25 809
Archieven Militaire Inlichtingendienst (MID)

nr. 10
BRIEF VAN DE MINISTER-PRESIDENT, MINISTER VAN ALGEMENE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 18 december 1998

1. Inleiding

Tijdens het Algemeen Overleg op donderdag 15 oktober 1998 (25 809, nr. 9) over het rapport «Beheren en Beweren» van het werkgroep Onderzoek naar de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten hebben staatssecretaris Van der Ploeg van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en ik toegezegd uw Kamer nader te informeren over de aard en inhoud van het archief van de voormalige Inlichtingendienst Buitenland (IDB). Voorts zou uw Kamer geïnformeerd worden over ons oordeel inzake de wijze waarop met dit archief moet worden omgegaan. Dit oordeel zouden wij baseren op hantering van objectieve criteria. Mede namens de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen kan ik u als volgt berichten.

2. Wat wordt verstaan onder het IDB-archief

a. Inleiding

Het IDB-archief bestaat enerzijds uit het bronarchief dat voornamelijk op microfilms is overgezet en anderzijds uit een papieren gedeelte, het zogenaamde «papieren IDB-archief». Een ruwe schatting wijst uit dat het bronarchief in totaal circa 700 000 gefilmde documenten bevat. Het «papieren IDB-archief» beslaat circa vier meter.

b. Het bronarchief

De taak van de IDB bestond op grond van artikel 10 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv) uit «het verzamelen van gegevens betreffende het buitenland, die voor de Staat van belang kunnen zijn». Deze taak werd onder meer uitgevoerd met behulp van personen, aangeduid als bronnen. De contacten met de bronnen werden onderhouden door personeel van de afdeling operatiën van de IDB, de operateurs. Het bronarchief van de IDB diende voor de interne raadpleging door deze afdeling. In het brondossier werden de persoonlijke gegevens van bronnen opgeslagen, evenals de weerslag van de gesprekken van de operateurs met die bronnen. Bedoelde gesprekken vormden tevens de basis voor de aan geïnteresseerde ministeries en bepaalde inlichtingen- en veiligheidsdiensten te verzenden rapportages. Verder werden gegevens opgeslagen van bedrijven waar bronnen van de IDB werkten of van bedrijven waarmee de IDB operationele contacten onderhield. Tenslotte werden gegevens opgeslagen over uiteenlopende onderwerpen die voor de operationele afdeling van belang konden zijn.

Vanuit de taakuitoefening is het bronarchief van de IDB als volgt ingericht:

1e Een alfabetisch-lexicografisch gerangschikt kaartsysteem

Dit bevat persoonsgegevens van bronnen, met daarop een verwijzing naar de gebruikte codenamen, de nummers van de Persoonsdossiers (PD's) en de nummers van de Firmadossiers (FAD's) of Onderwerpdossiers (OD's) die op die bron betrekking hebben.

2e De op microfilm gezette persoonsdossiers van bronnen van de IDB.

Dit onderdeel bestaat uit een deel waarin de bron met naam en toenaam vermeld staat (het A-dossier), en een deel waarin de gespreksverslagen tussen de IDB-operateur en de bron zijn opgeslagen (het B-dossier: bronnen werden in dit deel uitsluitend onder hun codenaam aangeduid). Het betreft geschreven of getypte rapporten waarin, naast het verslag van een ontmoeting met de bron, gegevens staan vermeld over het persoonlijke wel en wee van de bron, diens ervaringen in het buitenland, het verloop van de operatie, eventuele financiële aspecten daarvan, de vooruitgang, geleverde informatie, gemaakte afspraken etc. Tevens is daarbij opgenomen het eventuele commentaar van operateurs, afdelingshoofden en dienstleiding van de IDB ten aanzien van het verloop van een operatie.

3e De FAD's

Daarin bevinden zich gegevens over bedrijven waarmee de IDB contact onderhield alsmede namen van bronnen en van potentiële bronnen van de IDB. Ten behoeve van het kunnen verkrijgen van een goed inzicht werden in deze dossiers ook algemene gegevens over bedrijven opgenomen.

4e De OD's

Hierin is een groot aantal onderwerpen van uiteenlopende aard vastgelegd. Deze onderwerpen hadden voor het merendeel direct dan wel indirect een relatie met de aansturing van bronnen van de IDB.

De vier bestanddelen van het bronarchief staan in nauwe relatie tot elkaar. Dit uit zich onder meer in het gegeven dat bij de archivering van de PD's, FAD's en OD's gebruik is gemaakt van een doorlopende nummering en dat in de omschreven dossiers voortdurend verwezen wordt naar informatie die is opgenomen in andere bestanddelen van het bronarchief. Vrijwel ieder document in het bronarchief bevat verwijzingen naar andere dossiers, naar bedrijven van bronnen of naar personen of bedrijven die in de toekomst mogelijk van belang zouden kunnen zijn voor de IDB.

Geheimhouding

Aan de bronnen van de BID/IDB (personen en bedrijven) is steeds absolute geheimhouding met betrekking tot hun identiteit en activiteit beloofd. Deze garantie was voor de meeste bronnen en bedrijven een doorslaggevende reden om mee te werken aan een operatie. De geheimhoudingsplicht van de overheid vindt zijn grondslag in artikel 14 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten dat als volgt luidt:

«De coördinator en de hoofden van de diensten dragen zorg voor:

a. de geheimhouding van de daarvoor in aanmerking komende gegevens en van de bronnen waaruit die afkomstig zijn;

b. de veiligheid van personen met wier medewerking die gegevens worden verzameld.»

De daaruit voortvloeiende bescherming van de bronnen en van bedrijven is niet komen te vervallen met de opheffing van de IDB. De noodzaak tot bronbescherming kan, zeker indien het gaat om bedrijven en instellingen, zeer lang duren. Ook vanuit het oogpunt van bescherming van de privacy van bronnen van de IDB dient met betrekking tot de bescherming van hun identiteit de uiterste zorgvuldigheid in acht te worden genomen.

c. Het papieren IDB-archief

Het papieren IDB-archief is na de opheffing van de IDB op 1 januari 1994 gevormd en bestaat uit documenten van uiteenlopende aard. Delen daarvan komen voor openbaarmaking in aanmerking. Onderzoekers hebben naar aanleiding van verzoeken om openbaarmaking op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) reeds documenten daaruit ter inzage gekregen. Het papieren IDB-archief bevat voorts documenten die een relatie hebben tot het operationele werk van de BID/IDB. Voorbeelden hiervan zijn de afschriften van brondossiers, de beschrijvingen van diverse IDB-operaties, stukken betreffende de samenwerking tussen de IDB en andere I&V-diensten in binnen- en buitenland, rapportages van de IDB aan afnemers etc. Deze documenten vallen onder de bescherming van artikel 14 Wiv of kunnen op een van de in de Wob genoemde gronden niet openbaar gemaakt worden.

3. Aanbeveling inzake de overbrenging van het IDB-archief naar het Algemeen Rijksarchief

In de reactie van de regering op de conclusies en aanbevelingen van de Werkgroep Onderzoek naar de archieven van de I&V-diensten en op opmerkingen van de zijde van de Kamer tijdens het Algemeen Overleg van oktober 1998 hebben de staatssecretaris van OCenW en ik ons op het standpunt gesteld dat fysieke overbrenging van het IDB-archief naar het Algemeen Rijksarchief niet in de rede ligt. Met betrekking tot het IDB-archief worden met grote regelmaat verzoeken om informatie gedaan. Deze moeten aan de hand van microfilms en documenten worden beoordeeld. Openbaar te maken documenten op microfilms moeten worden afgedrukt. Onder omstandigheden moeten documenten ten aanzien van niet openbaar te maken informatie worden gewit. Er is om deze reden een administratief belang het archief op het ministerie van Algemene Zaken te houden en het naar de eisen van de Archiefwet te bewaren en beheren. Op grond van vorenstaanden heeft het onze sterke voorkeur om de overbrenging van het IDB-archief op te schorten. Hiertoe is op grond van artikel 13 van de Archiefwet 1995 een machtiging tot opschorting van overbrenging noodzakelijk. Als minister van Algemene Zaken, zorgdrager voor dit archief, heb ik het voornemen die machtiging aan te vragen. Mijn medewerkers hebben reeds oriënterend overleg gevoerd met de Algemene Rijksarchivaris. Deze heeft te kennen gegeven geen bezwaren te hebben tegen afgifte van een dergelijke machtiging.

4. Onderzoek naar de kwaliteit van de mircrofilms en de wijze van conservering daarvan

Aan u is toegezegd dat een onderzoek zou worden ingesteld naar de kwaliteit van de microfilms en de wijze waarop deze films het best geconserveerd zouden kunnen worden. Inmiddels is dit onderzoek afgerond. Ik kan u daarover het volgende meedelen.

Alle in het IDB-archief aanwezige microfilms zijn vervaardigd van zogenaamd acetaat materiaal. Onderzoek heeft uitgewezen dat tot dusverre nog geen sprake is van degeneratie van de films. Wel is duidelijk dat de kwaliteit van dit materiaal, zeker in geval van niet-optimale bewaarcondities, snel kan teruglopen. Het kritische omslagpunt van dergelijke microfilms wordt gesteld op 40 tot 60 jaar. De oudste films in het IDB-archief zijn nu circa 30 jaar oud. Zij worden momenteel bewaard in ongeklimatiseerde ruimten. Voorts bevinden zich nog papieren documenten voorzien van paperclips en nietjes tussen de microfilms, hetgeen tot beschadiging kan leiden.

De voorlopige conclusies die naar aanleiding van het onderzoek getrokken kunnen worden zijn – kort weergegeven – dat

a. de huidige bewaarcondities onvoldoende zijn;

b. er op korte termijn verval van de kwaliteit dreigt;

c. conservering een noodzaak is.

Teneinde de risico's ten aanzien van het microfilmarchief zoveel mogelijk te beperken moet een aantal maatregelen worden genomen, zoals

– het vervangen van alle bestaande jackets door nieuwe exemplaren

– het op microfilm overzetten van de in het IDB-(bron-)archief aanwezige papieren documenten.

– het vervaardigen van kopieën (masterfiches) van de moederfiches

– het vervaardigen van gebruikskopieën van de masterfiches

– het opslaan van de moederfiches en masterfiches in geklimatiseerde ruimten met een bepaalde temperatuur en bepaalde relatieve vochtigheid.

In vervolg op dit onderzoek zal worden nagegaan van welk materiaal gebruikskopieën dienen te worden gevaardigd. Daarbij kan gedacht worden aan diazo-, papieren of digitalen kopieën. Naar financiële consequenties van de te nemen maatregelen wordt nog een nader onderzoek ingesteld. De staatssecretaris van OCenW en ik zullen u, zodra definitieve keuze gemaakt kunnen worden, nader informeren.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,

W. Kok