werkzaamheden.

De Werkgroep heeft tot taak:

Een onderzoek te doen naar de wijze waarop het beheer van en het beleid met betrekking tot de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in ons land heeft plaatsgevonden, alsmede naar de wijze waarop de Kamer daarover van regeringswege werd ingelicht. Daarbij gaat het om de BVD, de IDB en de MID, en eventueel hun voorgangers. Daaronder dienen ook te worden begrepen de archieven van het Samenwerkingsverband I & O (Gladio), alsmede de archivering van een beperkt aantal specifieke dossiers, zoals die over het «Englandspiel». De werkgroep dient dit beheer en beleid te toetsen aan de naleving van de op dat moment geldende Archiefwet en daarbij tevens aandacht te besteden aan de toegankelijkheid van de archieven mede in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Aparte aandacht verdient de rol van de commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.

De Werkgroep bestaat uit de leden drs. G. Valk (voorzitter), drs. M. Beinema, drs. J.F. Jeekel, en mr. R. Luchtenveld. Griffier van de Werkgroep is drs. A.J.B. Hubert. De Werkgroep heeft zich inmiddels voorzien van deskundige ondersteuning in de persoon van drs. A.J.M. den Teuling, Provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Friesland en Groningen, die belast is met de noodzakelijke specialistische onderzoeksactiviteiten.

In vervolg op eerdere contacten nodig ik U hierbij uit voor een gesprek met de Werkgroep op vrijdag 27 februari 1998 om 11.30 uur. Het gesprek zal plaatsvinden in de Den Uyl-zaal, in het gebouw van de Tweede Kamer. Deze zaal is eenvoudig bereikbaar via ingang Binnenhof 1a.

Het gesprek zal ± 1 uur in beslag nemen en een formeel karakter dragen. De Werkgroep zal het gesprek in een stenografisch verslag laten vastleggen, en dat verslag zal in beginsel openbaar worden gemaakt op het moment dat de Werkgroep haar eindrapportage uitbrengt aan de commissies.

De Werkroep wil met U spreken in Uw hoedanigheid van plaatsvervangend hoofd van de Militaire Inlichtingendienst, in het bijzonder betrokken bij het beleid ten aanzien van de archivering en het beheer van de archieven. De Werkgroep zal U vragen naar de aard van Uw betrokkenheid en zal U vragen een beschrijving te geven van de huidige stand van zaken.

Daarbij zal de Werkgroep in het bijzonder aandacht schenken aan de integratie van de (archieven van de) inlichtingendiensten van de drie krijgsmachtonderdelen. Hanteerden deze drie diensten vóór de integratie uniforme regels? Waren dat de wettelijk voorgeschreven regels, of golden eigen interne regels? Indien dat laatste het geval was op welke punten weken zij dan af, en door wie en wanneer zijn zij getoetst en vastgelegd? Heeft de integratie vervolgens geleid tot veranderingen in de regelgeving en tot verplaatsing van archieven? Welke regels hebben in het geval van verplaatsing gegolden? Bevinden de archieven zich op dit moment nog verspreid over een groot aantal locaties? Levert deze spreiding van locaties bijzondere omstandigheden op die een regelmatig archiefbeleid en -beheer hinderen?

Hoe verloopt de aansturing van het personeel op de diverse locaties? In geval van een verbod op vernietiging van archiefbescheiden welk pad volgt een bevel daartoe, naar dienstonderdelen, functies, personen en plaatsen?

Wie acht U in dit kader voorts relevante gesprekspartners voor de Werkgroep?

De Werkgroep is er zich van bewust dat Uw informatie in deze fase van het onderzoek weliswaar een globaal karakter moet hebben maar toch ook van grote waarde is. De Werkgroep sluit daarom niet uit dat zij U op een nader te bepalen tijdstip opnieuw zal willen horen.

Rest mij U te melden dat de Werkgroep het op prijs stelt indien U haar voor het gesprek enige beknopte informatie omtrent Uw persoon wilt verstrekken voorzover die van belang kan zijn voor het onderzoek.

Hoogachtend,

drs. A.J.B. Hubert

BIJLAGE 11

Aan de voorzitter van de parlementaire werkgroep archieven

de heer drs. G. Valk

Postbus 20018

2500 EA 's-Gravenhage

27 februari 1998

Zeer geachte heer Valk,

Hierbij bied ik u aan de antwoorden op de vragen die u heeft gesteld in uw brief d.d. 23 februari 1998, nr. WGARCH/FH/0013 aan het plaatsvervangend hoofd van de Militaire Inlichtingen Dienst.

Met de meeste hoogachting,

De Minister van Defensie,

Dr. Ir. J.J.C. Voorhoeve

1, 2 en 3

Hanteerden de drie krijgsmachtinlichtingendiensten voor de integratie uniforme regels?

Waren dat wettelijk voorgeschreven regels of golden eigen interne regels?

Indien er interne regels golden, op welke punten weken zij dan af, en door wie en wanneer zijn zij getoetst en vastgesteld?

Op Defensie is de Archiefwet en het Archiefbesluit van toepassing.

Behalve de Archiefwet is ook NAVO-regelgeving van toepassing. Op basis van de Archiefwet zijn ministeriële regels geformuleerd. De krijgsmachtonderdelen hebben deze regels vertaald naar hun eigen situatie.

In het rapport van de Algemene Rijksarchivaris (ARA) van 18 juli 1997 is onder meer geconstateerd dat de regelgeving niet altijd bekend was en soms oneigenlijk en naar eigen inzicht werd gehandeld.

4 en 5

Heeft de integratie vervolgens geleid tot veranderingen in de regelgeving en tot het verplaatsen van archieven?

Welke regels hebben in het geval van verplaatsing gegolden?

De Archiefwet en de ministeriële regelgeving waren zowel voor als na de integratie van toepassing. Wel zijn naar aanleiding van de rapporten van het Defensie Archieven Registratie en Informatiecentrum (DARIC) en van de ARA werkgroepen opgericht om te komen tot identieke procedures en systemen bijvoorbeeld ten aanzien van de postregistratie en documentaire informatievoorziening.

Ook heeft, na overleg, de ARA vastgesteld welke gegevens niet beschouwd moeten worden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen heeft daarmee ingestemd. Zoals toegezegd worden archiefbescheiden niet vernietigd.

De oprichting van de MID heeft niet altijd geleid tot verplaatsing van archieven, omdat bepaalde afdelingen nog op dezelfde plaats gehuisvest zijn.

Ten aanzien van de verplaatsing van archieven gelden geen aparte regels.

6 en 7

Bevinden de archieven zich op dit moment nog verspreid over een groot aantal locaties?

Levert deze spreiding bijzondere omstandigheden op die een regelmatig archiefbeleid en -beheer verhinderen?

Ja. De MID beschikt over een archief dat op verschillende locaties aanwezig is. Dit vloeit voort uit het feit dat afdelingen belast zijn met verschillende taken en de gegevens hierover vastleggen. Deze bestanden ondersteunen de dagelijkse bedrijfsvoering. De MID is bovendien niet gevestigd op één locatie. Daarnaast berusten archiefbescheiden van de MID bij andere dienstonderdelen van Defensie.

Deze spreiding, een tekort aan toereikend opgeleid personeel en uiteenlopende werkwijzen hebben geleid tot een onoverzichtelijk beheer.

De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) onderzoekt momenteel op hoeveel locaties archieven en archiefbescheiden aanwezig zijn en wat de omvang van deze bescheiden is. De CAS zal mij daarover begin mei rapporteren.

De medewerkers van het CAS zullen in mei, na het afronden van de bestandsopname, beginnen met het beschrijven en toegankelijk maken van het archief. Daarbij zal ook worden bezien hoe het aantal locaties kan worden verminderd en het beheer van de bestanden kan worden verbeterd. Ik zal mijn beleid terzake bepalen aan de hand van het CAS.

8 en 9

Hoe verloopt de aansturing van het personeel op de diverse locaties?

In geval van een verbod op de vernietiging van archiefbescheiden, welk pad volgt een bevel daartoe, naar functies, personen en plaatsen?

Het hoofd van de militaire inlichtingendienst (HMID) geeft leiding aan afdelingshoofden, die hun personeel aansturen.

Op 17 decenmber 1997 heb ik toegezegd dat vooralsnog geen archiefbescheiden van de MID worden vernietigd. Het HMID heeft alle medewerkers een verklaring van bekendheid laten tekenen.

10

Wie acht u voorts relevante gesprekspartners voor de werkgroep?

Het onderzoek van de werkgroep is breed opgezet en bestrijkt een lange periode. Dit betekent dat degenen die leiding hebben gegeven aan de MID en de afdelingen van de krijgsmachtdelen een gesprekspartner zouden kunnen zijn.

Het spreekt vanzelf dat de externe deskundigen die ik heb gevraagd om de archieven te onderzoeken en de toegankelijkheid te verbeteren ook kunnen worden geraadpleegd door de werkgroep.

Een en ander is afhankelijk van de nadere afspraken, die met de voorzitter van de werkgroep worden gemaakt.

BIJLAGE 12

Ministerie van Algemene Zaken

t.a.v. de Secretaris-Generaal

de heer mr. R.J. Hoekstra

Postbus 20001

2500 EA 'S-GRAVENHAGE

28 september 1992

Onderwerp: vernietiging archief IDB

Hooggeachte heer Hoekstra,

In het recente verleden hebben wij reeds van gedachten gewisseld over de archieven van de Inlichtingendienst Buitenland.

Vernietiging van archiefstukken van de Inlichtingendienst Buitenland buiten de Archiefwet 1962 om acht ik niet juist. Bij de Nederlandse zusterdiensten van de Inlichtingendienst Buitenland – de Binnenlandse Veiligheidsdienst en de Militaire Inlichtingendienst – wordt momenteel gewerkt aan het opstellen van een concept-vernietigingslijst, ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit. Tot op heden heb ik nog niets vernomen over initiatieven in deze richting bij de Inlichtingendienst Buitenland. In het najaar van 1992 of het begin van 1993 zal de vernietiging van archiefbescheiden van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in de Tweede Kamer weer aan de orde komen. Duidelijkheid over de archieven van genoemde diensten lijkt mij dan wenselijk.

Met vriendelijke groeten,

De Algemene Rijksarchivaris,

prof. dr. F.C.J. Ketelaar

BIJLAGE 13 MEMORANDUM

voor: de Rijkscommissie voor de archieven

van: de algemene rijksarchivaris

betreft: vernietiging bestanddelen archief Inlichtingendienst Buitenland.

De Minister-President heeft, mede namens de staatssecretaris van OCenW, vragen van de Kamerleden Valk en Van Oven beantwoord. Uit dat antwoord wordt duidelijk dat vóór november 1992 de praktijk bij de (in 1993 opgeheven) Inlichtingendienst Buitenland (IDB) was om bepaalde bestanddelen van het archief te vernietigen. Daarbij werden de voorschriften van de Archiefwet 1962 niet in acht genomen.

In november 1992 antwoordde de toenmalige Minister-President met een simpel «Neen» op de vraag van de Kamerleden Stoffelen en Valk: «Zijn of worden archieven van de Inlichtingendienst Buitenland... vernietigd... Indien vernietiging heeft plaatsgevonden kunt u dan aangeven welke categorieën archivalia zijn of worden vernietigd».

Thans wordt uit de antwoorden duidelijk dat het toenmalige «Neen» alleen betrekking had op het zogenaamde bronarchief: de door bronnen geleverde gegevens. Maar de op basis daarvan door de IDB gemaakte rapportages aan de ministers en andere afnemers zijn – naar nu blijkt – systematisch na 1 à 2 jaar vernietigd: zowel door de IDB, als door de afnemers. Verder heeft de IDB de stukken van en aan de zusterdiensten (in binnen- en buitenland) vernietigd of teruggegeven.

In november 1991 hebben twee historische onderzoekers (Wiebes en De Graaff) van de SG van Algemene Zaken Hoekstra schriftelijk de mededeling over de IDB-archieven gekregen «Dossiers van zaken die niet meer actueel zijn worden vernietigd».

Vervolgens hebben de onderzoekers zich tot mij gewend. Ik heb toen op 6 december 1991 een gesprek met Hoekstra gehad, die mij verzekerde dat er geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1962 waren of werden vernietigd. Ik heb dat aan Wiebes en De Graaff schriftelijk op 9 december 1991 meegedeeld, eraan toevoegende dat er voor de IDB geen (overeenkomstig de wet vastgestelde) vernietigingslijst bestond.

Op 28 september 1992 heb ik mij schriftelijk tot de SG van AZ gewend met de mededeling

«Vernietiging van archiefstukken van de Inlichtingendienst Buitenland buiten de Archiefwet 1962 om acht ik niet juist. Bij de Nederlandse zusterdiensten... wordt momenteel gewerkt aan het opstellen van een vernietigingslijst, ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit. Tot op heden heb ik nog niets vernomen over initiatieven in deze richting bij de Inlichtingendienst Buitenland...»

Kort daarop werden de eerder gememoreerde Kamervragen gesteld, waarop door de M.P. zo stellig werd geantwoord. Op 16 december 1992 stelden de Kamerleden Valk en Stoffelen nieuwe vragen, ditmaal aan de minister van WVC. Uit haar antwoord d.d. 4 februari 1993 is thans slechts van belang de toezegging dat in het jaarverslag van de algemene rijksarchivaris betreffende het toezicht op de zorg ook aandacht geschonken zou worden aan de archieven van het ministerie van Algemene Zaken.

Op 17 maart 1993 heb ik het Kamerlid Valk op bezoek gehad, hem uitvoerig geïnformeerd over de IDB-archieven en hem inzage gegeven van mijn dossier (zulks was tevoren besproken met de PSG's van WVC en AZ). De conclusie van Valk was «dat voor hem de zaak was afgesloten».

Inmiddels had ik op 22 januari 1993 van SG Hoekstra mondeling de toezegging gekregen dat er – hangende de behandeling van het wetsontwerp tot opheffing van de IDB – begonnen zou worden met de samenstelling van een vernietigingslijst. Ik achtte het daarom niet opportuun een formele archiefinspectie bij de IDB aan te kondigen, aangezien wij in verband met de vernietigingslijst toch wel de archieven te zien zouden krijgen.

Bovendien was inmiddels besloten de IDB op te heffen en was aan de Kamer door de Minister-President toegezegd dat er niets vernietigd zou worden buiten de Archiefwet om. De Rijksarchiefdienst gaf prioriteit aan de massa's archieven van nog werkende diensten en organen, zoals de BVD en de MID.

Het ambtelijk overleg met de Rijksarchiefdienst over een concept-lijst is begonnen met een bespreking op 26 mei 1993.

Daarna is nog slechts sporadisch overleg over een concept-vernietigingslijst gevoerd. Het voortouw lag – zoals normaal – bij de zorgdrager, dus bij AZ; de rijksarchiefdienst pleegt in dezen af te wachten. Bij AZ had men andere prioriteiten, waarover later de wisseling in de top (SG Hoekstra vertrok naar de Raad van State, benoeming van een opvolger bleef geruime tijd uit enz.), de verkiezingen, de formatie.

Tussendoor zijn er een aantal «aanvaringen» tussen Rijksarchiefdienst en AZ geweest. Zo moest ik op 17 juni 1993 SG Hoekstra schriftelijk meedelen «Ik mag u verzoeken in de toekomst rekening te houden met het gestelde in de Archiefwet 1962 bij het beheer van de onder uw verantwoordelijkheid berustende archiefbescheiden». Dit was overigens opnieuw naar aanleiding van een door Wiebes aangebrachte «affaire» (vernietiging van de serie «burgerbrieven»).

Inmiddels is de algemene rijksarchivaris op 9 mei 1995 met zijn inspectie begonnen. Zijn eerste vaststelling is: de archieven van de IDB verkeren niet in de door de Archiefwet 1962 vereiste «goede en geordende staat». Deze vaststelling wordt uiteraard in het inspectierapport uitgewerkt. Verwacht wordt dat dit inspectierapport in september a.s. gereed is.

Het gaat daarbij enerzijds om vaststelling van wat er is en in welke staat dat archief is, anderzijds (en vooral!) om wat er geweest moet zijn, waarom er delen niet (meer) zijn. Bij de inspectie wordt namelijk uitgegaan van de PIVOT-methode: nagaan welke handelingen het overheidsorgaan moest verrichten en daarna nagaan tot welke neerslag die handelingen hebben geleid. De inspectie houdt tevens in dat de algemene rijksarchivaris (op verzoek van het ministerie van AZ) een plan van aanpak zal opstellen voor het verdere beheer van het IDB-archief: wat moet er gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen.

Terug naar de vernietiging in het verleden van bestanddelen van het IDB-archief. De rapportages aan de afnemers zijn vernietigd. Dat is jammer want zo is niet meer na te gaan welke interpretatie de IDB heeft gegeven aan de (wel bewaarde) gegevens in het bronarchief. Men kan met de Archiefwet 1962 in de hand discussiëren over de vraag of die rapportages archiefbescheiden in de zin van de wet waren. In de administratieve praktijk zoals die kennelijk bij de IDB bestond heeft men, naar mijn mening, terecht aangenomen dat de rapportages aan afnemers geen bescheiden waren die naar hun aard bestemd waren te berusten onder de IDB. Maar ik weet dat anderen (bijv. de Rijkscommissie voor de archieven) daar anders over zullen denken. Overigens is over de vraag of rapportages al dan niet archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1918 Stb. 378 of de Archiefwet 1962 waren, nimmer advies gevraagd aan de algemene rijksarchivaris.

De ontvangers van die rapportages hebben, naar mijn mening ten onrechte, gevolg gegeven aan de door de IDB gegeven aanwijzing tot vernietiging van de door hen ontvangen bescheiden die naar hun aard bestemd waren te berusten onder de afnemers.

De Algemene Rijksarchivaris,

BIJLAGE 14

BIJLAGE 15

MINISTERIE VAN WELZIJN, VOLKSGEZONDHEID EN CULTUUR

Aan de Minister

Van het Hoofd van de Directie Beleidszaken Cultuurbeheer

Onderwerp: Antwoord op vragen Kamerleden betreffende IDB-archieven

Kenmerk DGCZ/DBC-U-93327

26 januari 1993

Over de beantwoording van vragen aan WVC van de Kamerleden Valk en Stoffelen inzake de archieven van de Inlichtingendienst Buitenland bericht ik u iets uitvoeriger omdat het gaat om een zowel principiële als gevoelige problematiek.

Over hetzelfde onderwerp stelden beide Kamerleden op 11 november 1992 vragen aan de Regering. Deze vragen werden aan Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en WVC gezonden. Zonder enig overleg met WVC heeft de minister van Algemene Zaken de vragen op 18 november beantwoord (zie bijlage). In overleg met de Algemene Rijksarchivaris, de DGCZ en bureau SG hebben we besloten hierop niet bij AZ terug te komen, mede gezien de nieuw gestelde vragen over dit onderwerp.

Het concept-antwoord op deze vragen heeft de heer Ketelaar toegezonden aan de SG van Algemene Zaken. Over de beantwoording van de eerste vraag betreffende het zogenaamde verdwijnen van een rapport uit het archief van de IDB bestaat overeenstemming met AZ. De door AZ voorgestelde antwoorden op de vragen 2 en 3 waren voor ons echter niet aanvaardbaar. Daarin werd nl. geheel voorbijgegaan aan de door de Kamerleden gestelde vraag naar een door de Rijksarchiefdienst bij de IDB in te stellen onderzoek naar het beheer van de archieven.

Ik stel u daarom voor om deze vragen uitgebreider te beantwoorden dan AZ voorstelt. Over dit antwoord is de heer Hoekstra door de heer Ketelaar mondeling geïnformeerd (Hoekstra gaf daarhij geen blijk van groot bezwaar).

Ik voeg hieraan toe dat de Algemeen Rijksarchivaris voornemens is een archiefinspectie hij de IDB te ondernemen. Dit mede in verband met het komende wetsontwerp tot wijziging van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, strekkende tot opheffing van de IDB. Het betreffende ministerraadstuk zal van WVC-zijde kritisch moeten worden beoordeeld.

Mijn voorstel aan u is om in te stemmen met de bijgevoegde beantwoording van de vragen van de Kamerleden Valk en Stoffelen.

drs. G.C. Lodder

Aan het hoofd van de Directie Beleidszaken Cultuurbeheer

Postbus 5406

2280 HK RIJSWIJK

22 januari 1993

kenmerk: A93.50.FCJK/NF

uw brief: DBC-U-925287

Hierbij doe ik u toekomen een concept van door de minister te geven antwoorden op vragen van de Kamerleden Valk en Stoffelen inzake de archieven van de Inlichtingendienst Buitenland.

Ter toelichting het volgende.

Over hetzelfde onderwerp stelden beide Kamerleden op 11 november 1992 vragen aan de regering. Deze vragen werden aan Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en WVC gezonden. Zonder enig overleg met WVC heeft de minister van Algemene Zaken de vragen op 18 november beantwoord (zie bijlage).

Een eerste concept-antwoord (1992–12–20) op de thans alleen aan WVC gerichte vragen heb ik toegezonden aan de SG van Algemene Zaken. Zijn voorstel heb ik, voor wat betreft vraag 1, overgenomen.

De door AZ op 4 januari voorgestelde antwoorden op de vragen 2 en 3 waren voor mij niet aanvaardbaar. Daarin werd nl. geheel voorbijgegaan aan de door de Kamerleden gestelde vraag naar een door de Rijksarchiefdienst bij de IDB in te stellen onderzoek.

Weliswaar zijn AZ en ik het erover eens dat er geen onderzoek naar de (zogenaamde) verdwijning van het door de Kamerleden genoemde stuk behoeft te worden ingesteld, maar het andere deel van vraag 2 (onderzoek naar het beheer van de IDB-archieven in het algemeen) zou m.i. niet onder tafel mogen verdwijnen. In mijn eerste en in mijn op 8 januari aan AZ gezonden tweede concept refereerde ik aan het plan van bewerking van de archieven van de Minister-President in het kader van PIVOT. De SG van AZ heeft daar als bezwaar tegen dat het PIVOT-onderzoek inzake de archieven van het Kabinet van de Minister-President zich niet uitstrekt tot de archieven van de IDB. Dat daargelaten, dan blijft overeind de vraag naar een archiefinspectie van de IDB-archieven. Het is m.i. te mager om – zoals AZ op 12 januari voorstelde – het antwoord op de vragen 2 en 3 te beperken tot de eerste alinea «Voor het in de vraag bedoelde onderzoek.... (aanhangsel 152).»

Ik stel daarom voor om de vragen 2 en 3 uitgebreider te beantwoorden dan AZ voorstelt. Over dit uitgebreidere antwoord heb ik verder niet meer met AZ overlegd: de vragen zijn aan WVC gesteld en er is – anders dan AZ zelf deed met de eerdere vragen – ruimschoots inspraak gegeven.

Ik voeg hieraan nog toe dat ik voornemens ben een archiefinspectie bij de IDB te ondernemen. Dit mede in verband met het komende wetsontwerp tot wijziging van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, strekkende tot opheffing van de IDB. Ik verzoek u met klem om diligentie met betrekking tot het betreffende Ministerraadsstuk.

In het periodiek overleg met de DGCZ op 15 januari jl. adviseerde de DG om de SG goed te informeren, voor het geval deze door zijn ambtgenoot van AZ zou worden benaderd.

De Algemene Rijksarchivaris,

prof. dr. F.C.J. Ketelaar

Aan het hoofd van de Directie Beleidszaken Cultuurbeheer

Postbus 5406

2280 HK RIJSWIJK

20 januari 1993

kenmerk: A92.50.FCJK/NF

uw brief: DBC-U-925287

Hierbij doe ik u toekomen een concept van de door de minister te geven antwoorden op vragen van de Kamerleden Valk en Stoffelen inzake de archieven van de Inlichtingendienst Buitenland.

Ter toelichting het volgende.

Over hetzelfde onderwerp stelden beide Kamerleden op 11 november 1992 vragen aan de regering. Deze vragen werden aan Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en WVC gezonden. Zonder enig overleg met WVC heeft de minister van Algemene Zaken de vragen op 18 november beantwoord (zie bijlage).

Een eerste concept-antwoord (1992–12–20) op de thans alleen aan WVC gerichte vragen heb ik toegezonden aan de SG van Algemene Zaken. Zijn voorstel heb ik, voor wat betreft vraag 1, overgenomen.

De door AZ op 4 januari voorgestelde antwoorden op de vragen 2 en 3 waren voor mij niet aanvaardbaar. Daarin werd nl. geheel voorbijgegaan aan de door de Kamerleden gestelde vraag naar een door de Rijksarchiefdienst bij de IDB in te stellen onderzoek.

Weliswaar zijn AZ en ik het erover eens dat er geen onderzoek naar de (zogenaamde) verdwijning van het door de Kamerleden genoemde stuk behoeft te worden ingesteld, maar het andere deel van vraag 2 (onderzoek naar het beheer van de IDB-archieven in het algemeen) zou m.i. niet onder tafel mogen verdwijnen. In mijn eerste en in mijn op 8 januari aan AZ gezonden tweede concept refereerde ik aan het plan van bewerking van de archieven van de Minister-President in het kader van PIVOT. De SG van AZ heeft daar als bezwaar tegen dat het PIVOT-onderzoek inzake de archieven van het Kabinet van de Minister-President zich niet uitstrekt tot de archieven van de IDB. Dat daargelaten, dan blijft overeind de vraag naar een archiefinspectie van de IDB-archieven. Het is m.i. te mager om – zoals AZ op 12 januari voorstelde – het antwoord op de vragen 2 en 3 te beperken tot de eerste alinea «Voor het in de vraag bedoelde onderzoek.... (aanhangsel 152).»

Ik stel daarom voor om de vragen 2 en 3 uitgebreider te beantwoorden dan AZ voorstelt. Over dit uitgebreidere antwoord heb ik verder niet meer met AZ overlegd: de vragen zijn aan WVC gesteld en er is – anders dan AZ zelf deed met de eerdere vragen – ruimschoots inspraak gegeven.

Ik voeg hieraan nog toe dat ik voornemens ben een archiefinspectie bij de IDB te ondernemen. Dit mede in verband met het komende wetsontwerp tot wijziging van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, strekkende tot opheffing van de IDB. Ik verzoek u met klem om diligentie met betrekking tot het betreffende Ministerraadsstuk.

In het periodiek overleg met de DGCZ op 15 januari jl. adviseerde de DG om de SG goed te informeren, voor het geval deze door zijn ambtgenoot van AZ zou worden benaderd.

De Algemene Rijksarchivaris,

prof. dr. F.C.J. Ketelaar

Antwoorden van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur op vragen van de leden der Tweede Kamer Valk en Stoffelen

1. Er kan niet worden gesproken van het verdwijnen van een «damage assessment»-rapport uit het archief van de IDB. Zulks is ter zitting van de afdeling Rechtspraak van de Raad van State op 10 december 1992 namens de minister van Algemene Zaken verklaard.

Ter toelichting het volgende.

Op de aanvankelijke vraag of van het wedervaren van Reydon en De Jager een «damage assessment» is opgemaakt is geantwoord: «er werd een «damage assessment» opgemaakt».

Vervolgens is op de vraag naar informatie uit het damage assessment geantwoord dat een afgerond rapport niet in het dossier is aangetroffen. Wel blijkt uit bescheiden in het dossier dat het wedervaren van Reydon en De Jager gevolgen heeft gehad voor de relaties met derden en werkmethoden. Uit het dossier blijkt niet dat er in dit geval een afgerond rapport is geweest, Dat is ook nimmer gesteld. Er kan dan ook, zoals gezegd, niet worden gesproken van het verdwijnen van een «damage assessment»-rapport uit het archief van de IDB.

2. Voor het in de vraag bedoelde onderzoek naar de «verdwijning» van archiefbescheiden acht ik geen termen aanwezig, gelet op het antwoord op de vraag «1» en de antwoorden door de regering gegeven op eerdere vragen van deze leden der Tweede Kamer betreffende de archieven van de Inlichtingendienst Buitenland.

3. In het jaarverslag van de Algemene Rijksarchivaris over het verslagjaar 1992/93, betreffende het toezicht op de zorg voor archiefbescheiden van het Rijk, ingevolge artikel 54, derde lid, van het Archiefbesluit, zal ook aandacht worden geschonken aan de archieven van het ministerie van Algemene Zaken.

BIJLAGE 16

MINISTERIE VAN WELZIJN, VOLKSGEZONDHEID EN CULTUUR

Aan de Minister

Van het Hoofd van de Directie Beleidszaken Cultuurbeheer

Naar aanleiding van de brief van de heren De Graaff en Wiebes (d.d. 17 maart l993) aan u over het verdwijnen van een damage assessment-rapport uit het archief van de Inlichtingen Dienst Buitenland (IDB) wil ik u het volgende meedelen.

De Algemeen Rijksarchivaris (ARA), de heer prof. dr. F.J.C. Ketelaar, heeft op 17 maart jl. het kamerlid Valk op bezoek gehad. Deze laatste is toen uitvoerig geïnformeerd over de IDB-archieven en op zijn verzoek is inzage gegeven in het dossier over de beantwoording van de kamervragen over de IDB-archieven. Deze handelwijze is door de ARA van tevoren besproken met de plv. SG van WVC en de plv. SG van Algemene Zaken.

De conclusie van de heer Valk was, dat voor hem de zaak hiermee afgesloten was. Wel behield hij zich voor om, bij de behandeling van het wetsontwerp tot opheffing van de IDB, op de archieven terug te komen.

Voor u is er geen aanleiding terug te komen op uw antwoord op de (tweede reeks) vragen van de kamerleden Valk en Stoffelen. Dit te minder, aangezien de bezwaarschriftenprocedure in verband met het WOB-verzoek van de heren Wiebes en De Graaff nog steeds loopt.

Daarom verzoek ik u bijgevoegd antwoord aan beide heren te ondertekenen en daarmee de zaak als afgerond te beschouwen.

drs. G.C. Lodder

Spoed: voor donderdag 27 april

MEMORANDUM

aan: SG

via: DBC

van: ARA

26 april 1995

Hierbij een overzicht met betrekking tot het archief van de Inlichtingendienst Buitenland.

Ik voeg daar, als mijn persoonlijke beleidsopvatting, het volgende aan toe.

Uit de notitie van AZ van 25/2/93 blijkt zonneklaar dat

a. zogeheten rapportages (van operateurs op grond van de contacten met de bronnen) verzonden werden aan de afnemers en door de IDB na verloop van tijd werden vernietigd (waarvan proces-verbaal werd opgemaakt)

b. zogeheten bron- en onderwerpsdossiers op microfilm bewaard zijn met vernietiging van originelen (met het oog op betere beveiliging).

Beide soorten vernietiging waren niet overeenkomstig de Archiefwet 1962. Er was immers geen (door de ministers van AZ en WVC vastgestelde) vernietigingslijst IDB, noch was er een machtiging van de Ara tot incidentele vernietiging. Zie artikel 3, derde en vierde lid, van het Archiefbesluit.

Uit het contact met Wuisman op 13/4/95 is bevestig dat er twee categorieën vernietigde IDB-stukken zijn:

a. rapportages: werden na enkele jaren vernietigd tot toezegging m.p. aan Tweede Kamer 18/11/92. Beschouwd als niet behorende tot eigenlijke taak IDB en van gering belang. Door mijn medewerker Oost is opgemerkt dat discussie dan enkel zou kunnen gaan over de status van de rapporten: wel of niet archiefbescheiden in de zin der wet. Indien wel, dan is er een officiële vernietigingslijst of een incidentele machtiging nodig, ongeacht het belang;

b. op microfilm gezette bescheiden: vernietigd volgens een instructie uit 1961 m.b.t. beheer van gerubriceerde stukken (overtollige exemplaren vernietigen, originele stukken als zodanig beschouwd). Dit kan volgens de Archiefwet 1962 alleen indien hetzij de originelen op een vernietigingslijst staan hetzij de Ara een machtiging heeft afgegeven.

Het is mogelijk dat AZ u of mij onder druk zal zetten om achteraf een machtiging tot vernietiging te geven. Tegen het zo achteraf legaliseren van een ongeoorloofde vernietiging moet ik mij verzetten. AZ heeft fouten gemaakt en zal de consequenties daarvan moeten dragen.

Ministerie van WVC

Directie Beleidszaken Cultuurbeheer

t.a.v. drs. C.P.M. Buijs

Postbus 3009

2280 ML RIJSWIJK

Kenmerk: A93.241.FCJK/NF

26 maart 1993

Naar aanleiding van de brief van de heren De Graaff en Wiebes aan de minister, inzake «het verdwijnen van een damage assessmentrapport uit het archief van de IDB» het volgende.

In de zitting bij de voorzitter van de Afdeling rechtspraak van de Raad van State op 10 december 1992 heeft mr. G.P.I.M. Wuisman, vertegenwoordiger van de minister van Algemene Zaken, gezegd dat «het rapport» (bedoeld werd: het damage assessment-rapport) «is verdwenen». Wiebes en De Graaff willen deze mededeling letterlijk verstaan en willen niet aannemen dat Wuisman zich – zacht gezegd – onzorgvuldig heeft uitgedrukt. Uit het verslag van de hoorzitting op 3 februari 1993 blijkt dat Wuisman zich bij die gelegenheid zorgvuldiger heeft uitgedrukt.

Voor de minister van WVC is er geen aanleiding terug te komen op haar antwoord op de (tweede reeks) vragen van de Kamerleden Valk en Stoffelen. Dit te minder, aangezien de bezwaarschriftprocedure in verband met het WOB-verzoek van Wiebes en De Graaff nog steeds loopt.

Het ware goed om de minister persoonlijk te informeren dat ik op 17 maart jl. het Kamerlid Valk op bezoek heb gehad. Ik heb hem uitvoerig geïnformeerd over de IDB-archieven en ik heb hem, op zijn verzoek, inzage gegeven van mijn dossier inzake de beantwoording van de Kamervragen over de IDB-archieven. Ik had deze handelwijze tevoren met onze plv. SG en met de plv. SG van Algemene Zaken besproken.

De conclusie van Valk was, dat voor hem de zaak was afgesloten.

Wel behield hij zich voor om, bij de behandeling van het wetsontwerp tot opheffing van de IDB, op de archieven terug te komen.

Het antwoord op de brief van Wiebes en De Graaff zou kunnen luiden:

Kennisneming van de door u aan mij gezonden stukken (waaronder het verslag van de hoorzitting op 3 februari 1993) geven mij geen aanleiding tot een ander standpunt dan ik heb ingenomen bij de beantwoording van de op 16 december 1992 ingezonden vragen van de Kamerleden Valk en Stoffelen.

Indien het in mijn antwoord op de derde vraag bedoelde jaarverslag van de Algemene Rijksarchivaris dan wel enige, in artikel 54, tweede lid, van het Archiefbesluit bedoelde mededeling door de Algemene Rijksarchivaris van de bevindingen van zijn toezicht mij daartoe aanleiding mocht geven, zal ik niet aarzelen met het in het vierde lid van artikel 54 bedoelde overleg met mijn ambtgenoot van Algemene Zaken.

Ik ontvang gaarne kopie van de uitgaande brief.

De Algemene Rijksarchivaris,

prof. dr. F.C.J. Ketelaar

---

1 Kabinet Minister-President nr. 22086.

2 Kabinet Minister-President AC nr. 143715.

3 Min. AZ. Nr. 89 Mo 11818, Ned. Stcrt. 26, 1989.

4 Memorie van Antwoord bij de behandeling van de Archiefwet 1957, Bijlagen Handelingen Tweede Kamer 1956/57, 4549.

1 Zie onder 3.2.0.

1 Verslag gepubliceerd in M. Beek en B. de Graaff (red) BVD-dossiers vernietigd? Het selectiebeleid t.a.v. persoonsdossier berus- tend bij de overheid. Den Haag 1991.

2 Kamerstuk 22 036 nr. 3.

3 Kamerstuk 22 036 nr. 8.

1 De minister van Binnenlandse Zaken heeft de Werkgroep inzage aangeboden in het deel over archiefbeheer van een voorlopig rapport van een onderzoek door de Algemene Rekenkamer, naar de bedrijfs- voering van de Binnenlandse Veiligheids- dienst, met inbegrip van het archiefbeheer (brief van 6 april, 2319681–59). De Werkgroep heeft daarvan gebruik gemaakt, maar zag geen aanleiding haar inzichten vervolgens te wijzigen.

1 Telefoongesprek op 7 april 1998.

2 Brief BVD aan de minister van Binnenlandse Zaken 24: 1958 nr. 475434.

3 Nr. 34572 afd. Kab.

4 Deze lijsten waren die van 1 april 1959 nr. 34572, 13 september 1960 nr. 41170 en 19 feb. 1962 nr. 46333.

5 F.A.C. Kluiters, De Nederlandse inlichtingen- en veiligheidsdiensten, Den Haag 1993, pag. 7.

1 Gesprek op 9 april 1998 met deze medewer- ker (N.N.).

2 Correspondentie beschikbaar gesteld door de heer De Graaff, mededelingen van de medewerkers van AZ aan de onderzoeker.

1 Engelen, a.w. p. 21 en 44.

1 Tenzij anders vermeld is geciteerd uit corres- pondentie tussen de heren De Graaff en Wiebes, de Algemeen Rijksarchivaris en het Ministerie van Algemene Zaken) en de ge- sprekken van de Werkgroep met de heren Hoekstra en Ketelaar.

1 De ARA heeft dat later met beleidstukken gestaafd.

2 Aanhangsel II, 1992–1993, nr. 152, (bijlage 14).

1 Aanhangsel II, 1992–1993, nr. 324.

2 De stukken zijn aan de Werkgroep ter be- schikking gesteld. Zie de Bijlagen 15 en 16.

3 Zie Bijlage 5.

4 Zie de gesprekken met de heren Ketelaar en Riezenkamp.

5 Dossier in archief IDB.

6 Aanhangsel II, 1994–1995 nr. ???

1 D. Engelen, Inlichtingendienst Buitenland. Een institutioneel onderzoek naar de buiten- landse Inlichtingendienst (Inlichtingendienst Buitenland (1946–1996). PIVOT-rapport nr. 30. Den Haag 1996, pag. 6 en Kluiters, a.w.p. 242 e.v. 304 e.v.).

2 Engelen, a.w.p. 12–14

3 De historische gegevens komen uit: Kluiters, a.w.p. 242 e.v. en 304 e.v.

1 DIS/95/21.11/808.

2 Beschikking CRM en Defensie 30-12-1969 nr. 154.391/OKN/O/MA en 250.880 2b/EAO, Stcrt. 1970 m. 10.

3 Beschikking WVC en Defensie 11 juni 1987 en MMA/Ar-1973i en D86/028/2033.

4 Beschikkingen Defensie 24-7-1961 nr. 250.880 H, resp. I en OKW 11-07-1961 nr. 82.100.

5 In de Uitvoeringsregeling van MP 10-005.

6 17 maart 1977, 452.651Q.

1 Nr. DI90/014/4397 d.d. 28 febr. 1991.

2 I202/93/93015561 d.d. 1 juni 1993.

3 In een nota aan het hoofd Beleid en Plan- ning van de MID.

4 I96003004 d.d. 29 juli 1996, bij MID geregi- streerd 96003277 13 nov. 1996.

5 In de brief van de minister van Defensie van 9 december 1997 is ten onrechte slechts sprake van 210 meter.

6 Kamerstuk 25 809 nr. 3.

1 Kamerstuk 23 956 nr. 1.

2 Vgl. nota voor de SG, DIS 93/051/1099 d.d. 30 maart 1993.

3 Brief van 9 december 1997.

4 Nota 24 maart 1998. Het verschil met zijn eindcijfer is 103 meter, die bij een meer gedetailleerd onderzoek bij de landmacht inlichtingendienst werden aangetroffen: 50 meter aanwezig bij secretarie op de Kalver- markt.

1 Brief van de Graaff en Wiebes aan het hoofd Centraal Archievendepot Defensie 15 okt. 1997 en F.A.C. Kluiters, De Neder- landse Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, supplement, Den Haag 1995, p. 158–165.

1 Zie het gesprek met B. de Graaff, onder- steund door nadien door hem verstrekte informatie.

1 Deze beschouwing van de Werkgroep is mede gebaseerd op een schriftelijke bijdrage van dr. B.G.J. de Graaff, die ook door de Werkgroep is gehoord, en een gesprek met de heer S.F.M. Plantinga, medewerker van het Algemeen Rijksarchief. De Werkgroep dankt hen voor hun medewerking.