Onderzoeksprotocol Integriteit en Ongewenst Gedrag Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

1 Inleiding

Meldprocedure

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (hierna: de VRR) heeft een Meldprocedure voor het intern melden van het vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand; de “Meldprocedure melding Integriteit en Ongewenst Gedrag Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond” (hierna: Meldprocedure). Deze Meldprocedure beschrijft de mogelijkheden om een vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand te melden. Ook wordt beschreven hoe een Melding wordt beoordeeld, behandeld en, voor zover van toepassing, wordt opgevolgd.

Onderzoeksprotocol

Dit “Onderzoeksprotocol Melding Integriteit en Ongewenst Gedrag” (hierna: Onderzoeksprotocol) beschrijft de procedure van het Feitenonderzoek dat Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond kan (laten) verrichten naar aanleiding van een Melding van een vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand.

Wanneer ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand vermoedelijk heeft plaatsgevonden, zullen niet in alle gevallen de feiten en omstandigheden van meet af aan duidelijk zijn. Ook de rol van betrokken personen (zoals Melder(s), Betrokkene(n), Getuige(n)) is vaak nog onduidelijk. Het doel van een Feitenonderzoek is om hier meer duidelijkheid over te verschaffen.

In dit protocol worden verschillende aspecten belicht, zoals:

• De onderzoeksopdracht;

• De onderzoeksmethoden;

• De oplegging van ordemaatregelen;

• Communicatie tussen verschillende partijen;

• De verslaggeving en/of rapportage; en

• De rechten en plichten van Melder, Betrokkene en Derden.

Een Onderzoeksprotocol is een belangrijke basis voor het doen van zorgvuldig Feitenonderzoek. Een Feitenonderzoek is vaak erg ingrijpend voor alle betrokken personen. Het Onderzoeksprotocol draagt ertoe bij dat Feitenonderzoek zorgvuldig en eenduidig plaatsvindt. Niet alle mogelijke onderzoekssituaties en onderzoekshandelingen kunnen worden benoemd; ieder Feitenonderzoek heeft zijn eigen specifieke aspecten. Het Onderzoeksprotocol wil ook recht doen aan die aspecten en aan de professionele ruimte van alle bij een Feitenonderzoek betrokken personen.

Leeswijzer

• 1. Indien de Melding betrekking heeft op een lid van de Directie, dient in dit Onderzoeksprotocol voor de ‘Directie’ de ‘Voorzitter van het Dagelijks Bestuur’ te worden gelezen.

• 2. Indien de Melding betrekking heeft op een bestuurder uit het Algemeen Bestuur, dient in dit Onderzoeksprotocol voor ‘Directie’ ‘Voorzitter van het Algemeen Bestuur te worden gelezen.

• 3. Indien de Melding betrekking heeft op de Voorzitter van het Algemeen Bestuur, dient in dit Onderzoeksprotocol voor ‘Directie’ ‘plaatsvervangend Voorzitter van het Algemeen Bestuur’ te worden gelezen.

2 Begripsbepalingen

2.1 Ongewenst gedrag

Dit is een overkoepelend begrip voor meerdere ongewenste omgangsvormen tussen personen in een organisatie, zoals agressie en geweld, discriminatie, pesten en seksuele intimidatie.

Het vermoeden van ongewenst gedrag

De volgende gangbare definities worden gehanteerd voor vermoedens van ongewenst gedrag met betrekking tot de VRR:

• Agressie en geweld

  Onder agressie en geweld wordt verstaan voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. Het gaat hier om gedrag van Medewerkers van de VRR, niet om gedrag van burgers jegens Medewerkers die in dienst zijn bij de VRR (geweld tegen hulpverleners of kantoorpersoneel)

• Discriminatie

  Onder discriminatie wordt verstaan het behandelen van een persoon op een andere wijze dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld op grond van religie, levensovertuiging, politieke gezindheid, etniciteit, genderidentiteit- en expressie, nationaliteit, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte. Het maken van onderscheid, bijv. obv leeftijd, handicap of ziekte omvat dan niet een 'positieve discriminatie', het gaat om een verboden onderscheid zoals bijv. het college van de rechten van de mens hanteert.

• Pesten

  Onder pesten wordt verstaan alle vormen van intimiderend gedrag binnen de organisatie met een structureel karakter, van één of meerdere personen gericht tegen een persoon of een groep van personen die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.

• Seksuele intimidatie

  Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.

2.2 Integriteit 

Integriteitskwesties kunnen van diverse aard en ernst zijn. Een onderscheid wordt gemaakt tussen integriteitsschendingen (zie paragraaf 2.2) en misstanden (zie paragraaf 2.3).

Het vermoeden van een integriteitsschending

Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de VRR o.a. omtrent:

• a. belangenverstrengeling, waaronder onverenigbare functies/bindingen/activiteiten;

• b. diefstal, verduistering;

• c. fraude, corruptie;

• d. manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie;

• e. misbruik van bevoegdheden die (niet) bij de functie horen;

• f. schending van interne regels, procedures of gedragscode;

• g. verspilling en misbruik van eigendommen van de organisatie;

• h. (strafbare) misdragingen buiten werktijd die in verband staan tot het functioneren van de Betrokkene, die van buitengewoon ernstige aard zijn of schadelijk zijn voor de geloofwaardigheid van de organisatie;

• i. het misleiden van justitie;

• j. of het bewust achterhouden van informatie over bovengenoemde kwesties.

2.3 Misstand

Het vermoeden van een Melder dat er binnen de VRR sprake is van een misstand (zoals hieronder gedefinieerd). Dit vermoeden van Melder dient te zijn gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die Melder heeft opgedaan bij de VRR, of voortvloeien uit kennis die Melder heeft verkregen door diens werkzaamheden bij een andere organisatie.

Conform de definities in de Wet bescherming klokkenluiders wordt onder misstand verstaan:

• a. een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of

• b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:

  • 1. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel

  • 2. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

2.4 Overige begrippen

• Betrokkene: een Betrokkene is diegene waar het Feitenonderzoek bij een vermoedelijke integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag zich op richt of zich mogelijk op gaat richten.

• Dag(en): kalenderdagen.

• Directie: in geval van meldingen wordt hierna met de ‘Directie van de VRR’ bedoeld de Algemeen Directeur samen met de directeur van het betreffende dienstonderdeel. Bij deze directieleden ligt de verantwoordelijkheid voor het nemen van een besluit over het al dan niet instellen van een Feitenonderzoek en de aanstelling van Onderzoekers, over of de vastgestelde feiten in het feitenrapport aanleiding zijn om de feiten te kwalificeren als ongewenst gedrag, een integriteitsschending of misstand, alsmede over het opleggen van eventuele maatregelen of anderszins verlenen van opvolging van de Melding.

• Derde(n): een natuurlijk persoon, niet zijnde een Medewerker, die – in het geval van een misstand in de context van zijn of haar werkgerelateerde activiteiten – met de VRR te maken heeft of heeft gehad (bijvoorbeeld hulpontvangers, Medewerkers van leveranciers, oud-Medewerkers).

• Feitenonderzoek : een onderzoek gericht op het verzamelen en op schrift stellen van feiten naar aanleiding van een ontvankelijke en onderzoekswaardige Melding.

• Feitenrapport: het rapport opgemaakt door de Onderzoekers naar aanleiding van een Feitenonderzoek, waarin de feiten, (samenvatting van) verklaringen, maar bijvoorbeeld ook omstandigheden, beweegredenen en bevindingen worden vermeld die betrekking hebben op de Melding.

• Getuige : degene die gehoord wordt in het kader van een Feitenonderzoek om informatie te geven over het vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand.

• Medewerker: Medewerker (of vrijwilliger) met een arbeidsovereenkomst of aanstelling bij de VRR, waaronder binnen deze Meldprocedure, alsmede een stagiaire of extern ingehuurde wordt begrepen.

• Melder: de Medewerker of Derden die een vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand meldt, of namens wie dit gebeurt door de Vertrouwenspersoon, op grond van de Meldprocedure.

• Melding: de Melding van een vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand op grond van de Meldprocedure.

• Meldprocedure: onderhavige “Meldprocedure Integriteit en Ongewenst Gedrag VRR”

• Meldpunt: de plek waar een vermoeden van een ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand kan worden gemeld. Het Meldpunt beoordeelt of een Melding ontvankelijk is (binnen de reikwijdte van de Meldprocedure valt) en onderzoekswaardig is. Dit doet het Meldpunt op grond van de Meldprocedure en het Onderzoeksprotocol.

• Onderzoeksprotocol: het “Onderzoeksprotocol Melding Integriteit en Ongewenst Gedrag Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond”.

• Onderzoekers: degenen (intern en/of extern) die volgens het Onderzoeksprotocol Feitenonderzoek verrichten in opdracht van de Directie. De Onderzoekers rapporteren (en adviseren eventueel) over de afdoening van vastgestelde feiten en over eventueel te nemen algemene/beleidsmatige maatregelen (niet zijnde disciplinaire maatregelen). 

• Vertrouwenspersoon: degene (intern en/of extern) die is aangewezen om als zodanig voor de VRR te fungeren.

3 Aanleiding tot een Feitenonderzoek

3.1 Ontvangst van een Melding

Een Medewerker of Derden met een vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand die de VRR betreft, kan dit vermoeden intern schriftelijk of mondeling melden bij een leidinggevende, een Vertrouwenspersoon of bij het Meldpunt via meldpunt.integriteit@vr-rr.nl.

De Meldprocedure omvat de procedure voor het indienen en behandelen van een Melding, waaronder het in ontvangst nemen van een Melding en het beoordelen van de onderzoekswaardigheid van een Melding.

3.2 Beoordeling onderzoekswaardigheid

Na ontvangst van een Melding, beoordeelt het Meldpunt op grond van de Meldprocedure of de Melding ontvankelijk is (binnen de reikwijdte van de Meldprocedure valt) en onderzoekswaardig is. Een Melding is ontvankelijk als deze als een vermoedelijke integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag wordt aangemerkt en derhalve onder de competentie van het Meldpunt valt.

Een Melding wordt als onderzoekswaardig aangemerkt als:

• De Melding gebaseerd is op redelijke gronden;

• De Melding is van voldoende gewicht;

• De Melding voldoende betrouwbaar en concreet is;

• De Melding in redelijkheid onderzoekbaar is; er zijn voldoende onderzoeksmogelijkheden, en deze zijn niet buitenproportioneel.

3.3 Onderzoek

Indien het Meldpunt de Melding als onderzoekswaardig kwalificeert, stelt het Meldpunt een voorstel voor een onderzoeksopdracht op en legt dit ter besluitvorming voor aan de Directie. De Directie besluit over het instellen van een Feitenonderzoek, aanstelling van de Onderzoekers en de te gebruiken onderzoeksmethodes. Dit voorstel voor een onderzoeksopdracht bevat in ieder geval de volgende punten:

• De aanleiding van het Feitenonderzoek;

• Een duidelijk omschreven opdracht;

• De onderzoeksvragen;

• De onderzoeksmethoden;

• De Onderzoekers;

• De onderzoekscapaciteit;

• De vermoedelijke duur van het Feitenonderzoek;

• De met het Feitenonderzoek gemoeide kosten;

• Het verzoek aan de Directie om te besluiten over het instellen van een Feitenonderzoek en aanstelling van de Onderzoekers, conform de onderzoeksopdracht.

De verleende onderzoeksopdracht geeft een heldere afbakening en biedt duidelijkheid aan zowel Onderzoekers als aan Betrokkene. Bij het Feitenonderzoek worden in ieder geval de Melder en de Betrokkene(n) gehoord. De onderzoeksopdracht wordt opgenomen in het uiteindelijke feitenrapport. Als er tijdens een Feitenonderzoek redenen zijn om de onderzoeksopdracht te wijzigen of uit te breiden (het vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand kan bijvoorbeeld ingewikkelder of omvangrijker blijken), dan wordt dit nader schriftelijk vastgelegd ter instemming van de Directie. Het Meldpunt bewaakt de procedure en termijnen.

De door de Directie aangewezen Onderzoekers kunnen interne Medewerkers, externe deskundigen of een combinatie daarvan zijn. De directie wijst één van de onderzoekers aan als contactpersoon en aanspreekpunt voor henzelf. De Onderzoekers zijn onafhankelijk en onpartijdig, hiermee wordt rekening gehouden door een zorgvuldige samenstelling van de commissie. De commissieleden hebben geheimhoudingsplicht en behandelen alle informatie vertrouwelijk. De Melder wordt schriftelijk geïnformeerd dat een Feitenonderzoek is ingesteld, wat de onderzoeksopdracht is en door wie het Feitenonderzoek wordt uitgevoerd. Bij het onderzoek worden in ieder geval de Melder en de Betrokkene(n) gehoord, of een poging hiertoe gedaan bij vertrouwelijke/anonieme meldingen.

Het Onderzoeksprotocol van de VRR is altijd leidend, ook als procedures omtrent de wijze van Feitenonderzoek van de externe instantie afwijken. De Directie van de VRR blijft verantwoordelijk voor de manier waarop het Feitenonderzoek plaatsvindt, de informatievoorziening aan alle betrokken partijen en de zorg voor haar Medewerkers.

3.4 Strafrechtelijke kwesties

De VRR stelt geen strafrechtelijk onderzoek in. Als er mogelijk sprake is van een vermoeden van een misdrijf waarvoor een wettelijke aangifteplicht geldt, doet de Directie, of namens deze een gevolmachtigde binnen de VRR, aangifte bij politie of justitie. Ook kan er na besluit daartoe van de Directie, aangifte worden gedaan in een situatie of over gedragingen waarvoor geen aangifteplicht geldt.

Mocht er strafrechtelijk Feitenonderzoek ingesteld worden, kan na afstemming met het Openbaar Ministerie gelijktijdig een eigen Feitenonderzoek worden uitgevoerd als dit elkaar niet belemmert. Een Melding van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand kan ook meer omvatten dan de delictsomschrijving van een specifiek misdrijf; dit kan afzonderlijk onderzocht worden. Het strafrechtelijk traject en het disciplinair traject zijn afzonderlijke trajecten, waarbij de Directie op adequate wijze de verantwoordelijkheid voor het disciplinair traject invult.

3.5 Afwegingen m.b.t. Betrokkene

De Betrokkene heeft in een Feitenonderzoek bepaalde rechten, maar ook plichten. De Betrokkene heeft recht op een zorgvuldige en respectvolle omgang; hij is onschuldig tot het tegendeel is bewezen. De Betrokkene hoeft zijn onschuld niet te bewijzen, maar hij dient wel mee te werken aan het Feitenonderzoek (het geven van openheid van zaken). Op deze manier kan Betrokkene twijfel over diens integriteit (zoveel mogelijk) wegnemen.

Voor iedereen over wie een Melding is gedaan en waarbij het gemelde niet feitelijk is vastgesteld of vast te stellen, of waarbij de Betrokkene is vrijgepleit, geldt eenzelfde bescherming als voor een Melder. Dat wil zeggen dat je in dat geval als Betrokkene op geen enkele wijze in je rechtspositie mag worden benadeeld vanwege deze Melding en dat je op geen enkele manier nadelige gevolgen van de Melding bij de uitoefening van je functie mag ondervinden, met uitzondering van de het eventueel opleggen van een ordemaatregel tijdens het Feitenonderzoek.

Ordemaatregel

Soms brengt de aard van de Melding met zich mee dat het niet wenselijk is dat Betrokkene zich op de werkplek bevindt en/of zijn functie uitoefent. Tijdens het Feitenonderzoek of gedurende de periode dat een strafrechtelijk Feitenonderzoek loopt, kan het hierom noodzakelijk of wenselijk zijn een ordemaatregel uit te vaardigen. Ordemaatregelen zijn al die maatregelen die beogen de rust en de orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven, dan wel de aard hebben van een schadebeperkende maatregel. Enkele voorbeelden hiervan zijn het tijdelijk aanwijzen van een andere werklocatie of tijdelijk uitvoeren van andere werkzaamheden, het aanpassen van toegangsrechten tot gebouwen, bedrijfsmiddelen en systemen, het innemen van gegevensdragers, computer, tablet of telefoon, schorsing, etc.

Verder kan met een ordemaatregel worden voorkomen dat bewijsmateriaal (relevant voor het Feitenonderzoek) kan worden vernietigd of dat (verdere) schade ontstaat. Ordemaatregelen kunnen slechts worden opgelegd door de Directie, en volgen uit een daarvoor opgestelde regeling van de VRR dan wel andere toepasselijke collectieve regeling. Als er door de Directie besloten wordt een ordemaatregel op te leggen, wordt dit schriftelijk aan de Betrokkene kenbaar gemaakt.

Informatievoorziening

Indien de bewijsgaring, de waarheidsvinding en het onderzoeksbelang dit niet in de weg staat, wordt Betrokkene – met in achtneming van het Algemeen mandaat-volmacht- en machtigingsbesluit Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (dan wel daaraan verbonden en/of opvolgende regeling) - zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een Feitenonderzoek naar zijn handelingen wordt ingesteld. Alsmede of op dat moment ordemaatregelen worden getroffen. Dit gebeurt bij voorkeur eerst persoonlijk, maar in ieder geval altijd schriftelijk. Niet in alle gevallen zal het echter wenselijk zijn dat Betrokkene onmiddellijk wordt geïnformeerd. Betrokkene zal informatie willen hebben omtrent de gang van zaken tijdens het Feitenonderzoek en de voortgang van het Feitenonderzoek. Indien dit conflicteert met het onderzoeksbelang, wordt gedurende het Feitenonderzoek aan Betrokkene alleen die informatie verstrekt die de bewijsvergaring, waarheidsvinding en het onderzoeksbelang niet in de weg staat.

In de kennisgeving van het Meldpunt aan Betrokkene dat er, na besluit daartoe van de Directie, een Feitenonderzoek wordt ingesteld staan in ieder geval de volgende zaken:

• Een omschrijving van het handelen of het nalaten dat aanleiding is tot het instellen van een Feitenonderzoek (of welke vermoedens er richting de Betrokkene zijn) en de onderzoeksvraag/vragen;

• De mededeling dat het vermoeden bestaat dat de Betrokkene zich schuldig heeft gemaakt aan ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand;

• De mededeling dat Betrokkene en eventuele Getuige(n) kunnen worden gehoord;

• De mededeling dat de Betrokkene zich kan laten bijstaan door een raadsman (niet zijnde een Vertrouwenspersoon of bedrijfsmaatschappelijk werker van de VRR);

• Dat het Feitenonderzoek plaatsvindt volgens het Onderzoeksprotocol (als bijlage toegevoegd);

• De namen van de Onderzoekers en hun bereikbaarheid;

• Een uitnodiging voor een gesprek met de Onderzoekers;

• Als dat aan de orde is: dat er een ordemaatregel wordt opgelegd.

De leidinggevende van de Betrokkene wordt eveneens geïnformeerd over het Feitenonderzoek als het onderzoeksbelang hiermee niet wordt geschaad. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren ligt bij de Directie.

4 Het onderzoek van meldingen

4.1 Onderzoek van meldingen integriteit, misstand, ongewenst gedrag

4.1.1 Opdracht

Een Feitenonderzoek wordt door daartoe aangestelde Onderzoekers uitgevoerd, in opdracht van de Directie. De inhoud van deze paragraaf is zowel van toepassing op interne als externe Onderzoekers.

4.1.2 Onderzoeksmethoden

Het Feitenonderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen (de belangen van Betrokkene, Melder, het belang van het Feitenonderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van Getuigen en andere partijen) worden gewogen. Zorgvuldig Feitenonderzoek heeft ook betrekking op de vraag hoe belangen afgewogen dienen te worden. De beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit kunnen onderscheiden worden:

• Subsidiariteit

  Bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient afgewogen te worden in hoeverre gekozen wordt voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat als de ene onderzoeksmethode door Betrokkene als een grotere belasting kan worden ervaren dan een andere onderzoeksmethode, voor de lichtere variant gekozen moet worden.

• Proportionaliteit

  In het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De lasten van de onderzoeksmethode voor Betrokkene kunnen niet disproportioneel zwaar zijn in vergelijking met te dienen belangen (het onderzoeks- of organisatiebelang).

De Onderzoekers zullen bewijs niet onrechtmatig (laten) vergaren en de rechten en plichten van Betrokkene in acht nemen. Tijdens het Feitenonderzoek kunnen – na bovenstaande afweging - verschillende onderzoekshandelingen nodig zijn, zoals:

• Het voeren van gesprekken met de Melder en Betrokkene (in het kader van hoor en wederhoor);

• Het voeren van gesprekken met Getuigen of andere personen;

• Het raadplegen van diverse openbare bronnen (internet, sociale media, etc.);

• Het raadplegen van gesloten, vertrouwelijke bronnen;

• Het doen van Feitenonderzoek in de (digitale) werkomgeving, zoals de computer, smartphone, tablet, e-mail en het bureau en/of de kast;

• Het onderzoeken van tijd- en werkregistraties en declaraties;

• Het onderzoeken van toegangsregistraties;

• Het onderzoeken van gebruik(sinformatie) m.b.t. bedrijfsmiddelen;

• Het onderzoeken van telecommunicatiegegevens (met uitzondering van afluisteren);

• Het observeren van locaties en/of de Betrokkene, al dan niet met behulp van een camera;

• Het raadplegen van personeelsdossiers of personeelsgegevens;

• Het raadplegen van geautomatiseerde betalingssystemen;

• Het raadplegen van beveiligingscamera registratie;

• Het raadplegen van e-mail en/of onderzoeken van het internetgebruik.

Een toelichting op een aantal onderzoeksmethodes staat in de bijlage.

4.1.3 Het horen van Betrokkene

Het beginsel van hoor en wederhoor is ook in het Feitenonderzoek belangrijk. De Onderzoekers stellen de Betrokkene in de gelegenheid te worden gehoord. De Betrokkene wordt in principe schriftelijk uitgenodigd voor het gesprek waarin hij kan reageren op de Melding over het vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending en/of een misstand. In verband met privacybescherming wordt de naam van de Melder niet bekend gemaakt aan de Betrokkene, tenzij het Feitenonderzoek/de Melding dit vereist (bv. als de Melding gaat over direct handelen ten aanzien van de Melder) of als de Melder hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming geeft. Ook de Melding zelf wordt niet aan een Betrokkene verstrekt, tenzij dit op grond van een wettelijke verplichting nodig is of als de Melder hiervoor toestemming geeft (zie ook paragraaf 5.4 van dit Onderzoeksprotocol).

Uitnodiging van Betrokkene voor een gesprek

Betrokkene wordt minimaal vijf (5) werkdagen van tevoren uitgenodigd voor een gesprek. In de uitnodiging wordt Betrokkene op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het gesprek. Betrokkene wordt ook gewezen op zijn/haar rechten en plichten (zoals zijn medewerking aan het Feitenonderzoek). Bovendien wordt Betrokkene geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Gesprekken worden in de regel uitgevoerd door twee Onderzoekers. Indien het Feitenonderzoek door externen wordt uitgevoerd, kan tevens een interne onderzoeker of lid van het Meldpunt aanwezig zijn bij het gesprek.

Raadsman

Betrokkene heeft het recht om een raadsman aanwezig te laten zijn als toehoorder bij het gesprek. In de uitnodiging voor het gesprek wordt Betrokkene over deze mogelijkheid geïnformeerd. Het is aan de Betrokkene hiertoe te besluiten; eventueel daaraan verbonden kosten komen voor rekening van de Betrokkene, tenzij de opdrachtgever van het Feitenonderzoek het redelijk acht de in redelijkheid gemaakte kosten te vergoeden.

De raadsman is bij het gesprek aanwezig, maar neemt hier niet inhoudelijk aan deel. Een ander persoon (zoals bijvoorbeeld een partner familielid) kan ook bij het gesprek worden toegelaten, tenzij dit in het belang van het Feitenonderzoek of in het belang van Derden ongewenst is. De bijstand van een specifieke raadsman, Vertrouwenspersoon of familielid kan geweigerd worden, wanneer er ernstige bezwaren tegen deze persoon rijzen, bijvoorbeeld door betrokkenheid bij de kwestie of belangenverstrengeling. Met deze mogelijkheid wordt uitermate terughoudend omgegaan.

Medewerking

Betrokkene is verplicht mee te werken aan het Feitenonderzoek, dit is onderdeel van ‘goed ambtenaarschap’ zoals volgt uit de Ambtenarenwet. De medewerking houdt in dat de Betrokkene verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het Feitenonderzoek. De informatie die de Medewerker verstrekt, dient op waarheid te berusten.

Gespreksverslag

Van het gesprek wordt direct een gespreksverslag opgemaakt. Indien Betrokkene en de Onderzoekers het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het geheel door hen ondertekend. Indien Betrokkene geen akkoord geeft, wordt het verslag met Melding hiervan (en eventuele opmerkingen) gebruikt. Betrokkene krijgt na ondertekening van zijn verklaring een afschrift tot zijn beschikking, de Onderzoekers bepalen de wijze waarop.

In uitzonderlijke gevallen kan - met instemming van beide partijen - besloten worden om een gesprek op te nemen. De Betrokkene wordt geïnformeerd dat de audio-opname zo spoedig mogelijk en in ieder geval na de afronding van de zaak zal worden vernietigd. De opnamen blijven bewaard zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke, strafrechtelijke of disciplinaire afhandeling van de zaak. Daarna worden de opnamen vernietigd.

