Blad gemeenschappelijke regeling van Rogplus
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Rogplus | Blad gemeenschappelijke regeling 2026, 1678 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2026
Ieder jaar koopt Rogplus in voor ongeveer € 150 miljoen. Dit geld geven we bijvoorbeeld uit aan leveringen en diensten in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugdwet, ICT-voorzieningen, inhuur van personeel en de facilitaire organisatie. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid lichten wij toe wat wij als Rogplus belangrijk vinden rondom inkoop.
Dit beleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. We hanteren dit Model voor een uniforme marktbenadering, zodat ondernemers weten waar ze aan toe zijn.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in Rogplus plaatsvindt.
Met dit inkoopbeleid wil Rogplus de efficiëntie van de aanbestedingen en inkopen verhogen en tegelijkertijd risico’s zoals toeleverrisico en rechtmatigheidsrisico’s verlagen. Dit inkoopbeleid zorgt zo voor transparantie en uniformiteit.
3 Doelstellingen en uitgangspunten Rogplus
Rogplus wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren en de ambities uit het strategisch plan concretiseren.
Inkopen en aanbestedingen worden door veel verschillende wetten, regels en beginselen bepaald. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid vormt, naast deze regelgeving, het kader waarbinnen gemeenschapsgeld van Rogplus op een doelmatige en rechtmatige wijze worden besteed.
De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante regels worden weergegeven in het schema hieronder en hebben allemaal invloed op dit beleid. Jurisprudentie (rechterlijke uitspraken) beïnvloedt eveneens het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
Inkopen vindt plaats op basis van de Mandaatregeling 2022 van Rogplus. Overeenkomsten kunnen alleen worden aangegaan door personen die daarvoor bevoegd zijn. Rogplus is slechts gebonden aan overeenkomsten die rechtsgeldig zijn gesloten op basis van rechtsgeldige besluitvorming en (civielrechtelijke) vertegenwoordiging.
Uitgangspunt is dat Rogplus en ondernemers in overleg geschillen oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Voor klachten van ondernemers kent Rogplus een klachtenmeldpunt waar een ondernemer (potentiële inschrijver) een klacht kan indienen.
Dit klachtenmeldpunt wordt beheerd door team kwaliteit van Rogplus in samenwerking met team Juridische zaken. Een klacht kan per email worden gericht aan kwaliteit@rogplus.nl, waarna deze in behandeling wordt genomen.
5.1 Inkopen met maatschappelijke impact
Met een goed Inkoop- en Aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd: Inkopen met maatschappelijk impact. Rogplus moedigt aan dat sociale, ecologische en economische criteria worden meegenomen bij haar inkopen en aanbestedingen.
Als opdrachtgever en inkoper speelt Rogplus een voorbeeldrol in de samenleving en beïnvloedt ondernemers om positieve maatschappelijke veranderingen door te voeren.
Inkopen met maatschappelijke impact is een samenspel tussen de bestuurders, budgethouders, opdrachtgevers, inkopers en de markt. Het is dus meer dan alleen inkopen of een taak van inkoop.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit wordt tot uitdrukking gebracht door het volgende:
- +
- +
- +
- +
- +
- +
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVOI-thema’s, waaronder:
Met haar inkoop wil Rogplus ook bijdragen aan een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Denk aan: schone materialen en grondstoffen, schoon water, een gezonde bodem en een gezonde leefomgeving.
Door klimaatbewust in te kopen voorkomt Rogplus uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen. Zo wordt een bijdrage geleverd aan energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen.
Grondstoffen worden schaarser en raken op den duur uitgeput. Door circulair in te kopen minimaliseert Rogplus de inzet van primaire grondstoffen, worden producten en materialen hergebruikt en zetten we in op verlenging van de levensduur. Waardebehoud is het sleutelwoord.
Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden)
Rogplus wil leveranciers stimuleren om hun ketenverantwoordelijkheid te nemen en misstanden in hun ketens te voorkomen of aan te pakken.
In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht bijvoorbeeld wie mensen zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze geloven. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Rogplus werkt graag samen met leveranciers die diversiteit en inclusie bevorderen.
Social return en het inkopen bij sociale ondernemingen bevorderen arbeidsparticipatie en scheppen werkgelegenheid voor mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. Rogplus stimuleert bij haar aanbestedingen de opdrachtnemer een sociale bijdrage te leveren. Met inbesteden of het voorbehouden van de opdracht wil Rogplus sociale ondernemingen of sociale werkplaatsen een impuls geven. Rogplus hanteert bij aanbestedingen in principe een percentage van 5% over de opdrachtwaarde, maar kan dit percentage verlagen tot 2% als de omstandigheden dit vereisen.
Hoog in het vaandel staat integriteit, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bestuurders en ambtenaren moeten zich houden aan de vastgestelde gedragscodes. Rogplus streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers, zowel tijdens als na de contractperiode.
Rogplus wil alleen zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en schendingen van mensenrechten. Ondernemers moeten hun verplichtingen uit de OESO-richtlijnen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen en de VN Principes voor Bedrijven en Mensenrechten volgen.
Wanneer onderliggende wet- of regelgeving dit vereist kan Rogplus ervoor kiezen een kwaliteits- of toegangstoets in te stellen voordat wordt overgegaan tot contractering.
Bij twijfel over de integriteit kan Rogplus het Bureau Bibob om advies vragen op grond van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). De Bibob-toets kan in iedere fase van het inkoopproces worden uitgevoerd, ook na het aangaan van de overeenkomst.
Het kennen van de markt is essentieel voor het doen van goede inkopen. Een marktconsultatie is een instrument dat Rogplus kan inzetten voor het verkrijgen van deze kennis. Rogplus onderzoekt welke duurzame en innovatieve oplossingen beschikbaar zijn op de markt. Ook kan een marktconsultatie worden gebruikt om de randvoorwaarden voor de inkoop te toetsen bij de markt. Marktconsultaties worden aangekondigd op TenderNed.
Het stimuleren van de regionale en lokale markt is belangrijk voor Rogplus. Dit mag niet leiden tot enige vorm van discriminatie van ondernemers. Het uitnodigen van lokale of regionale ondernemers kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop en duurzaamheid.
Concreet kan Rogplus de volgende maatregelen treffen:
- +
- +
- +
- +
- +
Bij inkopen kan Rogplus opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen wordt aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen bijgedragen.
Rogplus werkt eerlijk, open en zonder onderscheid, zodat ondernemers gelijke kansen krijgen op opdrachten. Dit draagt bij aan een gezonde marktwerking. Ook ondernemers moeten eerlijke concurrentie steunen en mogen die niet proberen te beïnvloeden. Bij een vermoeden van het vervalsen van de mededinging kan Rogplus de Autoriteit Consument en Markt (ACM) inlichten.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
7.2 Inkooporganisatie en samenwerkingen
Inkopen is bij Rogplus als volgt georganiseerd.
- +
- +
Rogplus heeft oog voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of overheden. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten en sociale regelgeving.
7.3 Raming en financieel budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Rogplus wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Op basis van deze raming kan Rogplus ook bepalen om bepaalde inkopen niet door te laten gaan, omdat de inschrijfprijs het budget overschrijdt.
Net als ondernemingen maakt ook Rogplus een beslissing om iets zelf te produceren/ organiseren (‘inbesteden’) of het in te kopen bij een externe partij (‘uitbesteden’). Deze beslissing wordt genomen op basis van verschillende factoren, zoals de kosten, expertise, en efficiëntie.
Als Rogplus kiest voor het uitbesteden aan de markt, dan hanteert zij bij het bepalen van de inkoopprocedure de onderstaande uitgangspunten.
- +
- +
- +
- +
Bij onderhandse aanbestedingen een motivatie1 voor de keuze van leverancier(s)
- +
- +
- +
Dit legt Rogplus vast in een inkoopdossier
Rogplus zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen (bedragen zijn exclusief BTW) de volgende procedures hanteren, tenzij Rogplus gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
|
Vanaf Europees drempelbedrag2 |
||||
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag: Rogplus vraagt aan één ondernemer een offerte.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag: Rogplus vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.
Nationaal aanbesteden: Rogplus zal de opdracht in de markt zetten en voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen binnen Nederland.
Europees aanbesteden: Rogplus zal de opdracht Europees aanbesteden.
Uitgezonderd enkelvoudige onderhandse offerteaanvragen zal Rogplus alle aanbestedingen publiceren op het landelijke aanbestedingsplatform TenderNed.
Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijks Bestuur van Rogplus en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Op grond van de Gids Proportionaliteit kan een vergoeding van kosten die worden gemaakt door een ondernemer voor en bij het indienen van een offerte of inschrijving worden geboden, als een deel van de opdracht voorafgaand aan het indienen van de inschrijving wordt uitgevoerd. Rogplus biedt echter niet standaard een vergoeding van kosten die worden gemaakt door een ondernemer voor en bij het indienen van een offerte of inschrijving. Als een tenderkostenvergoeding van toepassing is wordt dit vermeld in de aanbestedingsstukken.
Rogplus hanteert in principe de betalingsvoorwaarde 100% achteraf, dus na levering of oplevering. Van deze betalingsvoorwaarde kan in een aanbesteding of raamcontract worden afgeweken. Voor diensten geldt in principe 100% achteraf, te factureren per kalendermaand.
Ingediende facturen en offertes moeten altijd voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Voor woningaanpassingen of andere voorzieningen waarvoor geen overeenkomst is gesloten kan de volgende regeling worden toegepast:
- •
- •
- •
Meerwerk of stelposten op de offerte worden uitsluitend betaald wanneer dit voorafgaand aan de facturatie is voorgesteld aan en goedgekeurd door Rogplus.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2026-1678.html