22 036
Verwijdering en vernietiging van dossiers van de Binnenlandse Veiligheidsdienst

nr. 9
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAPPEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Rijswijk, 2 juni 1995

Inleiding

De Ministers van Binnenlandse Zaken en van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur hebben op 24 juni 1992, tijdens een mondeling overleg met de vaste commissies voor Binnenlandse Zaken en voor Welzijn en Cultuur, toegezegd met de Tweede Kamer in overleg te treden alvorens een vernietigingslijst voor de Binnenlandse Veiligheidsdienst vast te stellen. In verband met deze toezegging doe ik u hierbij mede namens de Minister van Binnenlandse Zaken een concept-vernietigingslijst voor de BVD toekomen (zie bijlage 1)¹ . In het navolgende wordt een korte uiteenzetting gegeven over de totstandkoming en de opzet van deze lijst. Daarbij wordt in het bijzonder aandacht besteed aan een advies van de Raad voor het Cultuurbeheer en de aanbevelingen van het driemanschap dat speciaal in het leven werd geroepen om namens de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten toezicht uit te oefenen op de vernietiging van BVD-archieven. Tenslotte worden nog enige opmerkingen gemaakt over de praktische betekenis van de vernietigingslijst.

De procedure

Op 25 mei 1993 heeft de Minister van Binnenlandse Zaken aan de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur een concept- vernietigingslijst voor de BVD aangeboden. Ingevolge het Archiefbesluit heeft de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur de Raad voor het Cultuurbeheer gevraagd haar te adviseren over deze concept-vernietigingslijst. Bij de advies-aanvraag was het verslag van de Algemene Rijksarchivaris over het (ingevolge het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden) gevoerde driehoeksoverleg gevoegd (zie bijlage 2)¹. Op 29 september 1993 heeft de Raad voor het Cultuurbeheer aan de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur advies uitgebracht (zie bijlage 3)¹.

Ook het driemanschap dat optreedt namens de Commissie voor de inlichtingenen veiligheidsdiensten heeft – in dit bijzondere geval – over de concept-vernietigingslijst geadviseerd. Het rapport dat het driemanschap voor de Commissie opstelde, bevat met betrekking tot de conceptlijst enkele aanbevelingen. De Commissie zal het rapport ter behandeling aan de Voorzitter van de Tweede Kamer zenden.

Naar aanleiding van het advies van de Raad voor het Cultuurbeheer en de aanbevelingen van het driemanschap hebben de beide bewindslieden de conceptvernietigingslijst aangepast. Tenslotte vond nog een nadere bijstelling plaats in verband met een tweetal uitspraken die de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State medio 1994 deed over de inzage van BVD-dossiers. Over deze materie vond enkele malen overleg plaats met de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

De opzet van de lijst/het historisch belang

De concept-vernietigingslijst voor de BVD is opgesteld volgens de wettelijke regels. De lijst bevat een opgave van categorieën te vernietigen archiefbescheiden en van de termijnen die daarbij in acht genomen moeten worden. Verder bevat de lijst een opgave van de categorieën bescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Bij het opstellen van een vernietigingslijst moet onder meer rekening worden gehouden met het blijvend belang van bescheiden voor het historisch onderzoek. De gebruikelijk invulling van deze eis is er op gericht die bescheiden te bewaren die een reconstructie op hoofdlijnen van het handelen van het betrokken overheidsorgaan ten opzichte van zijn omgeving mogelijk maken. Dit uitgangspunt is ook bij het opstellen van de BVD-lijst in acht genomen. Op basis van de conceptlijst moet derhalve nagegaan kunnen worden hoe de BVD handelde ten opzichte van de Nederlandse samenleving en hoe omgekeerd die samenleving handelde ten opzichte van de BVD.

De lijst is verder opgebouwd rond een drietal processen die met betrekking tot het functioneren van de BVD kunnen worden onderscheiden. Het eerste proces betreft de politieke sturing en controle van de BVD en de verantwoording van de BVD over zijn handelen. Het tweede proces omvat de beleidsvorming rond de taakuitvoering van de BVD en de samenwerking van de BVD met andere organisaties. Het derde proces betreft de feitelijke taakuitvoering van de BVD. Hierbij worden over personen en organisaties gegevens verzameld en vastgelegd. De bescheiden betreffende het eerste en tweede proces blijven vrijwel volledig bewaard. De bescheiden betreffende het derde proces worden deels bewaard, deels vernietigd.

Het advies van de Raad voor het Cultuurbeheer

De Raad voor het Cultuurbeheer concludeerde dat de concept-lijst «een redelijk goed selectie-instrument lijkt te zijn» (tweede pagina, sub 7 van het advies).

De Raad deed het voorstel, meer bescheiden betreffende personen te bewaren en van de te vernietigen bescheiden betreffende personen en organisaties steekproeven te bewaren. Deze wijzigingsvoorstellen zijn overgenomen voorzover zij niet leiden tot het zonder goede gronden bewaren van persoonsgegevens. Gelet op het advies van de Raad werd besloten de bescheiden te bewaren van alle Nederlanders die voor de uitvoering van de BVD-taak van zeer groot belang zijn geweest. Verder werd besloten tot het bewaren van steekproeven van de te vernietigen bescheiden betreffende personen. Deze steekproeven zullen worden uitgevoerd volgens regels die internationaal gebruikelijk zijn en met inschakeling van deskundigen op het gebied van de statistiek. De ingevolge de steekproeven te bewaren bescheiden zullen niet worden geanonimiseerd, aangezien dat praktisch onuitvoerbaar is. Bovendien zouden de bescheiden daardoor onleesbaar worden. Van de te vernietigen bescheiden betreffende organisaties zullen geen steekproeven worden bewaard. De activiteiten van de BVD zijn meer gericht op personen dan op organisaties. Voor de reconstructie van het handelen van de BVD zijn deze steekproeven derhalve niet nodig.

Voorts deed de Raad het voorstel de vernietigingslijst, gelet op «in de maatschappij levende gevoeligheden, ressentimenten en wellicht overdreven verwachtingen», gedurende 10 jaar buiten toepassing te laten.

Voor een dergelijk moratorium zien wij geen enkele aanleiding. Het vernietigen van BVD-bescheiden is met het oog op de «derden bescherming» in overleg met de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten reeds opgeschort vanaf medio 1991. Verder wordt de vernietiging op een uiterst zorgvuldige wijze voorbereid en zal die ook op een met vele waarborgen omgeven wijze worden uitgevoerd. Met alle in de Archiefwet 1962 genoemde belangen, waaronder dat van recht- en bewijszoekenden is rekening gehouden. Met een moratorium zou bovendien in strijd worden gehandeld met het privacy-belang. Persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de BVD-taak, dienen, voor zover de archiefwetgeving dat toelaat, te worden vernietigd. Deze uit de privacy-wetgeving voortvloeiende verplichting kan niet nog eens jarenlang terzijde worden geschoven.

Het rapport van het driemanschap

Het driemanschap dat namens de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten toezicht uitoefent op de behandeling van de BVD-archieven bestaat uit dr. G. Zoutendijk, prof. mr. J. de Ruiter en drs. S. Miedema. Het driemanschap heeft bij de BVD een uitvoerig onderzoek ingesteld. De resultaten daarvan zijn vastgelegd in een rapport. In het rapport wordt ruime aandacht besteed aan de concept-vernietigingslijst uit 1993. Het driemanschap concludeerde dat de lijst enkele in zeer algemene termen omschreven categorieën bescheiden betreffende personen bevat. Bij toepassing van de lijst bestaat daardoor een tamelijke grote beoordelingsvrijheid. Dit zou kunnen leiden tot een ongelijke behandeling van gelijke gevallen. Het driemanschap doet daarom enkele aanbevelingen die een zorgvuldige toepassing van de lijst moeten verzekeren.

Het driemanschap stelt voor dat de BVD zonodig extra menskracht inzet en een «information auditor» benoemt. De auditor moet toezicht houden op het vernietigen van bescheiden en daarover rapporteren. Bovendien wijst het driemanschap op de noodzaak van een adequate begeleiding door de Algemene Rijksarchivaris en bestuurlijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken met rapportage aan de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

Met deze aanbevelingen kunnen wij zonder meer instemmen. Zoals reeds toegezegd aan de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten zullen de aanbevelingen dan ook volledig worden overgenomen. Bovendien werd, gelet op de opmerkingen van het driemanschap, de toelichting bij de in de lijst opgenomen categorieën bescheiden betreffende personen aangevuld. De toelichting geeft thans aan hoe deze nogal open geformuleerde categorieën bescheiden bij de toepassing van de lijst op een objectieve wijze dienen te worden ingevuld.

Uitspraken van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State

Medio 1994 deed de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State een tweetal uitspraken die noodzaakten tot een bijstelling van de concept-vernietigingslijst. Ingevolge deze uitspraken moet de BVD voortaan openheid verschaffen over gegevens die niet langer actueel zijn voor de uitvoering van de BVD-taak. De vernietigingslijst hield hiermee geen rekening. Volgens de oorspronkelijke systematiek van de vernietigingslijst zouden gegevens betreffende een persoon of organisatie worden vernietigd nadat de betrokken persoon of organisatie zijn belang voor de uitvoering van de BVD-taak zou hebben verloren. Daarvoor zou bepalend zijn de periode gedurende welke de gegevens van een persoon of organisatie niet zouden zijn aangevuld. Na toepassing van de lijst zou derhalve uit de aan- of afwezigheid van niet-actuele gegevens kunnen worden afgeleid of er over de betrokken persoon of organisatie ook actuele gegevens aanwezig zijn. Er zou kortom zicht kunnen ontstaan op het actuele kennisniveau van de BVD.

Om dit probleem op te lossen werd de conceptlijst opnieuw aangepast. Het uitgangspunt van persoons- en organisatiegericht vernietigen werd verlaten. Dit werd vervangen door een systeem van gegevensgericht vernietigen waarbij het moment van vernietigen wordt bepaald door de ouderdom van de gegevens. Voor de gegevens van verschillende categorieën personen en organisaties gelden verschillende vernietigingstermijnen. Deze zijn zo gekozen dat een goede uitvoering van de BVD-taak is verzekerd.

De verdere procedure

Na afronding van het overleg met de Tweede Kamer zal de vernietigingslijst door de beide bewindslieden worden vastgesteld. Daarna wordt de lijst geïmplementeerd in de administratieve processen van de BVD. Daarbij zal rekening worden gehouden met de door het driemanschap voorgestelde controle-structuren. De Algemene Rijksarchivaris zal toezicht houden, ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1962, en daarover in zijn jaarverslag aan de Tweede Kamer rapporteren. Verder zal de Minister van Binnenlandse Zaken periodiek aan de Tweede Kamer rapporteren over de stand van zaken rond de BVD-archieven.

Samenvatting/slotopmerkingen

Bij het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden van de BVD worden de wettelijke regels in acht genomen. Met de adviezen van de Raad voor het Cultuurbeheer en van het driemanschap, dat namens de Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten toezicht uitoefent, wordt in hoge mate rekening gehouden. De gangbare invulling van de wettelijke regels is er op gericht die bescheiden te bewaren die een reconstructie op hoofdlijnen van het handelen van het betreffende overheidsorgaan ten opzichte van zijn omgeving mogelijk maken. Afhankelijk van de aard van het handelen van het overheidsorgaan varieert het vernietigingspercentage van 0% tot 100%. Op basis van de vernietigingslijst van de BVD zal ruim 20% van het archiefmateriaal bewaard blijven. Dit is aanmerkelijk meer dan het gemiddelde. Het te bewaren materiaal omvat alle gegevens betreffende de politieke sturing- en controle, alle beleidsgegevens alsmede de belangrijkste persoonsgegevens en steekproeven van de te vernietigen persoonsgegevens. In totaal gaat het om 300 meter dossiers; 80 meter daarvan betreft persoonsdossiers. Op grond van de steekproeven zullen circa 1000 persoonsdossiers worden bewaard.

Het driemanschap citeert in zijn rapport met instemming een uitspraak van een voormalig hoofd van de BVD die het toenmalige beleid bij het verzamelen van gegevens door de BVD als volgt kenschetste. «Wij waren op zoek naar een speld in een hooiberg en derhalve verzamelden wij hooibergen.» Mede tegen de achtergrond van dit gegeven zijn de Minister van Binnenlandse Zaken en ondergetekende van mening dat de concept-vernietigingslijst van de BVD meer dan voldoende rekening houdt met het historisch belang van de BVD-archieven.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

A. Nuis

---

1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.