25 809
Archieven Militaire Inlichtingendienst (MID)

nr. 1
BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 9 december 1997

Inleiding

Naar aanleiding van uw verzoek de Tweede Kamer nader te informeren over de archivering bij de Militaire Inlichtingendienst (MID) en met verwijzing naar het artikel in «NRC Handelsblad» van 3 december jl. over het behoud van MID-archieven, bericht ik u het volgende.

In 1987 werd begonnen met de integratie van de inlichtingendiensten van de Koninklijke marine, de Koninklijke landmacht en de Koninklijke luchtmacht. Deze diensten beschikten over eigen archieven. Procedures voor de archiefvorming en het archiefbeheer voor 1987 alsmede de vernietiging van archiefbescheiden vonden plaats op basis van krijgsmachtdeel-archiverings-instructies.

Tijdens het integratieproces vond overdracht van archieven plaats naar centrale afdelingen van de MID met dien verstande dat een gedeelte van de archieven in de jaren daarvoor reeds op persoonlijke aanwijzingen van de voormalige hoofden van de krijgsmachtinlichtingendiensten waren vernietigd. Deze hoofden waren hiertoe niet bevoegd.

Met de voortgang van de integratie werd de problematiek van de archivering complexer. De overgedragen archieven waren zeer omvangrijk. Het huidige MID-archief omvat circa 210 strekkende meter archiefbescheiden. Daarnaast wordt op grote schaal gebruik gemaakt van omvangrijke electronische gegevensdragers. Deze gegevens vallen ook onder het archiefbeheer.

De archieven omvatten persoonsdossiers, zakendossiers en algemene dossiers. Hierop zal later nader worden ingegaan.

Mede naar aanleiding van het publieke debat omtrent vermeende vernietiging van BVD dossiers verklaarde mijn voorganger in 1993 aan de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheids-diensten van de Tweede Kamer dat «de procedure voor verwijdering en vernietiging van MID dossiers geheel aansluit bij die van de BVD», (zie verslag van de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in 1993, Tweede Kamer, vergaderjaar 1994–1995, 23 956, nr. 1). Dit betekende dat in ieder geval vanaf dat moment geen vernietiging van MID-archief-materiaal mocht plaatsvinden.

De archieven van de MID bevinden zich op ca. 10 locaties. In 1993 vond een initieel onderzoek plaats door een medewerker van het Defensie Archieven Registratie en Infocentrum op verzoek van het toenmalig hoofd van de MID. De aanbevelingen van dit onderzoek werden in verband met personeelsschaarste bij de MID slechts gedeeltelijk gevolgd.

Rapport DARIC

In 1996 heeft het hoofd van de MID aan de Secretaris Generaal gerapporteerd dat het archiefbeheer bij de MID te wensen over liet en een onderzoek daarnaar verzocht. De Secretaris Generaal heeft de Directeur van het Defensie Archieven Registratie en Infocentrum daarmee belast. Dit onderzoek werd dat zelfde jaar afgerond. In dat rapport werd geconstateerd dat in de voorliggende jaren bij een aantal bureaus/afdelingen «naar eigen inzicht, oneigenlijk» is vernietigd. Het betreft hier meer dan 100 000 documenten. Door de DARIC werd het Hoofd Militaire Inlichtingendienst aanbevolen «stukken welke in aanmerking komen voor vernietiging op basis van de vernietigingslijst Ministerie van Defensie aan te laten bieden bij het Bureau Documentatie en Informatie (BDI) van de MID, voor vernietiging. Alle overige stukken voorlopig niet vernietigen totdat een eigen bewaar- en vernietigingslijst voor de MID is vastgesteld».

In het rapport van de DARIC wordt aangegeven dat het Hoofdstuk Algemeen van de Defensie vernietigingslijst van toepassing is op het gehele departement van Defensie. Door hem werd vastgesteld dat in een aantal gevallen deze defensie vernietigingslijst correct was gehanteerd, in een aantal andere gevallen werd de Defensie vernietigingslijst niet toegepast hetgeen geleid heeft tot oneigenlijke vernietiging. De Defensie vernietigingslijst is in overleg met de Algemeen Rijksarchivaris vastgesteld (bijlage 1)¹.

Inspectierapport ARA

In 1997 voerde de Algemeen Rijksarchivaris (ARA) na overleg met de MID een inspectie uit naar het archiefbeheer bij de MID (bijlage 2). De ARA heeft hierbij kritische kanttekeningen geplaatst met betrekking tot het archiefbeheer als zodanig alsmede met betrekking tot de personele, financiële en materiële aspecten daarvan. De aanbevelingen die in het eindrapport van de ARA zijn opgenomen zullen in een plan van aanpak uitgebreid worden opgenomen. Daarbij zullen deskundigen worden ingeschakeld. Inmiddels zijn naar aanleiding van de inspecties werkgroepen ingesteld welke belast zijn met het opheffen van de door de ARA gesignaleerde tekortkomingen.

Hun werkzaamheden zijn inmiddels in een vergevorderd stadium. Voorts zijn twee medewerkers toegevoegd aan de archiefsectie van de MID en is een «coördinator archieven» geselecteerd.

Selectielijst MID

In overleg tussen de ARA en de MID wordt sinds 1991 gewerkt aan de selectielijst en zal deze nog dit jaar aan de ARA worden aangeboden. In 1993 werd een eerste concept-selectielijst door mijn voorganger aangeboden aan de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur. Onder meer naar aanleiding van de uitspraken van de Raad van State in de zaken-Van Baggum en Valkenier en de reorganisaties bij de MID was het evenwel noodzakelijk dit concept aan te passen. Over de bijgestelde selectielijst vindt overleg plaats met de Rijksarchiefdienst. Voor het einde van dit jaar zal de selectielijst MID aangeboden worden aan de ARA.

Persoonsgegevens en persoonsdossiers

In 1990 werd een aanvang gemaakt met de overdracht van persoonsgegevens en persoonsdossiers van de voormalige krijgsmachtinlichtingendiensten aan de desbetreffende centrale afdeling van de MID. In 1992 werd de overdracht afgerond. Opgemerkt kan worden dat de overdracht van persoonsgegevens en persoonsdossiers van de voormalige Landmacht Inlichtingendienst integraal plaats vond aan de centrale afdeling van de MID in de vorm van micro-films (687).

Op deze micro-films zijn circa 4,5 miljoen documenten opgenomen. De originele documenten zijn vernietigd. De voormalige Luchtmacht Inlichtingendienst heeft de persoonsgegevens in geautomatiseerde vorm overgedragen aan de centrale afdeling van de MID. Ook de daarbij behorende persoonsdossiers zijn destijds deels op micro-fiche (circa 60 000) en deels in papieren vorm (circa 25 000) integraal overgedragen. Voor wat betreft de voormalige Marine inlichtingendienst kan worden opgemerkt dat alvorens overdracht naar het centrale deel van de MID werd gerealiseerd, een vernietiging heeft plaatsgevonden van persoonsgegevens en persoonsdossiers.

De vernietiging had vooral betrekking op persoonsdossiers (veiligheidsonderzoeken) van voormalig marine personeel. Daarnaast werden persoonsdossiers van in werkelijke dienst zijnd personeel vernietigd vanwege de sterk verouderde informatie. Alle persoonsgegevens van in werkelijke dienst zijnd marine personeel en reservisten werden in geautomatiseerde vorm overgedragen. Circa 3000 persoonsdossiers in de vorm van micro-fiches werden overgedragen.

Na overdacht van bovengenoemde persoonsgegevens en persoonsdossiers van de voormalige krijgsmachtinlichtingendiensten aan het centrale deel van de MID, is niets vernietigd.

Zaakdossiers

Met betrekking tot het Suriname dossier kan ik u mededelen dat een nader onderzoek heeft plaatsgevonden. Hieruit is gebleken dat het Suriname dossier omstreeks 1985 gedeeltelijk is vernietigd maar door de aanwezigheid van kopieën van documenten heeft een reconstructie van het dossier kunnen plaatsvinden. Hetzelfde is van toepassing op het Fatima-project. De operationele rapportages zijn vernietigd, maar het dossier is zo goed mogelijk gereconstrueerd. De archiefbescheiden van het «Englandspiel» zijn niet bij de MID aangetroffen; nader onderzoek vindt plaats.

Algemene dossiers

Algemene dossiers zijn aanwezig. Het betreft hier dossiers over de organisatie en het ontstaan van de MID, personeelsdossiers, financiële dossiers, etc.

Conclusies

Vastgesteld kan worden dat het archiefbeheer bij de MID nadrukkelijk te wensen overlaat, mede gelet op de conclusies en aanbevelingen van de ingestelde onderzoeken. Voorts kan worden vastgesteld dat een aantal bureaus/afdelingen bij de MID niet zorgvuldig heeft gehandeld en in strijd met de Archiefwet archiefbescheiden heeft vernietigd, ook na de toezegging aan de Tweede Kamer dat niet vernietigd zou worden totdat de selectielijst is vastgesteld. De vernietiging van archiefbescheiden, na de periode 1987, betreft voornamelijk archiefbescheiden zoals deze zijn opgenomen in het hoofdstuk Algemeen van de Defensie Vernietigingslijst 1987. Daarnaast zijn ook originele archiefbescheiden vernietigd. Essentiële informatie over het handelen van de MID op hoofdlijnen is echter nog aanwezig.

Ik heb opdracht gegeven geen documenten meer te vernietigen totdat de selectielijst MID is vastgesteld. Het archiefbeheer bij de MID zal zo spoedig mogelijk op een toereikend niveau worden gebracht. Gelet echter op de omvang van de problematiek zal dit geruime tijd in beslag nemen. Ten slotte heb ik een nader onderzoek gelast naar de omvang van de uitgevoerde vernietigingen. Op korte termijn zal een uitgebreid plan van aanpak worden opgesteld in overleg met deskundigen. Over beide onderwerpen zal ik de Tweede Kamer nader rapporteren.

Daarnaast zal halfjaarlijks aan de Tweede Kamer worden gerapporteerd over de voortgang van het archiefbeheer bij de MID.

De Minister van Defensie,

J. J. C. Voorhoeve

---

1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.