22 036
Verwijdering en vernietiging van dossiers van de Binnenlandse Veiligheidsdienst

nr. 8
RAPPORT

HOOFDSTUK 1. INLEIDING.

1.1. De Binnenlandse Veiligheidsdienst heeft in de afgelopen 40 jaar van zijn bestaan zeer veel (persoons)gegevens verzameld ter uitvoering van zijn taak. Schoning, d.w.z. het verwijderen van gegevens uit persoonsregistraties die voor de uitoefening van de diensttaak niet meer noodzakelijk zijn, heeft, zoals uit het vervolg zal blijken, slechts in bescheiden mate plaatsgevonden.

De Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Stb. 1987, nr. 635, artikel 16, lid 3 en 4) en de nadere uitwerking in de Privacyregeling-BVD (Stc. 1988, nr. 126, art. 12 lid 1) schrijven voor dat: «de persoonsgegevens, die gelet op de doelstelling van een registratie hun betekenis hebben verloren, worden verwijderd» Voor zover de archiefwetgeving dat toelaat, worden verwijderde gegevens vernietigd. De verwijderde persoonsgegevens die niet mogen worden vernietigd, blijven bewaard in aparte registraties.

Omdat de BVD met de schoning een grote achterstand had, werd in 1991 besloten een, alleen op persoonsgegevens betrekking hebbende, inhaalschoningsoperatie uit te voeren. Het voorschrift dat persoonsgegevens verwijderd behoren te worden als deze niet langer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de BVD-taak (het z.g. noodzakelijkheidscriterium), werd voor deze inhaaloperatie aldus inhoud gegeven dat persoonsgegevens in het algemeen verwijderd zouden worden, indien de laatste vijf jaar geen nieuwe informatie was vastgelegd. Hierop werd slechts een uitzondering gemaakt voor personen, die behoren tot een viertal categorieën, die voor de diensttaak van de BVD van bijzonder belang werden geacht. Na de verwijdering zou een incidentele vernietiging volgen, rekening houdend met de opvattingen ter zake van de Algemene Rijksarchivaris.

1.2. Nadat de Minister van Binnenlandse Zaken de Tweede Kamercommissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten over de inhaal-schoningsoperatie had geïnformeerd, werd in overleg tussen deze commissie en de Kamer besloten derden aan te trekken die in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de commissie controle op deze operatie zouden uitoefenen. Vervolgens leidde dit tot het door de commissie aanzoeken daartoe van een drietal personen, te weten dr G. Zoutendijk, prof. mr J. de Ruiter en drs S. Miedema. Dit driemanschap heeft zich bij zijn werkzaamheden laten bijstaan door drs J.W. van der Weele, secretaris en mr T.H.E. Kerkhofs.

1.3. De opdracht aan het driemanschap luidde als volgt: «Controle uit te oefenen op de gang van zaken bij de uitvoering van de schoning. Dit houdt in dat zal worden gelet op de hantering van het 'noodzakelijkheidscriterium'. Aan de hand van dat criterium zal worden beoordeeld of redelijke maatstaven zijn aangelegd voor de verwijdering van gegevens.

Tevens zijn in dit verband van belang de door achtereenvolgende bewindslieden uitgegeven instructies en de ter zake geldende wettelijke bepalingen.

Bovendien zal worden achtgeslagen op het ook werkelijk verwijderen van in aanmerking komende gegevens, op de daarbij behorende zorgvuldigheid en op het voldoende afschermen tegen niet langer toegestane kennisneming van verwijderde gegevens.

Het driemanschap zal van al hetgeen dat tijdens de uitoefening van zijn taak naar voren komt verslag doen« (kamerstuk 22 036, nr. 2).

1.4. Toen het driemanschap zijn werkzaamheden op 7 april 1992 begon was de eerste fase van de inhaalschoningsoperatie (de verwijdering) reeds geheel geëffectueerd.

De voorziene incidentele vernietiging heeft uiteindelijk geen doorgang gevonden. Nadat was gebleken dat, zowel bij de Kamer als bij de Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, zorg bestond over het aspect van de z.g. derden-bescherming, werd besloten de vernietiging op te schorten tot eind 1993. Personen hebben daardoor tot eind 1993 de tijd zich tot een klachtinstantie te wenden.

Met dit uitstel verviel voor de BVD de noodzaak een incidentele vernietiging uit te voeren. Besloten werd de beoogde vernietiging t.z.t. volgens een procedure, waarbij met een standaardvernietigingslijst wordt gewerkt, uit te voeren. Een zodanige lijst geldt voor alle bij een overheidsorgaan berustende archiefbescheiden (conform art. 3, lid 1 van het Archiefbesluit). Hierdoor kan vanuit een breder perspectief worden bezien welke bescheiden dienen te worden vernietigd dan wel bewaard. Bovendien wordt, alvorens de lijst wordt vastgesteld, de Raad voor het Cultuurbeheer gehoord.

Het driemanschap heeft in overleg met de Vaste Commissie zijn taak zodanig geïnterpreteerd dat zijnerzijds ook aandacht geschonken is aan de inhoud en de toepasbaarheid van de criteria van de op te stellen standaardvernietigingslijst.

1.5. De Minister van Binnenlandse Zaken heeft in een kennismakingsgeprek met het driemanschap de volledige medewerking van de dienst toegezegd.

De BVD heeft vragen van het driemanschap beantwoord, schriftelijke informatie verzorgd en geassisteerd bij het raadplegen van de dossiers en de geautomatiseerde bestanden.

Het driemanschap heeft twee gesprekken gevoerd met de Algemene Rijksarchivaris en een van zijn medewerkers. Deze gesprekken waren voor het inzicht van het driemanschap met betrekking tot de archiefvorming in het algemeen en bij de BVD in het bijzonder van belang.

Behalve de – in principe ter plekke – verstrekte vertrouwelijke informatie van de zijde van de BVD, heeft het driemanschap dossiers bestudeerd om een indruk te krijgen van het opgeslagen materiaal en de daarop toegepaste criteria van de inhaalschoningsoperatie, respectievelijk de toe te passen criteria van de toekomstige standaardvernietigingslijst.

Een en ander heeft de nodige tijd gevergd, niet alleen wegens de tussentijdse verandering in het beleid met betrekking tot de vernietiging, maar vooral ook omdat – zoals uit het rapport zal blijken – de materie in verschillende opzichten gecompliceerd bleek te zijn.

1.6. In het vervolg van zijn rapportage zal het driemanschap in hoofdstuk 2 enkele relevante aspecten van de Binnenlandse Veiligheidsdienst vermelden.

In hoofdstuk 3 zal worden ingegaan op de wijze van het verzamelen en van opslaan van gegevens door de BVD. Tevens zal een indruk worden gegeven van de hoeveelheid van deze gegevens.

Hoofdstuk 4 is gewijd aan schoning en vernietiging in het verleden.

Hoofdstuk 5 zal ingaan op de inhaalschonings-operatie van 1991.

Hoofdstuk 6 heeft betrekking op de inhoud van de concept-standaardvernietigingslijst.

In hoofdstuk 7 worden enkele slotopmerkingen gemaakt die het driemanschap voor de Vaste Commissie nog in het bijzonder van belang acht.

Het afsluitende hoofdstuk 8 bevat de conclusies.

HOOFDSTUK 2. DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST.

2.1. De Binnenlandse Veiligheidsdienst (BVD) heeft twee voorlopers gehad. Direct na de Tweede Wereldoorlog kwam het Bureau Nationale Veiligheid (BNV) tot stand. Na opheffing van de Staat van Beleg werd het BNV opgeheven. Ter vervanging werd onder verantwoordelijkheid van de Minister-President de Centrale Veiligheidsdienst (CVD) ingesteld.

Deze werd in 1949 reeds opgevolgd door de, onder de Minister van Binnenlandse Zaken ressorterende, BVD.

De taak van de BVD is omschreven in artikel 8 van de Wet op de Inlichtingenen Veiligheidsdiensten: « – het verzamelen van gegevens omtrent organisaties en personen welke door de doelen die zij nastreven, dan wel door hun activiteiten aanleiding geven tot het ernstig vermoeden, dat zij een gevaar vormen voor het voortbestaan van de democratische rechtsorde, dan wel voor de veiligheid of voor andere gewichtige belangen van de Staat;

– het verrichten van veiligheidsonderzoeken ter zake van de vervulling van vertrouwensfuncties, dan wel van functies in het bedrijfsleven, welke naar het oordeel van Onze ter zake verantwoordelijke Ministers de mogelijkheid bieden de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat te schaden;

– het bevorderen van maatregelen ter beveiliging van gegevens waarvan de geheimhouding door het belang van de Staat wordt geboden en van die onderdelen van de overheidsdienst en van het bedrijfsleven, welke naar het oordeel van Onze ter zake verantwoordelijke Ministers van vitaal belang zijn voor de instandhouding van het maatschappelijk leven«.

2.2. Het is de Minister van Binnenlandse Zaken die bepaalt welke organisaties en/of categorieën van personen een zodanig gevaar vormen voor de samenleving dat het gerechtvaardigd is over hen gegevens te verzamelen. De wijze waarop dit wordt geconcretiseerd is primair de verantwoordelijkheid van de BVD. De Minister van Binnenlandse Zaken is politiek verantwoordelijk voor het werk van de BVD en bepaalt het beleid. De Ministeriële Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (MICIV) bepaalt het algemene beleid betreffende de inlichtingen- en veiligheidsdiensten alsmede de coördinatie van deze diensten.

De samenstelling daarvan is als volgt: de Minister-President (voorzitter) en de Ministers van Buitenlandse Zaken, Justitie, Binnenlandse Zaken, Financiën, Defensie en Economische Zaken, alsmede de voorzitter en de leden van het Comité Verenigde Inlichtingendiensten Nederland (CVIN), als ook een door elke minister, lid van de MICIV, aan te wijzen hoofdambtenaar.

Het CVIN fungeert als ambtelijk voorportaal van de MICIV en heeft tot taak het opstellen van samenvattende inlichtingenrapporten, het coördineren van de werkzaamheden van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, het bevorderen van de samenwerking van de betrokken diensten en het adviseren over het te voeren voorlichtingsbeleid ten behoeve van (leden van) het kabinet. Het Comité bestaat uit de secretaris-generaal van het Ministerie van Algemene Zaken als voorzitter en lid, de hoofden van de diensten BVD, MID en IDB en een vertegenwoordiger van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

2.3. De regering heeft op basis van artikel 68 van de Grondwet de plicht het parlement en individuele kamerleden alle door hen gewenste inlichtingen te geven waarvan het verstrekken niet in strijd is met het belang van de staat. Omdat bij de inlichtingen-en veiligheidsdiensten het belang van de staat veelal in het geding is, heeft de Tweede Kamer besloten tot het instellen van een Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, bestaande uit de fractievoorzitters van de vier grootste partijen. Deze commissie overlegt onder andere met de Minister van Binnenlandse Zaken, in beslotenheid, over de gang van zaken en kan daarbij beschikken over alle gegevens – inclusief operationele gegevens – die zij voor haar taak nodig heeft. De Vaste Commissie brengt van haar werkzaamheden verslag uit aan de Kamer.

Daarnaast hebben de Algemene Rekenkamer en de Nationale Ombudsman ook een rol bij de controle op de BVD.

De geheime uitgaven van de dienst worden gecontroleerd door het hoofd van de accountantsdienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze rapporteert zijn bevindingen aan de President van de Rekenkamer. Deze is ten aanzien van de gegevens die hem terbeschikking worden gesteld met betrekking tot de geheime uitgaven verplicht tot geheimhouding. Voor zover hij dat van belang acht, deelt hij Onze minister wie het aangaat in persoon de resultaten mee van zijn bevindingen (art.54, lid 4 Comptabiliteitswet 1976).

De Nationale Ombudsman behandelt klachten van burgers over de dienst. Bij het onderzoek heeft hij toegang tot alle relevante BVD-informatie. Geheim te houden informatie, die de ombudsman formeel onthouden kan worden, ontvangt hij op voorwaarde van geheimhouding¹.

Tevens speelt de afdeling Rechtspraak van de Raad van State een rol bij beroepszaken betreffende informatieverzoeken over BVD-gegevens op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur.

Voor wat betreft de parlementaire controle op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten in andere Europese landen wordt verwezen naar het overzicht in de brief van de Minister van Binnenlandse Zaken aan de Tweede Kamer d.d. 15 november 1990 (kamerstuk 21 814, nr. 4).

2.4. De BVD gebruikt bij de uitoefening van zijn kerntaken de volgende middelen:

* het inwinnen van gegevens;

* het verrichten van veiligheidsonderzoeken;

* het bevorderen van beveiligingsmaatregelen.

Gegeven de taak van het driemanschap heeft zijn aandacht zich geconcentreerd op het eerste middel.

In de loop der jaren zijn voor de uitoefening van de taak van de BVD grote hoeveelheden gegevens verzameld, die zijn opgeslagen in velerlei vormen van dossiers en bestanden. In hoofdstuk 3 wordt hier nader op ingegaan.

De veranderde buitenlandse politieke situatie, met name de Oost- West verhoudingen, en de gewijzigde opvattingen in ons land over «bedreigingen van vitale belangen» hebben geleid tot aanpassingen in de taakuitoefening. Een gevolg hiervan is onder meer een veel indringender aandacht voor het schonen van eerder verzamelde gegevens. Veel van deze gegevens zijn niet langer relevant voor de taakuitoefening van de dienst.

HOOFDSTUK 3. GEGEVENSVERZAMELINGEN BIJ DE BVD.

3.1. Zoals reeds eerder door het driemanschap is opgemerkt, heeft de BVD voor de uitoefening van zijn taak zeer veel gegevens verzameld. Gelet op zijn opdracht heeft de aandacht van het driemanschap zich geconcentreerd op de verzamelingen van persoonsgegevens.

Het begrip persoonsgegevens is in de Privacyregeling-BVD, artikel 1, sub d als volgt gedefinieerd: persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.

Deze definitie is analoog aan die in de Wet Persoonsregistraties¹. Uitgaande van dit referentiekader is het driemanschap nagegaan hoe persoonsgegevens door de BVD zijn vastgelegd, welke (technische) hulpmiddelen daarbij zijn gebruikt en waar in de organisatie de gegevens zich bevinden.

In een bijlage bij dit rapport worden verschillende begrippen gedefinieerd die voor het verkrijgen van inzicht bij vastleggen van gegevens door de BVD van belang zijn. Deze begrippen worden in het vervolg van dit rapport gebruikt.

3.2. Bij het vastleggen van informatie is in hoofdzaak sprake van een drietal invalshoeken.

Als eerste moet genoemd worden de registratie van ingekomen en uitgaande gegevens. Hierbij is en wordt uitgegaan van de registratie zoals deze verplicht is voorgeschreven in het Koninklijk Besluit Algemene Secretarie Aangelegenheden (KB ASA). De tweede heeft betrekking op de dossier- en archiefvorming zoals is vastgelegd in de Archiefwet en het Archiefbesluit. De derde betreft de documentatie, nl. het inhoudelijk toegankelijk maken van voor de taak van de dienst actuele informatie. De drie genoemde activiteiten hebben naast een eigen functie in het werkproces ook een duidelijke samenhang met elkaar. Bij de BVD, evenals bij vele andere organisaties, zijn de procedures met betrekking tot deze activiteiten vaak verweven.

3.3. Ten behoeve van de registratie van gegevens werden en worden de volgende procedures gevolgd: alle voor de dienst ontvangen en verzonden stukken worden geregistreerd. Het betreft het vastleggen van afzender/geadresseerde, kenmerk en onderwerpgegevens. Tot 1985 gebeurde dit handmatig, met behulp van een kaartsysteem, waarbij van het eerste blad van een stuk een kopie werd gemaakt, die werd voorzien van een nummer. Dit systeem was alleen toegankelijk op nummer en op afzender.

In 1985 is dit systeem geautomatiseerd in het z.g. Agenda Registratiesysteem (AREG). Vanaf dat moment werd door de automatisering het mogelijk op praktisch alle ingevoerde registratiekenmerken te zoeken. Tevens wordt aangegeven waar het stuk is opgeslagen en wordt verwezen naar het betreffende dossier of naar de fotografisch opgeslagen kopie. Eveneens wordt een signalering geplaatst in het centrale persoonsbestand (de geautomatiseerde kaartenbak)¹. Het gaat hierbij om het naslag- en verwijsbestand², door de BVD ACD/K-bestand genoemd, waaruit blijkt dat bescheiden over een persoon of organisatie aanwezig zijn.

Van alle bij de dienst ontvangen bescheiden sedert 1964 wordt een fotografische reproduktie gemaakt. Tot april 1991 werd voor deze opslag centraal gebruik gemaakt van microfilm. Nadien wordt de informatie decentraal opgeslagen met behulp van beeldplaatapparatuur. De informatie van deze fotografische reprodukties is alleen via bovengenoemd registratiesysteem (AREG) toegankelijk.

3.4. Voordat de automatisering haar intrede deed in 1976 maakte de BVD, naast het kaartsysteem vermeld in 3.3., tevens gebruik van een kartotheek met kaarten, waarop gegevens betreffende personen werden genoteerd³.

3.5. Persoonsgegevens zijn binnen de voornoemde registraties van gegevensopslag terug te vinden. De gegevens komen o.a. voor in persoonsdossiers en onderwerpdossiers. Als richtsnoer voor de vorming van deze dossiers gold het door de BVD gehanteerde registratuurplan.

Een persoonsdossier is een dossier waarin archiefbescheiden (gegevens) betreffende één bepaalde persoon systematisch zijn samengebracht.

In een persoonsdossier kunnen ook gegevens betreffende andere personen voorkomen (familieleden, kennissen, medeleden van een bepaalde organisatie, enz.).

Onderwerpdossiers kunnen gegevens bevatten over een bepaalde organisatie, over een beleidsaangelegenheid of over elk ander denkbaar onderwerp. Bij een onderwerpdossier is het kenmerkend criterium niet één bepaalde persoon. Een dergelijk dossier kan wel gelijksoortige gegevens bevatten over zeer veel verschillende personen, zoals bijvoorbeeld grensmeldingen.

In een onderwerpdossier kunnen dus veel persoonsgegevens voorkomen, maar deze zijn niet systematisch geordend. Om een en ander met een voorbeeld te illustreren: wanneer persoon A contact onderhoudt met persoon B in verband met een activiteit C, dan kan dit leiden tot een bescheid in de persoonsdossiers van A en B, alsook in een onderwerpdossier over de activiteit C.

Op aanwijzingen van individuele dienstmedewerkers werden dossiermappen samengesteld; dit gebeurde op tamelijk willekeurige wijze. De informatiebehoefte van de medewerker gold als een belangrijk uitgangspunt voor het vormen en/of aanvullen van het dossier. Soms zijn de betreffende gegevens geheel of gedeeltelijk in machineleesbare vorm opgeslagen.

3.6. Een andere vorm van dossiervorming binnen de BVD, waarbij eveneens mede persoonsgegevens zijn opgeslagen, is die van de operatiedossiers. Een dergelijk dossier bevat gegevens afkomstig van een agent (een menselijke bron in BVD-terminologie) en heeft betrekking op een bepaalde operatie. Met name in gevallen waarbij door de dienst gebruik is gemaakt van menselijke bronnen zijn de gegevens met betrekking tot deze personen alsmede de modus operandi en de geleverde informatie binnen deze dossiers opgeslagen. Bij deze dossiervorming is een scheiding aangebracht tussen de gegevens over de menselijke bronnen zelf en de door hen aangeleverde informatie. Deze informatie kan zowel persoonsgegevens als onderwerpgegevens bevatten. Ten aanzien van de eerste categorie gegevens in de operatiedossiers gelden speciale beveiligingsmaatregelen. Deze gegevens over de agent worden ook «nul-dossier» genoemd en bevatten informatie over de persoon van de agent, omtrent de aan hem uitgekeerde betalingen, enz.

3.7. Het verzamelen van gegevens over personen, onderwerpen en operaties heeft geleid tot een zeer grote hoeveelheid dossiers, zoals deze golden voor de inhaal-schoningsoperatie. De BVD beschikt over 680 meter persoonsdossiers. Om een indruk te geven van de omvang van de onderwerpdossiers kan gesteld worden dat het de volgende aantallen betreft: 150 meter over politieke veiligheid, 70 meter over contra-spionage, 45 meter over terreur en gewelddadig activisme en 55 meter over de veiligheidbevorderende taak van de BVD.

3.8. Bij de bestudering van de vraag waar binnen de BVD de bescheiden met persoonsgegevens feitelijk worden bewaard heeft het driemanschap de navolgende archieven aangetroffen:

– De dynamische archieven. Dit zijn de decentrale (directie-) archieven bij de verschillende directies; zij bevatten dossiers die nog frequent geraadpleegd worden. De dossiers worden als zij niet meer nodig zijn voor frequente raadpleging, overgedragen aan het z.g. semi-statische archief.

– Het semi-statische archief. Dit is het centrale archief dat bescheiden bevat die weinig of niet meer worden geraadpleegd.

– De operationele archieven. Deze hebben betrekking op de BVD- operaties en bestaan uit de operatiedossiers (zie 3.6).

3.9. Naast de bovengenoemde algemene archiefvormen kende de BVD het z.g. PA-archief: persoonlijk archief. Het handelde om een archief waarin stukken werden opgeborgen waarvan men gelet op hun gevoelige karakter de spreiding binnen de dienst wilde beperken. Elke dienstmedewerker kon aan de beheerder van het PA-archief verzoeken een stuk PA te maken. Het PA maken van een stuk had tot gevolg dat inzage daarvan slechts mogelijk was in overleg met degene die het stuk onder het PA-regiem had gebracht. Er bestaat een lijst van alle PA-dossiers. Deze omvat tachtig pagina's. Praktisch alle dossiers over belangrijke beleidsonderwerpen werden PA opgeborgen. Belangrijke categorieën waren o.a. dossiers van voormalig BVD-personeel, dossiers van politici en dossiers, waaruit een bron van de dienst kon blijken. Er zijn nimmer PA-dossiers vernietigd. Thans maken deze PA-dossiers ook onderdeel uit van het semi-statisch archief. PA-dossiers worden sedert de reorganisatie van de dienst in 1991 niet meer aangelegd. Het streven is er na de reorganisatie op gericht de aanwezige informatie zo onbelemmerd mogelijk beschikbaar te doen zijn voor alle medewerkers die deze voor de uitvoering van hun taak nodig hebben.

3.10. Zoals reeds eerder vermeld en onder punt 8 van de bijlage nader omschreven vindt bij de BVD ook geautomatiseerde verwerking van de persoonsgegevens plaats. Er is in de loop der jaren in dit verband een groot aantal bestanden opgebouwd. Naast die voor de interne bedrijfs-administratie zijn er bestanden, waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen, zoals o.m.:

– het algemeen naslag- en verwijsbestand (ACD/K). Het bestand verwijst niet alleen naar (papieren) dossiers, maar tevens naar op microfilm opgeslagen fotografische kopieën. Het omvat gegevens betreffende personen en gegevens omtrent organisaties. Sinds april 1991 wordt in plaats van microfilm beeldplaat toegepast;

– het agenda-registratiebestand (AREG). Dit bestand, dat sinds 1985 bestaat, omvat van alle geregistreerde bescheiden de z.g. vormgegevens zoals bijvoorbeeld afzender, adres, datum, alsmede enkele inhoudelijke gegevens, waaronder persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden deels na 5 jaar automatisch verwijderd. Het AREG fungeert ook als verblijfadministratie van documenten.

Hierbij kan worden nagegaan waar in de organisatie een document zich op een bepaald moment bevindt.

– het bestand reisgegevens (REIS) bevat reismeldingen van personen (Nederlanders en niet-Nederlanders), die bezoeken brachten aan communistische landen en aan landen waarvan terroristische dreiging uitgaat. Momenteel wordt dit bestand nog nauwelijks aangevuld, gezien de gewijzigde politieke verhoudingen;

– het visumbestand (VISM) bevat visumgegevens betreffende dezelfde categorieën landen als bij het reisbestand. Dit bestand wordt niet meer aangevuld, maar het kan wel worden geraadpleegd. Nu worden nog visumgegevens, voor wat betreft een beperkt aantal landen, opgenomen in de operationele bestanden;

– het DIS-bestand, bevat gegevens met betrekking tot alle veiligheidsonderzoeken van de twee directies, die zich daarmee bezighouden;

– Het telefoonbestand bevatte kies-gegevens (gegevens rond de nummers die contact met elkaar zochten) betreffende het telefoonverkeer tussen Nederland en Arabische landen. Het bestand is opgebouwd in de jaren van grote spanning in het Midden-Oosten. De gegevens met betrekking tot telefoonverkeer tussen andere personen zijn opgenomen in de andere bestanden.

De bovengenoemde bestanden zijn bij de inhaal-schoningsoperatie betrokken. Veel personen kunnen in twee of meer bestanden voorkomen. Bovendien kan een en dezelfde persoon een aantal malen in het reis- of visumbestand zijn opgenomen, al naar gelang het aantal keren dat hij gereisd heeft of een visum heeft aangevraagd. Een en ander betekent dat niet kan worden aangegeven hoe groot het totale aantal persoonsgegevens is dat door de BVD is verzameld.

3.11. Enkele andere bestanden, waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn:

– het bestand met gegevens betreffende contacten van dienstmedewerkers met vertegenwoordigers van zusterdiensten (BRIC);

– elke directie beschikt over een eigen bestand, terwijl de directies gezamenlijk een bestand beheren met gegevens die voor de verscheidene directies van belang zijn;

– het bestand waarin onderwerpsgewijs algemene, juridische en beleidsmatige informatie is verwerkt (KJAA). Dit betreft informatie over bijeenkomsten met de Vaste Commissie en met Binnenlandse Zaken en over Kamervragen, klachten en WOB-verzoeken.

3.12. Het driemanschap heeft, zoals reeds eerder vermeld, de indruk gekregen dat in het verleden, waarbij de informatiebehoefte van de individuele medewerker veelal als uitgangspunt gold, op tamelijk willekeurige wijze aan ze aan dossiervorming werd gedaan. Na 1986 werden alle niet op BVD-operaties betrekking hebbende gegevens getoetst aan de criteria beleid, actualiteit en noodzakelijkheid in relatie tot de taken van de dienst. Door de automatisering is bovendien gaandeweg meer structuur aangebracht in de registratie.

Het veelal op ad hoc richtlijnen gebaseerde beleid in het verleden heeft tot een enorme hoeveelheid verzamelde gegevens geleid. Een van de voormalige hoofden van dienst heeft het gevoerde beleid gekenschetst als: «Wij waren op zoek naar een speld in een hooiberg en derhalve verzamelden wij hooibergen».

Het in het verleden door de BVD gevoerde beleid heeft naar de mening van het driemanschap tot gevolg dat de voorgenomen vernietiging van voor de dienst niet meer relevante informatie een ingewikkelde en daarom tijdrovende en kostbare operatie zal worden.

HOOFDSTUK 4. SCHONING EN VERNIETIGING IN HET VERLEDEN.

4.1. Om zich een goed beeld te kunnen vormen over de inhaal-schoningsoperatie, heeft het driemanschap gemeend tevens te moeten kijken naar hetgeen in het verleden op het terrein van schoning en vernietiging bij de BVD heeft plaatsgevonden.

Het is het driemanschap gebleken dat in het verleden enkele, incidentele schoningsoperaties van bescheiden omvang zijn uitgevoerd.

4.2. In 1956/57 heeft voor het eerst vernietiging van gegevens plaatsgevonden toen de BVD verhuisde. De vernietiging betrof uitsluitend BNV-materiaal. Materiaal dat geen waarde meer had voor de dienst, is zonder meer vernietigd; materiaal met enige betekenis is vernietigd nadat van de essentie ervan een aantekening op een kaart was gemaakt, die werd opgeslagen in de z.g. BVD-kartotheek. Dit oude kaartsysteem is vervolgens gefilmd; daarna zijn de kaarten vernietigd. Deze hadden betrekking op personen en organisaties. Van deze vernietiging zijn noch machtigingen, noch processen-verbaal aanwezig. Het driemanschap wijst erop, ten einde misverstand te voorkomen dat deze kartotheek een andere gegevensverzameling was dan de op kaart vastgelegde gegevens, genoemd in 3.3. Het betreft hier de kartotheek vermeld onder 3.4.

4.3. In 1959 is een tweede vernietiging gestart; deze omvatte BNV-, CVD- en BVD-materiaal. Deze vernietiging vond plaats op basis van machtigingen vanwege de Minister van Binnenlandse Zaken. Daarbij werd gewerkt met vernietigingslijsten waarvan niet duidelijk is geworden of deze op formeel juiste wijze tot stand waren gekomen.

De lijsten zijn toendertijd informeel besproken met de Algemene Rijksarchivaris. De bovengenoemde vernietigingen vonden plaats door de «werkgroep vernietiging», later genaamd de «werkgroep sanering». De werkzaamheden van deze werkgroep eindigden in 1982 omdat er onvoldoende personeel beschikbaar was om de werkzaamheden uit te voeren. Van deze vernietigingen werden processen-verbaal opgemaakt.

4.4. Tot 1964 werd bij de dienst uitsluitend gewerkt met documenten (papier en foto's). In 1964 is de dienst wegens ruimtegebrek overgegaan tot het filmen van bescheiden. Bescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking kwamen maar die niet meer frequent zouden worden geraadpleegd, werden, wegens ruimtegebrek, ten dele op film gezet, waarna de onderliggende documenten werden vernietigd. Daarna worden sedert 1964, zoals bij 3.3. uiteengezet, vrijwel alle ontvangen bescheiden gefilmd. Dit laatste gaat uiteraard niet gepaard met het gelijktijdig vernietigen van de onderliggende documenten.

4.5. In 1976 vond de conversie plaats van de kaarten uit de kartotheek naar het huidige computerbestand. Verouderde gegevens die voor de uitvoering van de diensttaak niet meer van belang werden geacht, onder meer betreffende Jehova-getuigen, Waarheid-lezers, leden PSP en leden NVSH, werden niet overgenomen. Dit gebeurde, volgens de BVD, aan de hand van de voor de dienst geldende vernietigingslijsten en de machtigingen van de Minister van Binnenlandse Zaken. De oude kartotheekkaarten werden na de conversie gefilmd en vervolgens vernietigd.

Na het indiensttreden bij de BVD van een archivaris in 1986 werd het vernietigen van stukken hervat. Dit gebeurde op basis van de machtigingen en de toen geldende vernietigingslijst. Van de vernietigingen werden processen-verbaal opgemaakt.

4.6. Geleidelijk is met betrekking tot de verwijdering en vernietiging van de gegevens een grote achterstand ontstaan. Het volledig stopzetten van de vernietiging begin 1991 maakt dat deze achterstand thans snel toeneemt.

4.7. Op basis van de door de BVD verstrekte informatie is het moeilijk te komen tot een verantwoord oordeel over het door de BVD in het verleden gevoerde beleid wat betreft het verzamelen, verwijderen, bewaren en vernietigen van gegevens. Het driemanschap kan zich niet aan de indruk onttrekken dat dit beleid nogal op een ad hoc basis is gevoerd en dat het accent meer op bewaren dan op vernietigen heeft gelegen. Het is denkbaar dat in het verleden ten onrechte (d.w.z. in strijd met de geldende richtlijnen) gegevens zijn vernietigd die van belang geacht kunnen worden.

Indicaties in die richting heeft het driemanschap echter niet kunnen vinden.

HOOFDSTUK 5. DE INHAAL-SCHONINGSOPERATIE VAN 1991.

5.1. Blijkens het verslag van 12 maart 1991 van de Vaste Commissie heeft de Minister na nadere overweging voorgesteld het vernietigen van persoonsgegevens bij de dienst op te schorten (kamerstuk 22 036, nr. 1). De commissie meldt in haar verslag dat zij met instemming kennis heeft genomen van dit voornemen.

Daarop heeft de Minister besloten het vernietigen op te schorten. De Minister legt vervolgens in een brief van 20 maart 1991 het (definitieve) schoningsplan waarin het noodzakelijksheidscriterium is vastgesteld voor aan de Vaste Commissie. In deze brief wordt vermeld dat de verwijderde gegevens tot eind 1993 zullen worden bewaard.

Het is thans de bedoeling dat op basis van de voorliggende concept-standaardvernietigingslijst verwijdering en vernietiging structureel worden ingepast in de werkzaamheden van de dienst en jaarlijks zullen worden herhaald.

5.2. De inhaal-schoningsoperatie heeft volgens twee hoofdlijnen plaatsgevonden. Allereerst werd de toegang tot de records, volgens het geformuleerde «noodzakelijkscriterium», verwijderd uit de bestanden. Vervolgens werden de daarbij behorende persoonsdossiers uit het semi-statische archief verwijderd.

5.3. Het driemanschap heeft vastgesteld dat de verwijdering van de toegang uit de geautomatiseerde bestanden in het kader van de inhaal-schoningsoperatie, het navolgende inhield:

– het algemene naslag- en verwijsbestand (ACD/K) bevatte gegevens betreffende personen; daarbij ging het om Nederlanders en niet-Nederlanders. De gegevens van twee-derde van de in dit bestand opgenomen personen werden verwijderd. Van de personen, van wie de gegevens bleven staan, werd twee-vijfde van bijzonder belang geacht voor de uitvoering van de BVD-taak. Van de overige personen werden de gegevens bewaard omdat zij in de laatste vijf jaar werden aangevuld;

– het reisbestand werd bij benadering gehalveerd;

– het zelfde geldt voor het visumbestand;

– ten slotte is het telefoonbestand geheel verwijderd.

Het is moeilijk om de schoning met een voorbeeld te illustreren. Exacte gegevens zijn nauwelijks te krijgen, omdat aanduidingen in de bestanden in de loop der jaren zich nogal eens wijzigden. Globaal kan bij voorbeeld worden gesteld dat de grote aantallen gegevens over leden van de CPN zeer sterk zijn terug gebracht. Meer betrouwbaar zijn de gegevens over leden van de Centrum Partij. Bij de schoningsoperatie werd het aantal opgenomen leden terug gebracht tot ongeveer 22% van het oorspronkelijke aantal.

5.4. Van de aanwezige persoonsdossiers werd 5/6 deel verwijderd. Deze mogen thans nog alleen ten behoeve van WOB-verzoeken, klachten bij de Ombudsman en historisch onderzoek worden geraadpleegd. Slechts een drietal medewerkers van de BVD heeft om die reden nog toegang tot de dossiers.

5.5. Het tweede gedeelte van de inhaal-schoningsoperatie (de vernietiging van persoonsgegevens) heeft, zoals reeds eerder is aangegeven, geen doorgang gevonden. Besloten is het gehele bestand (zowel het verwijderde gedeelte als het achterblijvende) te onderwerpen aan de criteria van de op te stellen standaardvernietigingslijst.

De toetsing van de bij de inhaal-schoningsoperatie gehanteerde criteria, het eerste onderdeel uit de taakopdracht van het driemanschap, kon derhalve feitelijk achterwege blijven, omdat hiervoor in de plaats de criteria van de standaardvernietigingslijst zullen gaan gelden.

5.6. De controle door het driemanschap heeft zich gericht op het semi-statisch archief. Het driemanschap vond het niet tot zijn taak behoren de decentrale directie-archieven in zijn beschouwingen te betrekken, omdat er sprake is van bescheiden, die nog in behandeling zijn bij de directies.

5.7. Het driemanschap heeft twee steekproeven genomen.

Uitgaande van de gehanteerde criteria heeft het driemanschap ten aanzien van de controle van de verwijderde persoonsdossiers volstaan met een steekproef van een honderdtal willekeurige dossiers. Hierbij bleek dat een klein percentage (ca 5%) ten onrechte was verwijderd, omdat er b.v. wel was gecorrespondeerd met buitenlandse zusterdiensten of omdat de laatste mutatie minder dan 5 jaar geleden had plaatsgevonden.

Eveneens is een steekproef genomen uit nog niet verwijderde dossiers in het semi-statisch archief. Ook hier bleek het een enkele maal voor te komen dat dossiers niet uit het bestand waren verwijderd, hoewel dat wel had dienen plaats te vinden. Opgemerkt kan hierbij worden dat de inhaaloperatie een eerste globale schoning van de persoonsgegevens beoogde uit te voeren, die later alsnog door verfijndere schoningen zou worden gevolgd. Ten onrechte niet verwijderde dossiers zouden derhalve later alsnog aan de beurt komen.

5.8. Het driemanschap heeft bij controle, zoals reeds eerder vermeld¹ vastgesteld dat voor het inhoudelijk toegankelijk maken van door de BVD verkregen gegevens tot 1976 gebruik werd gemaakt van persoonskaarten. Deze kaarten zijn vernietigd, maar nog wel op microfilm aanwezig.

Deze films behoren, naar de mening van het driemanschap, als nog bij de verwijderings- en vernietigingsoperatie te worden betrokken.

5.9. In hoofdstuk 3.3. heeft het driemanschap reeds opgemerkt dat vanaf 1964 tot april 1991 van vrijwel alle bij de BVD ontvangen «papieren» bescheiden een fotografische reproduktie is gemaakt op microfilm. Zulks betekent dat alle stukken chronologisch op datum zijn vastgelegd. Op deze wijze zijn ook vele persoonsgegevens vastgelegd. Het betreft grote aantallen microfilms. Feitelijke verwijdering van deze persoonsgegevens heeft niet plaatsgevonden, de toegang daartoe is wel verdwenen. Aangenomen moet worden dat feitelijke verwijdering, respectievelijk vernietiging van deze gegevens op microfilm, gelet op de aard en de samenstelling van dit medium, tegen redelijke kosten alleen mogelijk is door de films in hun geheel te vernietigen.

5.10. Het lag in de bedoeling dat bij de inhaal-schoningsoperatie persoonsdossiers zouden worden vernietigd. Onderwerpdossiers, die ook persoonsgegevens bevatten, bleven buiten de inhaal-schoningsoperatie. Volgens de opvatting van de BVD kan men bij de onderwerpdossiers slechts bij toeval – hetgeen het driemanschap evenwel bij steeksproefgewijze controle ook metterdaad is gebleken – bij gegevens van bepaalde personen terecht komen. Behalve bij toeval is het echter naar de mening van het driemanschap ook mogelijk gegevens over een bepaalde persoon te vinden wanneer bekend is dat deze persoon bij een bepaalde zaak was betrokken en over deze zaak een onderwerpdossier is aangelegd.

5.11. Bij de controle van de zijde van het driemanschap van persoonsgegevens is ook het bestaan gebleken van een foto- archief van personen. Dit foto-archief is nog maar ten dele bij de BVD aanwezig. Van de zijde van de BVD is meegedeeld dat dit archief voor een groot deel is vernietigd. Het betreft die foto's die behoorden bij de verwijderde persoonsdossiers. Van het oude foto-archief is nog c.a. een zesde over. Nu vindt er bij de dienst decentrale vastlegging plaats van fotomateriaal.

5.12. Voorts heeft het driemanschap vastgesteld dat de schoningsoperatie heeft plaatsgevonden door de persoonsgegevens van het algemeen naslag- en verwijsbestand die bewaard moesten blijven, naar een nieuw bestand te copiëren en de toegang tot het oude bestand onmogelijk te maken.

De bij de verwijderde persoonsgegevens behorende persoonsdossiers zijn vervolgens eveneens verwijderd (apart gezet).

Zoals uit het voorgaande blijkt, zijn bij deze beide operaties onzorgvuldigheden opgetreden die echter binnen redelijke grenzen blijven. Het driemanschap is van mening dat de procedure die bij de automatische verwijdering is toegepast (d.w.z. het computerprogramma) voor toekomstig gebruik verdere aanscherping verdient, in die zin dat enkele kleine onvolkomenheden moeten worden gecorrigeerd.

HOOFDSTUK 6. DE (CONCEPT-) STANDAARDVERNIETIGINGSLIJST.

6.1. Nu de inhaal-schoningsoperatie heeft plaastgevonden, zoals weergegeven in hoofdstuk 5 en de beoogde vernietiging van persoonsgegevens is opgeschort, wijst het driemanschap in dit hoofdstuk op de consequenties voor het in de toekomst te voeren beleid. De inhaalschoningsoperatie was gebaseerd op grovere criteria dan die van de (concept-) standaardvernietigingslijst en betrof uitsluitend persoonsgegevens. De standaardlijst daarentegen handelt over het bewaren of vernietigen van alle bescheiden bij de dienst. Een en ander betekent dat alle (registraties van) bescheiden onder de loep genomen zullen moeten worden. Dit zal een grote hoeveelheid menskracht vereisen.

Het werken op basis van de standaardvernietigingslijst, d.w.z. het effectief gebruik van de lijst als standaardprocedure voor respectievelijk bewaring en vernietiging, zal van de gehele dienst een grote inzet vereisen. Dit geldt in het bijzonder ook in de aanvangsperiode gezien de bestaande achterstand en het feit dat de werkorganisatie van de dienst niet is ingesteld op deze procedure.

6.2. Reeds in een eerder stadium heeft het driemanschap in zijn brief aan de Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten gewezen op het feit dat de concept-standaardvernietigingslijst een aantal in zeer algemene termen omschreven categorieën te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden bevat en daaraan de vraag gekoppeld of een nadere uitwerking van deze categorieën mogelijk zou zijn. Van de zijde van de BVD is daarop gereageerd dat zulks uitgesloten is.

De standaardlijst onderscheidt zich voor wat het gebruik van de algemene formuleringen betreft niet van hetgeen bij vernietigingslijsten gangbaar is. Het driemanschap wijst er evenwel op dat het bij de BVD gebezigde archiefmateriaal zodanig persoonsgevoelig is dat juist verfijningen ten opzichte van vernietigingslijsten, zoals in het algemeen gebezigd, gerechtvaardigd zouden kunnen zijn. Gedachten in die richting zijn overigens in de lijst zelf reeds terug te vinden onder de categorieën 4.2.2 en 4.2.3 waar termijnen van 75 en 10 jaar worden voorgesteld.

6.3. Indien verfijning niet mogelijk is betekent dit naar de mening van het driemanschap dat aan de uitvoerenden en in het bijzonder aan het lijnmanagement een tamelijk grote «beoordelings-vrijheid» gegeven wordt m.b.t. de toepassing van de criteria op archiefbescheiden inzake persoonsgegevens. Dit zou kunnen leiden tot ongelijke behandeling van overeenkomstige gevallen.

Tevens uit het driemanschap zijn zorg m.b.t. de vereiste aanwezigheid van voldoende en ter zake vakbekwame en gemotiveerde medewerkers, ook bij het lijnmanagement. Tijdens het onderzoek van de Algemene Rijksarchivaris is ook reeds zorg gebleken over de vraag of de belangstelling van het lijnmanagement voor het werken met de algemene criteria, zoals vastgelegd in de voorliggende standaardvernietigingslijst, niet zou moeten worden verbeterd. Het consequent uitvoeren van de vernietiging onder verantwoordelijkheid van het lijnmanagement zal nog heel wat voeten in de aarde hebben, aangezien de werkprocessen van de BVD niet zijn ingericht analoog aan de opzet van de lijst; de werkwijze van de dienst en de belangstelling van de medewerkers is immers niet gericht op «vernietigen».

Voor archiefbeheer is in het algemeen weinig aandacht. Dit beheer is, evenals in vele andere organisaties, het sluitstuk van de werkzaamheden. Het implementeren van deze lijst zal een «cultuuromslag» van de dienst vergen en het inzetten, met name in de startfase, van veel menskracht.

Naar de mening van de Algemene Rijksarchivaris dient bij het definiëren van de rol van het lijnmanagement met betrekking tot het gegevensbeheer binnen de BVD een onderscheid te worden gemaakt tussen «verantwoordelijk zijn» en «het belast zijn met de feitelijke uitvoering». Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor het beheer van de bij de BVD berustende gegevens. In het kader van deze verantwoordelijkheid dient het een deskundig beheer mogelijk te maken en te effectueren. Het is voorwaarde scheppend en sturend. Uiteraard dient het feitelijke beheer te geschieden door ter zake deskundigen. Of dit zal leiden tot extra menskracht kan de Algemene Rijksarchivaris niet beoordelen. Dat voorlichting aan, training van en controle op de uitvoering door lijnmanagement en deskundigen een noodzakelijke voorwaarde is, onderschrijft de Algemene Rijksarchivaris volledig. Hij heeft zich beschikbaar gesteld daarbij eveneens een rol te vervullen.

6.4. Het is het driemanschap gebleken, dat ook bij de vernieuwing van de dienst van de BVD en de daarmee samenhangende nieuwe organisatie, die inzichtelijk is weergegeven in het Handboek van de Administratieve Organisatie van de BVD, nog steeds grote aantallen gegevens, die als persoonsgegevens worden aangemerkt, zullen worden aangelegd. Het driemanschap is van mening dat de voorgestelde criteria van de standaard-vernietigingslijst moeilijk toepasbaar zullen zijn binnen de nieuwe organisatieverbanden van de dienst en de daarbij vereiste vorming van archiefbestanden. In dit verband verwijst het driemanschap o.a. naar het ter inzage verstrekte Handboek en de daarin opgenomen voorschriften, waaruit blijkt dat een aantal gegevens wordt bewaard, zoals bijvoorbeeld de «0» (nul) dossiers, die worden aangehouden in de kluizen bij de operationele archieven en die niet vernietigd zullen worden. In deze dossiers worden echter bescheiden opgenomen die alle ook persoonsgegevens bevatten, aldus het Handboek. Dit voorschrift komt het driemanschap dan ook strijdig voor met de rubricering 4.2.4. (5 jaar-termijn) van de standaardvernietigingslijst en dient derhalve te worden aangepast. Tenslotte is het het driemanschap opgevallen dat art. 12, lid 3 van de Privacy-regeling BVD voorschrijft dat de persoonsgegevens in de Plaatselijke Inlichtingendiensten (PID) en grensbewakings-registraties worden verwijderd indien er sedert de datum van de laatste mutatie 6 jaren zijn verstreken. Dit is echter niet in overeenstemming met hetgeen in de concept-standaard-vernietigingslijst onder 4.2.4. (vernietiging na 5 jaar na vastlegging laatste gegevens van een persoon) wordt voorgesteld. Ook hier is aanpassing noodzakelijk.

6.5. Bestuurlijke controle vanwege de Minister, gevolgd door een rapportage aan de Vaste Commissie naast een inhoudelijke toetsing en begeleiding door de Algemene Rijksarchivaris op de zorgvuldige toepassing in de toekomst van een vernietigingslijst, in welke vorm dan ook, zou naar het oordeel van het driemanschap een eerste vereiste moeten zijn voor een zorgvuldige uitvoering van de vernietiging.

Tevens vraagt het driemanschap zich af of de BVD niet zou moeten beschikken over een rechtstreeks aan het Hoofd BVD rapporterende «information auditor».

Deze functionaris zou de bevoegdheid moeten hebben onderzoeken in te stellen naar de wijze waarop de periodieke vernietiging van bescheiden plaatsvindt en hierover te rapporteren. Het Hoofd BVD zou deze rapporten dan ongewijzigd moeten doorsturen naar de Minister, eventueel voorzien van zijn commentaar.

6.6. Bij het periodiek vernietigen op basis van de standaardvernietigingslijst zal tevens aandacht moeten worden besteed aan belangen van betrokkenen. In het belang van de veiligheid van de staat zijn talloze gegevens vastgelegd, waaronder gegevens van gevoelige aard. Het driemanschap is van mening dat, gezien de belangen van de staat, een inzage-recht nimmer op een voor alle justitiabelen bevredigende wijze zal kunnen worden geregeld. Met betrekking tot de belangen van betrokkenen zal nader onderzoek nodig zijn hoe een en ander in de praktijk zijn beslag zal moeten krijgen.

