Controleprotocol ten behoeve van de verantwoording van subsidies verstrekt onder de Regio Deal Rivierenland II 2025-2029

1. Kader

Dit document is bedoeld voor bedrijven en instellingen aan wie één of meerdere subsidies zijn verleend bij of krachtens de Subsidieverordening Regio Deal Rivierenland II 2025-2029 (verder: Subsidieverordening) en niet via de SiSa-bijlage in de jaarrekening van de subsidieontvanger worden verantwoord.

Het dient ook ter informatie voor hun accountant.

Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de diepgang van de controle aan de accountant, die is belast met de controle van de, door subsidieontvanger, bij Rivierenland in te dienen aanvraag om subsidievaststelling.

De subsidieontvanger heeft de plicht om verantwoording af te leggen betreffende de baten en lasten die zijn gemaakt in het kader van de door Rivierenland (als regiokassier voor de Regio Deal Rivierenland II) gesubsidieerde activiteiten. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de bestedingen. Het subsidiegeld moet besteed zijn ter uitvoering van de in de beschikking vermelde activiteiten. Rechtmatig wil hier zeggen: in overeenstemming met het goedgekeurde programmaplan, begroting, wettelijke regelingen en de subsidieverplichtingen, zoals opgenomen in de subsidiebeschikking en verdere correspondentie over de verleende subsidie. Een controleverklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid dient te worden opgesteld met inachtneming van dit controleprotocol, uitgevoerd door een onafhankelijk accountant.

De controle dient te voldoen aan de zogenaamde nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), de Verordening inzake de onafhankelijkheid (ViO) en de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), die daarvoor door de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Relevante wet- en regelgeving

Voor de controle van de rechtmatigheid volgens dit protocol is de volgende wet- en regelgeving (incl. eventuele toekomstige wijzigingen daarin) van toepassing:

• De Algemene wet bestuursrecht;

• Convenant Regio Deal Rivierenland II;

• Subsidieverordening Regio Deal Rivierenland II 2025-2029 en daarop gebaseerde nadere regels;

• Europese aanbestedingsrichtlijnen c.q. de Aanbestedingswet 2012 (alleen indien de betreffende organisatie een aanbestedingsplichtige instelling betreft);

• De subsidiebeschikking op de aanvraag van de subsidieontvanger, evenals eventuele wijzigingsbeschikkingen van de regiokassier tijdens de looptijd van de Regio Deal II.

2. Procedure

A. Procedure ten aanzien van de verantwoording van de subsidie

Wanneer moet het verzoek tot vaststelling worden ingediend

Voor alle subsidies gelden de volgende indieningstermijnen:

• uiterlijk binnen 3 maanden na de einddatum vermeld in de subsidiebeschikking moet een aanvraag tot vaststelling worden ingediend (Subsidieverordening, artikel 22), of

In de Subsidieverordening kunnen andere indieningstermijnen worden genoemd voor de aanvraag tot vaststelling. Indien van toepassing, wordt dit ook opgenomen in de subsidiebeschikking.

Wanneer gesubsidieerde activiteiten eerder eindigen dan gepland, wordt de aanvraag tot vaststelling binnen 3 maanden na de werkelijke einddatum ingediend bij het bestuursorgaan.

Het niet tijdig indienen van het verzoek tot vaststelling kan gevolgen hebben voor de hoogte van de subsidievaststelling.

Aanvraag tot vaststelling en controleverklaring (of subsidieverklaring)

In de subsidiebeschikking is aangegeven hoe de aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend. In alle gevallen is een financiële verantwoording en controleverklaring nodig, aangezien alle activiteiten binnen deze Regio Deal subsidies ontvangen voor bedragen hoger dan € 125.000.

Lees dit document eerst aandachtig door en bekijk met de subsidiebeschikking erbij wat de verplichtingen voor uw subsidie precies zijn. Dit staat altijd in de subsidiebeschikking aangegeven.

Verderop in dit document, onder punt 3, vindt u terug welke details gelden voor aan te leveren (accountants)producten. Hier staat wat wij onder een financiële verantwoording verstaan en aan welke eisen deze moet voldoen. Voor subsidies van € 125.000 of meer geldt dat er altijd een financiële verantwoording moet worden ingediend naast de inhoudelijke verantwoording (artikel 22, lid 2, Subsidieverordening). Deze financiële verantwoording moet voorzien zijn van een controleverklaring met een waarmerk (paraaf met stempel) van een onafhankelijk accountant.

De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de verantwoording en de verkrijging van de controleverklaring. Het is aan te bevelen om in vroeg stadium, het liefst voor aanvang van de activiteiten, met de accountant contact op te nemen. De accountant kan dan een eerste analyse van de administratieve inrichting doen, kan risico’s benoemen en eventuele adviezen rondom (tussentijdse) controle geven, waar u rekening mee kunt houden en verrassingen achteraf kunt voorkomen.

Geen goedkeurende controleverklaring en/of een oordeel beperking? Toelichting erbij.

Bij het indienen van uw aanvraag tot subsidievaststelling moet u het rapport van bevindingen van de accountant meezenden. Daarbij gaat u in op de door uw accountant evt. geconstateerde redenen voor een mogelijke oordeelbeperking, oordeelonthouding danwel afkeuring.

U dient altijd te motiveren waarom of hoe het door uw accountant geconstateerde tot stand is gekomen en wat u doet om dit te repareren of in de toekomst te voorkomen.

Wij kunnen gevolgen verbinden aan de oordeelsbeperking danwel oordeelsonthouding van uw accountant bij de vaststelling. Zo kan er bijvoorbeeld een (procentuele) korting plaatsvinden bij de subsidievaststelling die naar ons oordeel in verhouding staat tot de geconstateerde punten.

B. Reikwijdte accountantsonderzoek

De accountantscontrole strekt zich uit tot het beoordelen van de deugdelijkheid en toereikendheid van de financiële verantwoording en de rechtmatigheid van de baten en lasten. Rechtmatig wil hier zeggen: in overeenstemming met wettelijke regelingen en met de subsidieverplichtingen, zoals opgenomen in de Subsidieverordening, de subsidiebeschikking en verdere correspondentie met betrekking tot de subsidie en voor zover dit in redelijkheid toetsbaar is door de accountant.

Begrip ‘subsidieverklaring’

Het gaat hier om een reguliere controleverklaring of om een zgn. 'subsidieverklaring'. Bij die laatste wordt de controle niet gericht op de hele jaarrekening of de complete administratie, maar op de inzet van de subsidiegelden en de subsidievoorwaarden waaraan voldaan moet worden.

Een dergelijke (deel)verklaring van de accountant, moet ons inzicht geven in de besteding van het subsidiebedrag gedurende de looptijd van de activiteiten. Dit moet voldoende zijn voor een rechtmatigheidsoordeel.

Daarnaast zullen wij de doelmatigheid moeten toetsen. Als subsidieontvanger moet u inhoudelijk verantwoorden en aangeven welke doelen gerealiseerd zijn met de inzet van het subsidiegeld, wat niet is gelukt en waarom niet.

Geen samenstellingsverklaring

Voor de duidelijkheid: een zogenaamde ‘samenstellingsverklaring’ is voor de subsidie-verantwoording niet acceptabel, omdat deze niet diepgaand genoeg is.

De accountantscontrole

Diepgang

De accountant bepaalt zelf de aanpak van zijn controle. Hij of zij dient deze controle zodanig in te richten dat de accountant met een redelijke mate van zekerheid een uitspraak kan doen over de getrouwheid van de financiële verantwoording en de rechtmatigheid van de besteding van de verleende subsidie.

Onder controle van de getrouwheid van de financiële verantwoording wordt verstaan de controle of het financieel verslag is opgesteld overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften en of de verantwoording de financiële gegevens getrouw en in overeenstemming met de feiten weergeeft.

Onder de controle van de rechtmatigheid van de besteding wordt verstaan de controle of de verantwoorde uitgaven passen binnen het kader van de geldende regelgeving, zoals vermeld onder punt 1 van het protocol en vastgelegd in de subsidiebeschikking, alsmede dat de middelen zijn aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

Reikwijdte van het accountantsonderzoek

In de verantwoording mogen uitsluitend die baten en lasten worden meegenomen, die toegerekend kunnen worden aan de subsidiabele activiteiten en de bijbehorende uitvoeringsperiode.

De baten (alle bijdragen en subsidies die ten behoeve van de betreffende doelen zijn verleend evenals alle overige baten die hieruit voortvloeien) dienen volledig te worden verantwoord. Dat betekent dat ook de cofinanciering onderdeel is van de financiële verantwoording en de accountantscontrole.

Baten en lasten met betrekking tot ‘om niet’ c.q. “in natura” ontvangen subsidiabele activiteiten moeten zo goed mogelijk inzichtelijk gemaakt worden en voor zover mogelijk gekwantificeerd worden bij zowel de baten als de lasten.

Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

De controleverklaring dient een redelijke mate van zekerheid te verschaffen omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording. In procenten uitgedrukt bedraagt de betrouwbaarheid minimaal 95%. Voor het verstrekken van de controleverklaring (of subsidieverklaring) gelden de volgende toleranties:

Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeel onthouding	Afkeurend
Onjuistheden in de financiële verantwoording/ besteding (% werkelijk gemaakte lasten met een maximum van de toegekende subsidie)	≤ 1%	>1% en ≤ 3%	-	> 3%
Onzekerheden in de controle (% werkelijk gemaakte lasten met een maximum van de toegekende subsidie	≤3%	> 3% en ≤ 10%	> 10%	-

Fouten en onzekerheden

Fouten en onzekerheden dienen te worden gecorrigeerd, ook indien deze onder de goedkeuringstolerantie vallen. Niet gecorrigeerde fouten dienen te worden gerapporteerd in een rapport van bevindingen, als geen goedkeurende controleverklaring kan worden overlegd. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 1% van het verleende subsidiebedrag.

Gegevens van derden

Indien de verantwoorde baten en lasten en overeengekomen prestaties zijn gebaseerd op gegevens van derden dient de subsidieontvanger deze gegevens te controleren op juistheid en volledigheid.

Inhoudelijk verslag

De accountant dient te controleren dat alle toelichtingen verenigbaar zijn met de financiële verantwoording. De inhoudelijke juistheid van de activiteit wordt niet door de accountant beoordeeld.

Rechtmatigheid

De accountant moet controleren of de baten en lasten rechtmatig zijn geweest.

Door de subsidieontvanger niet rechtmatig bestede lasten moeten in een rapport van bevindingen worden opgenomen en kunnen van invloed zijn op de strekking van de controleverklaring.

Onder “besteed” wordt verstaan: het financiële totaal van lasten en rechtens afdwingbare verplichtingen binnen de uitkeringsperiode – een en ander conform het baten- en lastenstelsel.

Indien de verantwoorde lasten en activiteiten zijn gebaseerd op gegevens van derden dient de subsidieontvanger deze gegevens te controleren op juistheid en volledigheid.

3. Aan te leveren (accountants)producten:

Wat houdt de inhoudelijke en financiële verantwoording in?

Het activiteitenverslag biedt inzicht in de behaalde resultaten per overeengekomen activiteit.

In geval van het niet (geheel) uitvoeren van de activiteiten dient u een toelichting te geven onder vermelding van de redenen waarom niet en wat u gedaan heeft om de activiteiten alsnog uit te voeren.

De financiële verantwoording geeft inzicht in de baten en lasten van de gesubsidieerde activiteiten.

In welke vorm moet de financiële verantwoording worden ingediend?

• a. in de verantwoording worden het kenmerk en de datum van de subsidiebeschikking opgenomen;

• b. de financiële verantwoording, inclusief een kolom begroting (als vergelijkend overzicht), wordt ten minste ingericht op hetzelfde detailniveau en met dezelfde inrichting als de bij de aanvraag ingediende begroting;

• c. hierbij worden zowel de baten als de lasten weergegeven;

• d. de lasten van het eigen personeel dienen te worden gespecificeerd naar aantal uren en tarief (indien dit in de begroting stond);

• e. afwijkingen ten opzichte van de begroting die 10% of meer bedragen en afwijkingen van € 10.000,00 of meer bij posten in de begroting ten opzichte van de realisatie, dienen te worden toegelicht.

Welke informatie dient de financiële verantwoording te bevatten

• a. een opstelling van de lasten aan het sub programma c.q. de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend (zie vorige alinea over vorm);

• b. een opstelling van de baten (alle subsidies die ten behoeve van de betreffende producten, activiteiten en programmaonderdelen zijn verleend evenals de overige baten die hieruit voortvloeien);

• c. een verklaring van de afwijkingen ten opzichte van de begroting (zie alinea over de vorm van de financiële verantwoording).

Indien van toepassing dient de financiële verantwoording vergezeld te gaan van een controleverklaring en rapport van bevindingen. In het geval dat er geen goedkeurende controleverklaring aan de orde is, dient het rapport van bevindingen een gemotiveerde toelichting of een verklaring over de door de accountant geconstateerde punten te bevatten. De verantwoording dient ondertekend te zijn door het bestuur of de bevoegd vertegenwoordiger(s) van de subsidieontvanger. Indien er sprake is van een controleverklaring dienen de bijbehorende verantwoording en stukken gewaarmerkt te zijn door de accountant.

Verantwoording bij samenloop van een boekjaarsubsidie en projectsubsidie(s)

Subsidieontvangers kunnen de verantwoording van projectsubsidies en een boekjaarsubsidie in een gewaarmerkte en zichtbaar door de accountant gecontroleerde verantwoording indienen (zie alinea over vorm). De beoordeling door de accountant dient op basis van elk deelprogramma afzonderlijk te zijn uitgevoerd en per deel dienen de toleranties te zijn nageleefd. De controleverklaring dient zich tevens zichtbaar uit te strekken tot de in de bijlage verantwoorde sub programmasubsidies.

4. Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring en een accountantsverslag.

Controleverklaring

Voor de controleverklaring maakt de accountant gebruik van de actuele NBA voorbeeldtekst in HRA 3, sectie II hoofdstuk 10.3: ‘Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector’.

In de verklaring dient te staan dat de accountant dit accountantsprotocol heeft gevolgd.

Rapport van bevindingen

Het rapport van bevindingen bevat tenminste een korte beschrijving van de controleaanpak en, indien van toepassing, het totaalbedrag aan niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden en eventuele andere bevindingen.

5. Review

De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens Rivierenland en/of andere aangewezen controle-instanties. De review vindt plaats bij de accountant die de controle heeft uitgevoerd aan de hand van het door de accountant opgebouwde controledossier. Rivierenland stelt de subsidieontvanger en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte.

4. Tekst controleverklaring

Voor de controleverklaring wordt gebruik gemaakt van de actuele NBA voorbeeldtekst in de Handleiding Regelgeving Accountancy, sectie II hoofdstuk 10.3 (Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector).