Intern Controleplan 2026

1. Aanleiding en doel

Het dagelijks bestuur gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) is verplicht, conform de art. 212 en 213 van de Gemeentewet en de financiële verordening, zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen (lijnproces). Om hier invulling aan te geven wordt conform de geldende financiële verordening jaarlijks een Intern Controleplan (ICP) opgesteld.

Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waar de VRZHZ in het kader van Planning & Control op moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook in voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. De uitkomsten van de interne controle vormen tevens een basis waarop de VRZHZ haar lerend vermogen kan vergroten en ontwikkelingen in administratieve organisatie en de interne beheersing verder vorm kan geven.

Interne controle richt zich primair op het verkrijgen van zekerheid over de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de financiële informatie en over de naleving van relevante wet- en regelgeving, (beleids)richtlijnen en procedures. Daarnaast heeft interne controle als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de gelegenheid om preventieve maatregelen te nemen ter voorkoming van toekomstige onvolkomenheden. De informatie uit de interne controles plus de inbedding van de interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren.

Dit Intern Controleplan (ICP) 2026 beschrijft de wijze waarop de VRZHZ in 2026 haar verbijzonderde interne controle (VIC) organiseert, uitvoert en borgt. Het plan bouwt voort op het ICP 2025 en verwerkt alle relevante bevindingen uit de Managementletter 2025. Het vormt de basis onder de rechtmatigheidsverantwoording 2026 en de toezichtrelatie met accountant en algemeen bestuur.

2. Kaders en normenkader

Het ICP 2026 sluit aan op het BBV, het BADO en de Kadernota Rechtmatigheid (wijzigingen van toepassing vanaf verslagjaar 2025), waarbij de verantwoordingsgrens binnen 0–2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves valt. De rapporteringstolerantie van de accountant blijft € 50.000 (conform controleprotocol), tenzij het controleprotocol 2026 anders bepaalt.

Het plan integreert tevens de eisen voor: (a) begrotingscriterium (voor- en najaarswijzigingen en nulproef), (b) naleving aanbestedingswet en interne inkoopkaders, (c) SiSa-bijlage en indicatoren, en (d) WNT/Wet DBA.

3. Organisatie van de Interne Controle

2.1 Three lines of defence model

Het three lines of defence model is een veel gebruikte methode om aantoonbaar in control te zijn en om inzichtelijk te maken dat de belangrijkste risico’s goed beheerst worden. De inrichting van het three lines of defence model verschilt per type organisatie en hangt vooral af van de grootte en complexiteit. Binnen de VRZHZ is de hieronder weergegeven inrichting van toepassing.

Figuur 1

2.2 Samenhang interne en externe controle (accountant)

Hoewel interne controle wordt uitgevoerd dóór de organisatie vóór de organisatie is een doelstelling van het intern controleplan toch ook de maximale aansluiting te zoeken tussen de uitgevoerde interne controle werkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden.

De accountant toetst jaarlijks de kwaliteit van de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijkste interne controle maatregelen voor alle significante financiële processen. In de regel geldt dat hoe meer er door de accountant gesteund kan worden op een goed werkend proces, hoe minder er gegevensgericht hoeft te worden gecontroleerd. Dit vereenvoudigt en verkort uiteindelijk het proces van de controle door de accountant.

2.3 Rollen en verantwoordelijkheden

Algemeen bestuur

Op basis van de Gemeentewet en de vertaling daarvan in de verordening 212 (financieel beheer) is het dagelijks bestuur van de VRZHZ verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening, en het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Het dagelijks bestuur legt in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid (rechtmatigheidsverantwoording) aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Eén van die maatregelen is opstellen van een intern controle plan.

Three lines model

De eerste lijn borgt procesbeheersing en voert lijncontroles uit. De tweede lijn (Control/HR/Financiën/I&A/Inkoop) voert interne controles uit en monitort de werking van maatregelen. De derde lijn (VIC) toetst onafhankelijk, gericht op rechtmatigheid, risicobeheersing en informatiebeveiliging. De concerncontroller coördineert de uitvoering van dit plan en is contactpersoon voor de accountant.

Accountant

De accountant dient zijn (interim) controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De werkzaamheden die de accountant voor de controle uitvoert zijn afhankelijk van de risico-inschattingen die hij maakt ten aanzien van de interne beheersing van de VRZHZ en de effectiviteit daarvan. Hoe beter de interne beheersing op orde is, hoe meer de accountant hierop kan steunen en des te efficiënter kan hij zijn controlewerkzaamheden uitvoeren.

