Financiële verordening West-Brabants Archief

Het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief

Gelet op artikel 33 WGR en artikel 212 Gemeentewet

Besluit:

De Financiële verordening West-Brabants Archief 2026 als volgt vast te stellen:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

BBV: Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten;

Fouten: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen;

Onduidelijkheden: posten waarbij voor het dagelijks bestuur onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.;

Rapportagegrens: het door het algemeen bestuur vastgestelde bedrag waarboven het dagelijks bestuur afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering;

Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

Verantwoordingsgrens: het door het algemeen bestuur vastgestelde bedrag waarboven het dagelijks bestuur de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording;

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Indeling van programma’s en paragrafen

• 1. Het algemeen bestuur stelt de indeling van de programma’s en de daarbij horende programmaonderdelen vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt vast welke extra paragrafen (naast de verplichte paragrafen) in de begroting en jaarstukken moeten worden opgenomen.

Artikel 3. Inrichting van de begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a. onder elk van de programma’s de geraamde lasten en baten weergegeven;

• b. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven;

• c. in aanvulling op het bepaalde in artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3. In de begroting en jaarrekening:

• a. worden afwijkingen in de baten en lasten > € 25.000 inhoudelijk toegelicht;

• b. wordt een overzicht incidentele baten en lasten opgenomen.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks, voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft, de kaderbrief op. Hierin worden de inhoudelijke en financiële kaders toegelicht.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma en de nieuwe investeringen.

• 2. Via begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

• 3. Voor niet in de begroting opgenomen incidentele exploitatielasten van maximaal € 25.000 kan het dagelijks bestuur zonder voorafgaande autorisatie van het algemeen bestuur zelfstandig verplichtingen aangaan;

• 4. Voor niet in de begroting opgenomen investeringskredieten van maximaal € 25.000 kan het dagelijks bestuur zonder voorafgaande autorisatie van het algemeen bestuur zelfstandig verplichtingen aangaan;

• 5. Voor overige investeringskredieten en nieuw beleid waarvoor het algemeen bestuur nog geen budget beschikbaar heeft gesteld, legt het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur een voorstel voor, voordat verplichtingen worden aangegaan.

• 6. Zelfstandig door het dagelijks bestuur aangegane verplichtingen, zoals bedoeld onder lid 3 en 4, worden achteraf via een begrotingswijziging door het algemeen bestuur vastgesteld. Als een begrotingswijziging niet meer mogelijk is, wordt verantwoording afgelegd via de jaarstukken.

• 7. Het dagelijks bestuur kan aan de wettelijk verplichte begrotingspost voor onvoorziene uitgaven middelen onttrekken op grond van lid 3.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage(s)

• 1. Het algemeen bestuur wordt door middel van een tussentijdse rapportage op hoofdlijnen geïnformeerd over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar. De focus ligt hierbij op trends en ontwikkelingen die een (mogelijk) effect hebben op de in de programmabegroting gestelde doelen.]

• 2. Indien een tussenrapportage aanleiding geeft voor een begrotingswijziging, dan wordt deze gelijktijdig met de tussenrapportage aangeboden.

• 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 4. De rapportages gaan in ieder geval in op afwijkingen op de baten, lasten, investeringen, maatschappelijke effecten en indien nodig deelnemersbijdragen.

• 5. Via de financiële rapportages en de begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het rekeningresultaat, kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen boven de verantwoordingsgrens zoals deze is opgenomen in het normenkader.

• 2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) die boven de rapportagegrens uitkomen, toegelicht. Hierbij wordt aangegeven welke verbetermaatregelen worden getroffen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De rapportagegrens is vastgesteld in het normenkader.

Artikel 9: Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks voor aanvang van de accountantscontrole een normenkader rechtmatigheid aan ter besluitvorming. Dit kader bestaat uit alle relevante wet- (en interne) regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Overschrijdingen van lasten zijn onrechtmatig, maar worden als acceptabel aangemerkt indien zij passen binnen één van de volgende situaties:

• a. de overschrijding is door het algemeen bestuur geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging;

• b. er is geen begrotingswijziging vastgesteld, maar het algemeen bestuur is vóór verzending van de jaarrekening aan het algemeen bestuur geïnformeerd;

• c. de overschrijding wordt volledig gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten;

• d. de overschrijding betreft een open-einde regeling;

• e. de afwijking vloeit voort uit afspraken die in deze financiële verordening zijn vastgesteld.

• 5. Overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten en baten zijn rechtmatig, mits zij tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Afwijkingen zijn tijdig gemeld indien zij zijn opgenomen in:

• a. een tussentijdse rapportage aan het algemeen bestuur, of

• b. begrotingswijziging aan het algemeen bestuur, of

• c. een schriftelijke mededeling aan het algemeen bestuur, of

• d. de jaarstukken van het betreffende boekjaar

• 6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het WBA.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

Het dagelijks bestuur stelt de regels vast voor waardering en afschrijving van vaste activa conform het BBV. Deze regels worden opgenomen in de begroting en jaarstukken.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1. Het algemeen bestuur stelt de kaders vast voor het vormen, gebruiken en opheffen van reserves en voorzieningen.

• 2. Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur voor toevoegingen aan en uittrekkingen uit reserves en voorzieningen.

• 3. In de begroting en jaarstukken worden per reserve en voorziening het doel, de mutaties en de stand per 31 december toegelicht, conform het BBV.

• 4. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een doelmatige en rechtmatige inzet van reserves en voorzieningen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders.

Artikel 14. Vaststelling van de hoogte van tarieven voor dienstverlening

Het dagelijks bestuur doet het algemeen bestuur periodiek een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor dienstverlening van het WBA.

Artikel 15. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de kaders van de wet Fido in acht.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur via de begroting over de doelstellingen en de verwachte ontwikkelingen van het financieringsbeleid.

• 3. Het dagelijks bestuur legt via de jaarstukken verantwoording af over het uitgevoerde financieringsbeleid.

Hoofdstuk 5. Paragrafen bij begroting en jaarstukken

Artikel 16. Paragrafen

In de begroting en jaarstukken worden de paragrafen opgenomen die op grond van het BBV verplicht zijn. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de inrichting van deze paragrafen conform de voorschriften van het BBV. Het algemeen bestuur stelt de paragrafen vast als onderdeel van de begroting en jaarstukken.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 17. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 18. Financiële organisatie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidige toewijzing van de taken;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• f. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• g. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over de genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het WBA. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 20. Intrekken van de oude verordening en overgangsrecht

De ‘Financiële verordening 2023’ wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2026 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2026.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Financiële verordening WBA 2026’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 8 juli 2026.

De voorzitter,

G.J.M. Blom

De secretaris,

I.H.E. Hommel