Het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD)
gelet op artikel 212 Gemeentewet;
gelet op de Wet Gemeenschappelijke Regeling;
gelet op de Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD)
besluit vast te stellen de:
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) 2025
Geldend met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2025
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Gemeenschappelijke Regeling: Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg.
- b.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- c.
Financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- •
de financieel-economische positie;
- •
- •
de uitvoering van de begroting;
- •
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- •
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- d.
Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen, met daarin begrepen maatregelen van interne controle, gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- e.
Financieel beheer: het uitoefenen van het bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de organisatie.
- f.
Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
2. Begroting en verantwoording
Artikel 2 Programma-indeling
- 1.
Het bestuur stelt de begroting en de programma-indeling vast.
- 2.
Het bestuur bepaald per programma:
- a.
- b.
de beleidsindicatoren. Het voorstel bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting en de meerjarenraming.
- 2.
In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000 in ieder geval afzonderlijk gespecificeerd.
Artikel 4 Autorisatie begroting
- 1.
Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.
- 2.
Indien de streekarchivaris voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de streekarchivaris in de eerstvolgende bestuursvergadering gemeld. De streekarchivaris voegt hierbij een voorstel voor wijziging van een budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Een wijziging van het budget kan leiden tot een tussentijdse aanpassing van de bijdrage van de deelnemende gemeenten.
Artikel 5 Planning en controlcyclus
- 1.
Voor de begroting wordt verwezen naar artikel 18 van de gemeenschappelijke regeling.
- 2.
Voor de jaarrekening wordt verwezen naar artikel 19 van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Het bestuur maakt ongeveer halverwege het begrotingsjaar een tussenrapportage over de realisatie van de begroting van SALD.
- 2.
In de tussenrapportage worden in ieder geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht.
3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 7 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de streekarchivaris over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten, exclusief de dotaties aan de reserves.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 10.000 nader toegelicht.
Artikel 8 Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Artikel 9 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.
- 3.
Uitgangspunt is dat overschrijdingen van lasten en investeringskredieten ten opzichte van de begroting als onrechtmatig worden beschouwd. Deze overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a)
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren
- b)
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c)
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 4.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
- 5.
Over -en onderschrijdingen van de baten en onderschrijdingen van de lasten worden als tijdig aangemerkt als deze in de jaarrekening worden gemeld.
Artikel 10 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Het bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik in regelingen en eigendommen.
Artikel 12 Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in bijlage 1.
Artikel 13 Financieringsfunctie
- 1.
De streekarchivaris zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren. De streekarchivaris maakt hierbij gebruik van de financieringsfunctie van de gemeente Zevenaar.
- b.
het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico’s en kredietrisico's.
- 2.
Bij de begroting en de jaarstukken neemt de streekarchivaris naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.
- 3.
De streekarchivaris neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het treasurystatuut van de gemeente Zevenaar.
Artikel 14 Weerstandsvermogen
- 1.
De streekarchivaris geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen.
- 2.
De paragraaf behandelt het opvangen van de risico's door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins.
Artikel 15 Bedrijfsvoering
- 1.
In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.
- 2.
In de paragraaf bedrijfsvoering in de Jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
- 3.
Een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, aangevuld met:
- a.
een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen.
- b.
rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen.
- c.
geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt
5. Financieel beheer en interne controle
Artikel 16 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de Gemeenschappelijke Regeling;
- b.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van vorderingen en schulden;
- c.
Het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- e.
De controle van registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede door de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 17 Interne controle
De streekarchivaris zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de streekarchivaris maatregelen tot herstel.
Artikel 18 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het bestuur kan vaststellen de "regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de dienst en eigendommen".
6. Financiële organisatie
Artikel 19 Financiële organisatie
De streekarchivaris zorgt voor:
- a.
Een eenduidige indeling van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling en een eenduidige toewijzing van taken;
- b.
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten;
- d.
De regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
De jaarlijkse kostenverdeling van de kosten zoals deze worden opgenomen in de begroting op basis van de uitgangspunten zoals genoemd in artikel 17 van de Gemeenschappelijke regeling
Artikel 20 Inkoop en aanbesteding
De Gemeenschappelijke regeling volgt de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en dienste van de gemeente Zevenaar.
Artikel 21 Bekendmaking en inwerkingtreding
Dit verordening treedt in werking op 1 januari 2025 en is van toepassing op de controles van de jaarrekeningen vanaf 2025. Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg 2023 wordt ingetrokken.
Artikel 22 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg 2025.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen