Mandaat en volmacht aan de Bestuurssecretaris Recreatieschap Stichtse Groenlanden

Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, respectievelijk de voorzitter van het openbaar lichaam Recreatieschap Stichtse Groenlanden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

• Gelet op het bepaalde in de artikelen 4, 7, 8, 10, 13, 14, 15, 24 van de Gemeenschappelijke Regeling Recreatieschap Stichtse Groenlanden;

• Gelet op afdeling 10.1.1 Mandaat van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

• Overwegende dat in het kader van het herijken van de gemeenschappelijke regeling recreatieschap Stichtse Groenlanden, het noodzakelijk is een nieuw mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit vast te stellen met daarin zowel een ondertekeningsmandaat als een beslissingsmandaat;

• Overwegende dat het ondertekeningsmandaat voortvloeit uit de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling;

• Overwegende dat het beslissingsmandaat door het bestuur van het Recreatieschap wordt gegeven met als doel het verkeer tussen het Recreatieschap, Staatsbosbeheer en/of de ambtelijke klankbordgroep soepel te laten verlopen en hiermee bestuurlijke drukte te helpen verminderen.

Besluit:

• 1. Vast te stellen het Mandaat en volmacht aan de Bestuurssecretaris Recreatieschap Stichtse Groenlanden.

• 2. In te trekken het Mandaatbesluit (d.d. 11 december 2018) inclusief bevoegdhedenregister.

• 3. In te trekken Mandaatregeling SGL 2018, instructie secretaris Recreatieschap Stichtse Groenlanden.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

• 1. Secretaris: de functionaris aangewezen als secretaris van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Bestuurssecretaris en secretaris worden als synoniem gebruikt.

• 2. Ten aanzien van mandaat

  • a. Mandaat: de bevoegdheid om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

  • b. Gemandateerde: de functionaris die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen;

  • c. Mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan de secretaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen.

• 3. Ten aanzien van volmacht

  • a. Volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • b. Gevolmachtigde: de functionaris die van de volmachtgever de bevoegdheid heeft gekregen om namens het bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • c. Volmachtgever: het bestuursorgaan dat aan de secretaris de bevoegdheid geeft namens het bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

• 4. Ten aanzien van machtiging

  • a. Machtiging: de bevoegdheid om namens het bestuursorgaan handelingen te verrichten niet zijnde besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen;

  • b. Gemachtigde: de functionaris die van het bestuursorgaan de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van het bestuursorgaan handelingen te verrichten niet zijnde besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen.

  • c. Machtiginggever: het bestuursorgaan dat aan de secretaris de bevoegdheid geeft namens het bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

• 5. Ten aanzien van ondertekeningsmandaat:

  De bevoegdheid om een besluit van een bestuursorgaan namens het bestuursorgaan te ondertekenen.

• 6. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Stichtse Groenlanden.

• 7. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Stichtse Groenlanden.

• 8. Voorzitter: de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Stichtse Groenlanden bevoegd tot vertegenwoordiging van het openbaar lichaam ter zake van het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

• 9. Klachten: melding passend in hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht.

• 10. Instructie Secretaris: richtlijnen (per geval of algemeen) aan de (onder)gemandateerde of (onder)gevolmachtigde over de uitoefening van een gemandateerde gevolmachtigde bevoegdheid.

Artikel 2 Algemeen

Bij de uitoefening van de bevoegdheden in mandaat, volmacht dan wel machtiging wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, verordeningen, regelingen, besluiten, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid

De uitoefening van de bevoegdheden in mandaat, volmacht dan wel machtiging vindt plaats in naam en onder verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en/of de voorzitter.

Artikel 4 Reikwijdte mandaat, volmacht en machtiging; instructies en voorschriften

• 1. De gemandateerde is bevoegd tot het verrichten van alle handelingen, benodigd voor de voorbereiding, bekendmaking en uitvoering van een door hem krachtens mandaat genomen besluit¹.

• 2. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht en de bij of krachtens wettelijke regelingen door het algemeen bestuur, dagelijks bestuur, voorzitter gestelde kaders, beleidsregels, evenals de financiële afspraken die gelden op grond van de regeling voor de uitoefening van de betreffende taak.

• 3. Een ieder aan wie krachtens dit besluit mandaat, volmacht of machtiging (of het recht van substitutie) is verleend, past de algemene dan wel specifieke instructie als bedoel in artikel 10:6 Algemene wet bestuursrecht, van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, respectievelijk de Voorzitter toe.

• 4. Alle mandaat-, volmacht-, machtigingsgevers zorgen ervoor dat de secretaris over alle bekende informatie beschikt die noodzakelijk is voor een correcte uitvoering van de gemandateerde, gevolmachtigde of de gemachtigde bevoegdheden.

• 5. Waar volmacht is verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die niet door de uitvoeringsorganisatie worden uitgevoerd, ter uitvoering van een daarop betrekking hebbend besluit, wordt onder de volmacht ook begrepen het bewaken van de uitvoering van die rechtshandeling, waartoe onder meer worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden, met uitzondering van de beslissing tot het voeren van een rechtsgeding.

• 6.1. Een in mandaat te nemen besluit mag door de secretaris zelfstandig worden genomen, indien:

  • het besluit leidt tot een soepele uitvoering door Staatsbosbeheer en/of de ambtelijke klankbordgroep en;

  • het besluit een geringe maatschappelijke, politieke en/of financiële impact heeft en;

  • financieel te verantwoorden is.

• 6.2. Een in mandaat te nemen besluit mag na afstemming met de voorzitter van het Recreatieschap worden genomen, indien:

  • het besluit leidt tot een soepele uitvoering door Staatsbosbeheer en/of de ambtelijke klankbordgroep en;

  • het besluit verantwoorde maatschappelijke, politieke en/of financiële impact heeft waarbij de risico’s voor het Recreatieschap als gering worden ingeschat en;

  • het besluit financieel te verantwoorden is.

• 6.3. Een in mandaat te nemen besluit mag niet worden genomen indien:

  • precedentwerking te verwachten is;

  • het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten dan wel er geen dekking is voor de financiële gevolgen van het besluit en/of niet voorzien is in de benodigde autorisatie;

  • sprake is van betrokkenheid van een of meerdere deelnemers die over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft/hebben uitgebracht;

  • er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde of gevolmachtigde bij het te nemen besluit bestaat;

  • andere dan financiële gevolgen voor het schap niet of niet volledig kunnen worden overzien;

  • mandaatgever vooraf kenbaar heeft gemaakt zelf over het voorstel te willen beslissen / ondertekenen;

  • het betrokken bestuurslid vooraf kenbaar heeft gemaakt het voorstel aan het ter zake bevoegde bestuursorgaan voor te leggen.

Indien één of meer van de in het zesde lid onder 3a. tot en met 3g. omschreven situaties zich voordoet, dan besluit het ter zake bevoegde bestuursorgaan zelf.

Artikel 5 Ondertekeningsmandaat

In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden:

“namens het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter van recreatieschap Stichtse Groenlanden, De bestuurssecretaris, handtekening en naam”

Artikel 6 Informatie en overlegplicht

• 1. De gemandateerde, gevolmachtigde of degene die in de plaats van de gevolmachtigde de (rechts)handeling verricht, stelt het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter in kennis van krachtens mandaat te nemen besluiten en/of verrichte (rechts)handelingen waarvan moet worden aangenomen dat kennisneming door het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter gewenst is. Hier is in ieder geval sprake van indien:

  • a. de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;

  • b. advies nodig is van anderen dan de gemandateerde en het advies niet aansluit op het eigen standpunt van gemandateerde dan wel niet tot dezelfde uitkomsten leidt;

  • c. het noodzakelijk wordt geacht af te wijken van de door het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter vastgestelde kaders en beleid.

• 2. De secretaris draagt zorg voor periodieke verslaglegging van de door hem in mandaat en krachtens mandaat genomen besluiten en van krachtens volmacht verrichte rechtshandelingen via de reguliere planning en controlecyclus, een en ander in overleg met het dagelijks bestuur.

Artikel 7 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Mandaat- en volmachtbesluit aan Bestuurssecretaris Recreatieschap Stichtse Groenlanden 2023.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Aldus vastgesteld door de voorzitter, d.d. 15 februari 2023,

Aldus vastgesteld in het dagelijks bestuur d.d. 15 februari 2023,

Aldus vastgesteld in het algemeen bestuur d.d. 22 februari 2023.

Bijlage 1: Instructie Secretaris, behorende bij Mandaat- en volmachtbesluit Bestuurssecretaris Recreatieschap Stichtse Groenlanden 2023 e.v.

Artikel 1. Definities

In deze instructie wordt verstaan onder:

• a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Stichtse Groenlanden;

• b. besturen: het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van Recreatieschap Stichtse Groenlanden;

• c. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Stichtse Groenlanden;

• d. voorzitter: de voorzitter als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Stichtse Groenlanden

• e. secretaris: de bestuurssecretaris als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling van Recreatieschap Stichtse Groenlanden;

• f. schap: Recreatieschap Stichtse Groenlanden;

• g. Mandaatregeling: de Mandaatregeling Stichtse Groenlanden, vastgesteld d.d. 15 en 22 februari 2023.

• h. Samenwerkingsovereenkomst: Samenwerkingsovereenkomst Staatsbosbeheer en Recreatieschap Stichtse Groenlanden d.d. 7 december 2022

• i. Ambtelijke klankbordgroep: de beleidsambtenaren van de betrokken deelnemers die het onderwerp Recreatie in hun portefeuille hebben.

• j. Samenwerkingsoverleg: overleg bestaande uit de leden van de klankbordgroep, de secretaris en de accountmanager van Staatsbosbeheer.

• k. Opdrachtnemer: Staatsbosbeheer.

• l. Budget: het budget waarover de secretaris kan beschikken.

Artikel 2. Verhouding tot de besturen

• 1. De secretaris is verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de besturen. De secretaris draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen en besluiten van de besturen.

• 2. De secretaris draagt er gevraagd en ongevraagd zorg voor dat de leden van de besturen over de informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie naar behoren uit te kunnen oefenen.

• 3. De secretaris is als adviseur van de besturen toegestaan de vergaderingen van de besturen bij te wonen tenzij het bestuur de secretaris verzoekt, daar waar de persoonlijke betrokkenheid in het geding is, (tijdelijk) de vergadering te verlaten.

• 4. De secretaris is namens het dagelijks bestuur ambtelijk opdrachtgever aan opdrachtnemer en ziet toe op een snel en adequaat verloop van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen en een voortvarende uitvoering van de besluiten van de besturen binnen de kaders zoals gesteld in de mandaatregeling. Hierover maakt de secretaris afspraken met de opdrachtnemer, onder wiens verantwoordelijkheid deze voorbereiding en uitvoering plaatsvindt.

• 5. De secretaris is voorzitter van het Samenwerkingsoverleg.

• 6. De secretaris is voorzitter van de Ambtelijke klankbordgroep.

• 7. De secretaris is (agenda)lid van Stuurgroepen en projectgroepen die zijn vastgesteld door het bestuur van het Recreatieschap.

• 8. De secretaris ziet er als ambtelijk opdrachtgever namens het dagelijks bestuur op toe dat de aan de besturen van de schappen door de opdrachtnemer voor te leggen voorstellen voldoen aan de eisen van helderheid, volledigheid, tijdigheid, innerlijke consistentie en algemeen juridische kwaliteit en dat deze in overeenstemming zijn met het algemene beleid van het schap en door het dagelijks of algemeen bestuur gestelde kaders Hierover maakt de secretaris afspraken met de opdrachtnemer, onder wiens verantwoordelijkheid deze voorbereiding en uitvoering plaatsvinden.

• 9. Indien de advisering niet voldoet aan de door de secretaris als ambtelijk opdrachtgever gestelde eisen, kan de secretaris het advies, met vermelding van bevindingen, niet doorgeleiden naar het bestuur en terugsturen naar de opdrachtnemer of diens gemachtigde.

• 10. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de besturen.

Artikel 3. Verhouding tot de voorzitter

• 1. De secretaris staat de voorzitter terzijde in het bevorderen van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de besturen.

• 2. De secretaris staat de voorzitter terzijde in zijn bevoegdheid om het schap in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

Artikel 4. Verhouding tot de opdrachtnemer

• 1. De secretaris is namens het dagelijks en algemeen bestuur gemandateerd opdrachtgever aan opdrachtnemer tenzij uitdrukkelijk is bepaald dat het opdrachtgeverschap bij het dagelijks en/of het algemeen bestuur berust.

• 2. De secretaris legt over het gemandateerde opdrachtgeverschap verantwoording af aan het dagelijks en het algemeen bestuur.

Artikel 5. Verhouding tot de stuur en projectgroepen

• 1. In het instellingsbesluit van een stuur- of projectgroep worden nadere regels gesteld ten aanzien van de opdracht, de samenstelling en de ambtelijke ondersteuning van die stuur- of projectgroep. De secretaris is tenminste (agenda)lid van de stuur- of projectgroep.

• 2. De secretaris ziet er namens het dagelijks bestuur op toe dat de aan de besturen van de schappen door de verantwoordelijke van stuur- of projectgroep voor te leggen voorstellen voldoen aan de eisen van helderheid, volledigheid, tijdigheid, innerlijke consistentie en algemeen juridische kwaliteit en dat deze in overeenstemming zijn met het algemene beleid van het schap. Hierover maakt de secretaris afspraken met de opdrachtnemer, onder wiens verantwoordelijkheid deze voorbereiding en uitvoering plaatsvinden.

Artikel 6. Vervanging van de secretaris

• 1. Indien de secretaris meer dan 15 dagen verhinderd is om de werkzaamheden te vervullen, meldt de secretaris dat tijdig aan de voorzitter;

• 2. De secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door een nader aan te wijzen plaatsvervangend secretaris;

• 3. Bij ontstentenis van zowel de secretaris als de plaatsvervangend secretaris, wijst het dagelijks bestuur een vervanger aan.

• 4. De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens zijn verhindering zijn vervanging adequaat geregeld is.

Artikel 7. Budget

De secretaris heeft de beschikking over en is budgethouder van een jaarlijks budget (10.000 voor 2023) voor eventueel te maken bestuurskosten. Het budget wordt in de begroting opgenomen.

---

1

Concrete voorbeelden zijn bijvoorbeeld het verstrekken van mondelinge en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard, het verzenden van ontvangstbewijzen, het voeren van overige Correspondentie, het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen en het verzorgen van bekendmakingen, kennisgevingen en andere publicaties.