U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
Archiefverordening VVI Openbaar lichaam vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken (VVI)
Archiefverordening Vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken (VVI).
Besluit van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken tot vaststelling van de Archiefverordening VVI
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken (VVI)
gelet op de artikelen 40 en 41 van de Archiefwet 1995 en artikel 37, 38, 39, 40, 41 en 42 van de Gemeenschappelijke regeling Vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Archiefverordening Vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken
Artikel 1. Zorgplicht dagelijks bestuur
1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de organen van de vuilverbrandingsinstallatie.
2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid en treft daartoe de nodige maatregelen.
1. De archivaris van het Regionaal Archief Alkmaar brengt een keer in de twee jaar aan het dagelijks bestuur verslag uit. Over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die naar het Regionaal Archief Alkmaar zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van de VVI, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2. De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de organen van de VVI die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 3. Verantwoording door het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur een keer per twee jaar over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de organen van de vuilverbrandingsinstallatie. Zij voegen daarbij:
a. het verslag van de archivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;
b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en
c. indien aan de orde een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken op 15 mei 2025.
Alkmaar, 15 mei 2025
C. Peetoom, D. van der Vaart,
Voorzitter Secretaris
De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van het openbaar lichaam bij het dagelijks bestuur, zie artikel 40, lid 1 van de Archiefwet. Bovendien heeft het algemeen bestuur de opdracht om een verordening vast te stellen, die aan Gedeputeerde Staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan het dagelijks bestuur deze zorgplicht moet uitvoeren.
Aspecten die al in ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en doorwerken, worden niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het dagelijks bestuur zijn belegd en ten aanzien waarvan het algemeen bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld. Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een archiefbewaarplaats aan te wijzen.
Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die termen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn zoals ‘archiefbescheiden’. Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere definities geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden zoals ‘gemeentearchivaris’, dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft zoals ‘wet’ of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen zoals ‘beheerder’.
Het begrip ‘archiefbescheiden’ kan de suggestie wekken dat het om oudere, papieren documenten gaat. Dit is niet het geval. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd.
Het gaat ook over digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk vaak de term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.
Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 – wordt hieronder verstaan de kaderstellende bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden. Op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd. En waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de organisatie en het publiek.
Door het op orde hebben van informatiebeheer wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de VVI haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor haar handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen. Zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet. Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in het NHA of RAA.
Enkel bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder behandeld.
Artikel 1. Zorgplicht dagelijks bestuur
Dit artikel is een uitwerking van de zorgplicht van het dagelijks bestuur.
Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
Dit verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels, zoals ‘beheersregels’ worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van de archiefbescheiden van de VVI.
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf. Deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van de VVI. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.
Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde archivaris is aangewezen. De archivaris beheert de archiefbewaarplaats en is belast voor zover het de archiefbescheiden van de VVI betreft die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 40 en 41 van de Archiefwet).
Het eerste lid regelt de verplichting voor de archivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden van de VVI die zijn overgebracht naar het Regionaal Archief Alkmaar en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de VVI die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kan het dagelijks bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.
Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld. Deze hebben tot doel de versterking van het horizontale toezicht door het algemeen bestuur op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het algemeen bestuur.
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de archivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.
Op grond van het tweede lid kan de archivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur. Een dergelijk advies kan gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
Artikel 3. Verantwoording door het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur een keer per twee jaar over de uitoefening van hun zorgplicht. Als er op te lossen knelpunten zijn, dan zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan. Als er aan te treffen maatregelen kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen dienen te worden in de begrotingscyclus.
Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
De informatie kan gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenschappelijke regelingen niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het dagelijks bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het algemeen bestuur aanbiedt.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2026-1565.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen