25 674
Millenniumvraagstuk

nr. 14
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 5 juni 1998

De aanpak van het millenniumprobleem bij de overheid

De aanpak bij de overheid maakt deel uit van de totaalaanpak van het Kabinet die erop is gericht de nadelige gevolgen van het millenniumprobleem in de Nederlandse samenleving tot een minimum te beperken en continuïteit in het functioneren van essentiële voorzieningen te bevorderen. Ieder ministerie is zelf verantwoordelijk voor het oplossen van problemen binnen de eigen organisatie. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft terzake een coördinerende rol.

In het najaar van 1997 is een normplanning vastgesteld die erin voorzag dat op 1 april 1998 de inventarisaties en de analyses bij alle ministeries voor 100% gereed zouden zijn en de oplossing zou zijn gestart bij alle vitale objecten met een datumprobleem.

De rapportage over de stand van zaken van 1 april 1998

Uit de (kwantitatieve) rapportage van de stand van zaken per 1 april 1998 (bijlagen 1 en 3)¹ blijkt dat het millenniumprobleem aanzienlijk omvangrijker en complexer is dan bij de voorgaande rapportage werd aangegeven. Kwam de decemberrapportage uit op 47 407 geïnventariseerde objecten, in deze rapportage blijkt dat dit aantal moet worden bijgesteld tot een totaal van 234 916. Ook het aantal vitale objecten is toegenomen: van 10 316 in de rapportage van december 1997 tot 51 845 per 1 april 1998. De stijging komt voor het grootste deel voor rekening van die ministeries (Defensie; Verkeer en Waterstaat), waarbij in de rapportage van december 1997 een achterstand werd geconstateerd, maar ook voor andere ministeries geldt dat sprake is van een (soms aanzienlijk) groter aantal objecten dan bij de voorgaande rapportage.

Naast voortschrijdend inzicht en afronding van de inventarisatie, is een van de redenen, dat thans meer zicht is ontstaan in de zogenaamde embedded systemen, vooral ook in gebouwgebonden installaties.

De groei van het aantal objecten heeft gevolgen voor de mate waarin de normplanning is gehaald. De uitkomsten van de kwantitatieve rapportage laten zien dat de analyses van alle ministeries tezamen (exclusief Defensie en Verkeer en Waterstaat) thans voor 71% gereed zijn. De oplossing van de geanalyseerde vitale objecten met een datumprobleem is voor 68% gestart. Dit leidt tot de conclusie dat veel zaken in gang zijn gezet, maar dat de achterstand ten opzichte van de normplanning niet is ingelopen.

Het grote aantal objecten bij Defensie is toe te schrijven aan de wijze waarop het begrip object daar is gedefinieerd. Verkeer & Waterstaat heeft voorrang gegeven aan het op orde brengen van de projectorganisatie; dit bepaalt mede de achterstand.

Het beeld dat door bovengenoemde aantallen wordt opgeroepen, wijkt overigens niet af van ervaringen met de millenniumaanpak elders. Ook daar wordt vastgesteld dat bij voortgaande aanpak en inzicht het aantal millenniumgevoelige objecten toeneemt.

Evenals in december zijn in april audits verricht om de kwaliteit van de projectaanpak en -organisatie te toetsen. Bleken deze in december op twee na alle ontoereikend, in april was dat nog slechts bij vier ministeries het geval (VWS, Buza, Justitie en VROM). Op korte termijn zal hier aanpassing van de projectorganisaties plaatsvinden. Ook bij andere ministeries worden in meer of mindere mate versterkingen van de projectorganisatie wenselijk geacht.

De aanpak van het probleem in een nieuwe fase

Hoewel dat enigszins verschilt per ministerie, is de huidige inventarisatie en analyse geschied op basis van individuele objecten, c.q. IT-componenten. Dat is in de aanvangsfase ook juist, omdat vanuit beheersoogpunt elk potentieel object moet worden geanalyseerd of aangepakt. Nu dat voldoende in beeld is, moet de aandacht verlegd worden naar de vraag of de belangrijkste producten of diensten van een ministerie en de daarvoor benodigde ondersteunende systemen gewaarborgd zijn, inclusief de eventuele ketenproblematiek. Voor het maatschappelijk functioneren is die vraag van meer belang dan de vraag of de laatste PC is aangepast.

Daarnaast dwingt ook de omvang van het aantal objecten om nader te bezien welke functies en diensten werkelijk maatschappelijk vitaal zijn, in die zin dat uitvallen tot onmiddellijke maatschappelijke problemen zal leiden. Daar zal de aanpak zich primair op moeten richten.

Om daar meer zicht op te krijgen is alle ministeries gevraagd een kort kwalitatief beeld te schetsen van hun meest vitale producten, diensten of systemen en aan te geven of de norm dat deze op 1 november 1998 zijn aangepast, getest en geïmplementeerd, wordt gehaald. Indien dat niet mogelijk blijkt, is gevraagd aan te geven welke extra inspanning daarvoor wordt ondernomen en wanneer een en ander wel gereed is. Deze beschrijvingen vindt U gebundeld in bijlage 2¹.

Datzelfde geldt ook voor de rapportages van de ZBO's, de PBO's en de maatschappelijke organisaties, waar de ministeries op aanspreekbaar zijn. Ook hier is gevraagd duidelijk aan te geven welke organisaties in het bijzonder aandacht behoeven en of ter zake eventueel specifieke actie geboden is.

Een kwalitatief beeld van de stand van zaken

In bijlage 2 zijn de kwalitatieve beleidstoelichtingen opgenomen die door de leiding van elk ministerie zijn verstrekt. De termijn waarbinnen dat moest geschieden was kort, zodat de bijdragen onderling wat uiteenlopen. Bovendien verschillen de bijdragen in die zin dat in het ene geval de problematiek binnen het kernministerie de hoofdmoot vormt, terwijl in andere gevallen de problemen binnen het kernministerie beperkt van aard zijn, maar de problemen zich vooral voordoen bij de decentrale onderdelen, de ZBO's of PBO's of bij de maatschappelijke organisaties. Voorbeelden hiervan zijn de ministeries van EZ, van Justitie, van SZW, van VROM, van V&W en van VWS. In dat laatste geval is het op dit moment nog niet altijd mogelijk gebleken het geheel volledig in beeld te brengen.

Samenvattend kunnen de volgende opmerkingen gemaakt worden:

– Het blijkt dat het zicht op de problematiek toeneemt, zodat prioriteiten kunnen worden gesteld en een betere aansturing van het proces kan plaatsvinden. Het benoemen van concrete producten en diensten en het afgeven van harde planningen vergroot de transparantie en de controleerbaarheid van het oplossingsproces en draagt bij aan het commitment van de leiding en de organisatie.

– In een groot aantal gevallen wordt aangegeven dat de aanpassing van systemen, nodig om de genoemde vitale producten of diensten te kunnen garanderen, zodanig op dreef is, dat met grote zekerheid gesteld wordt dat de streefdatum van 1 november gehaald wordt, dan wel een datum kort daarna. Veelal ligt die datum in de eerste helft van 1999, zodat nog enige veiligheidsmarge in stand blijft.

– Bovenstaande neemt niet weg dat bij diverse ministeries zorg wordt uitgesproken over de situatie bij een aantal sectoren, die een aanzienlijk maatschappelijk belang vertegenwoordigen. Genoemd kunnen worden (niet uitputtend): de rechtspleging, de energiesector, het externe traject van SZW, de voedselvoorziening, Rijkswaterstaat, de zorgsector en de waterleidingbedrijven.

– In een aantal gevallen is men nog niet in staat een harde planning af te geven, soms omdat men afhankelijk is van derden, soms omdat het inzicht ontbreekt in wat daarvoor nodig is. Dat geldt vooral ook voor problemen bij maatschappelijke organisaties. Toch is het noodzakelijk dat daarmee niet volstaan wordt, maar dat ook daar gewerkt wordt aan een duidelijke planning die gericht is op einddoelen en die meetbare tussenstappen kent. Voor zover derden daar een eerste verantwoordelijkheid dragen is het zaak die derden tot zulke stellingnames te brengen.

– Er bestaat zorg over de aanpak van de embedded systems, vooral in gebouwgebonden voorzieningen. De continuïteit van veel andere diensten is daarvan afhankelijk, zonder dat dit in de eigen invloedssfeer ligt. In de notitie van VROM wordt expliciet ingegaan op de positie en de werkwijze van de Rijksgebouwendienst. VROM claimt hiervoor extra middelen.

– Veel planningen zijn afhankelijk van de planning van de leverancier van de hard- of software. Dat geldt vooral indien men afhankelijk is van nieuwe releases. Er bestaan veel klachten over het gebrek aan of de onvolledigheid van de informatie van de kant van de leveranciers, vooral als het gaat om embedded systems. Het traject om aan juiste informatie te komen, wordt als onnodig lang en tijdrovend ervaren.

– In een aantal gevallen wordt de zorg uitgesproken over de afhankelijkheid van derden, zoals de tijdige aanpassing van telecommunicatiestructuren en de ongestoorde voortzetting van essentiële diensten, zoals de energievoorziening, zeker ook in internationaal verband.

De beleidstoelichtingen brengen het kabinet tot de conclusie dat inzicht in en de betrokkenheid bij het oplossen van het millenniumprobleem duidelijk zijn toegenomen en dat voor een groot aantal vitale produkten en diensten de planning gehaald kan worden, zij het met veel inspanning. Daar waar de haalbaarheid nog met onzekerheid omgeven is zal alles er op gericht worden greep te krijgen op de onzekere factoren, dan wel een duidelijker planning boven tafel te krijgen. Daar waar onzekerheid blijft bestaan zal in het kader van de novemberrapportage extra aandacht geschonken moeten worden aan de (effectuering van de) noodscenario's. De ministeries dienen maandelijks aan de coördinerend bewindspersoon c.q. de ministerraad te rapporteren indien de planningen niet gehaald worden, zodat in november geen verrassingen plaatsvinden. Bij twijfel kan het instrument van de contra-expertise worden ingezet om de kwaliteit van de aanpak en de prognose te toetsen, conform de aanvaarde kamermotie van de leden Jeekel en Wagenaar (kamerstuk 25 674 nr. 10). Het kabinet heeft besloten dat alle ministers in persoonlijk overleg de coördinerend bewindspersoon op de hoogte zullen stellen van de voortgang. Daarbij zal worden bezien waar, indien nodig, hulp kan worden geboden.

Voorts heeft het Kabinet besloten dat in het SG-Beraad over de voortgang per ministerie een presentatie zal worden gegeven door de desbetreffende secretaris-generaal. Het Projectbureau Millennium Overheid zal er voor zorgdragen dat een onafhankelijke deskundige daarbij de presentaties becommentarieert.

In de Memorie van Toelichting bij de ontwerp-begroting voor 1999 zal evenals in het voorgaande jaar expliciet aandacht worden gegeven aan het millenniumprobleem. Daarbij heeft het Kabinet besloten dat aan het einde van de maand augustus van dit jaar zal worden gesproken over hetgeen in de verschillende toelichtingen is opgenomen. Daarbij zullen tevens de resultaten worden betrokken van de bovengenoemde maandelijkse rapportages alsmede de resultaten van het SG-Beraad.

De stand van zaken bij de mede-overheden

Door de aard van de rapportage kan slechts in zeer algemene zin een beeld worden gegeven van de aanpak van het millenniumprobleem bij de mede-overheden. Provincies en waterschappen lijken op schema te liggen. De aanpak bij de gemeenten baart zorgen. In overleg met de samenwerkingsorganen van de mede-overheden zijn voorstellen ontwikkeld om de aanpak van het millenniumprobleem bij de mede-overheden te verbeteren. Daarbij hoort een gezamenlijke oproep van de Minister-president en de voorzitters van deze organen aan de besturen van de individuele mede-overheden om het millenniumprobleem bij voorrang aan te pakken. Daarnaast wordt gewerkt aan het verbeteren van de monitoring, het opstarten van pilotprojecten en het inrichten van een helpdesk.

Prioriteitsstelling en kosten

Om de aanpak van het millenniumprobleem veilig te stellen heeft de Ministerraad besloten dat uitgaven ten behoeve van het millenniumprobleem binnen de departementale IT-budgetten prioriteit hebben. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van dit besluit is neergelegd bij de desbetreffende departementsleiding. Op een aantal ministeries is in dit verband gebruik gemaakt van het instrument verplichtingenstop.

Daarnaast is besloten tot het invoeren van een millenniumtoets. Ieder ministerie is gehouden om de IT-consequenties van beleidsvoornemens en wijzigingen in wet- en regelgeving aan te geven. Dit omvat niet alleen de implicaties op de eigen departementale investeringen, maar ook die van de organisaties buiten het ministerie.

De meirapportage voorziet tenslotte in een raming van de omvang van de kosten. Dit omvat de projectbudgetten die door het desbetreffende ministerie zelf zijn opgegeven. Hierbij zijn niet inbegrepen de projectbudgetten van de ZBO's en PBO's en van de maatschappelijke organisaties. Het opgegeven projectbudget (kerndepartementen) beloopt voor de ministeries tezamen een totaal van f 1 171 820.000,–.

In het kader van de Voorjaarsnota 1998 heeft het Kabinet besloten f 500 miljoen aan extra middelen te reserveren. Een millenniumteam van de Ministeries van Financiën en van Binnenlandse Zaken (Projectbureau Millennium Overheid) is belast met het uitwerken van een voorstel voor de verdeling van het beschikbare bedrag.

Om de continue lijn in de rapportage te handhaven zijn in bijlage 1 en 3 de resultaten van de kwantitatieve inventarisatie weergegeven. In bijlage 2 zijn opgenomen de beschrijvingen per ministerie.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken,

J. Kohnstamm

---

1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.

1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.