In ieder geval zal een voor de justitiabelen in te stellen procedure ter zake publiekelijk kenbaar dienen te worden gemaakt.

6.7. Op 29 september j.l. heeft de Rijkscommissie voor de Archieven, een subcommissie van de Raad voor het Cultuurbeheer, de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur geadviseerd inzake de ontwerplijst van categorieën te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden bij de BVD. Kortheidshalve verwijst het driemanschap voor het oordeel van de Rijkscommissie over de concept-standaardvernietigingslijst naar dat advies (Staatscourant 1993, nr. 193).

Hoofdstuk 7. Overige opmerkingen van het driemanschap.

7.1. Het driemanschap wijst op het bestaan van dwarsverbanden met andere organisaties. Gedacht wordt in het bijzonder aan de door de BVD verstrekte gegevens aan de Plaatselijke Inlichtingendiensten (PID's), de Militaire Inlichtingendienst (MID), de Inlichtingendienst Buitenland (IDB) en de verstrekte persoonsgegevens in het kader van vertrouwensfuncties bij ministeries, andere overheidsorganen alsmede particuliere ondernemingen, zoals o.a. de NS, PTT, TNO, Beveiligingsdienst Schiphol. Ten aanzien van de vernietiging van aan deze instellingen verstrekte gegevens zou hetzelfde beleid moeten worden gevoerd als bij de BVD.

Voor wat betreft de MID geldt dat ook voor deze dienst een standaardvernietigingslijst wordt vastgesteld. Daarbij wordt het model van de BVD-lijst gevolgd. De Algemene Rijksarchivaris draagt zorg voor een goede afstemming. De MID zal deze lijst ook hanteren.

Voor wat betreft de gegevens die geleverd zijn aan de PID's geldt dat deze bij de vernietiging zullen worden meegenomen, omdat deze diensten vallen onder verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken. Het driemanschap vraagt daarbij speciale aandacht voor deze PID-bescheiden, mede in verband met het omvormen van de PID's in het kader van het nieuwe politiebestel naar de regionale inlichtingendiensten.

De BVD-gegevens die berusten bij andere ministeries, met name die bij het ministerie van Justitie, zijn niet betrokken bij de inhaal-schoningsoperatie. In een overleg met de Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, waarbij ook de minister van Justitie aanwezig was, is over deze problematiek gesproken. Er is toen aangedrongen om voor deze bescheiden dezelfde procedure te volgen als bij de BVD. Het driemanschap heeft begrepen dat de Minister van Justitie zich in deze stellingname kon vinden.

De verantwoordelijkheid voor deze stukken ligt uiteindelijk bij het ministerie waar zij berusten. De BVD heeft er echter alle belang bij dat er zorgvuldig met de stukken wordt omgegaan. De minister heeft toegezegd dat zal worden bezien wat er gedaan kan worden om een goede behandeling van het betreffende materiaal te verzekeren. De indruk is verkregen dat het materiaal betreft dat niet onbelangrijk is in het kader van de rechtsbescherming.

Het driemanschap dringt erop aan dat ook voor deze gegevens een standaardvernietigingslijst wordt opgesteld vergelijkbaar met die van de BVD.

Ten aanzien van BVD-gegevens die bij andere overheidsorganen en particuliere ondernemingen berusten, ontbreekt veelal de bevoegdheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en in vele gevallen de praktische mogelijkheid om die gegevens bij de vernietigingsoperatie te betrekken.

7.2. Zowel bij de BVD als de MID zijn archiefbescheiden op film gezet, waarna het papier werd vernietigd. Bij overdracht van de archieven aan het Rijksarchief kan dit een probleem opleveren. De te bewaren bescheiden dienen dan eerst weer op papier te worden gezet; op de microfilms kan namelijk alleen met inzet van veel menskracht worden gemuteerd. Elk beeldje van de microfilm zal bekeken en handmatig onleesbaar gemaakt moeten worden, een praktisch onuitvoerbare klus. Dit probleem doet zich vooral voor bij de MID, omdat bij deze dienst intensief van microfilm gebruik is gemaakt.

7.3. Bij de Tweede Kamer is een wetsvoorstel (kamerstuk 23 045) ingediend en inmiddels aanvaard (Handelingen 1992–1993, Tweede Kamer, nr.37) dat moet leiden tot opheffing van de Inlichtingendienst Buitenland (IDB). Het driemanschap vestigt de aandacht op de zich daar bevindende archieven.

In het overleg tussen de Algemene Rijksarchivaris en het driemanschap gaat eerstgenoemde ervan uit dat bij overdracht van bepaalde activiteiten van de IBD aan BVD of MID de betreffende archiefbescheiden mee worden overgedragen. Uit de Memorie van Toelichting van het wetsvoorstel blijkt echter duidelijk dat een deel van de archieven achter zal blijven op het ministerie van Algemene Zaken. De vraag kan worden gesteld of op dit deel van de archieven de Wet Persoonsregistraties dan van toepassing zal zijn. In het bevestigende geval zal na opheffing van de IDB de uitzonderingsbepaling van art. 2 lid 3a van de Wet Persoonsregistraties niet meer gelden. Dit betekent dat art. 29 van deze wet (inzagerecht) dan van toepassing zal zijn. Het driemanschap vraagt zich af of aan deze consequentie is gedacht.

7.4. Tot slot wil het driemanschap nog de aandacht vestigen op het voorstel van de Algemene Rijksarchivaris om een steekproef te nemen van het te vernietigen materiaal en deze te bewaren. De meningen van betrokkenen lopen hier uiteen. Naar de mening van de Algemene Rijksarchivaris blijft een steekproef noodzakelijk, zij het dat deze zich thans dient te richten op «het mogelijk maken van een reconstructie van de wijze waarop de BVD gegevens heeft verzameld over personen in de periode waarin de BVD niet, of slechts in geringe mate, beschikte over aanwijzingen dan wel richtlijnen over de wijze waarop én ten aanzien waarvan gegevens verzameld moesten worden én worden vastgelegd». In de praktijk zal, volgens de Algemene Rijksarchivaris, het zwaartepunt van de steekproef in de jaren veertig, vijftig, zestig en zeventig komen te liggen, omdat de BVD in deze periode niet of onvoldoende werd aangestuurd door aanwijzingen dan wel richtlijnen. De steekproef fungeert als historisch bronnenmateriaal op grond waarvan de werkwijze van de BVD met betrekking tot het verzamelen van gegevens over personen kan worden gereconstrueerd.

De BVD heeft bezwaren, omdat een dergelijke steekproef de privacy van de betreffende personen kan schaden en bovendien op gespannen voet staat met het beginsel van gelijke behandeling.

De Algemene Rijksarchivaris vindt dat de steekproef wel geanonimiseerd zou kunnen worden en dat het verstrekken van gegevens uit een dergelijke steekproef met de nodige waarborgen omkleed kan worden, hetgeen gebruikelijk is bij het ter inzage geven van dergelijke «gevoelige gegevens».

In de aanbiedingsbrief van de Minister van Binnenlandse Zaken met betrekking tot de concept-standaardvernietigingslijst aan haar collega van WVC wijst de Minister een dergelijke steekproef van de hand. De Algemene Rijksarchivaris, die de concept-vernietigingslijst met aanbiedingsbrief, namens de Minister, doorgeleidt naar de Raad voor het Cultuurbeheer vraagt de Raad in het advies «hieraan in het bijzonder aandacht te schenken, zulks mede in het licht van het onlangs vastgestelde 'besluit registratie justitiële gegevens' (Stbl. 1993, nr. 137), uit hoofde waarvan geanonimiseerde persoonsgegevens bewaard blijven».

In het eerder vermelde advies van de Rijkscommissie voor de Archieven¹ wordt de opvatting van de Algemene Rijksarchivaris ondersteund.

Het driemanschap zou, indien de lijn van de Algemene Rijksarchivaris wordt gevolgd, alleen een opmerking willen maken over een aspect van uitvoering.

Naar zijn mening zal als tot anonimisering wordt overgegaan, deze op consistente wijze moeten plaatsvinden door middel van een één-éénduidige transformatie van Naam-Adres-Woonplaats-gegevens. Dit zal bij handmatig samengestelde dossiers een zeer tijdrovende en dus kostbare operatie zijn. De Rijkscommissie van de Archieven van de Raad voor het Cultuurbeheer acht anonimisering gezien de uitvoeringsbezwaren overigens niet nodig.

HOOFDSTUK 8. CONCLUSIES.

8.1. In de periode sinds de Tweede Wereldoorlog zijn door de BVD en zijn rechtstreekse voorgangers grote hoeveelheden persoons-gegevens verzameld en opgeslagen, waarvan zeer vele voor de huidige taken van de dienst niet meer relevant zijn. Het ter zake gevoerde beleid was veelal op ad hoc richtlijnen gebaseerd. Door de automatisering, die vanaf 1976 geleidelijk werd ingevoerd, is gaandeweg meer structuur aangebracht in de registratie.

8.2. In het verleden zijn er enkele incidentele schoningsoperaties uitgevoerd, veelal afhankelijk van toevallige omstandigheden. Het is moeilijk tot een verantwoord oordeel te komen over het door de BVD in deze gevoerde beleid. De indruk bestaat dat het accent meer op bewaren dan op vernietigen heeft gelegen, maar het valt niet meer na te gaan of er ten onrechte gegevens zijn vernietigd.

8.3. Bij de inhaal-schoningsoperatie van mei 1991 is het merendeel van de persoonsdossiers verwijderd (d.w.z. apart gezet) en zijn zeer veel persoonsgegevens in de computerbestanden ontoegankelijk gemaakt. Hierbij zijn onzorgvuldigheden opgetreden die echter binnen redelijke grenzen blijven. Zoals bekend heeft er geen vernietiging plaatsgevonden.

8.4. De standaardvernietigingslijst geeft een tamelijk grote «beoordelingsvrijheid» aan de uitvoerenden. Het gevaar van ongelijke behandeling van overeenkomstige gevallen is dan ook aanwezig. Ook valt te betwijfelen of het lijnmanagement voor een correcte uitvoering van de vernietiging op basis van de in de lijst geformuleerde criteria wel aanhoudend voldoende belangstelling zal tonen.

8.5. Het uitvoeren van de vernietiging op basis van de lijst zal een tijdrovende en omslachtige operatie zijn, niet alleen wegens de bestaande grote achterstanden, maar ook omdat de voorgestelde criteria van de standaardvernietigingslijst moeilijk toepasbaar zullen zijn binnen de nieuwe organisatiestructuur van de BVD.

Het is de vraag of zonder inzet van extra menskracht de vernietiging wel op een aanvaardbare wijze kan worden uitgevoerd.

8.6. Bestuurlijke controle vanwege de Minister met rapportage aan de Vaste Commissie is naast een adequate begeleiding door de Algemene Rijksarchivaris een eerste vereiste voor een zorgvuldige uitvoering van de vernietiging.

Het driemanschap vraagt zich verder af of de BVD niet zou moeten overgaan tot het aanstellen van een «information auditor» die de bevoegdheid zou moeten hebben onderzoeken in te stellen naar de wijze waarop de periodieke vernietiging van bescheiden plaatsvindt en hierover te rapporteren.

8.7. Bij de vernietiging zal ook aandacht moeten worden besteed aan door de BVD aan andere instanties verstrekte gegevens. Bij die andere instanties zal zoveel mogelijk een zelfde beleid moeten worden gevoerd.

8.8. Ten aanzien van de wenselijkheid van een te bewaren steekproef van de te vernietigen gegevens onthoudt het driemanschap zich van een oordeel. Wel wil het er op wijzen dat consistente anonimisering een zeer tijdrovende en kostbare operatie zal zijn.

BIJLAGE

Begrippen bij het vastleggen van gegevens.

1. Een gegevensverzameling of registratie is een samenhangende collectie van op grond van bepaalde criteria geordende gegevens. Het doet er daarbij niet toe op welke manier en met behulp van welke informatiedrager de gegevens zijn vastgelegd.

2. Betreft het gegevens betreffende personen, dan wordt van een persoonsregistratie gesproken.

De Wet Persoonsregistraties (Stb. 1983, 665) kent de volgende definities (art. 1):

– persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

– persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd (de bijzin in deze laatste definitie houdt geen beperking in).

3. De volgende informatiedragers kunnen o.m. worden onderscheiden:

– papier (brieven, notities, schriftelijke stukken; in het algemeen spreekt men van bescheiden);

– kaarten (een speciale vorm van vastlegging op papier die zich goed leent voor het systematisch vastleggen van gegevens);

– magneetband en schijven (deze zijn machineleesbaar, d.w.z. worden bij het gebruik van computers toegepast; men spreekt ook wel van computergeheugens);

– (micro)film, beeldplaat.

4. Een hoeveelheid bescheiden betreffende één persoon die te zamen wordt bewaard, vormt een persoonsdossier.

Is het gemeenschappelijk kenmerk van de bescheiden niet een persoon, maar een bepaald onderwerp, dan is er sprake van een onderwerp- of zaakdossier.

5. Bij vastlegging van gegevens op een machineleesbare informatiedrager wordt er van een bestand gesproken.

Een bestand is een op magneetband of schijf vastgelegde gegevensverzameling, b.v. een persoonsregistratie en bestaat uit z.g. records (alle gegevens die op één persoon of zaak betrekking hebben).

6. Alle onder een organisatorische eenheid vallende gegevensverzamelingen vormen te zamen het archief.

In het voorstel voor een nieuwe Archiefwet (Kamerstuk 22 866, nr. 2) wordt de term archiefbescheiden gedefinieerd. De essentie van deze definitie is: 10 bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd dooronder te berusten; 20 reprodukties, ongeacht hun vorm, welke in de plaats zijn gesteld van de onder 10 bedoelde archiefbescheiden.

Het begrip «bescheiden» wordt in deze definities een meer uitgebreide betekenis toegekend dan in bovenstaand punt 3 en omvat ook gegevens die direct in machineleesbare vorm zijn vastgelegd.

7. In de praktijk komen veelal mengvormen voor van verschillende informatiedragers. Zo is in een niet geautomatiseerde administratie denkbaar dat een kartotheek (kaartenbak) bestaat uit kaarten, waarbij op elke kaart betreffende één persoon is aangegeven in welke onderwerpdossiers de betreffende persoon voorkomt. Verwijdert men een kaart, dan is van de betreffende persoon niet meer na te gaan in welke onderwerpdossiers hij of zij voorkomt. Wat betreft deze persoon is het archief dan geschoond. Het is van belang op te merken dat er nog wel degelijk gegevens betreffende deze persoon in de onderwerpdossiers voorkomen; de systematische toegankelijkheid van de betreffende persoonsgegevens is echter verdwenen en slechts bij toeval zal men in een bepaald onderwerpdossier gegevens betreffende die persoon tegenkomen (tenzij van te voren bekend is dat die bepaalde persoon bij een bepaald onderwerp een rol heeft gespeeld).

8. Bij gedeeltelijke of gehele automatisering van de gegevensverwerking geldt precies hetzelfde.

De eenvoudigste vorm is dat in een computergeheugen van iedere persoon is vastgelegd in welke onderwerpdossiers hij of zij voorkomt, wellicht te zamen met enkele andere gegevens betreffende die persoon (de geautomatiseerde kaartenbak).

Men spreekt dan van een naslag- en verwijsbestand. Wordt uit dit bestand het record van de bewuste persoon verwijderd, dan is dus ook niet meer na te gaan in welke onderwerpdossiers hij of zij voorkomt. De laatste zin van punt 7 geldt in dit geval evenzeer.

Of de betreffende onderwerpdossiers in werkelijkheid computerbestanden zijn of op beeldplaat zijn vastgelegd is daarbij niet relevant.

---

1 Voor de procedure wordt verwezen naar het Verslag van de Ombudsman 1989 (kamerstuk 21 478, nrs. 1–2, blz. 237)

1 zie bijlage, onder 2

1 zie bijlage, onder 8

2 zie 3.10

3 zie bijlage, onder 7

1 zie 4.2.

1 zie 6.7.