25 470
Rechtmatigheidsonderzoek 1996

nr. 4
LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 3 oktober 1997

De vaste commissie voor Economische Zaken¹, heeft naar aanleiding van het rechtmatigheidsonderzoek 1996 van de Algemene Rekenkamer de navolgende vragen aan de regering voorgelegd.

De vragen en de daarop door de regering gegeven antwoorden zijn hieronder afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

H. Vos

De griffier van de commissie,

Tielens-Tripels

1

Op welke wijze wil EZ op lange termijn het projectbeheer onder controle houden? Hoe groot is het risico dat het beheer in de toekomst onbeheersbaar blijkt te zijn? (blz. 174)

De centrale AO-voorschriften (administratieve organisatie) van het departement en de uitwerking ervan op onderdeelsniveau zijn van een zodanig gehalte dat gesproken kan worden van een structureel voldoende basis voor projectbeheer dat «onder controle is».

De bevindingen van de Algemene Rekenkamer hebben betrekking op het punt van de naleving van de AO.

Deze naleving heeft blijvende managementaandacht. Daarop wordt ook periodiek gewezen vanuit de toezichthoudende en controlerende echelons van het departement.

Fundamentele aanvullende acties zijn dan ook niet nodig om het projectbeheer op lange termijn onder controle te houden. Het blijvend «bij de les houden» is voldoende.

Met nadruk zij gesteld, dat het te lang open staan van voorschotten vrijwel niet leidt tot financiële nadelen. De methodiek van bevoorschotten die het departement hanteert, leidt slechts sporadisch tot te hoge bevoorschotting en dus tot terugvorderingen bij de afrekening.

Het risico dat het beheer in de toekomst onbeheersbaar blijkt te zijn, is nihil.

Zowel de AO, (het toezicht op) de naleving ervan, als de ondersteuning door het financiële systeem, staan daar borg voor.

2

a) Wat wordt er gedaan om het projectbeheer bij het directoraat-generaal voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen (DG BEB) te verbeteren?

b) Wat is in dit verband de voortgang van de in 1998 algeheel te realiseren invoering van het nieuwe geautomatiseerde financiële systeem? (blz. 174)

a) Het projectbeheer bij DG BEB is als volgt verbeterd. Er vindt periodiek monitoring (ten minste maandelijks) plaats van openstaande verplichtingen en voorschotten door de financiële stafsectie van DG BEB. Deze rappelleert de beleidsdirecties van DG BEB in ieder geval schriftelijk indien deze stukken langer dan een jaar openstaan. Daarbij wordt een termijn gesteld waarbinnen een reactie wordt gevraagd. Leidt dit rappel niet tot de gewenste reactie dan rapporteert de financiële stafsectie daarover aan de leiding van het DG BEB. Deze bepaalt dan de prioriteit van de afdoening.

Voorts wordt in het kwartaalverslag van de financiële stafsectie aan het DG telkens gerapporteerd over de voortgang van het gevoerde projectbeheer.

De opmerking van de Algemene Rekenkamer over het projectbeheer in het rechtsmatigheidsonderzoek 1996 komt voort uit het onderzoek naar het tijdig afwikkelen van verplichtingen bij EZ d.d. 29-04-1997. Overschrijding van de norm werd veroorzaakt doordat er per 31-12-1996 een bedrag van f 72 mln aan voorschotten openstond voor acht projecten hetgeen voornamelijk te wijten was aan één project van f 63 mln, waarvan op dat moment de juiste stand van zaken niet bekend was. Inmiddels is van dit project bekend dat in 1997 tot afwikkeling zal worden overgegaan. Voor de overige zeven projecten moet in 1997 duidelijkheid komen over de stand van zaken en de afwikkeling.

b) Het nieuwe geautomatiseerde financiële systeem kan thans al gebruikt worden voor periodieke monitoring van openstaande verplichtingen en voorschotten, hoewel niet al het benodigde lijstenwerk daarvoor gereed is. Het systeem werkt voor de meeste gebruikers naar tevredenheid. Enkele specialistische activiteiten konden nog niet worden uitgevoerd. Na het installeren van een hogere versie van de standaardsoftware en het realiseren van overheidsfunctionaliteiten met het bijbehorende lijstenwerk, in het najaar van 1997, zal de periodieke monitoring in 1998 door alle gebruikers op eenduidige wijze mogelijk zijn.