3. Toetsingskader rechtmatigheid 2026

Het toetsingskader omvat:

• Koppeling tussen jaarrekeningposten/transactiestromen en normenkader (BBV/BADO, financiële verordening, aanbestedingsbeleid).

• Begrotingscriterium: zichtbare aansluiting jaarrekening ↔ primaire begroting en begroting na wijzigingen (nulproef).

• SiSa-bijlage: zichtbare onderbouwing, aansluitingen op grootboek/subadministraties en invulwijzer; dossiervorming per regeling.

• Inkoop en rechtmatigheid: spendanalyse 2026, inkoopstartformulier, contractenregister en prestatieverklaring bij facturen.

• WNT: interne toets op bezoldigingsmaxima en openbaarmaking (incl. waarnemers) en dossiervorming.

• DBA/inhuur: toets uurtarief/maandplafond, gezagsverhouding/inbedding en aanbestedingsroute.

4. Management Letter 2025

In de management letter 2025 ziet de accountant een aantal hoofdpunten op het gebied van de interne beheersing waarop de VRZHZ zich verder zou kunnen professionaliseren.

• de VRZHZ kan het three lines of defense model verder implementeren en verbeteren. Maak hier een concreet plan van aanpak voor;

• versterking van het interne controleplan door vooraf een goede risico-inschatting per proces te maken;

• een hoger niveau van de procesbeschrijvingen en lijncontroles door zichtbare documentatie en verder uitwerken beheersmaatregelen;

• Verbetering van de frauderisicoanalyse is het afgelopen jaar geactualiseerd. Er zijn nog enkele aanvullende verbeterpunten.

5. Risicoanalyse 2026 (bron: Managementletter 2025)

De risicogebieden met verhoogde aandacht in 2026 zijn (samenvatting):

• Salarisadministratie: datakwaliteit en betrouwbaarheid basisgegevens/percentages; tussentijdse aansluiting FA–HRM; beperken handmatige mutaties en digitaliseren uitzonderingen.

• Voorzieningen: groot onderhoud gebouwen (dotatie toereikend), groot onderhoud schuimblusvoertuigen (nieuwe vloot, levering uitgesteld), RVU en verlofsparen (actualiseren).

• Inkoop en rechtmatigheid: afronden spendanalyse 2026 met zichtbare conclusies per crediteur/opdracht; preventieve borging prestatieverklaringen; volledigheid aanbestedingskalender en contractenregister.

• IT & informatiebeveiliging: BIO-volwassenheid naar niveau 3; opvolging pentestbevindingen; periodieke autorisatiereviews en verdere professionalisering applicatielandschap; voorbereiding NIS2/Cyberbeveiligingswet.

• SiSa: juiste en volledige invulling indicatoren en tijdige oplevering inclusief aansluitingen.

• Follow-up eerdere bevindingen: batchbetalingen (controlegetal); crediteurenstamgegevens (functiescheiding of compenserende maatregelen); vrijwilligersvergoedingen (betrouwbare primaire registratie); overlopende posten.

6. Scope en planning VIC 2026

De VIC-werkzaamheden richten zich risicogericht op de processen uit de IC-matrix (zie Bijlage 1). De tweede lijn voert gerichte interne controles uit op hoge-risico onderdelen. De derde lijn voert deelwaarnemingen uit conform materialiteit en tolerantie.

Periode	Kernactiviteiten	Op te leveren producten
Q2 2026	Risicoherijking; opzetten werkprogramma’s; start 1e/2e lijn; salarisdata-baseline; spendanalyse ontwerp	Werkprogramma’s; baselinecontroles; plan spendanalyse
Q2 2026	Uitvoering VIC-ronde 1; tussentijdse aansluiting FA–HRM; autorisatiereview; voortgang pentest-opvolging	Controleverslagen Ronde 1; tussentijdse aansluitingen; autorisatiereview-rapport
Q3 2026	Uitvoering VIC-ronde 2; voorzieningen-position papers (concept); SiSa-voorbereiding; frauderisico-update	Controleverslagen Ronde 2; concept position papers; geactualiseerde FRA
Q4 2026 - Q1 2027	Afronding spendanalyse; nulproef begrotingscriterium; balansdossier; MARAP met verbeteracties; managementletter follow-up	Definitieve spendanalyse; nulproef; balansdossier; rapport interne beheersing

7. Processen en interne controles (koppeling naar IC-matrix)

De gedetailleerde processen, normenkaders, key controls, eigenaarschap en frequenties zijn uitgewerkt in de IC‑matrix (Excel) “IC-plan 23022026 (1).xlsx”. Dit ICP verwijst naar die matrix als leidend overzicht. Aanpassingen in 2026 worden geversioneerd en in de MARAP gemeld.

8. Informatiebeveiliging en IT (BIO/NIS2)

Beoogd volwassenheidsniveau BIO: ≥ 3. Acties 2026: ISMS-selectie/implementatie (na BIO 2.0 nulmeting); periodieke RBAC-reviews (AFAS en keten); opvolging resterende pentestbevindingen; professionaliseren applicatielandschap (koppelingen, eigenaarschap, gegevensstromen); voorbereiding op de Cyberbeveiligingswet (implementatie NIS2, voorzien Q2 2026).

9. Frauderisicoanalyse 2026

De FRA wordt geactualiseerd en op het juiste niveau geagendeerd (AB/DB). Maatregelen worden uitgewerkt volgens de 6W‑methodiek en zichtbaar getoetst. Specifieke thema’s: tankpasgebruik/rittenregistratie, handmatige betalingen, vrijwilligersvergoedingen, inkoopcorruptierisico’s en functiescheiding in de financiële keten.

10. Rapportage en verantwoording

Per VIC‑ronde wordt een kort controleverslag per proces opgesteld en besproken met de proceseigenaar. De voortgang op verbeteracties wordt tweemaal per jaar gerapporteerd in de MARAP en geborgd in het verbeteractieregister. Voor voorzieningen worden position papers opgesteld (met uitgangspunten, schattingsonzekerheden, back‑testing). Voor de jaarrekening 2026 wordt de nulproef uitgevoerd en worden zichtbare aansluitingen vastgelegd (jaarrekening ↔ FA ↔ subadmin ↔ begroting).

11. Verbeteracties 2026 (samenvatting uit Managementletter 2025)

• Salarisadministratie: extra datacontroles; periodieke FA–HRM aansluitingen (maandelijks/kwartaal); digitaliseren handmatige mutaties; jaarlijkse actualisatie procesbeschrijving lonen & salarissen (nieuw pakket).

• Inkoop: prestatieverklaring verplicht vastleggen in systeem; volledigheid aanbestedingskalender; contractenregister periodiek actualiseren; spendanalyse uitbreiden met conclusiekolommen en contractwaarden.

• Voorzieningen: doorrekenen dotatie groot onderhoud gebouwen; betrouwbare schatting schuimblusvoertuigen eindstand 31‑12‑2026; actualiseren RVU en verlofsparen.

• IT/IB: periodieke rechten- en rollenreview (AFAS e.a.); ISMS-traject; opvolging pentest; r apporteren BIO-toprisico’s.

• SiSa: tijdige en volledige oplevering regelingen inclusief aansluitingen en dossiervorming.

• Financiële keten: controle controlegetal batchbetalingen vastleggen in FA; compenserende maatregelen bij crediteurenstamgegevens; interne controle op overlopende posten en administratieve afgrenzing.