4.1.4 Het verkrijgen van informatie van Getuigen

De Onderzoekers hebben de bevoegdheid Medewerkers van de VRR en Derden te (laten) verzoeken om informatie te verstrekken in de rol van Getuige. Informatie die (mondeling of schriftelijk) aan het Meldpunt of de Onderzoekers wordt verstrekt, kan worden gebruikt voor het Feitenonderzoek.

Het verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in:

• Verzoek tot het verstrekken van informatie m.b.t. feiten en/of omstandigheden;

• Verzoek tot het ter beschikking stellen van en inzage geven in schriftelijke stukken en/of goederen.

Een onderzoeker onthoudt zich te allen tijde van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische en/of fysieke druk/dwang.

Uitnodiging Getuige voor het gesprek

Voor aanvang van het gesprek wordt de betreffende Getuige zoveel mogelijk op de hoogte gesteld van de procedure, de aard en het doel van het gesprek. Verder wordt deze persoon geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Getuigen mogen een raadsman of Vertrouwenspersoon (van binnen of buiten de organisatie) meenemen naar het gesprek. Eventuele kosten van ondersteuning zijn voor eigen rekening, tenzij de opdrachtgever van het Feitenonderzoek het redelijk acht de in redelijkheid gemaakte kosten te vergoeden. Gesprekken worden in de regel uitgevoerd door twee Onderzoekers.

Gespreksverslag

Van gevoerde gesprekken wordt ter plekke een gespreksverslag opgemaakt. De geïnterviewde mag correcties aanbrengen in het verslag en tekent deze ter plekke voor waarheid. Is het door omstandigheden niet mogelijk het gespreksverslag ter plaatse op te maken en te laten tekenen, gebeurt dit zo spoedig mogelijk alsnog.

Getuigen die een ondertekende verklaring hebben afgelegd, krijgen zo spoedig mogelijk een afschrift van hun verklaring. Indien het belang van een Feitenonderzoek dit vergt, kan het moment van het ter beschikking stellen van de verklaring worden verplaatst naar een later tijdstip, uiterlijk als het Feitenonderzoek is afgerond. Ook de wijze van ter beschikking stellen kan worden bepaald door de Onderzoekers.

4.2 Afronding Feitenonderzoek en dossier

Het is de taak van de Onderzoekers het feitencomplex objectief vast te stellen en hierover te rapporteren. Na afronding van het Feitenonderzoek worden door de Onderzoekers alle onderzoeksbevindingen en (een samenvatting van de) gespreksverslagen vastgelegd in een feitenrapport. Het feitencomplex en het Feitenonderzoek daarnaar dient zorgvuldig en objectief te worden vastgelegd. Schriftelijke vastleggingen zijn onder andere van belang voor de transparantie van het Feitenonderzoek en het zo nodig achteraf afleggen van verantwoording over (de wijze van) het Feitenonderzoek en genomen beslissingen.

In het feitenrapport wordt tevens verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard en wordt getoetst aan wet- en regelgeving, indien van toepassing. De Onderzoekers leggen het Feitenonderzoek objectief vast en onthouden zich van persoonlijke meningen of oordelen.

Het feitenrapport wordt altijd geanonimiseerd door de Onderzoekers (zonder gebruik van namen) en er worden geen integrale gespreksverslagen bijgevoegd (alleen de relevante delen daarvan worden gebruikt). Dit is het standaard feitenrapport, dat zowel naar Directie als Betrokkene gaat. De identiteit van de Melder wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Melder (conform paragraaf 3.3 onderdeel 5 van de Meldprocedure). De Melding wordt alleen openbaar gemaakt dan wel verstrekt aan Derden indien de wetgeving dit verplicht.

Als de Directie in de onderzoeksopdracht advies van de Onderzoekers vraagt, dan wordt dit separaat bij het rapport gevoegd. Dit advies betreft niet de eventuele sanctie, maar bijvoorbeeld maatregelen ter verbetering of voorkoming van een vergelijkbare situatie.

Het onderzoeksdossier bestaat in elk geval uit:

• De onderzoeksopdracht;

• De onderzoeksmiddelen, -methoden;

• Een weergave van relevante feiten en omstandigheden;

• De relevante schriftelijke stukken, waaronder de gespreksverslagen;

• Het feitenrapport met de bevindingen.

5 Afhandeling onderzoek

5.1 Besluitvorming naar aanleiding van het feitenrapport

De Onderzoekers leggen alle feiten objectief vast. Daarbij mogen ze geen eventuele consequenties trekken naar aanleiding van de onderzochte feiten; dat is de taak van de Directie. Het objectief onderzoeken en het geven van een (normatief) oordeel blijft daarmee gescheiden. De Directie beslist uiteindelijk of de vastgestelde feiten in het feitenrapport aanleiding zijn om de feiten te kwalificeren als ongewenst gedrag, een integriteitsschending en/of een misstand.

In het kader van wederhoor kan Betrokkene zijn opvatting geven over de feiten en omstandigheden met betrekking tot de hem verweten gedraging(en), op basis van het feitenrapport. Dit kan in een schriftelijke reactie op het feitenrapport of - op basis van uitnodiging - in een gesprek met het Meldpunt of de Directie.

Bij besluitvorming weegt de Directie – op basis van een advies van HR - vervolgens af:

• Heeft Betrokkene zich schuldig gemaakt aan de verweten gedraging?

• Kwalificeert de verweten gedraging zich als misstand, integriteitsschending of ongewenst gedrag?

• Is de verweten gedraging Betrokkene aan te rekenen?

• Heeft hij de ontoelaatbaarheid van zijn gedraging kunnen inzien?

• Is de voorgenomen maatregel evenredig aan de ernst van de gedraging?

Daarna neemt de Directie een besluit over een eventuele maatregel, met onderbouwing hoe op basis van de onderzoeksresultaten tot een besluit is gekomen. Ter uitvoering van dit besluit worden de bij de uitvoering betrokken Medewerkers worden geïnformeerd over de inhoud van het Feitenonderzoek, passende bij de aan hen toebedeelde taak bij de uitvoering van de eventuele maatregel.

5.2 Termijnen 

De volgende termijnen worden in acht genomen. Het Meldpunt stuurt de Melder binnen zeven (7) dagen na ontvangst van een Melding een ontvangstbevestiging. De Melder wordt binnen vier (4) weken na verzending van de ontvangstbevestiging schriftelijk geïnformeerd over of er een Feitenonderzoek wordt ingesteld of niet, dan wel dat er een eventueel ander vervolg wordt gegeven aan de Melding. Zodra een beslissing tot een Feitenonderzoek door de Directie is genomen, worden Onderzoekers aangesteld. De Onderzoekers starten het Feitenonderzoek zo snel mogelijk op.

