Blad gemeenschappelijke regeling van Belastingsamenwerking West-Brabant
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Belastingsamenwerking West-Brabant | Blad gemeenschappelijke regeling 2026, 706 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Nota Reserves en Voorzieningen Belastingsamenwerking West-Brabant 2024
Het algemeen bestuur heeft voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie de Financiële Verordening Belastingsamenwerking West-Brabant 2023 vastgesteld.
Deze verordening bevat de elementaire financiële beleidskaders, ten aanzien van reserves en voorzieningen is onderstaand artikel opgenomen.
Artikel 15. Reserves en voorzieningen
- 1.
- 2.
De laatst vastgestelde nota reserves en voorzieningen is in 2014 vastgesteld. Deze nota is verouderd en voldoet op onderdelen niet aan het Besluit Begroten en Verantwoorden Provincies en Gemeenten (BBV). Daarnaast verzoeken de deelnemers de BWB om een reserve in stellen, iets wat in de oude nota is uitgesloten. Dit is aanleiding om de nota te actualiseren.
Met het vaststellen van deze nota is het beleidsmatige kader geactualiseerd. Voor het daadwerkelijk vormen van een reserve is een besluit van het algemeen bestuur vereist.
In hoofdstuk 2 worden de begrippen en kaders nader omschreven, welke van belang zijn voor een goed inzicht in reserves en voorzieningen. Hoofdstuk 3 gaat in op het beleid en beheer in dit kader. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de criteria omtrent het instellen en opheffen van reserves en voorzieningen. Hoofdstuk 4 bevat de relatie met het weerstandsvermogen. Hoofdstuk 5 tenslotte bevat enkele slotbepalingen. Als bijlage is een overzicht opgenomen van de reserves en voorzieningen per 1 januari 2024.
In dit hoofdstuk worden de definities en kenmerken van de reserves en voorzieningen nader beschreven. De verslaggevingsvoorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), vormen hiervoor de basis.
Reserves zijn onderdelen van het eigen vermogen en bedrijfseconomisch gezien vrij te besteden. Tegenover een reserve staat geen direct aanwijsbare verplichting. De in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) opgenomen voorschriften onderscheiden de volgende categorieën reserves:
- -
- -
Naast deze in het BBV opgenomen reserves is er nog een categorie namelijk stille reserves.
Een algemene reserve wordt gedefinieerd als een reserve niet zijnde een bestemmingsreserve. Een algemene reserve is een vrije reserve en kan dienen als financiële buffer voor het opvangen van onvoorziene financiële risico’s c.q. negatieve rekeningssaldi. Een algemene reserve is daarmee onderdeel van het weerstandsvermogen.
Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Zodra die doelstelling is gerealiseerd of komt te vervallen valt het restant saldo van de bestemmingsreserve per definitie vrij ten gunste van het rekeningresultaat.
Onder een stille reserve wordt verstaan het verschil tussen de actuele waarde en de boekwaarde van een activum, waarbij de eerste materieel hoger uitvalt dan de tweede (bijvoorbeeld aandelen). Hieronder wordt ook verstaan activa die tegen nul zijn gewaardeerd doch indien gewenst direct verkoopbaar zijn.
2.1.4 De functies van reserves
Bij de reserves zijn de volgende functies te onderscheiden:
Algemene reserves hebben een bufferfunctie en dienen om bepaalde (onvoorziene) risico’s en exploitatietekorten op te kunnen vangen. Verder worden schommelingen in de exploitatie geabsorbeerd: tekorten en overschotten in de exploitatie komen ten laste respectievelijk ten gunste van de algemene reserve. Hierdoor is het mogelijk noodzakelijke aanpassingsprocessen geleidelijk en dus niet schoksgewijs te laten verlopen en onverwachte tegenvallers op te vangen. Reserves met een bufferfunctie maken onderdeel uit van de weerstandscapaciteit. Het aanspreken van de algemene reserve verlaagt de weerstandscapaciteit.
Reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatiebegroting kunnen zo worden vermeden. Zo ook kunnen ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.
Reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van de gemeenschappelijke regeling. Binnen de gemeenschappelijke regeling kan het vermogen worden aangewend als intern financieringsmiddel. Door reserves in te zetten kan het beroep op overige financieringsbronnen (van derden) worden beperkt.
De BWB kan besluiten te sparen voor toekomstige uitgaven. Een reserve kan daarbij worden ingezet om incidentele uitgaven te doen.
2.1.2 Wettelijke regels voor bestemmingsreserves
De belangrijkste regels voor het omgaan met reserves en voorzieningen zijn al door de wetgever bepaald door het vaststellen van het BBV. De wetgever heeft bijvoorbeeld bepaald dat bestemmingsreserves niet negatief mogen zijn. Immers: negatieve bestemmingsreserves passen per definitie niet bij de aard en de beoogde betekenis van reserves: een ‘spaarpot’. Deze reserves worden gevormd om binnen een bepaalde tijd een bepaald beleidsdoel te realiseren of voor egalisatie van ongewenste schommelingen van baten en lasten in een afgebakend deel van de begroting.
Het instellen, opheffen en doteren/onttrekken valt onder het budgetrecht van het algemeen bestuur.
Een belangrijke wettelijke regel is dat stortingen en onttrekkingen aan reserves alleen zijn toegestaan wanneer deze zijn gedekt door een vóór 31 december van het verslagjaar genomen algemeen bestuursbesluit dan wel wanneer door het algemeen bestuur een principebesluit is genomen om bepaalde (toekomstige) baten en/of lasten te muteren in een bepaalde reserve. Indien hier niet aan is voldaan is er sprake van een financiële onrechtmatigheid. Voor alle stortingen en onttrekkingen is een voor 31 december van het verslagjaar genomen algemeen bestuursbesluit nodig. Dit kan expliciet bij resultaatbestemming in het kader van de jaarrekening, maar ook vooraf bij de vaststelling van de begroting. Ook kan een afzonderlijk algemeen bestuursbesluit genomen worden over een storting of onttrekking aan een reserve. In de jaarrekening kunnen toevoegingen en onttrekkingen worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door het algemeen bestuur is geaccordeerd voor de specifieke bestemmingsreserve. Uitzonderingen hierop vormen de algemeen bestuurs(principe)besluiten waarbij geregeld is dat saldi altijd ten gunste of laste van een specifieke bestemmingsreserve komen en de bestemming van een positief jaarrekeningresultaat.
Het principe van een bestemmingsreserve is, dat het algemeen bestuur altijd het doel of de bestemming kan wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is een algemeen bestuursbesluit nodig.
Reserves worden ingesteld door het algemeen bestuur. Wanneer het doel op basis waarvan een bestemmingsreserve is gevormd op enig moment vervalt, dan dient de reserve door middel van een algemeen bestuursbesluit te worden opgeheven. De vrijkomende middelen worden ten gunste van de algemene reserve gebracht of ten gunste van de exploitatie.
De informatievoorziening over reserves is in het BBV dwingend voorgeschreven. Jaarlijks wordt in een overzicht – per reserve - inzicht geboden in het verloop (stand begin jaar, toevoegingen/onttrekkingen en stand eind jaar). In de begroting en de jaarrekening wordt met ingang van kalenderjaar 2024 een dergelijk overzicht standaard opgenomen.
Voorzieningen hebben het karakter van een ‘verplichting’ en behoren tot het vreemde vermogen op de balans. Voorzieningen worden gevormd ten laste van het resultaat (resultaatbepaling) en kunnen als volgt worden gedefinieerd:
‘Voorzieningen worden gevormd ten behoeve van concrete of specifieke risico’s of om te kunnen voldoen aan verplichtingen en ter dekking van verliezen die op de balansdatum daadwerkelijk bestaan’.
In het BBV wordt dit als volgt omschreven. Voorzieningen worden gevormd wegens:
- a)
verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld min of meer onzekere verplichtingen die te zijner tijd tot schulden kunnen worden, zoals bijvoorbeeld belastingverplichtingen, garantieverplichtingen en dergelijke;
- b)
op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten. Het gaat hierbij om bijv. lasten voortvloeiend uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals rechtsgedingen, kosten van mobiliteit, e.d.;
- c)
kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. onderhoudsvoorzieningen);
- d)
Conform artikel 44, lid 3 BBV, mogen er geen voorzieningen worden gevormd voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
3 Beleid en beheer reserves en voorzieningen BWB
In dit hoofdstuk worden de beleids- en beheersmatige aspecten die betrekking hebben op reserves en voorzieningen weergegeven, inclusief de wijze waarop met rente wordt omgegaan en de relatie met het weerstandsvermogen.