Bijlage

Jaarrekeningpost / Transactiestroom	Specificatie	Balanspost	Primair normenkader	Korte toelichting	Bron(nen)	Key control	Eigenaar	Frequentie/periode	1e lijn	2e lijn	3e lijn
Personeelslasten (loondienst)		n.v.t.	BBV (presentatie lasten); WNT (bezoldiging & openbaarmaking)	Publiceer en toets bezoldiging topfunctionarissen; jaarmaximum en ontslagvergoedingen. Max. uurtarief is €235 excl. Btw.	Rijksoverheid WNT; Topinkomens.nl	WNT-controlelijst (maxima, openbaarmaking)	HR / Financiën
	Toepassing juiste inhoudingspercentages					Jaarlijkse update van loonheffingstabellen, pensioen- en premietarieven door Payroll, met 4-ogencontrole en vastlegging (checklist/attest).		januari	Salarisadministratie	HRM	VIC
	Maandelijkse salarisbetaling					detailcontrole op afwijkingen met parafering bij post, aansluiting totalen aantallen en bedragen, 4-ogen goedkeuring op SEPA-bestand én bankbetaling (rollen: opsteller/fiatteur).		maandelijks	Salarisadministratie	HRM	VIC
	Aansluiting LJP					Maandelijkse aansluiting loonjournaalpost (LJP) op grootboek (kosten, inhoudingen, reserveringen) met analyse van verschillen.		maandelijks	Financiële adm.	Financieel adviseur	VIC
	Verlofsaldi					Kwartaalrapportage verlofsaldi uit tijdregistratiesysteem; negatieve en hoge saldi (≥ drempel) worden door leidinggevenden gemotiveerd. Daarnaast wordt gekeken of aanvragen zijn gedaan voor het verlof ingegaan is.		kwartaal	Direct lg.	HRM	VIC
	Verlof 24-uurs dienst					Steekproefcontrole berekening (dienstlengte, onregelmatigheid, weekend/feestdag) door HR/Financiën per kwartaal.		kwartaal	Direct lg.	HRM	VIC
	Vrijwilligersvergoedingen					Kwartaalcheck op registratie VP tot en met loonjournaalpost		maandelijks	Ondersteuner	HRM	VIC
	Indienst- uitdienst					• 4-ogencontrole op HR-stamdata (NAW, IBAN, schaal/trede, FTE, toeslagen) tegen getekend contract/besluit. • VOG/kwalificatiecheck waar vereist; onboard-/offboard-checklist (autorisaties, materialen) met parafen. • Uitdienst: einddatum en verlofafrekening tijdig verwerkt; verificatie op doorbetaling na uitdienst (exceptierapport).		on-going	Direct lg.	HRM	VIC
	Reiskosten					Beleidstoets: vaste/variabele reiskosten conform beleid en fiscale regels; 4-ogencontrole op maandrapport.		maandelijks	Direct lg.	HRM	VIC
	Declaraties					Verplichte leidinggevende goedkeuring in systeem + bonnen/facturen; drempelbedragen en verplichte velden geborgd.		maandelijks	Direct lg.	HRM	VIC
	Studiekosten					Opleidingsaanvraag met voorafgaande goedkeuring (leidinggevende/budgethouder en HRM) en opleidings- of terugbetalingsregeling.		on-going	Direct lg.	HRM	VIC
	Gratificaties					Er is momenteel geen beleid om te toetsen.		maandelijks	Direct lg.	HRM	VIC
	Piketvergoedingen					Steekproefberekening per maand: juiste tarieven/dagen/uren, cumulatie met ORT.		maandelijks	Salarisadministratie	Hoofd HRM	VIC
Externe inhuur / interimmers		n.v.t.	WNT (interim-normen 12 mnd; uurtarief); Wet DBA; Aanbestedingswet 2012 (drempels); BBV	Toets maandplafonds en uurtarief; verantwoording van periode/uren in jaarverslag. Max. uurtarief is €235 excl. Btw. DBA-praktijktoets (inbedding/gezag); procedurekeuze vs EU-drempels.	Stcrt 2023-22028; Topinkomens.nl KVK DBA 2025; PIANOo drempels 2024-2025	Fiscaal getoetste modelovereenkomst vanuit de VRZHZ.	HR / Inkoop/ Juridisch	on-going	Lg	HRM	VIC
Goederen & diensten (overig)	Facturen	n.v.t.	Aanbestedingswet 2012 (procedures/drempels)	Raming, proportionaliteit, samenvoegen/splitsen; dossiervorming.	PIANOo; Europa Decentraal, Nota waarderen en afschrijven 2026 VRZHZ	Bewijs van levering	Inkoop/ Financiën	on-going	Besteller en budgethouder	Financiën	VIC
	Inkopen		Inkoopbeleid	Check op inkoopbeleid, EU aanbestedingswet	Spendanalyse, inkoopstartformulier, afwijking	inkoopstartformulier, EU-aanbestedingswet	Inkoop	on-going	Besteller en budgethouder	Inkoop	VIC
Specifieke uitkeringen (BDUR/overige)		n.v.t.	SiSa (Regeling infoverstrekking); JenV/Financiën	SiSa-bijlage op maat + TFO; koppeling beschikkingen en grootboek.	Rijksoverheid SiSa 2024; RVO Invulwijzer 2024; JenV BDUR	SiSa-dossier (beschikkingen, indicatoren)	Financiën / Programma’s	on-going	Budgethouder	Financieel adviseur	VIC
Materiële vaste activa (investeringen)		Activa (MVA)	BBV art. 59-65; WAAVA/ activanota; Notitie MVA	Activeren verplicht; waardering tegen verkrijgings-/vervaardigingsprijs; componenten/afschrijving.	Nota waarderen en afschrijven 2026 VRZHZ	Investeringsbesluit; activatie & afschrijvingstabel	Projectcontrol / Financiën	on-going	Financiën	Financieel adviseur	VIC
Immateriële vaste activa (software e.d.)		Activa (IVA)	BBV; lokale WAAVA	Alleen toegestane posten; afschrijving conform beleid.	Nota waarderen en afschrijven 2026 VRZHZ	Investeringsbesluit; activatie & afschrijvingstabel	ICT / Financiën	on-going	Financiën	Financieel adviseur	VIC
Reserves & voorzieningen		Eigen vermogen / Voorzieningen	BBV art. 43-45; Financiële verordening VRZHZ artikel 12, lid 1	Vorming/besteding onderbouwen; link met weerstandsvermogen en risico’s.	Rijksoverheid BBV; Financiële verordening VRZHZ	AB-besluit	Financiën	kwartaal	Financiën	Financieel adviseur	VIC
Financiering & treasury (rente/leningen)		Leningen / liquide middelen	Wet fido; Uitvoeringsregeling fido; Handreiking Treasury; BBV	Bereken kasgeldlimiet (GR: 8,2%) en renterisiconorm (20%); schatkistbankieren/derivaten conform statuut.	Uitvoeringsregeling fido art.2; Fidoc/Handreiking Treasury, Treasurystatuut 2023 VRZHZ	Treasury-beleid	Treasurer / Financiën	on-going	Financiën	Financieel adviseur	VIC
Bijdragen deelnemende gemeenten		n.v.t.	Wvr/Wgr; BBV, GR VRZHZ art. 29	Presentatie in baten; systematiek conform GR en begroting; transparantie naar deelnemers.	GR VRZHZ art. 29	Aansluitingen bijdragebeschikking → grootboek	Financiën	kwartaal	Financiën	Financieel adviseur	VIC
Lasten excl. Mutatie reserves		n.v.t.	BBV; Financiële verordening VRZHZ hfdst. 3	Eigen rechtmatigheidsverantwoording; fouten/ onzekerheden (SiSa/inkoop/ WNT/ DBA).	Rijksoverheid BBV; VRZHZ Financiële verordening hfdst. 3 Kadernota Rechtmatigheid	Rechtmatigheidsmatrix + managementletter opvolging	Concerncontrol	kwartaal	Financiën	Financieel adviseur	VIC
Duurzame goederen en dienst (Baten)		n.v.t.	BBV; Financiële verordening VRZHZ	Volledigheid van verkoopopbrengsten van desinvesteringen	Nota waarderen en afschrijven 2026 VRZHZ	Volledigheid van opbrengsten	OPV	kwartaal	OPV	Financieel adviseur	VIC
Onderhoud derden		n.v.t.	BBV	Volledigheid van opbrengsten	DVO's	Volledigheid van opbrengsten	M&L	kwartaal	M&L medewerker	Financieel adviseur	VIC
Voorziening groot onderhoud	Meerjaren Onderhouds Plan	(Vaste) Passiva	BBV art. 44; Financiële verordening VRZHZ, nota Reserves en voorzieningen VRZHZ 2023	Vorming en besteding voorziening op basis MOP; dotatie verplicht en onderbouwd.	BBV; MJOP 2026	Controle dotatie/besteding vs MJOP en onderbouwing.	Huisvesting	kwartaal	Gebouwen beheerder	Financieel adviseur	VIC
Overig
Informatieveiligheid		n.v.t.	AVG; BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid)	Toetsing op naleving AVG en BIO; periodieke controle op beveiligingsmaatregelen	AVG; BIO 2024	IB-controlelijst; DPIA-updates	I&A	kwartaal	Hoofd I&A	CISO	VIC
autorisatiestructuur		n.v.t.	AVG; BIO; Functiescheiding ICF	Controle op juiste autorisaties, functiescheiding, periodieke review accounts	Autorisatiematrix; BIO	Autorisatiereview; logging & monitoring	I&A	kwartaal	Hoofd I&A	CISO	VIC
rittenregistratie		n.v.t.	Fiscale regels rittenregistratie; interne richtlijnen M&L	Controle op volledigheid en juistheid rittenregistraties	Belastingdienst regels rittenregistratie	Maandelijkse controle rittenadministratie met tankbeurten	M&L	kwartaal	M&L	Hoofd M&L	VIC