Beheerregeling Informatiebeheer Zeeuws Archief 2025

Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief;

gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening Zeeuws Archief 2025;

besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer Zeeuws Archief 2025:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

- archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995;

- archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats;

- archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

- archivaris: de in artikel 1, derde lid van de Archiefverordening Zeeuws Archief aangewezen archivaris;

- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

- conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

- directeur: de directeur van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief;

- kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

- migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

- overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

- selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

- vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en

- vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 3. Verantwoordelijkheden voor niet-overgebrachte archiefbescheiden

1. De directeur:

• a. is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• b. wijst als ambtelijk verantwoordelijke een functionaris aan die is belast met het waarborgen van de kwaliteit van het informatiebeheer, dat houdt in de verantwoordelijkheid voor het adviseren en controleren van informatie, voor selectie en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor geldende voorschriften en voor overbrenging in de zin van de Archiefwet.

• c. stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.

• d. stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de archivaris.

• e. zorgt ervoor dat taken op het gebied van informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd.

• f. draagt zorg voor een integrale audit op het gebied van de archiefwettelijke toezichtstaken die eens in de vier jaar extern wordt uitgevoerd.

2. De afdelingshoofden zijn als proceseigenaren verantwoordelijk voor de kwaliteit en het gebruik van informatie van de afdeling.

3. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van de volledigheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid en kwaliteit van informatie.

Artikel 4 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

1. De directeur verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling en toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging.

2. De directeur doet aan de archivaris tijdig mededeling van een voorstel tot:

• a. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• b. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• c. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

3. De archivaris geeft de directeur in ieder geval advies over:

• a. overdracht van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager;

• b. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

• c. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

• d. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• e. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

• f. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

4. De archivaris brengt eens in de twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht en over het beheer van de overgebrachte archieven.

Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

• b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

• c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

• e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan kunnen, voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Hoofdstuk 3. Slotbepaling

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze beheerregeling treedt in werking op 8 december 2025.

2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Zeeuws Archief 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief van 8 december 2025.

drs. F.W. Weisglas, Voorzitter

dr. J.C. Luscombe-Serlie, Directeur