U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
Besluit Informatiebeheer Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR)
Het dagelijks bestuur van Belastingsamenwerking Rivierenland,
Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening van Belastingsamenwerking Rivierenland 2019;
Besluit vast te stellen het v olgende :
Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit informatiebeheer BSR).
Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij is het beheren gericht op het in stand, beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar houden van informatie.
In dit besluit wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg
Het lijnmanagement bepaalt dat het volgende kwaliteitssysteem wordt gehanteerd; een nog samen te stellen systeem op basis van NEN-ISO 15489-1 en de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd; en
Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Bij een Service Level Agreement (SLA) heeft BSR een zelfstandig onderdeel van het archief, namelijk de vorming van het personeelsarchief, neergelegd bij Waterschaprivierenland (WSRL). Zij zijn belast met de archiefvorming en –ordening, toegankelijkheid en beheer van deze documenten. Primaire zorg ligt bij de directeur van BSR.
Artikel 6 Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
Artikel 7 Positief advies van de archivaris
In het geval de directeur van BSR de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:
Artikel 8 Bewaartermijnen van de informatie
Indien de directeur van BSR op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.
Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie
Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts) titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.
Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit informatiebeheer BSR’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 14 november 2019.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de organisatie ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het Algemeen bestuur vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de ‘Archiefverordening van Belastingsamenwerking Rivierenland 2019’, welke is vastgesteld op 20 juni 2019. Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling over beheer en zorgtaken, zoals vastgelegd in de ‘Archiefverordening van Belastingsamenwerking Rivierenland 2019’.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden, wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt. Hierdoor is het mogelijk verantwoording af te leggen over het organisatorisch handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Hoofdstuk I: Begripsbepalingen
Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de organisatie. De begrippen ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit geval) de organisatie in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van de directeur van BSR ophoudt. Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.
Authentiseren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid onder d.
Archiefruimte: hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie, waaronder een serverruimte.
Hoofdstuk II: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken. Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. Zie voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).
Strategisch Informatie Ove rleg, waarbij namens het RAR de archivaris, de archiefinspecteur en een adviseur digitale ontwikkeling betrokken zijn, waarbij wettelijk alleen de archivaris echt aanwezig dient te zijn. In de praktijk laat de archivaris zich bijstaan door de archiefinspecteur en een adviseur.
Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat BSR een kwaliteitssysteem moet toepassen waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen.
Artikel 4, eerste en tweede lid
De directeur van BSR is de functionaris die is belast met de algehele dagelijkse leiding van de organisatie en geeft uitvoering aan de regelgeving welke is vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling BSR, artikel 40 lid 6. Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van informatie te onderstrepen.
Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf gebeurt in afzonderlijke besluiten.
Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamisch en semistatisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte.
Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen.
Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-)systemen opgenomen waarmee en waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.
Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke maatregelen getroffen moeten worden.
Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de organisatie de authentieke dan wel geauthentiseerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthentiseerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip ‘vervanging’ de toelichting bij artikel 7 onder b.
Authenticatie van een tweede exemplaarvan een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is.
Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur (WOB), de Wet open overheid (Woo), de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Auteurswet, en NEN-ISO-normen.
Met ‘tijdig’ wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise.
Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthentiseerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de informatie in principe voor een ieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt de directeur van BSR bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid, na advies van de archivaris.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in de archiefbewaarplaats wordt informatie in principe voor een ieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie, zoals een bezoekersreglement.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2026-347.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen