Blad gemeenschappelijke regeling van Plassenschap Loosdrecht e.o.
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Plassenschap Loosdrecht e.o. | Blad gemeenschappelijke regeling 2026, 1632 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Beheerregeling informatiebeheer Plassenschap Loosdrecht 2027
- a.
Informatiebeheer: het beheer van en het toezicht op de documenten en binnen het kader van duurzame toegankelijkheid de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overbrengen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie;
- b.
- c.
Artikel 2 Aanwijzing beheersregels en bevoegdheden
- 1.
De bepalingen van de provincie Utrecht die zijn neergelegd in de bij of krachtens de archiefverordening neergelegde regels voor het informatiebeheer, zijn voor de taken die de provincie Utrecht voor het Plassenschap Loosdrecht uitvoert, van overeenkomstige toepassing op het informatiebeheer van het Plassenschap Loosdrecht, met dien verstande dat voor Gedeputeerde Staten gelezen dient te worden: het Bestuur van het Plassenschap Loosdrecht.
- 2.
De bepalingen van de gemeente Hilversum die zijn neergelegd in de bij of krachtens de archiefverordening neergelegde regels voor het informatiebeheer, zijn voor de taken die Hilversum voor het Plassenschap Loosdrecht uitvoert, van overeenkomstige toepassing op het informatiebeheer van de gemeente Hilversum, met dien verstande dat voor burgemeester en wethouders gelezen dient te worden: het Bestuur van het Plassenschap Loosdrecht.
- 3.
Artikel 3 Aanwijzing archiefbewaarplaats en archivaris
Als archiefdienst wordt aangewezen de archiefdienst van de provincie Utrecht, die wordt beheerd door de aangewezen archivaris van de provincie Utrecht.
Artikel 2.3 tweede lid van de Archiefwet 2026 bepaalt dat het Bestuur verantwoordelijk is voor de documenten van het Plassenschap Loosdrecht. Volgens artikel 4.2 van de Archiefwet 2026 stelt het bestuur regels vast voor het beheer van de niet-overgebrachte documenten waarvoor het verantwoordelijk is. In artikel 30 van de GR Plassenschap Loosdrecht is bepaald dat het bestuur een regeling vaststelt voor het informatiebeheer. Met deze Beheerregeling informatiebeheer wordt uitvoering gegeven aan die bepaling.
De taken van het Plassenschap Loosdrecht worden in de praktijk uitgevoerd en ondersteund door de provincie Utrecht en gemeente Hilversum. In de praktijk is het informatiebeheer van deze partijen leidend. Om die reden wordt door het Plassenschap Loosdrecht aangesloten op de regelgeving, afspraken en processen voor het informatiebeheer die gelden bij onderscheidenlijk de provincie Utrecht en gemeente Hilversum. Deze worden daarom van overeenkomstige toepassing verklaard op het informatiebeheer voor het Plassenschap Loosdrecht. Gedoeld wordt daarmee op de geldende archiefverordeningen van de provincie Utrecht en gemeente Hilversum, en hieraan gerelateerde besluiten zoals een besluit vervanging documenten. Ook zullen de selectielijsten van de onderscheidenlijke partijen worden gehanteerd, waarin de bewaartermijnen voor archiefbescheiden zijn opgenomen.
Tevens wordt aangesloten op de mandaten die bij de uitvoerende partijen zijn verleend voor besluiten en verklaringen onder de Archiefwet. Dit betreft onder meer het vervangen van papieren documenten door scans, het vernietigen van documenten na verstrijken van de bewaartermijn, en het migreren en converteren van digitale informatie. Het Bestuur kan evenwel beslissen om verklaringen zelf op te maken, zoals bij de overbrenging van blijvend te bewaren documenten naar de archiefbewaarplaats.
Als archiefdienst voor het Plassenschap Loosdrecht is aangewezen de provinciale archiefdienst van Utrecht. Dit is in lijn met het bepaalde in artikel 3.4 van de Archiefwet 2026. De archivaris van de provincie Utrecht die deze bewaarplaats onder de wet beheert, wordt aangewezen door het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief.
De archivaris is als beheerder van de archiefdienst, tegelijk toezichthouder onder de Archiefwet 2026 voor het informatiebeheer van de provincie Utrecht, en in die hoedanigheid tevens voor het Plassenschap Loosdrecht. De toezichthouder voor de gemeente Hilversum is de aangewezen archivaris van gemeente Hilversum. De archivaris van het Plassenschap kan het toezicht niet opdragen aan de archivaris van Hilversum, maar kan omwille van doelmatigheid toezichtbevindingen wel baseren op bevindingen van de interne kwaliteitszorg voor het informatiebeheer van de gemeente Hilversum.
Bij de provincie Utrecht en de gemeente Hilversum wordt verslag uitgebracht over de staat van het informatiebeheer. Gedeputeerde Staten betrekken het jaarverslag van de archivaris bij de verantwoording aan Provinciale Staten. Als uit die verslaglegging of anderszins aandachtspunten of tekortkomingen blijken die van invloed zijn op het informatiebeheer voor het Plassenschap Loosdrecht, dan doet de archivaris hiervan mededeling aan de bestuurssecretaris of het bestuur.
De archivaris voorziet het bestuur in ieder geval van een tweejaarlijkse verslaglegging over de toezichtactiviteiten en bevindingen, alsmede over het beheer van overgebrachte permanent te bewaren archieven bij Het Utrechts Archief.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2026-1632.html