3.1 Instellingscriteria en wijze van instelling reserves
Conform artikel 54 BBV wordt in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke reserve en de dotaties en onttrekkingen daaraan toegelicht. Daarnaast wordt in een overzicht het verloop per reserve gedurende het jaar weergegeven.
Per definitie dienen er goede gronden aanwezig te zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden, zodat er niet onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is. Keerzijde is evenwel dat de financiële positie van de BWB kan worden aangetast indien er voor bepaalde (financiële) risico’s geen buffer is gevormd.
Om het budgetrecht van het algemeen bestuur optimaal tot zijn recht te laten komen, zal het instellen of opheffen van reserves via een besluit van het algemeen bestuur plaats moeten vinden of als onderdeel van het reguliere planning & controleproces (begroting en jaarrekening).
In deze paragraaf worden de beleids- en beheersmatige aspecten geformuleerd die betrekking hebben op reserves. Het gaat hierbij om de instelling van reserves, richtlijnen met betrekking tot dotaties en onttrekkingen en overige aandachtspunten.
Het instellen van reserves dient bij besluit van het algemeen bestuur plaats te vinden. Dit kan bij de begroting, jaarrekening of door een separaat besluit gebeuren. In het besluit van het algemeen bestuur worden, voor zover van toepassing, de volgende aspecten aangegeven:
- •
- •
- •
- •
Mutaties reserves en resultaatbestemming
Toevoeging en onttrekking van reserves is een bevoegdheid van het algemeen bestuur.
Het is verplicht het resultaat voor en na mutaties in de reserves weer te geven. In het BBV is daarom voorgeschreven dat zowel bij de begroting als bij de rekening eerst een overzicht wordt gegeven van de baten en lasten, waarna het resultaat voor bestemming wordt bepaald, daarna wordt het resultaat bestemd, dat wil zeggen wordt aan de reserves toegevoegd of onttrokken. Tot slot wordt het resultaat bepaald. Het rechtstreeks boeken van bestedingen op reserves is niet toegestaan. De bestedingen moeten als last op het betreffende taakveld/product worden verantwoord.
Alle toevoegingen aan de reserves vereisen de goedkeuring van het algemeen bestuur. Dit kan expliciet bij de resultaatbestemming in het kader van de rekening, vooraf bij de vaststelling van de begroting of bij begrotingswijziging.
Het algemeen bestuur dient onttrekkingen aan de reserves vooraf goed te keuren. Dit kan via de programmabegroting of via begrotingswijzigingen. Over de begrotingswijzigingen moet het algemeen bestuur uiterlijk 31 december van dat jaar besloten hebben, om de mutaties in de reserves in de jaarrekening van dat jaar te kunnen verwerken (in verband met de begrotingsrechtmatigheid).
Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat de reserve een negatieve omvang bereikt.
Wanneer het doel, op basis waarvan een reserve was gevormd, op enig moment vervalt of de vastgestelde looptijd van de reserve is verstreken, dan dient de reserve te worden opgeheven. Dit gebeurt door middel van een besluit van het algemeen bestuur.
De vrijkomende middelen worden aan de algemene reserve toegevoegd of zoveel anders als het algemeen bestuur besluit.
3.3 Beleid en beheer van voorzieningen
In deze paragraaf worden de beleids- en beheersmatige aspecten geformuleerd die betrekking hebben op voorzieningen. Het gaat hierbij om de instelling van voorzieningen, richtlijnen met betrekking tot dotaties en onttrekkingen en overige aandachtspunten.
Het instellen van voorzieningen vindt plaats op grond van de regels van het BBV. Dit houdt in dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden, ongeacht of het algemeen bestuur hiertoe vooraf heeft besloten. Voorzieningen dienen, naar beste schatting, dekkend te zijn voor de achterliggende verplichting en risico’s.
Over de vorming van voorzieningen ter dekking van verplichtingen en verliezen, risico’s en bijdragen van derden wordt het algemeen bestuur geïnformeerd en vindt aanpassing van de begroting plaats, indien dit qua tijdstip mogelijk is. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden uitsluitend bij afzonderlijk besluit van het algemeen bestuur ingesteld, omdat aan deze voorzieningen keuzes ten grondslag liggen.
