Inkoopbeleid Tribuut belastingcentrum

Inleiding

Tribuut koopt diverse diensten, producten en werken in zoals diensten voor het betalingsverkeer of de inhuur van externe medewerkers, maar ook de aanschaf van software.

Dit schept een grote verantwoordelijkheid. Gemeenschapsgelden willen wij op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze besteden. We spannen ons continu in voor een verdere professionalisering van onze inkoop- en aanbestedingspraktijk. De organisatiedoelstellingen zijn hierbij leidend.

De kaders en spelregels van dit beleid maken het mogelijk om te voldoen aan de relevante wet- en regelgeving én om actuele politieke thema’s op een juiste manier in de inkooppraktijk in te bedden. Als Tribuut zijn wij daardoor in staat om als een professionele opdrachtgever te handelen, waarbij ondernemers eerlijke en gelijke kansen krijgen en op een objectieve manier worden beoordeeld.

Het beleid biedt bestuurders, ambtelijk betrokkenen en ondernemers de basis voor een professionele samenwerking.

Wet- en regelgeving

Wij handelen conform de relevante aanbestedingswet- en regelgeving. Uitzonderingen hierop leggen wij restrictief uit en passen we restrictief toe. Wij zullen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en/of het karakter van de markt waarin ondernemers opereren. In dat geval kunnen we afwijken en kiezen voor een andere procedure. Inkoop begeleidt bij het kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure.

Enkelvoudig onderhands aanbesteden

Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden nodigen wij één partij uit om een offerte in te dienen. Aan de hand van objectieve criteria kunnen wij motiveren waarom deze ene partij is uitgenodigd. Deze procedure wordt opgevolgd bij bedragen tot € 50.000,-.

Meervoudig onderhands aanbesteden

Bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigen wij minimaal 3 en maximaal 5 partijen uit om een offerte in te dienen op basis van een offerteaanvraag met daarin alle relevante informatie. Aan de hand van objectieve criteria kunnen wij motiveren waarom deze partijen zijn uitgenodigd. Deze procedure volgen wij voor bedragen vanaf € 50.000,- tot aan de Europese aanbestedingsgrens.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen besteden wij Europees aan. De drempels voor (Europese) aanbesteding worden benoemd in de Aanbestedingswet.

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn alleen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het bestuur.

Integriteit

Onze bestuurders en medewerkers houden zich aan de door ons vastgestelde gedragscodes zoals het integriteitsbeleid voor de organisatie, de Gedragscode Tribuut. Wij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Wij willen alleen zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.

Optimale prijs-kwaliteit verhouding

Bij ieder inkoop- en aanbestedingstraject nemen wij naast de kosten ook de kwaliteit in acht, met als doel de beste dienstverlener in de regio te zijn.

Innovatiegericht inkopen

Daar waar mogelijk moedigen wij innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten wij ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat we de effecten op people, planet en profit meenemen bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Tribuut stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij aanbestedingen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor Tribuut, op maatschappelijk of sociaal vlak. Tribuut wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Bij Inkopen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke aanbesteding. Tribuut kan social return inzetten voor:

• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

• Het stimuleren van sociaal ondernemen.

• Het bereiken van andere doelen, bijvoorbeeld in het onderwijs.

Uniforme documenten

Tribuut streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Tribuut past, mits passend, bij de betreffende Inkopen onder andere toe:

• Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeenten regio Stedendriehoek (bij voorkeur)

• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (VNG)

• Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

Onze Inkooporganisatie

Wij hebben een gecoördineerde inkoopfunctie. Deze inkoopfunctie wordt door een inkoopadviesbureau uitgevoerd. Per inkoop- en aanbestedingstraject wordt een projectteam samengesteld dat bestaat uit medewerkers van de betrokken diensten. Op deze manier worden de behoeften binnen onze organisatie gebundeld, wordt de aanwezige interne kennis en ervaring optimaal benut, en ontstaat draagvlak voor en acceptatie van de contracten.

vastgesteld in de bestuursvergadering van 14 november 2024

De voorzitter,

Dhr. H.van den Berg

De ambtelijk secretaris,

Dhr. B.J.Groot Wesseldijk