24 337
Herijking van het buitenlands beleid

nr. 19
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 12 maart 1998

Tijdens de regeling van werkzaamheden van Uw Kamer op 11 maart jongstleden heeft U het Kabinet om een reactie verzocht op het recent gepresenteerde KPMG-rapport over de stand van zaken van de herijking. Ik wil U als volgt antwoorden.

Met de herijking van het buitenlands beleid is een ingrijpend proces op het ministerie van Buitenlandse Zaken in gang gezet. Sleutelbegrippen zijn samenhang, samenspel en slagvaardigheid. Samenhang in het beleid en tussen de beleidsinstrumenten alsmede samenspel binnen en tussen ministeries zijn noodzakelijk om als klein land effectief in de wereld te kunnen opereren. Een betere samenhang en beter samenspel vergroten immers de slagvaardigheid van het buitenlands beleid.

In het kader van de herijking is in 1996 op het ministerie van Buitenlandse Zaken een zeer grote reorganisatie van start gegaan. Na de finalisering van de politieke besluitvorming eind 1995 ging op 1 september 1996 de nieuwe organisatie van start en werd op 1 januari 1997 de delegatie aan de posten doorgevoerd. Vanwege de omvang en de intensiteit van de reorganisatie is met de Ondernemingsraad afgesproken dat de voortgang van het reorganisatieproces tussentijds zou worden bezien. Dat onderzoek is eind 1997 door KPMG uitgevoerd. Het rapport heet dan ook «Stand van zaken, na één jaar herijking van het buitenlands beleid». Het rapport is gebaseerd op gesprekken met medewerkers van Buitenlandse Zaken en andere ministeries, alsmede de schriftelijke reacties van posten.

De geïnterviewden onderschrijven de visie die ten grondslag ligt aan de herijking. Ook geeft KPMG aan dat na een jaar herijking veel is bereikt: de organisatie is aangepast, de delegatie naar de posten is tot stand gekomen, de homogene groep internationale samenwerking is ingesteld, jaarplancycli zijn opgezet en doorlopen, etc. Er zijn veel nieuwe initiatieven in gang gezet, zoals vernieuwing van personeelsbeleid, verbetering van financieel beheer en vernieuwing van informatie- en communicatietechnologie. Ondertussen heeft het Ministerie ook een succesvol voorzitterschap van de Europese Unie achter de rug.

KPMG schrijft «in het onderzoek niets te hebben aangetroffen wat afwijkt van het «normale» patroon bij dit soort trajecten». KPMG geeft aan dat het veranderen van organisaties een taaie materie is. Het ombouwen van grote organisaties is een proces dat jaren duurt. Een standopname na een jaar levert in welke organisatie dan ook, naast zaken die goed op de rails staan, onvermijdelijk beelden op van zaken die voor verbetering vatbaar zijn. Het gaat dan vaak om de cultuur van een organisatie. Belangrijk daarbij zijn het management, het personeelsbeleid en de communicatie, zowel binnenshuis als naar de samenleving toe. In het geval van Buitenlandse Zaken is dat niet anders. KPMG adviseert de departementsleiding op deze punten duidelijker te sturen, goed te letten op de samenhang tussen de verschillende in gang gezette initiatieven en ze hoog op de agenda te houden.

De conclusies van KPMG worden door mij en de ambtelijke leiding van mijn ministerie onderschreven, de aanbevelingen worden overgenomen. Het rapport van KPMG gaat dan ook vergezeld van een management brief van de ambtelijke leiding van het ministerie aan de medewerkers, waarin wordt ingegaan op deze conclusies en aanbevelingen. De brief bevat een overzicht van concrete stappen op de punten die KPMG aangeeft. Ook de management brief wordt vanzelfsprekend door mij en de andere bewindslieden op Buitenlandse Zaken onderschreven.

Ik heb besloten de samenvatting van het KPMG-rapport en de management brief openbaar te maken; er is immers niets te verbergen. De ingezette reorganisatie is groot, ingrijpend en nog niet afgerond. De standopname van KPMG geeft alle aanleiding om door te gaan op de ingeslagen weg.

Voor wat betreft de opmerkingen over het vraaggesprek van minister Pronk en mij in het blad Internationale Samenwerking verwijs ik naar de beantwoording van de kamervragen, die U binnenkort zal toegaan.

De Minister van Buitenlandse Zaken,

H. A. F. M. O. van Mierlo