Nota Reserves en Voorzieningen Meerinzicht 2025-2029

Het Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Meerinzicht;

besluit

Vast te stellen:

de Nota Reserves en Voorzieningen Meerinzicht 2025-2029

Inleiding

Zowel vanuit bestuurlijk als bedrijfseconomisch oogpunt is het belangrijk het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vast te stellen en periodiek te actualiseren. Deze nota is de eerste nota reserves en voorzieningen van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. Deze nota is opgesteld in lijn met artikel 13 van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht” en geeft invulling aan het beleid rond reserves en voorzieningen, bedoeld voor gemaakte afspraken met een specifieke gemeente of voor de EHZ gemeenten als collectief.

Startpunt vormt het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit zijn de verslaggevingsvoorschriften voor (onder andere) de gemeenschappelijke regelingen. Hierin zijn een aantal wettelijke beleidsbepalingen opgenomen. De beleidsvrijheid betreft vooral de aard en omvang van de reserves.

Volgens artikel 13 van de Verordening stelt het bestuur de nota vast.

Definities

Het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen dient gebaseerd te zijn op het BBV. Dit betekent dat er een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen reserves en voorzieningen.

Reserves

Reserves zijn vermogensbestanddelen die boekhoudkundig tot het eigen vermogen behoren. In deze regeling betreft dit uitsluitend bestemmingsreserves (algemene reserves kunnen niet gevormd worden). Kenmerken van een bestemmingsreserve :

• Een bestemmingsreserve wordt gevormd voor een specifiek, vastgesteld doel. Hoewel het bestuur de bestemming van een bestemmingsreserve kan wijzigen, is deze wijziging aan strikte beleidsmatige overwegingen gebonden. Het ontbreken van een algemene reserve benadrukt dat deze reserves niet bedoeld zijn voor algemene, onvoorziene tegenvallers;

• Een bestemmingsreserve dient als bestedingsreserve (voor de financiering van toekomstige uitgaven) of als egalisatiereserve (voor het opvangen van schommelingen in de opbrengsten en lasten gerelateerd aan het specifieke doel);

• Een bestemmingsreserve staat aan de passivazijde van de balans onder het eigen vermogen;

• Een bestemmingsreserve wordt gevormd bij het de bestemming van het resultaat ten tijde van het opstellen van de jaarrekening;

• Een bestemmingsreserve mag geen negatief saldo hebben.

Voorzieningen

Voorzieningen zijn vermogensbestanddelen die boekhoudkundig tot het vreemd vermogen behoren. Ze worden gevormd door een last te nemen in de exploitatierekening. Kenmerken van een voorziening :

• Een voorziening wordt verplicht gevormd om toekomstige verplichtingen of risico's af te dekken, waarbij de omvang onzeker is, maar redelijkerwijs te schatten. De bestemming van een voorziening is wettelijk bepaald en kan niet worden gewijzigd door het bestuur.

• De oorzaak van de verplichting of het risico moet liggen in het begrotingsjaar of een daaraan voorafgaand jaar (bijvoorbeeld voor claims of reorganisatielasten).

• Een voorziening dekt gespecificeerde en kwantificeerbare risico's of verplichtingen af , niet het opvangen van algemene (niet-kwantificeerbare) risico's.

• Een voorziening staat aan de passivazijde van de balans onder het vreemd vermogen.

Richtlijnen bestemmingsreserves en voorzieningen

• 1. De bevoegdheid tot het instellen, het wijzigen van het doel en het opheffen van bestemmingsreserves ligt bij het bestuur.

• 2. Voorzieningen worden conform de geldende richtlijnen vanuit de BBV ingesteld, gewijzigd of opgeheven. Hier is geen bestuurlijk besluit voor nodig;

• 3. Het instellen van een bestemmingsreserve vindt plaats via een afzonderlijk besluit van het bestuur.

• 4. Bij het instellen van een bestemmingsreserve en voorziening wordt minimaal ingegaan op het doel waarvoor de bestemmingsreserve en/of voorziening wordt gevormd, de omvang, de mutaties (stortingen en onttrekkingen), de dekking en de looptijd.