Per voorziening wordt aangegeven:
- •
- •
- •
- •
Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Dotaties moeten dan ook altijd gebaseerd zijn op de gewenste of noodzakelijke omvang en de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening. Dotaties aan voorzieningen vinden plaats via de exploitatie (resultaatbepalend). Indien een voorziening een omvang bereikt die hoger is dan het noodzakelijke niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie.
Bestedingen ten laste van voorzieningen (onttrekkingen) vinden alleen plaats indien deze onttrekkingen zijn voorzien bij de vorming van de voorziening en deze direct in relatie staan tot het doel van de voorziening. In de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de bestedingen ten laste van de voorzieningen. Bestedingen worden rechtstreeks ten laste van een voorziening verantwoord en blijven buiten de baten en lasten in de exploitatie (conform het BBV).
Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting of het risico waarvoor de voorziening is gevormd, is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan. In het laatste geval kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de gevolgen van veranderingen in wet- en regelgeving. Een besluit van het algemeen bestuur is in deze situaties niet noodzakelijk, omdat de opheffing verplicht is conform het BBV. Het opheffen van voorzieningen ter egalisatie van kosten dient wel met een besluit van het algemeen bestuur te gebeuren. Het doel van een voorziening kan niet wijzigen gezien het verplichtende karakter en de harde kaders. Indien het doel niet meer bestaat of is veranderd, moet de voorziening worden opgeheven. Indien voor het nieuwe doel opnieuw een voorziening wordt gevormd, gelden daarvoor de regels voor het instellen van een nieuwe voorziening.
Wanneer een voorziening wordt opgeheven, komt het saldo (de vrijval) ten gunste van de exploitatie.
3.4 Rentebeleid reserves en voorzieningen
Eerder in deze nota is gesteld dat er jaarlijks een evaluatie van, onder meer, de omvang van de reserves plaatsvindt. Een rentetoevoeging aan de (bestemmings)reserves om deze qua omvang op niveau te houden is derhalve niet noodzakelijk. Een rentetoevoeging aan de algemene reserve is eveneens niet wenselijk aangezien de hoogte van de algemene reserve veel meer verband houdt met de hoogte van de weerstandscapaciteit en de risico’s waarvan op enig moment sprake is.
De aanwezigheid van reserves en voorzieningen leidt ertoe dat de BWB geen rentevergoeding aan derden hoeft te betalen daar waar de reserves en voorzieningen worden ingezet ten behoeve van de financiering van investeringen. Er kan gesteld worden dat de BWB hierdoor “rente bespaart”. Was een lening bij derden aangetrokken ter financiering van investeringen, dan was hiervoor wel een rentevergoeding verschuldigd geweest.
Het weerstandsvermogen kan worden omschreven als de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen. Het geeft als het ware de robuustheid van de begroting aan en is van belang wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet.
Volgens artikel 11 van het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen:
- 1.
- 2.
Voor de hoogte en samenstelling van het weerstandsvermogen zijn geen landelijke normen en richtlijnen vastgesteld. De bestendige lijn is, dat de ratio van het weerstandsvermogen hoger moet liggen dan 1,4. Daarmee beschikt de organisatie over reserves die ruim voldoende of uitstekend zijn om risico’s op te vangen. Voor de BWB geldt dat zij tot en met het opstellen van deze nota een beperkte weerstandscapaciteit heeft. Risico’s die het weerstandsvermogen van de BWB overschrijden komen daarmee voor rekening van de deelnemers (op grond van de gemeenschappelijke regeling). Van dit uitgangspunt kan worden afgeweken op basis van een besluit van het algemeen bestuur.
Op basis van het BBV dient de geïnventariseerde weerstandscapaciteit en risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de rekening te worden opgenomen. Deze paragraaf bevat een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid daaromtrent.
Deze nota treedt in werking met ingang van 1 januari 2024.
Deze nota wordt aangehaald als “Nota Reserves en Voorzieningen Belastingsamenwerking West-Brabant 2024”.
Uiterlijk na 6 jaar of indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast. Bij het vaststellen van de programmabegroting en jaarstukken wordt het overzicht van reserves en voorzieningen zoals opgenomen in de bijlage geactualiseerd.
6 Bijlage overzicht reserves en voorzieningen
Er zijn op 1 januari 2024 geen reserves aanwezig….
De volgende voorzieningen zijn ingesteld bij de jaarrekening 2022
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2026-706.html