Het dagelijks bestuur van de Regio Achterhoek besluit,
gelet op de financiële verordening ter uitvoering van artikel 212 van de Gemeentewet,
vast te stellen:
Besluit inzake de interne regels (protocol) van de Regio Achterhoek (hierna te noemen Regio) voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken.
Artikel 1 Definities
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a.
Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.
- b.
Aanbesteden: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht of de levering van goederen.
- c.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden: de overheidsorganisatie kiest zelf een leverancier uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers.
- d.
Meervoudig onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers.
- e.
Openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land.
- f.
Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing.
Artikel 2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
Doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de Regio vormen:
- 1.
het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving;
- 2.
het realiseren van een doelmatig en rechtmatig aanbestedingsbeleid;
- 3.
het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;
- 4.
het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen;
- 5.
het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding;
- 6.
het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.
Artikel 3 Opstellen handboek inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Regio wordt uiteengezet in een door het dagelijks bestuur op te stellen handboek voor inkoop en aanbesteding. Dit handboek dient gebaseerd te zijn op de uitgangspunten geformuleerd in dit besluit.
Artikel 4 Beslissingsbevoegdheden
- 1.
De aanbesteding vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder, dan wel een door het dagelijks bestuur aangewezen mandataris.
- 2.
Bij leveringen en diensten met een waarde boven € 100.000 moet in overleg met de secretaris bepaald worden of, gelet op de inhoud en het belang van de opdracht voor de Regio en de marktomstandigheden, openbaar aanbesteden de voorkeur heeft boven meervoudig onderhands aanbesteden.
Artikel 5 Checklist inkoop- en aanbesteden
Om te bepalen op welke wijze er ingekocht en aanbesteed dient te worden, kunnen medewerkers gebruik maken van de bij dit besluit als bijlage 1 gevoegde `Checklist inkoop- en aanbesteden'.
Artikel 6 Bepaling aanbestedingsprocedure
Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure dient uitgegaan te worden van de volgende
Regels, waarbij alle genoemde bedragen exclusief btw zijn:
1. Enkelvoudige onderhandse aanbesteding vindt plaats:
- a.
bij leveringen en diensten tot een bedrag van € 30.000;
- b.
bij werken tot een bedrag van € 50.000;
2. Meervoudige onderhandse aanbesteding vindt plaats:
- a.
bij leveringen en diensten van € 30.000 tot het wettelijke minimumbedrag, met in achtneming van de bepaling in artikel 4 lid 2;
- b.
bij werken van € 50.000 tot een bedrag van € 500.000;
3. Openbare aanbesteding vindt plaats:
- a.
bij leveringen en diensten van € 100.000 tot het wettelijke minimumbedrag, met in achtneming van de bepaling in artikel 4 lid 2;
- b.
bij werken van € 500.000 tot het wettelijke minimumbedrag;
4. Europese aanbesteding vindt plaats:
- a.
bij leveringen en diensten vanaf het wettelijke minimumbedrag;
- b.
bij werken vanaf het wettelijke minimumbedrag.
5. Afwijkingsbevoegdheid verplichte meervoudige onderhandse aanbesteding
In afwijking van het bepaalde in artikel 6, lid 2, onder a, kan worden besloten tot enkelvoudige onderhandse aanbesteding van leveringen en diensten met een geraamde opdrachtwaarde van meer dan € 30.000 exclusief btw, indien hiervoor objectieve en proportionele redenen aanwezig zijn. Hiervan is sprake indien aan één of meer van de onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- a.
er specialistische kennis, expertise of capaciteit vereist is die slechts bij een beperkt aantal marktpartijen aanwezig is;
- b.
er sprake is van aansluiting op een bestaande opdracht of overeenkomst, waarbij een wisseling van opdrachtnemer leidt tot onevenredige kosten of een disproportionele inzet van tijd en capaciteit voor kennisopbouw, overdracht en afstemming;
- c.
uit een marktverkenning blijkt dat slechts één geschikte opdrachtnemer beschikbaar is;
- d.
de continuïteit van de dienstverlening in het geding is;
De motivatie voor toepassing van deze afwijkingsbevoegdheid wordt vooraf schriftelijk vastgelegd door de budgethouder, beoordeeld door de financieel adviseur en geaccordeerd door de secretaris/directeur. De vastgelegde motivatie maakt onderdeel uit van het aanbestedingsdossier.
Artikel 7 Interne controle
- 1.
De financieel adviseur bewaakt dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd.
- 2.
De financieel adviseur toetst daartoe achteraf en steekproefsgewijs of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.
Artikel 8 Omgang met geconstateerde fouten en adviezen
- 1.
Het dagelijks bestuur neemt kennis van de door de financieel adviseur en de accountant geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen.
- 2.
Het dagelijks bestuur neemt kennis van de adviezen van de accountant. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.
Artikel 9 Opstellen aanbestedingsreglement
Het dagelijks bestuur stelt bij een Europese aanbesteding nadere eisen vast waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder:
- 1.
de in acht te nemen inschrijvingstermijn;
- 2.
de te verstrekken gegevens;
- 3.
de te hanteren selectie- en gunningscriteria;
- 4.
de verplichting tot motivering van de gunning.
Artikel 10 Verbod op splitsen van opdrachten
Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de relevante Europese aanbestedingsregels te ontkomen.
Artikel 11 Aanbestedingsdossier
- 1.
In het geval van Europese aanbestedingen zal een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon.
- 2.
In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft.
Artikel 12 Inwerkingtreding
De Regeling inkoop en aanbesteding 2026 treedt in werking op de dag dat deze bekend gemaakt is in het Blad gemeenschappelijke regeling.
Artikel 13 Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam `Regeling inkoop en aanbesteding Regio Achterhoek 2026'.
Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur,
mr. M. Boumans MBA MPM, voorzitter
drs. I Rensink, secretaris/directeur
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen