Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Fijnder Werkleerbedrijf 2026

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Fijnder;

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 11 februari 2026

Gelet op de artikelen 40 en 41 van de Archiefwet 1995 en artikel 38 van de gemeenschappelijke regeling Fijnder;

besluit:

vast te stellen de Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Fijnder 2026.

Hoofdstuk 1 Definities

Artikel 1 Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

• b. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

• c. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen

  archiefruimte;

• d. archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris;

• e. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden;

• f. wet: de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk 1 De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 2 Zorgplicht van het Dagelijks Bestuur

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid van de gemeenschappelijke regeling en treft daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 3 Taken archivaris

• 1. De archivaris brengt tweejaarlijks aan het Dagelijks Bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die door Fijnder zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het Dagelijks Bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4. Verantwoording door het Dagelijks Bestuur

• Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a. het verslag van de archivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

• b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

• c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 5. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 maart 2026

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Fijnder.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Fijnder van 23 februari 2026.

De voorzitter,

E.S.F. Schepers-Janssen

De secretaris,

T.A. Beijer

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regelingen bij het Dagelijks Bestuur, zie artikel 40, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 bevat bovendien de opdracht voor het Algemeen Bestuur om een verordening vast te stellen, die aan Gedeputeerde Staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan het Dagelijks Bestuur deze zorgplicht moet uitvoeren. Uiteraard ook met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht.

Aspecten die al in deze hogere regelgeving zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet herhaald in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels over taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het Dagelijks Bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan het Algemeen Bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het Dagelijks Bestuur toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling).

Begrippen

Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk.

Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.

Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd voor ‘archiefbescheiden’.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet wettelijk gedefinieerd. In deze verordening betekent het: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van archiefstukken, zodat ze gedurende de wettelijke bewaartermijn goed, geordend en toegankelijk blijven. Ook moet hun echtheid altijd vast te stellen zijn.

Dit verschilt van ‘beheer’, dat gaat over de praktische uitvoering: het bewaren, bewerken, gebruiken en beschikbaar stellen van archiefstukken aan de organisatie en het publiek.

Goed informatiebeheer zorgt voor:

• efficiënte en effectieve bedrijfsvoering;

• duidelijkheid over de rechtspositie van de organisatie en anderen;

• verantwoording van het handelen;

• blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie.

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behalve enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

Artikelsgewijs

Uitsluitend die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht van het Dagelijks Bestuur

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld over de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat ook de verplichting voor het Dagelijks Bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht het Dagelijks Bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals beheersregels of een werkinstructie) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van de gemeenschappelijke regeling in den brede. Het Dagelijks Bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid toe.

Artikel 2. Taken archivaris

Het eerste lid regelt de verplichting voor de archivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het Dagelijks Bestuur over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht. Zo nodig kan het Dagelijks Bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk heeft dit mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door het algemeen bestuur op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door Het Dagelijks Bestuur overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het algemeen bestuur.

Uit de Archiefwet volgt verder dat wanneer een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd, deze de aangewezen archiefbewaarplaats beheert en dat deze ook – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of op grond van de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de archivaris en de feitelijk beheerder van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatste beschikt immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

Op grond van het tweede lid kan de archivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het Dagelijks Bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door het Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur informeert het algemeen bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling. Zij voegen daarbij in ieder geval: a) het verslag van de archivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen), b) de op verzoek of eigen initiatief van de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het Algemeen Bestuur in de gelegenheid gesteld het Dagelijks Bestuur te controleren ten aanzien van zijn wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht Gedeputeerde Staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Wet Gemeenschappelijke Regelingen toegevoegde artikel 32j. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 32j – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het Dagelijks Bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het Algemeen Bestuur aanbiedt.