• 5. Alle mutaties op-, stortingen in- en onttrekkingen aan bestemmingsreserves vereisen goedkeuring van het bestuur. Mutaties op voorzieningen vereisen eveneens goedkeuring, met uitzondering van de boekhoudkundige vrijval of bijstorting conform BBV.

• 6. Het bestuur keurt de mutaties goed bij:

  • a. het vaststellen van de begroting;

  • b. het vaststellen van een tussenrapportage;

  • c. afzonderlijk besluit;

  • d. het vaststellen van de jaarrekening.

• 7. Voorzieningen kunnen, conform de BBV, gevormd worden voor:

  • a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, maar wel redelijkerwijs is in te schatten;

  • b. op de balansdatum bestaande risico’s van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;

  • c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatig verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

  • d. van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49 onderdeel b van de BBV.

• 8. Voor mutaties op de voorzieningen gelden de volgende richtlijnen

  • a. Een storting in of onttrekking aan een bestaande voorziening wordt geraamd in de begroting;

  • b. De daadwerkelijke storting vindt plaats conform het bedrag geraamd in de begroting, tenzij bij het vormen van de voorziening anders is beschreven;

  • c. Een onttrekking aan de voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. Een aanwending is dus geen last die via de exploitatie loopt, een begrotingswijziging is om deze reden dan ook niet nodig;

  • d. Indien een voorziening, die gevormd is ter gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren hoger of lager is dan benodigd voor de achterliggende verplichtingen, dan dient een vrijval of een storting in de voorziening plaats te vinden. Hiervoor is geen besluit van het bestuur nodig. Deze mutaties worden expliciet gerapporteerd in de jaarrekening en tussenrapportages.

• 9. Voor het wijzigen van het doel van een bestemmingsreserve en voorziening gelden de volgende richtlijnen:

  • a. Het bestuur is te allen tijde bevoegd het doel of de bestemming van een bestemmingsreserve te wijzigen. Hoewel het bestuur de bestemming van een bestemmingsreserve kan wijzigen, is deze wijziging gebonden aan strikte bestuurlijke overwegingen en dient deze altijd te geschieden via een afzonderlijk besluit van het bestuur, inclusief een toelichting op de nieuwe bestemming en de noodzaak tot wijziging.

  • b. Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, vanwege het verplichtende karakter en de harde kaders.

• 10. Voor het opheffen van bestemmingsreserves en voorzieningen gelden de volgende richtlijnen:

  • a. Wanneer de looptijd van een bestemmingsreserve verstreken is, vallen de vrijkomende middelen ten gunste van de exploitatie en worden meegenomen in de afrekening bij de jaarrekening. Indien de bestemmingsreserve gevormd is uit gelden van een specifieke bijdragen, vanuit één of meerdere gemeenten, aan Meerinzicht dan vloeien vrijgekomen middelen ook weer terug naar de deze gemeente(n) die de specifieke bijdrage(n) hebben gedaan;

  • b. Wanneer naar aanleiding van een besluit van het bestuur het doel of de bestemming van een bestemmingsreserve vervalt, wordt de bestemmingsreserve opgeheven. De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie en worden meegenomen in de afrekening bij de jaarrekening. Indien de bestemmingsreserve gevormd is uit gelden van een specifieke bijdragen, vanuit één of meerdere gemeenten, aan Meerinzicht dan vloeien vrijgekomen middelen ook weer terug naar de deze gemeente(n) die de specifieke bijdrage(n) hebben gedaan;;

  • c. Opheffing van een voorziening is mogelijk bij het verstrijken van de looptijd, indien de redenen voor de vorming van de voorziening zijn weggevallen of er geen recent (beheer)plan meer aanwezig is voor de voorziening. De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie en worden meegenomen in de afrekening bij de jaarrekening.

Aldus vastgesteld in het Bestuursvergadering van 10 december 2025.

de voorzitter,

A.S. Scheffer

de secretaris,

F.H.W de Jong