Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Utrecht

Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Utrecht,

overwegende dat:

• Het noodzakelijk is dat er regels worden gesteld over de wijze waarop de uitvoering van de begroting alsmede het budgetbeheer binnen de Omgevingsdienst Utrecht wordt ingevuld en nader vorm gegeven;

gelet op

• de Gemeentewet;

• de Provinciewet;

• het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV);

• de Financiële Verordening Omgevingsdienst Utrecht;

• de Mandaatregeling organisatie Omgevingsdienst Utrecht;

• Het Inkoop-, en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst Utrecht;

besluit:

vast te stellen de Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Utrecht.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. Op dit besluit zijn de begripsbepalingen van artikel 1 van het Mandaatregeling organisatie Omgevingsdienst van overeenkomstige toepassing.

• 2. In aanvulling op lid 1 wordt in dit besluit verstaan onder:

  a.	budget:	Een door het algemeen bestuur voor een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de programmabegroting geraamde inkomsten;
  b.	budgethouder:	Debeheerder van een door de hoofdbudgethouder toebedeeld budget. Onder budgethouder wordt ook verstaan de hoofdbudgethouder voor een budget dat aan de hoofdbudgethouder zelf is toegekend;
  c.	hoofdbudgethouder:	Dedoor het dagelijks bestuur aangewezen beheerder van hettotale budget van de Omgevingsdienst;
  d.	investeringsbesteding:	een door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde besteding voor een aankoop waarop in meerdere jaren wordt afgeschreven;
  e.	mandaatregeling:	de Mandaatregeling organisatie Omgevingsdienst Utrecht;
  f.	PAV-er:	De Prestatie Akkoord Verklaarder, oftewel de medewerker die geautoriseerd is om de prestatielevering te registreren in het goedkeuringsproces van de betaalbaarstelling van facturen;
  g.	verplichting:	De financiële verplichting of op geld waardeerbare component van een publiek- of privaatrechtelijke rechtshandeling, (waaronder bij een raamovereenkomst slechts een verplichting tot afname of een boetebeding ter ondersteuning van een exclusiviteitsbeding wordt verstaan).

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouder

• 1. De directeur wordt aangewezen als hoofdbudgethouder.

• 2. De directeur Bedrijfsvoering, managers en teamleiders worden voor de uitvoering van het reguliere werk en de budgetten die zij formeel aansturen door de directeur aangewezen als budgethouder.

Artikel 3 Vervanging budgethouders

• 1. Budgethouders genoemd in artikel 2 worden bij afwezigheid of verhindering vervangen door de daartoe door de hoofdbudgethouder aangewezen plaatsvervanger. De hoofdbudgethouder wordt, bij afwezigheid, ten aanzien van het budget vervangen door de directeur Bedrijfsvoering. Voor de overige budgethouders geldt dat zij in onderlinge afstemming elkaar vervangen.

• 2. De hoofdbudgethouder meldt wijzigingen van budgethouder zo spoedig mogelijk of laat deze zo spoedig mogelijk melden bij de teamleider Financiën ten behoeve van de routing van de facturen en het vastleggen van de juiste parafen.

Hoofdstuk 2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders

Artikel 4 Hoofdbudgethouder

• 1. De hoofdbudgethouder is ten opzichte van het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het beheer van de aan hem toegewezen budgetten en investeringsbestedingen in de begroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

• 2. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de ramingen en het beheer van alle reguliere werkzaamheden, investeringen en projecten en de rapportages hierover aan het dagelijks bestuur.

• 3. De hoofdbudgethouder voorziet het dagelijks bestuur, binnen de planning en control cyclus, meermalen per jaar van informatie betreffende actuele ontwikkelingen en de invloed daarvan op beschikbare budgetten, informatie over de beschikbaar gestelde budgetten, investeringsbestedingen en de bijbehorende resultaten.

• 4. De hoofdbudgethouder zorgt voor een actieve afstemming met de budgethouders over ontwikkelingen in de budgetten.

Artikel 5 Budgethouders

• 1. Een budgethouder is verantwoordelijk voor de ramingen van het aan hem toebedeelde budget, het beheer daarvan en de rapportage daarover aan de hoofdbudgethouder.

• 2. Een budgethouder neemt bij het uitoefenen van de budgetverantwoordelijkheden de mandaatregeling en het inkoopbeleid van de Omgevingsdienst in acht.

• 3. Een budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen.

• 4. Wanneer er sprake is van opbrengsten stuurt de budgethouder een ondertekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

• 5. Een budgethouder is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van kosten binnen diens budget en zijn primair aanspreekbaar om overschrijdingen.

Artikel 6 Prestatie Akkoord Verklaarders (PAV-ers)

• 1. De PAV-er stelt vast dat de gefactureerde dienst of het product is geleverd en draagt zorg voor een juiste en tijdige verwerking van de factuur.

• 2. Nadat de PAV’er heeft vastgesteld dat de dienst of het product is geleverd kan de budgethouder goedkeuring verlenen voor de prijs en daarmee de factuur betaalbaar stellen.

• 3. Wanneer er geen PAV’er aanwezig is, geldt dat een budgethouder, onder toepassing van het vier-ogen-principe, met een andere budgethouder of de hoofdbudgethouder kan vaststellen dat een prestatie is geleverd, waardoor de rol van PAV-er komt te vervallen.

Hoofdstuk 3 Uitvoeringsregels

Artikel 7 Budgetbesteding

• 1. Onder eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder fiatteren budgethouders uitgaven en inkomsten binnen de kaders van de begroting, ter realisering van de daarbij vastgestelde prestaties en met in achtneming van de geldende regelgeving, ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde aan hen toebedeelde budgetten.

• 2. Verplichtingen aangaan ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden door of met toestemming van de budgethouder en voor zover het resterende budget of investeringsbesteding met het aangaan van de verplichting niet wordt overschreden.

• 3. Betalingen verrichten ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden door of in opdracht van een budgethouder en dient te geschieden door (digitale) accordering van de factuur of declaratie.

Artikel 8 Wijziging van vastgestelde budgetten

Het is de budgethouder alleen toegestaan binnen een afdeling resultaatneutraal budgetten aan te passen onder de voorwaarde dat:

• de hoofdbudgethouder hiermee expliciet instemt;

• de aanpassing geen gevolgen heeft voor het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid;

• de overeengekomen prestaties juist en tijdig worden gerealiseerd;

• de toerekening van de algemene kosten niet wordt beïnvloed;

• een interne begrotingswijziging daartoe wordt ingediend; en

• personele budgetten niet structureel worden ingezet voor materiële lasten.

Artikel 9 Afwijkingen van vastgestelde budgetten in de exploitatie en investeringen

• 1. Budgethouders mogen onderschrijdingen niet gebruiken om extra uitgaven te doen, deze vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

Artikel 10 Kostenverdeling

• 1. De verdeling en de boeking van de bedragen op de verschillende kostenplaatsen gebeurt onder de primaire verantwoordelijkheid van de teamleider Financiën.

• 2. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer en uitputting van hun toebedeelde budget, inclusief deze posten.

• 3. Indien daar aanleiding voor bestaat kan de hoofdbudgethouder gedurende het boekjaar budget ruimte herverdelen.

Hoofdstuk 4 Control en financiële administratie

Artikel 11 Teamleider Financiën

• 1. De teamleider Financiën is verantwoordelijk of draagt zorg voor:

  • het beheer van de lijst van de budgethouders en hun vervangers;

  • bewaken van het goedkeuringsproces en het nakomen van de betaaltermijnen;

  • vervaardigen van actuele budgetinformatie;

  • Periodiek (laten) toetsen van de rechtmatigheid van uitgaven door middel van de rechtmatigheidscontroles.

• 2. Indien de functies van teamleider Financiën en concerncontroller door één en dezelfde persoon worden vervuld, vervallen alle budgethouders- en autorisatiebevoegdheden van de teamleider Financiën en worden deze overgedragen aan diens leidinggevende.

Artikel 12 Functiescheiding

• 1. De verschillende taken in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden zijn gescheiden.

• 2. De functie van hoofdbudgethouder en budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie.

• 3. Declaraties of eigen facturen van medewerkers worden met toepassing van het vier-ogen-principe ter beoordeling voorgelegd aan een manager of teamleider. Een medewerker kan nimmer eigen declaraties of facturen goedkeuren. Deze worden voorgelegd aan diens leidinggevende.

• 4. Declaraties of eigen facturen van de hoofdbudgethouder worden ter beoordeling voorgelegd aan de directeur Bedrijfsvoering. Declaraties hoger dan € 2.500 worden voorafgaand aan de betaalbaarstelling ter goedkeuring aan de voorzitter overlegd.

Hoofdstuk 5 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 13 Niet voorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet besluit het dagelijks bestuur.

Artikel 14 Evaluatie

Deze budgethoudersregeling wordt tenminste vijfjaarlijks geëvalueerd.

Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling wordt aangehaald als "Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Utrecht"

• 2. Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur en de voorzitter op 28 november 2025

de voorzitter, G.J. Spelt

de secretaris, H. Jungen