Beheerregeling informatiebeheer Meerinzicht 2025

Het bestuur van Meerinzicht;

gelet op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Ermelo 2021,

gelet op artikel 23 van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht,

overwegende

• dat in het kader van de uitvoering van bedrijfsvoeringstaken van Meerinzicht en de aan Meerinzicht gedelegeerde taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld,

• dat deze archiefbescheiden, die de basis vormen voor de bedrijfsvoering en de risicobeheersing van Meerinzicht, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van Meerinzicht en van andere partijen of personen,

• dat deze archiefbescheiden van belang zijn voor de verantwoording van het handelen van Meerinzicht, de democratische controle en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van Meerinzicht in de ruimste betekenis;

besluit vast te stellen de volgende beheerregeling:

Beheerregeling informatiebeheer Meerinzicht 2025

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo zoals opgenomen in artikel 23, lid 5 van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht;

• archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• beheerder: de directieraad, die op grond van artikel 23, lid 2 van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht, is belast met het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden, of de door de directieraad aangewezen functionaris;

• conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en

• vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 3. Taken beheerder

• 1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.|

Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

• b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

• c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

• e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

• a. de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

  het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• a. het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van Meerinzicht of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• b. het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• c. het verstrekken van kopieën van archiefbescheiden aan overheidsorganen die archiefbescheiden hebben overgedragen;

• d. het (twee)jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties.

Artikel 6. Mededeling aan de gemeentearchivaris

De gemeentearchivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

• c. conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 7. Advies van de gemeentearchivaris

In het geval dat de beheerder de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil (laten) uitvoeren is vooraf advies van de gemeentearchivaris vereist:

• a. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

• b. vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

• c. vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

• d. bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

• e. overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 8. Intrekking voorgaande regeling

De Regeling informatiebeheer Meerinzicht 2019 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Meerinzicht 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van Meerinzicht op 10 december 2025.

de secretaris,

F.H.W. de Jong

de voorzitter,

S. Scheffer

Toelichting

Algemeen

Op grond van artikel 41, eerste lid onder a. van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie Meerinzicht belegd bij het bestuur.

De gemeenschappelijke regeling is in 2024 gewijzigd. In de herziene archiefparagraaf is in artikel 23, lid 1 opgenomen dat de Archiefverordening van de gemeente Ermelo van overeenkomstige toepassing is op Meerinzicht.

Het bestuur dient de zorgplicht dan ook uit te voeren overeenkomstig de Archiefverordening Ermelo 2021 en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen en in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet.

Op grond van artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Ermelo 2021 draagt het college van burgemeester en Wethouders zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden. Nu in de gemeenschappelijke regeling van Meerinzicht is opgenomen dat de Archiefverordening van toepassing is op Meerinzicht, dient het bestuur overeenkomstig een beheerregeling vast te stellen voor het beheer van hun archiefbescheiden.

Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.

Artikel 1. Definities

Enkele relevante definities uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele definities in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan. In de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht, is in artikel 23, lid 2 de directieraad aangewezen als beheerder. In de beheerregeling is opgenomen dat de Directieraad een functionaris als beheerder kan aanwijzen.

Artikel 2. Reikwijdte

De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn.

Artikel 3. Taken beheerder

Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het bestuur voor het beheer van archiefbescheiden wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in de hoofdstukken 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.

Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de archivaris.

Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).

Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.

Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan de zorgdrager, in de praktijk de beheerder, om tijdig overleg te voeren met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.

Artikelen 6 en 7

In 2019 is door de Directieraad van Meerinzicht het besluit genomen om een gezamenlijk Strategisch Informatie Overleg (in EHZM-verband) in te stellen, maar dit niet op te nemen in de beheerregeling informatiebeheer vast te stellen door de zorgdrager.

Deze artikelen geven aan in welke situaties aan de archivaris mededeling dient te worden gedaan of om advies dient te worden gevraagd, om de archivaris in positie te brengen om de toezichthoudende taak op het informatie- en archiefbeheer inhoud te kunnen geven.