25 013
Cultuurnota 1997–2000

nr. 21
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAPPEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Zoetermeer, 19 maart 1998

Archieven vormen een omvangrijk onderdeel van ons cultureel erfgoed maar ze nemen een wat bescheiden positie in ten opzichte van de musea en de (archeologische) monumentenzorg. Aan die bescheidenheid komt in snel tempo een einde. Instellingen die archieven van oudsher vooral beheren richten zich nu in toenemende mate op het (laten) gebruiken daarvan. En met succes. Het aantal bezoekers van archiefinstellingen is het laatste decennium meer dan verdubbeld. De «bezoekcijfers» via het Internet stijgen daar nog weer vele malen bovenuit. De archiefbeherende instellingen hebben zich tot doel gesteld nog veel meer mensen te bereiken. Om die reden wordt in toenemende mate samengewerkt met andere archiefinstellingen en ook met bijvoorbeeld bibliotheken, scholen en musea. In mijn Cultuurnota 1997–2000 «Pantser of Ruggengraat» heb ik een dergelijke ontwikkeling ingezet omdat ik van mening ben dat langs die weg de historische informatievoorziening in steden en regio's beter wordt en daarmee de culturele infrastructuur van ons land wordt versterkt. Met deze brief wil ik u informeren over het groeiende aantal initiatieven tot samenwerking in de sector van het archiefwezen en tevens aangeven welke rol ik op dit moment wil spelen om die ontwikkeling te stimuleren.

Archieven en hun publiek

Iedere organisatie of persoon die een rol speelt in het maatschappelijk leven heeft een archief. Of het nu een overheidsinstelling is, een bedrijf of een andere organisatie of persoon, om goed te kunnen functioneren moet men een archief bijhouden. Dat archief vormt na verloop van tijd de (schriftelijke) neerslag van het handelen van die instelling of persoon. Dat maakt archieven tot een zeer belangrijke bron van informatie over ons verleden en daarmee tot één van de voornaamste onderdelen van ons cultureel erfgoed.

Bij brede groepen van de bevolking bestaat belangstelling voor het verleden. Als er een boek verschijnt over een kleurrijk facet van het middeleeuwse leven, een tentoonstelling over de cultuur van de burgerij in de Gouden Eeuw of de armoede onder de arbeiders in de 19e eeuw, of een televisie-serie over het steeds veranderende beeld van de Tweede Wereldoorlog; de publieke belangstelling is groot. Uit een onderzoek in de provincie Friesland blijkt dat de helft van de mensen (zeer) geïnteresseerd is in historische onderwerpen. Dat betreft dan in hoge mate de geschiedenis van de eigen familie en streek. Door de aard van hun inhoud en de grote spreiding van archiefbeherende instellingen kunnen deze bij uitstek aan een dergelijke historische belangstelling tegemoet komen. Mede als gevolg van de inspanningen die het archiefwezen zich heeft getroost om archieven meer toegankelijk te maken voor het publiek, is het archiefbezoek zeker het laatste decennium flink gestegen.

Daar moeten echter twee kanttekeningen bij worden geplaatst. Uit onderzoeken, recentelijk van het Sociaal Cultureel Planbureau en al eerder van de Rijksarchiefdienst, blijkt dat slechts 3% van de Nederlandse bevolking ooit een archiefinstelling heeft bezocht. En verder blijkt dat die bezoekersgroep bepaald niet representatief is voor de Nederlandse bevolking. Het merendeel van de archiefbezoekers bestaat uit hoog opgeleide ouderen die bereid en in staat zijn om veel tijd aan vaak ingewikkeld en tijdrovend archiefonderzoek te besteden. Om de potentieel veel grotere groep historisch geïnteresseerde mensen te bereiken en het archiefwezen om te vormen tot een vitaal, zichtbaar en herkenbaar onderdeel van de culturele infrastructuur is de strategische uitdaging van het archiefwezen op dit moment.

Samenwerking: middel tot grotere effectiviteit en efficiency

Bijna alle archiefbeherende instellingen zijn op de één of andere manier actief bezig zich meer op het publiek te richten en tegemoet te komen aan de behoefte aan informatie en producten die daar leeft. Dat resulteert in het ontwikkelen van andersoortige toegangen op de archieven en het inzetten van Internet daarbij, het organiseren van tentoonstellingen en het ontwikkelen van lesmateriaal voor scholen. Daarbij wordt in toenemende mate samenwerking gezocht met partners, binnen zowel als buiten het archiefwezen, omdat het duidelijk is dat daarmee de kwaliteit en de doelmatigheid van de dienstverlening gediend is. Hieronder een korte schets van de initiatieven op dit gebied.

Een goed voorbeeld van samenwerking binnen het archiefwezen is het gezamenlijk uitgeven van gidsen rond bepaalde thema's om bezoekers te helpen bij hun onderzoek. Recent zijn genealogische gidsen per provincie verschenen en de gids voor de bronnen van de Tweede Wereldoorlog. Behalve rijks- gemeente- en streekarchieven zijn bij het eerste project het Centraal Bureau voor Genealogie en bij het tweede het Rijksinstituut voor Oorlogsdocumentatie betrokken.

Een ander terrein waarop archiefdiensten elkaar hebben gevonden is dat van de geautomatiseerde beheerssystemen. Op dit moment is de integratie van de twee meest gebruikte systemen voor het geautomatiseerd beheer van de archieven nagenoeg voltooid. En een derde voorbeeld is het project Digitaal Depot waarin het archiefwezen gezamenlijk een oplossing probeert te vinden voor het probleem van het op lange termijn bewaren en toegankelijk houden van digitaal gevormde gegevensbestanden en documenten. Digitaal Depot maakt deel uit van het bredere project Digitale Duurzaamheid. Daarbinnen wordt, in samenwerking met het departement van Binnenlandse Zaken, het probleem van mogelijk digitaal geheugenverlies van de overheid reeds vanaf de dynamische fase van archivering aangepakt. Op dit moment wordt een proefreglement getest bij verschillende archiefvormers. Op basis van die test zal nog dit jaar een definitieve set regels voor de omgang met digitale documenten en bestanden worden vastgelegd in een ministeriële regeling.

Maar ook samenwerking met sectoren buiten het archiefwezen begint van de grond te komen, zoals met het onderwijs. Vooral op lokaal niveau zijn er veel projecten opgezet waarin gemeentelijke archiefdiensten en scholen samen lespakketten hebben samengesteld. Het rijksarchief in de provincie Friesland staat op het punt een les- en onderzoekspakket over familiegeschiedenis te presenteren. Dergelijke projecten zijn op dit moment zeer actueel in verband met de vernieuwingsoperaties in het basis- en voortgezet onderwijs. Alle leerlingen moeten op een zeker moment min of meer actief historisch onderzoek gaan doen. In deze behoefte vanuit het onderwijs zou het archiefwezen beter kunnen voorzien dan nu gebeurd. Daarvoor is het nodig dat het archiefwezen en het onderwijs elkaar weten te vinden. De infrastructuur daarvoor wordt steeds beter, bijvoorbeeld met de recente oprichting van het bureau Erfgoed Actueel dat als opdracht heeft het cultureel erfgoed een steviger positie in het onderwijs te geven. Ook de ontwikkeling van Edunet zal bijdragen aan die infrastructuur. In dit net worden alle onderwijsinstellingen in Nederland digitaal verbonden met elkaar en ook met culturele instellingen zoals archieven.

Speciaal gericht op samenwerking op de elektronische snelweg is het Consortium Digitaal Erfgoed. Dit is een platform waar culturele instellingen zoals musea en archieven elkaar ontmoeten, ervaringen uitwisselen en trachten samen activiteiten te ontplooien op het gebied van het digitaal toegankelijk maken van hun collecties of archieven. De Rijksarchiefdienst was een belangrijke initiatiefnemer tot dit platform. Digitale netwerken zullen het de burger veel gemakkelijker maken om (historische) informatie te vinden, doordat bestanden kunnen worden gekoppeld en raadpleging mogelijk is vanuit «de luie stoel». Een groeiend aantal archiefinstellingen stelt reeds dergelijke informatie ter beschikking via het Internet. Die ontwikkeling zal met kracht moeten worden voortgezet vanwege de ongekende mogelijkheden die dit biedt om archieven toegankelijk te maken voor een breed publiek. Het consortium kan daar een stimulerende rol in spelen, met name ook bij het koppelen van digitale informatie uit de verschillende sectoren van het cultureel erfgoed.

Een stap verder dan de hiervoor genoemde samenwerking in project- of overlegvorm gaat die, waarbij archiefdiensten de organisatie en activiteiten in elkaar schuiven. Dit gebeurt al veel langer op het gemeentelijke niveau waar gemeenten een samenwerkingsverband aan gaan met elkaar. Deze streekarchieven kunnen doelmatiger werken dan wanneer iedere gemeente afzonderlijk een archiefdienst zou inrichten. Nu zijn er ook voorbeelden waarbij diensten van verschillende bestuurslagen de krachten bundelen. In Utrecht gaat binnenkort «Het Utrechts Archief» van start waarin het rijksarchief in de provincie Utrecht en de gemeentelijke archief- en fotodienst van Utrecht in één organisatie zijn opgegaan op basis van een gemeenschappelijke regeling. Ook elders overweegt men een dergelijke stap. Concreet is dat al het geval tussen het rijksarchief in Zeeland en de gemeentearchieven van Middelburg en Veere, en tussen het rijksarchief in Overijssel en het gemeentearchief van Zwolle. Ook hierbij spelen efficiëntie en effectiviteit beide een rol. Het is efficiënt op het terreinen als huisvesting en ondersteunende diensten en het is effectief in die zin dat de publieksvoorzieningen en op het publiek gerichte activiteiten gezamenlijk professioneler en krachtiger ter hand kunnen worden genomen. De efficiency-winst kan daarenboven weer worden ingezet voor het versterken van het gebruik en de presentatie van de archieven.

Dergelijke instellingen hebben de potentie om een (cultuur)-historisch informatiecentrum te worden voor de stad en de regio waarin ze zich bevinden, een functie die in een breder kader kan worden geplaatst door samenwerking na te streven met andere culturele instellingen. Zeer voor de hand liggend is in dit verband samenwerking met bibliotheken die een verwante functie hebben als informatiemakelaar.

Infrastructuur en instrumenten

Al deze vormen van samenwerking zullen naar verwachting een extra stimulans krijgen door de inrichting van een overkoepelende federatie van archieforganisaties. In de Cultuurnota heb ik reeds aangegeven dat ik streef naar koepelorganisaties voor de verschillende sectoren van het cultureel erfgoed met als functie ondermeer aanspreekpunt en intermediair voor deskundigheidsbevordering. Uit een onderzoek bleek dat de meeste betrokkenen in het veld ook graag de krachten zouden bundelen. Dat heeft ertoe geleid dat op 3 december jl. acht organisaties uit het archiefwezen in Nederland een intentieverklaring hebben ondertekend om te komen tot een koepel in de vorm van een federatie van bestaande organisaties. Behalve belangenbehartiging en deskundigheidsbevordering in de sector zal deze federatie zich vooral ook richten op het ontwikkelen van concrete producten, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering. Een projectgroep is op dit moment bezig om de federatie vorm te geven.

Zoals uit de vorige paragraaf blijkt, verschilt de aanleiding voor samenwerking per situatie. De vorm die de samenwerkingsrelatie aanneemt is weer afhankelijk van eigen beleid van de dienst of het overheidslichaam waartoe die behoort, de lokale omstandigheden of persoonlijke deskundigheden en relaties. Gemeenschappelijk element in al die situaties is het streven naar grotere publieksgerichtheid van de archiefinstellingen en de daaruit voortvloeiende noodzaak tot een bepaalde vorm van samenwerking. Een noodzaak die op alle niveaus binnen het archiefwezen wordt gevoeld.

Uitgaande van wettelijke kaders die de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer bij verschillende bestuurslagen legt, wil ik deze ontwikkeling stimuleren en de verdere uitwerking daarvan vormgeven in samenspraak met verschillende betrokken partijen.

Ik heb een aantal mogelijkheden om daar op korte termijn invulling aan te geven:

– Tegelijk met het verschijnen van de Cultuurnota 1997–2000 is een aantal convenanten afgesloten tussen mijn departement en enkele grote steden en provincies. In die convenanten hebben de partners hun gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de culturele infrastructuur uitgesproken en daarover een aantal concrete activiteiten afgesproken. In de besprekingen over de lopende convenanten en bij de herziening van de huidige convenanten zal ik het archiefwezen meer prominent aan de orde stellen.

– Bij het reguliere overleg dat ik reeds voer met IPO en VNG over het beleid rond monumentenzorg en de archeologie zal ik ook de archieven betrekken.

– Ik zal overleg voeren met de federatie voor het archiefwezen i.o. over deze ontwikkelingen. Vanzelfsprekend zal de Raad voor Cultuur bij dit proces worden betrokken.

– Naast het fysieke netwerk van archiefinstellingen zal een «virtueel» netwerk ontstaan in die zin dat archieven in snel tempo toegankelijk zullen worden langs digitale weg voor zowel de professionals, het onderwijs als het publiek. Ik zal die digitale ontwikkelingen blijven ondersteunen en er tegelijk naar streven dat beide netwerken goed op elkaar aansluiten en elkaar aanvullen.

Naar verwachting heb ik u met deze brief geïnformeerd over de vele samenwerkingsinitiatieven van archiefdiensten en -instellingen om langs die weg hun cultuur-historische schatkamers beter toegankelijk te maken met als doel een groot en breed publiek.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

A. Nuis