Archiefverordening Omgevingsdienst Utrecht

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Utrecht (hierna: ODU);

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de ODU d.d. 19 december 2025 gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht; handelend na overleg met de archivaris van de ODU; besluit vast te stellen de Archiefverordening Omgevingsdienst Utrecht.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. ODU: het openbaar lichaam Omgevingsdienst Utrecht, bedoeld in artikel 3 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht;

• b. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de ODU;

• c. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de ODU;

• d. Gemeenten: de gemeenten waarvan de colleges deelnemen aan de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht, te weten de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunnik, Bunschoten, De Bilt, De Ronde Venen, Eemnes, Houten, IJsselstein, Leusden, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Rhenen, Soest, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woerden, Woudenberg en Zeist;

• e. Provincie: de provincie Utrecht;

• f. Archivaris: de archivaris van de provincie Utrecht, handelend als archivaris voor de ODU;

• g. Informatiebeheer: De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging stellen van informatie aan de interne organisatie van de ODU, de gemeenten, de provincie of burgers;

• h. Zorg: De (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van archiefbescheiden.

Artikel 2. Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk overheidsorgaan voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het informatiebeheer.

• 2. Het dagelijks bestuur is hierbij verantwoordelijk voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid en treft daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 3. Toezicht

• 1. De archivaris houdt centraal toezicht op het informatiebeheer van de ODU. De archivaris van de ODU staat hierbij tevens de archivarissen van de gemeenten en provincie bij in de uitvoering van hun toezicht ten opzichte van de ODU.

• 2. De archivaris brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het informatiebeheer van de ODU.

• 3. De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en het informatiebeheer van de ODU.

Artikel 4. Verantwoording dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur jaarlijks over de uitoefening van het informatiebeheer. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a. het verslag van de toezichthouder, bedoeld in artikel 3, tweede lid;

• b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de toezichthouder aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 3, derde lid, en

• c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Bijlage 1. Toelichting

Toelichting Algemeen

In die gevallen waarin gemeenten op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) een samenwerking aangaan, dient op grond van artikel 40, eerste lid, van de Archiefwet 1995 in de Gemeenschappelijke Regeling een voorziening te worden opgenomen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Artikel 36 lid 1 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht (hierna: GR ODU) vormt de basis voor deze Archiefverordening.

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, is in lijn met de Wet revitalisering generiek toezicht en wordt door het algemeen bestuur vastgesteld op grond van de in de aanhef van deze Archiefverordening genoemde artikelen in de Archiefwet 1995 en de GR ODU.

Aspecten die al in de Archiefwet en aanpalende regelgeving zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet 'herhaald' in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van informatiebeheertaken en -bevoegdheden die bij het dagelijks bestuur zijn belegd. Dit betreft bijvoorbeeld de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem (artikel 16 van de Archiefregeling). Ook het feit dat het dagelijks bestuur zorgdrager is van de archiefbescheiden van de ODU wordt hier niet herhaald, omdat dit al is vastgelegd in artikel 36, lid 1 van de Gemeenschappelijke regeling.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Wat betreft begrippen die reeds zijn gedefinieerd in de Archiefwet 1995, zoals “archiefbescheiden”, worden deze hier niet herhaald. De begripsbepalingen uit deze wet zijn onverminderd van toepassing op deze verordening.

De definitie van zorg omvat onder meer het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van de archiefbescheiden. Dit aspect van zorgdragerschap en de betekenis hiervan zijn te vinden in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Verder moet de zorg van de archiefbescheiden gerelateerd worden aan het bredere informatiebeleid van de ODU, zoals in artikel 2 van deze verordening te lezen valt.

Het is dus noodzakelijk dat het dagelijks bestuur de zorg voor archiefbescheiden in samenhang ziet met- en afstemt op domeinen zoals:

• Informatiemanagement;

• Informatiearchitectuur;

• Informatiebeveiliging;

• Openbaarheid; en

• bescherming van persoonsgegevens.

Indien nodig worden hiertoe maatregelen getroffen. Daarnaast zorgt het dagelijks bestuur voor voldoende middelen ter dekking van de kosten voor gekwalificeerd personeel, kennisborging, ICT en facilitaire middelen.

De definitie van informatiebeheer fungeert ten eerste in relatie tot het begrip zorg. Waar zorg gaat over de formele bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden, gaat informatiebeheer over de uitvoering van taken die goede zorg mogelijk maken. Dit omvat bijvoorbeeld het toekennen van bewaartermijnen en de overbrenging en vernietiging van archiefbescheiden op basis van deze termijnen. Informatiebeheertaken maken ook duidelijk waarover de ODU zorgdrager is en waarover andere overheidsorganisaties zorgdrager zijn. Omdat de ODU veel werkt met informatie van andere overheidsorganisaties, is het cruciaal voor goed zorgdragerschap dat dit onderscheid duidelijk is. Informatiebeheer is hierbij dan ook niet alleen van toepassing op de zorg van de archiefbescheiden van de ODU, maar ook op de archiefbescheiden gerelateerd aan de taken die de ODU in mandaat uitvoert. Voor het beheer van laatstgenoemde archiefbescheiden worden nadere afspraken vastgelegd in het Model DAP (Dossier afspraken en procedures) .

Artikel 4. Verantwoording door dagelijks bestuur

Volgens Gemeenschappelijke regeling ODU artikel 32, lid 1 is het dagelijks bestuur verantwoording schuldig aan het algemeen bestuur voor het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur. Dit artikel voorziet in deze verantwoordingsplicht wat betreft de zorg die het dagelijks bestuur volgens artikel 36, lid 1 draagt voor de archiefbescheiden.

Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder lid c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan moeten deze worden vastgelegd in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en mogelijke bijstelling geborgd.