Na afronding van het Feitenonderzoek middels een feitenrapport neemt de Directie zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen twee (2) weken een beslissing. Indien de beslissing niet binnen deze termijn kan worden gegeven, wordt de Melder hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de Melder een beslissing ontvangt. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier (4) weken bedragen. Ook Betrokkene wordt hierover geïnformeerd.

5.3 Bewaartermijnen

De persoonsgegevens en dossiers die in verband met een Feitenonderzoek zijn verwerkt, worden bewaard conform dezelfde richtlijnen die gelden voor documenten met betrekking tot het functioneren binnen personeelsdossiers. De bewaartermijn van het onderzoeksdossier is drie jaar. De onderzoeksgegevens worden niet toegevoegd aan een personeelsdossier, maar in een aparte afgeschermde omgeving bewaard.

5.4 Communicatie

Er wordt met zeer vertrouwelijke informatie omgegaan en er worden zeer vertrouwelijke documenten vervaardigd. In het kader van de privacybescherming en vertrouwelijkheid van informatie is het derhalve van belang dat alleen informatie wordt verstrekt die noodzakelijk is of waar de betreffende persoon of personen recht op hebben.

Alle Betrokkenen bij een Feitenonderzoek (Melder, Betrokkene, Getuige, raadsman, Vertrouwenspersoon, Meldpunt, Onderzoekers, etc.) wordt een geheimhoudingsverplichting opgelegd waarmee wordt vastgelegd dat zij vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de informatie die hen bekend is over de Melding, Melder, Betrokkene en andere betrokken partijen, het Feitenonderzoek of feiten uit het Feitenonderzoek, etc. De vertrouwelijke informatie wordt verstrekt met behulp van communicatiemiddelen die voldoen aan de beveiligingseisen die gelden voor vertrouwelijke stukken.

Mede vanwege de vertrouwelijkheid alsmede de anonimiteit van Melder en Betrokkene, draagt in principe het Meldpunt zorg voor het delen van het besluit en andere berichten afkomstig van de Directie gericht aan Melder, Betrokkene en andere betrokken partijen. Gedurende het Feitenonderzoek kunnen ook de Onderzoekers in contact staan met Melder, Betrokkene en andere betrokken partijen.

5.4.1 Communicatie tijdens het Feitenonderzoek

Communicatie over ongewenst gedrag, een integriteitsschending of misstand is belangrijk, onder andere voor de bewustwording en preventie. Het kan onrust, geruchten en een onveilig gevoel bij Medewerkers voorkomen of wegnemen. Tijdens het Feitenonderzoek wordt terughoudend en weloverwogen omgegaan met (het moment van) communicatie over de inhoud van de Melding naar zowel Betrokkene als naar andere belanghebbenden, zoals collega’s. Het onderzoeksbelang (het belang van de VRR) staat bij de afweging voorop, maar de privacy van Melder en Betrokkene telt daarbij zwaar mee.

Soms moet, onder vermelding van de naam van Betrokkene, worden gecommuniceerd over een ordemaatregel: collega’s moeten weten dat een Betrokkene bijvoorbeeld de toegang is/wordt ontzegd en/of dat diegene is/wordt geschorst. Als de naam van Betrokkene wordt vermeld kan dit alleen na het informeren of betrekken van Betrokkene over deze berichtgeving. De direct leidinggevende of een ander (bijv. andere leidinggevende, bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werker) houdt gedurende het Feitenonderzoek contact met Betrokkene waarbij hij deze begeleidt en de nodige zorg geeft.

Als de Melding is weerlegd of niet is vastgesteld zal dit - uitsluitend na overleg met de Betrokkene - worden medegedeeld aan de organisatie dan wel de betreffende afdeling waar de Betrokkene werkzaam is. Rehabilitatie vraagt een zeer zorgvuldige en intensieve begeleiding van de Medewerker waarbij communicatie een belangrijke rol speelt. In geval van een strafrechtelijk Feitenonderzoek wordt daarover binnen de VRR uitsluitend gecommuniceerd na overleg met de officier van justitie.

Communicatie met/naar Betrokkene

Betrokkene tegen wie het Feitenonderzoek is gericht wordt zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een Feitenonderzoek is ingesteld naar zijn/haar handelingen, indien dit niet strijdig is met het onderzoeksbelang. In verband met privacybescherming wordt de naam van de Melder niet bekend gemaakt aan de Betrokkene ten aanzien van wie de Melding is gedaan. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt indien het Feitenonderzoek/Melding dit vereist (bijvoorbeeld als de Melding gaat over direct handelen ten aanzien van de Melder) of als de Melder hiervoor toestemming geeft. Ook de Melding zelf wordt niet aan een Betrokkene verstrekt, tenzij dit op grond van een wettelijke verplichting nodig is of als de Melder hiervoor toestemming geeft.

Communicatie met (interne en externe) Getuigen

Getuigen worden desgewenst in het bezit gesteld van een afschrift van hun verklaring. In belang van het Feitenonderzoek kan dit afschrift op een later tijdstip ter beschikking worden gesteld. Er vindt in principe geen verdere communicatie plaats met Getuigen.

5.4.2 Communicatie na afronding Feitenonderzoek

Betrokkene

Het Meldpunt laat de Betrokkene na afloop van het Feitenonderzoek schriftelijk weten dat het Feitenonderzoek is afgerond. Als er geen ongewenst gedrag, integriteitsschending of misstand is vastgesteld, wordt het besluit van de Directie door het Meldpunt aan Betrokkene schriftelijk meegedeeld. Indien uit het Feitenonderzoek is gebleken dat er wel sprake is van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of misstand, dan wordt aan Betrokkene de verdere procedure en maatregel(en) meegedeeld.

Melder

De Melder krijgt na afloop van een Feitenonderzoek een schriftelijk bericht dat het Feitenonderzoek is afgerond. De Melder wordt hierbij vooral procesmatig geïnformeerd over het Feitenonderzoek en de bevindingen. De Directie beoordeelt welke informatie wel of niet verstrekt zal worden na zorgvuldige afweging van de belangen van alle betrokken partijen.

Getuigen

Getuigen worden in principe niet op de hoogte gehouden van afronding van het Feitenonderzoek. Mocht de Directie hier toch voor kiezen, dan worden zij in beperkte mate, globaal op de hoogte gesteld.

5.5 Inzagerecht

Na afloop van een Feitenonderzoek krijgt Betrokkene inzage in het geanonimiseerd feitenrapport zoals door de Onderzoekers naar de Directie is gestuurd. Betrokkene kan - in het kader van wederhoor - hierop willen reageren. De reactie maakt geen onderdeel uit van het feitenrapport en leidt alleen bij feitelijke onjuistheden tot aanpassing.

De Directie zal aan Betrokkene geen inzage in stukken van een Feitenonderzoek geven als daarmee de privacybescherming van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet- of regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verplicht is.

Het (geanonimiseerde) feitenrapport is verder alleen toegankelijk voor degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij het Feitenonderzoek of afhandeling van de Melding: de Directie, het Meldpunt, de Onderzoekers en bij het disciplinaire traject een HR-medewerker (voor advies over een eventuele sanctie).

5.6 Zorg gedurende het proces

Een intern Feitenonderzoek kan veel betekenen voor alle betrokken partijen bij het Feitenonderzoek en ook veel commotie in de naaste werkomgeving veroorzaken. Het is daarom van belang om hier aandacht voor te hebben en zorg te bieden. In een gesprek met belanghebbenden (zoals teamleden) kan bijvoorbeeld worden uitgelegd waarom een Feitenonderzoek is ingesteld en waarom voor bepaalde onderzoeksmethoden is gekozen. Verder kan onjuiste beeldvorming (geruchten) worden gecorrigeerd. Een dergelijk gesprek kan ook van belang zijn in het kader van het lerend vermogen van de Medewerkers, en ten behoeve van preventie.

Bij de zorg kunnen leidinggevenden en HR-adviseurs worden betrokken, maar ook de Onderzoekers (intern of extern). Uiteraard moet aandacht worden besteed aan de Betrokkene, met name wanneer de Betrokkene weer moet integreren in een (andere) werkplek. In geval van een rehabilitatie zal Betrokkene en zijn directe werkomgeving intensief moeten worden begeleid.

Herstelactiviteiten

Na een integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag is het van belang om een aantal zaken na te gaan:

• Wat het onderzoek heeft betekend voor degenen die daarbij betrokken waren en of nazorg gewenst is;

• Zijn alle risico’s voor de VRR onderkend en afgedekt;

• Zijn de datasystemen nog integer;

• Moet financiële, proces- of imagoschade worden hersteld of beperkt;

• Moeten anderszins activiteiten worden ontplooid ter voorkoming van soortgelijke incidenten.

5.7 Inwerkingtreding regeling

• 1. Deze regeling treedt in werking op het moment dat het Meldpunt Integriteit is ingericht (verwachtingsdatum 1 juni 2026).

• 2. Deze regeling wordt vastgesteld door het Dagelijks Bestuur VRR en kan worden gewijzigd door de Directie, met instemming van het aangewezen medezeggenschapsorgaan.

• 3. Deze regeling wordt aangehaald als het “Onderzoeksprotocol Melding Integriteit en Ongewenst Gedrag” en beschrijft de procedure van Feitenonderzoek die de VRR kan (laten) verrichten naar aanleiding van een Melding van een vermoeden van ongewenst gedrag, een integriteitsschending of een misstand. Deze regeling is van toepassing op alle verrichte meldingen (en daar aan verbonden onderzoeken) die zijn gedaan op of na de datum van de inwerkingtreding.

• 4. Met de inwerkingtreding van deze regeling worden het “Protocol onderzoeken vermoeden misstand en integriteitsschending (10 maart 2015)” en het “Protocol ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag (3 april 2012)” ingetrokken. Deze regelingen zijn blijven van toepassing op onderzoeken die zijn aangevangen voor de datum van de inwerkingtreding van de nieuwe regeling Onderzoeksprotocol Melding Integriteit en Ongewenst Gedrag, dit tenzij de Directie gemotiveerd anders besluit.

Bijlage Afspraken over onderzoeksmethodes

Doorzoeken van de werkplek

De werkplek van de Betrokkene kan onderzocht worden indien dit van belang is voor het Feitenonderzoek. Het is in beginsel alleen toegestaan om de zakelijke locatie en zakelijke middelen te onderzoeken. Bij het zoeken naar zaken die bijdragen aan de waarheidsvinding wordt zoveel mogelijk Feitenonderzoek naar privézaken vermeden. Indien de Betrokkene niet meer naar zijn werkplek zal terugkeren, wordt hij in staat gesteld privézaken in ontvangst te nemen. Bij het onderzoeken van de werkomgeving gelden de volgende randvoorwaarden:

• Het Feitenonderzoek moet uitgevoerd worden door tenminste twee leden van het onderzoeksteam.

• Toestemming van de Directie is vereist voor dit Feitenonderzoek mag plaats vinden.

• Indien mogelijk wordt de direct leidinggevende van de Betrokkene ingelicht.

• Het doorzoeken van de werkplek vindt bij voorkeur plaats in aanwezigheid van de Betrokkene.

• Het heimelijk doorzoeken van de werkomgeving is een mogelijkheid indien het belang van het Feitenonderzoek dit vergt. Hier is toestemming voor nodig van de Directie.

• Indien noodzakelijk mogen gesloten lades en kasten geforceerd worden na toestemming van de Directie.

Observatie

Indien de benodigde informatie niet rechtstreeks aan Betrokkene of een Derden kan worden gevraagd of anderszins worden vastgesteld, kan – in belang van het Feitenonderzoek - observatie van Betrokkene als onderzoeksmethode worden gebruikt. De observatie heeft in beginsel alleen betrekking op activiteiten die de Betrokkene tijdens werktijd verricht. Het kan echter voorkomen dat ook buiten diensttijd moet worden geobserveerd. Observatie is een zwaar middel, zeker als het buiten werktijd plaatsvindt. Het vermoeden van een integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag moet daarom de bijkomende aantasting van de privacy kunnen rechtvaardigen. Ook moet eerst gekeken worden of er niet een minder zwaar middel kan worden ingezet.

Observatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van een foto- en/of videocamera, is gelegitimeerd op basis van artikel 6, lid 1 onder f, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarin wordt gesteld dat de gegevensverwerking (in casu het gebruik van de camera) noodzakelijk kan zijn voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke (in dit geval het bedrijfsbelang van de VRR) of van een Derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de Betrokkenen, in het bijzonder het recht op privacy prevaleert. Hieronder volgen een aantal randvoorwaarden die gelden bij (heimelijke) observatie waarbij gebruik kan worden gemaakt van camera’s.