3

Waarom heeft de accountantsdienst afgezien van een oordeel over de inproductiename van het nieuwe Financieel Administratief Systeem? (blz. 175)

Kort voor het moment van de voorgenomen inproductieneming van het nieuwe Financieel Administratief Systeem (FAS) is door de Kwaliteits Bewakingsgroep (KB-groep) en de Accountantsdienst geconcludeerd dat een System Audit op dit moment niet volledig en met de gewenste diepgang kon worden uitgevoerd en dat vanuit het gezichtspunt van de Accountantsdienst een andersoortig oordeel wenselijk was.

De KB-groep heeft ten aanzien van de vraag omtrent de inproductieneming van FAS geconcludeerd dat er (aanvullend) voldoende mogelijkheden zouden kunnen worden gecreëerd om tot een oordeel bij de jaarrekening van het departement te kunnen komen. Op grond daarvan heeft de KB-groep, waarin de Accountantsdienst en de EDP AUDIT POOL vertegenwoordigd zijn, ingestemd met de «go-beslissing» van de projectleiding tot inproductieneming.

In samenwerking met de afdeling AO/IC van de directie Financiën zijn volgend op de inproductieneming activiteiten ontplooid ter realisatie van deze verwachting. Op grond daarvan heeft de Accountantsdienst zich een oordeel kunnen vormen omtrent de kwaliteitscriteria integriteit, controleerbaarheid en (in mindere mate) omtrent de beschikbaarheid van het FAS. Dit oordeel is verwerkt in de verklaring bij de departementale verantwoording.

Het ontbreken van een mededeling was vanuit de optiek van de Accountantsdienst derhalve niet bezwaarlijk.

4

Wat zijn de kosten geweest verbonden aan de invoering van het nieuwe Financieel Administratief Systeem? (blz. 175)

De extern gemaakte kosten voor de invoering van het FAS bedragen f 7,52 mln, waarmee ruim binnen het begrote budget van f 8,00 mln is gebleven.

In de gerealiseerde kosten zijn opgenomen de kosten voor de aanschaf van een standaard softwarepakket, de aanschaf van het hardwareplatform, de inhuur van externe deskundigheid voor de implementatie van het softwarepakket en de ontwikkeling van additioneel maatwerk. Ook zijn in dit bedrag opgenomen de kosten voor het inrichten en implementeren van het logistieke deel van het softwarepakket ten behoeve van de ondersteuning van het inkoopproces, dat wordt uitgevoerd bij de directie Interne Zaken. Hiermee was in het begrote budget overigens geen rekening gehouden.

De directe intern gemaakte kosten kunnen worden afgeleid uit het aantal uren, dat tot en met juli 1996 op dit project is geschreven, namelijk 15 854 uur, omgerekend iets minder dan 11,5 mensjaar. Gekeken naar het gemiddelde niveau van de ingezette mensen levert dit een interne kostenpost op van ongeveer f 1,6 mln.

6

Wat is de meerwaarde van de invoering van het nieuwe Financieel Administratief Systeem? (blz. 175)

Hoewel het vorige financieel administratieve systeem MEFIS nog voldeed aan wet- en regelgeving kostte het door technische veroudering steeds meer inspanning om daaraan te blijven voldoen. Om te voorkomen dat de technische veroudering een wezenlijk probleem zou gaan vormen, is tijdig begonnen met het opzetten van een nieuw systeem.

Met de ontwikkeling van het FAS is een systeem gecreëerd met de volgende kenmerken en mogelijkheden, die nieuw zijn – dus meerwaarde vertegenwoordigen – ten opzichte van het MEFIS (deze mogelijkheden zijn overigens op dit moment nog niet allemaal geïmplementeerd):

– decentrale invoer door de dienstonderdelen, waarmee (gedeeltelijk) het behandeltraject van financiële projecten binnen het ministerie in beeld wordt gebracht en het daarmee beter bestuurbaar maakt;

– de toegankelijkheid van individuele projectgegevens voor de dienstonderdelen in brede zin is mogelijk gemaakt, waarmee schaduwadministraties overbodig worden;

– integratie in de cliënt/server-architectuur en de kantoorautomatisering waar binnen EZ voor gekozen is;

– ondersteuning van het begrotingsvoorbereidingsproces, mede door decentrale invoer van begrotingsvoorstellen door de dienstonderdelen;

– gebaseerd op een geïntegreerd standaard softwarepakket dat meer toepassingen mogelijk maakt (ondersteuning logistieke processen, Human Resources Management).

7

Wat zijn de consequenties voor de Nederlandse overheid van het feit dat een gedeelte ten onrechte niet was aanbesteed? (blz. 176)

Er zijn geen consequenties te melden. De procedure houdt in dat eventuele klachten van potentiële andere gegadigden aanleiding kunnen zijn voor acties van de zijde van de Europese instanties. Er zijn geen klachten ingediend.

8

Is de Europese Commissie op de hoogte gesteld van het ten onrechte niet aanbesteden van 1,3 miljoen? (blz. 176)

Nee. Dit is volgens de procedures ook niet nodig.

9

Wordt er gevolg gegeven aan de aanbeveling van de AD dat de vertegenwoordigers van het ministerie van Economische Zaken in de besluitvormende en toezichthoudende organen m.b.t. het financieel beheer van gelden uit het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) nu aan zet zijn om verbeteringen te initiëren? Zo nee, waarom niet? Zo ja, hoe? (blz. 177)

Verbeteringen met betrekking tot het financieel beheer van gelden uit het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) zijn reeds in gang gezet. Zo zijn in elke regio inmiddels controle- en beheerssystemen alsook een monitoringsysteem functioneel, die de dagelijkse stand van zaken aangeeft omtrent de besteding van deze middelen (vastleggingen, betalingen etc. per project, per prioriteit, per maatregel en voor het programma als geheel). Financiële overzichten worden aan de Stuurgroepen en Comité's van Toezicht verstrekt. Deze overzichten worden besproken in de bijeenkomsten van deze organen. Inmiddels worden in de Comités van Toezicht daarbij ook de bevindingen van externe accountants betrokken.

10 en 11

Hoe ziet het tijdschema voor de oplossing van de administratieve problemen van het CBS eruit? (blz. 177)

De Rekenkamer heeft zijn bezwaar tegen het onvoldoende ordelijk financieel beheer bij het CBS ingetrokken i.v.m. gerealiseerde en voorgenomen verbetering, gekoppeld aan een strak tijdschema. Zouden de maatregelen in dit tijdschema en de voortgang daarvan door u uiteengezet kunnen worden? (blz. 178–179)

De volgende maatregelen zijn getroffen, met name betrekking hebbende op het vorderingenbeheer.

In de afgelopen periode zijn de AO-beschrijvingen (administratieve organisatie) van het vorderingenbeheer aangepast en goedgekeurd door de Accountantsdienst. De AO-beschrijvingen worden thans per divisie uitgewerkt en zullen in september aan de controllers worden toegezonden. De controllers zullen de AO met het management van de desbetreffende divisie bespreken voor eind september. In oktober zal het geheel aan de Directeur Generaal van het CBS worden aangeboden ter vaststelling.

Er is een notitie «Taakafbakening Centrale staf en divisies» opgesteld en in het controllersoverleg vastgesteld. Voor zover de invoering nog niet is geschied, zal deze plaatsvinden door inbouw in de AO. Ook is een conventie tijdverantwoording vastgesteld.

De kwaliteitsverbetering van de IC-functie (interne controle) en de verdere versterking van de IC-functie zal in de komende maanden door een extern bureau worden ondersteund.

Verdere kwaliteitsverbetering geschiedt door het verhogen van het opleidingsniveau van controllers en IC-functionarissen door middel van het laten volgen van een aantal vaktechnische cursussen en in een aantal gevallen een post-HEAO-opleiding.

12

Waarom is er geen passage opgenomen over de coördinatie en samenwerking met andere ministeries? (blz. 180)

Er vindt regelmatig overleg plaats met andere ministeries, zowel op ad-hoc basis als gestructureerd binnen het IODAD-overleg (Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten) en het IOFEZ-overleg (Interdepartementaal Overleg Financieel Economische Zaken). Gezien het reguliere karakter van deze overlegverbanden kan vermelding in de financiële verantwoording achterwege blijven. Coördinatie- en samenwerkingsverbanden die het reguliere karakter overstijgen zullen vermeld worden.

13

Wat is voor de Kamer de beleidsrelevantie van het meningsverschil over winstbestemming versus winstbepaling? Kan dit leiden tot meer of minder kosten/uitgaven? (blz. 181)

Het betreft een boekingstechnisch geschil van inzicht. Gezien aard en omvang (circa f 0,3 mln) is deze post weinig beleidsrelevant. Afhankelijk van de uitkomsten van het nog te voeren overleg kan in de toekomst op een andere wijze dan in de verantwoording 1996 met een aantal posten worden omgegaan. Dit kan leiden tot meer of minder kosten.

14

Wat is de stand van zaken ten aanzien van het door de minister van Financiën verlangde nader ambtelijk overleg over de verwerking van voorzieningen en reserves in winstbepaling en winstbestemming van Senter? (blz. 181)

Het ambtelijk overleg tussen de ministeries van EZ en Financiën moet nog gevoerd worden.

15

Is de regering van plan de door de Rekenkamer als onrechtmatig bestempelde ontvangst van het Fonds Economische Structuurversterking (FES) van f 1111,3 miljoen aan vennootschapsbelasting, voortvloeiend uit de zgn. overbelevering «common area», te herstellen? Zo nee, waarom niet? Zo ja, hoe? (blz. 266)

Nee, omdat de conclusie dat de storting van f 1111,3 miljoen in het fonds onrechtmatig is niet door de regering wordt gedeeld. Voor een nadere toelichting hierop wordt verwezen naar de brief van de Minister van Financiën van 29 september 1997 (kenmerk DAR 97/454M) betreffende de beantwoording van de vragen van de algemene commissie voor de Rijksuitgaven gesteld tijdens het algemene overleg op 10 september 1997.

---

1 Samenstelling: Leden: Mateman (CDA), Blaauw (VVD), Van der Vlies (SGP), H. Vos (PvdA), voorzitter, Van Gelder (PvdA), Smits (CDA), Ter Veer (D66), G. de Jong (CDA), Leers (CDA), Van der Hoeven (CDA), Remkes (VVD), Voûte-Droste (VVD), ondervoorzitter, Van Wingerden (AOV), Rabbae (GroenLinks), Jorritsma-van Oosten (D66), De Koning (D66), Hessing (VVD), Crone (PvdA), Zonneveld (CD), Van Dijke (RPF), Van der Ploeg (PvdA), Van Zuijlen (PvdA), Van Walsem (D66), Houda (PvdA), Hofstra (VVD).

Plv. leden: Ten Hoopen (CDA), Van Rey (VVD), Van Middelkoop (GPV), Woltjer (PvdA), Sterk (PvdA), De Haan (CDA), Ybema (D66), Wolters (CDA), Lansink (CDA), Terpstra (CDA), Weisglas (VVD), Verbugt (VVD), R. A. Meyer (Groep Nijpels), M. B. Vos (GroenLinks), Bakker (D66), Van Ardenne-van der Hoeven (CDA), Klein Molekamp (VVD), Witteveen-Hevinga (PvdA), Poppe (SP), Leerkes (Unie 55+), Verspaget (PvdA), Adelmund (PvdA), Roethof (D66), Feenstra (PvdA), Passtoors (VVD).