• De Directie moet toestemming geven voor (heimelijk) cameragebruik.

• Het plaatsen van camera’s t.b.v. observatie is toegestaan als dit noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde bedrijfsbelangen. Bedrijfsbelangen kunnen het beschermen van eigendommen tegen diefstal of beschadiging zijn. Het gebruik van camera’s moet altijd in samenhang met andere maatregelen gebeuren.

• Camera’s mogen pas gebruikt worden als andere maatregelen/oplossingen onvoldoende effectief zijn gebleken. Toepassing van de uitgangspunten proportionaliteit en subsidiariteit zijn van groot belang.

• Bij het gebruik van camera’s, dus geen heimelijk gebruik, moet worden aangegeven dat Medewerkers gefilmd kunnen worden d.m.v. bijvoorbeeld bordjes of stickers.

• Gegevens opslag moet in overeenstemming zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij dient te worden uitgegaan van een maximale bewaartermijn van vier weken nadat het Feitenonderzoek is afgerond.

• Heimelijk cameragebruik is alleen toegestaan als er ondanks allerlei inspanning geen eind komt aan incidenten zoals, bijvoorbeeld, veelvoorkomende diefstal of fraude. Dit is dan ook een uiterst redmiddel en mag alleen ingezet worden als er geen andere oplossingen of minder ingrijpende middelen zijn.

• Er moet kunnen worden aangetoond dat vorige onderzoeksmethoden geen resultaat hebben opgeleverd.

• Er moet een verslag worden gemaakt van de observatie.

• Heimelijk cameragebruik mag alleen tijdelijk gebeuren. Permanent heimelijk toezicht is nooit toegestaan.

• Alleen de personen, bijvoorbeeld de Betrokkene, en locaties die van belang voor het Feitenonderzoek mogen onder toezicht staan van heimelijke camera’s.

• Heimelijk cameragebruik mag nooit in het publiek toegankelijke domein plaatsvinden door Onderzoekers.

• Er mogen geen geluidopnamen worden gemaakt (alleen beeld).

• Achteraf moeten Medewerkers geïnformeerd worden over de verborgen camera’s.

• Voordat het cameratoezicht in werking mag treden, wordt een voorafgaand Feitenonderzoek uitgevoerd en getoetst of het gebruik van de verborgen camera voldoet aan de wettelijke eisen d.m.v. van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).

• Voor het gebruik van heimelijk cameratoezicht is toestemming van de OR vereist zonder dat daarbij de details van de kwestie of naam van betrokkene vermeld wordt.

Onderzoek telecommunicatie

Onderzoek naar het gebruik van telecommunicatiemiddelen houdt in dat het gebruik van e-mail, internetcommunicatie of (mobiele) telefoon wordt onderzocht. Onder het Feitenonderzoek van telecommunicatie valt ook het opnemen van zakelijke telefoongesprekken. Aan het Feitenonderzoek van telecommunicatie zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• De Directie dient toestemming te geven voor het gebruik van deze methode.

• In beginsel beperkt het onderzoeken van telecommunicatie zich tot de gegevens van het telecommunicatie verkeer. Dit zijn gegevens zoals wanneer en met wie iemand telefoneert. Alleen indien noodzakelijk mag er controle op inhoud plaatsvinden.

• Er moet een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn voordat er overgegaan mag worden op het opnemen van telefoongesprekken.

• Als er minder vergaande methoden beschikbaar zijn om het incident te onderzoeken dan moeten deze methoden gekozen worden.

• Medewerkers van VRR moeten in beginsel op de hoogte zijn dat telefoongesprekken opgenomen kunnen worden.

• Het heimelijk opnemen van telefoongesprekken is in uitzonderlijke gevallen mogelijk (alleen bij bedreigingen, bommeldingen en bij verdenking van strafbaar gedrag).

• Het heimelijk opnemen van telefoongesprekken mag als onderzoeksmethode pas ingezet worden als er geen andere middelen beschikbaar zijn om hetzelfde doel te bereiken.

• Bij heimelijke opnames moeten er maatregelen getroffen zijn om onrechtmatige toegang tot de opnames te verhinderen.

• Het automatisch vernietigen van de opnames die niet direct van belang zijn is een maatregel die genomen moet worden.

• Opnames van telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, bij voorkeur niet langer dan zes maanden.

• Medewerkers worden achteraf altijd geïnformeerd over de heimelijke controle.

• Voordat het Feitenonderzoek wordt uitgevoerd, wordt een voorafgaand Feitenonderzoek uitgevoerd en getoetst of het Feitenonderzoek voldoet aan de wettelijke eisen d.m.v van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).

• Voor het gebruik van het heimelijk opnemen van telefoongesprekken is toestemming van de OR vereist.

Onderzoek geautomatiseerde systemen

Onder geautomatiseerde systemen vallen zaken zoals computernetwerken, (zakelijke) computers, smartphones, laptops, e-mail en internet gebruik. De volgende randvoorwaarden gelden bij het onderzoeken van geautomatiseerde voorzieningen:

• Betrokkene moet in beginsel toestemming geven tot het laten kopiëren van de harde schijf.

• In situaties waarin het uit onderzoeksbelang onwenselijk is om Betrokkene te informeren c.q. om toestemming te vragen, kan hiervan worden afgeweken). Hieruit volgt dat de opdrachtgever toestemming kan geven tot het laten kopiëren van de (harde of netwerk-) schijf, zonder Betrokkene daarvoor te raadplegen.

• Voor dit middel mag worden ingezet is toestemming van de Directie vereist, bij voorkeur op basis van advies van de Privacy Officer. Een afweging tussen de (privacy)belangen van Betrokkene en de belangen van het interne Feitenonderzoek moet dan ook gemaakt worden.

• Er dient een periode afbakening gemaakt te worden waartussen gezocht gaat worden. Het is niet toegestaan om al het internetverkeer en alle e-mails te onderzoeken. Dit in verband met proportionaliteit en privacy.

• Het onderzoeken van geautomatiseerde voorzieningen dient gerechtvaardigd te worden. Een motivatie is dan ook vereist.

• Voordat het Feitenonderzoek wordt uitgevoerd, wordt een voorafgaand Feitenonderzoek uitgevoerd en getoetst of het Feitenonderzoek voldoet aan de wettelijke eisen d.m.v van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).

• Voor het inzetten van deze methode is toestemming van de OR vereist.